Gächter 2007: Projektmanagement
Lektürekontrolle zu: Gächter, Hans Peter: Projektmanagement. Bern 2007.
Lektürekontrolle zu: Gächter, Hans Peter: Projektmanagement. Bern 2007.
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Cartes-fiches
Wie ist der Projektbegriff charakterisiert?
- Projekte sind komplex und überschreiben oft die bestehenden Organisationsstrukturen
- Projekte sind häufig innovative Aufgabenstellungen
- Projekte sind einmalig und keine Wiederholungen früherer Aufgaben
- Projekte sind zielgerichtet
- Projekte sollen bestimmte Resultate bringen
- Projekte sind zeitlich begrenzt, mit vorbestimmtem Anfangs- und Endzeitpunkt
- Projekte durchlaufen verschiedene Phasen
- Projekte haben eine eigene Organisationsform
- Projekte haben eine Auftraggeberin
- Projekte verfügen idR über begrenzte Ressourcen
- Projekte sind mit Unsicherheiten bzgl. Zeit, Erfolg und Kosten verbunden
- Projekte sind immer mit Kosten verbunden
- Konsequenzen von Projekten sind oft nicht vollständig vorhersehbar -> Bedrohung
- Projekte sind umfassend, begreifsübergreifend, interdisziplinär -> mögliche Kollision zwischen Projektleitung und bestehender Hierarchie/Organisation
(S. 6)
Wie ist der Begriff "Projektmanagement" charakterisiert?
Der Begriff meint alle Formen, wie ein projektartiges Vorhaben auf ein Ziel hin gesteuert wird:
1. Projekt: einmaliges Vorhaben, komplexe Aufgabe, zielgerichtetes Vorhaben, zeitlicher Rahmen, limitierte Ressourcen usw.
2. Management: planen, überwachen, koordinieren, vernetzen, steuern usw.
(S. 7)
Was bedeutet die "Matrix-Organisation" von Projekten?
Neben der bestehenden Linienorganisation bestehen für die Dauer des Projekts kleinere, eigenständige Organisationen. Die Linienorganisation steht für repetitive Tätigkeiten, die Projektorganisation für Neues/Einmaliges.
Folgen:
- Doppelbelastung einzelner MAs
- Erfordernis klarer Absprachen zwischen Projektleitung und Linienvorgesetzten
- Anbindung an Stelle über beteiligten Linienvorgesetzten für Entscheidungen
- Es gibt auch andere Formen der Projektorganisation, z.B. reine Projektorganisation ohne Einbindung in Linie
(S. 7-8)
Was umfasst das betriebliche Projekthandbuch?
Anbindung an die Besonderheiten eines Betriebs, z.B.
- Erforderliche Angaben in Projektanträgen
- Genehmigungsinstanzen in der Unternehmung
- Meilensteinkonzepte
- Verbindliche Inhalte einer Hauptstudie
- Portfolio
- Controlling
- Verwendung bestimmter Softwaretools
- Projektdokumentation
- Qualitätssicherung
(S. 8)
Phasenmodell von Projekten?
1. Idee
2. Hauptstudie
3. Detailstudie
4. Realisierung
5. Einführung
6. Abschluss
(S. 61/9)
Bemerkungen zum Phasenmodell von Projekten?
- Phasen können je nach Projekt unterschiedlich ausfallen.
- Für kleinere Projekte werden einzelne Phasen zusammengefasst.
- Die Bedeutung einzelner Phasen kann sehr unterschiedlich sein.
- Prinzipielles Vorgehen: Vom Groben ins Feine.
(S. 9)
Welche Bereiche gehören zur Phase "Idee"?
- Personalentscheide: Projektleiterin, ProjektmitarbeiterInnen, Auftraggeber
- Stakeholder
- Projektantrag, Projektauftrag
- Projekt-Portfolio
Folgende Fragen müssen bearbeitet, Entscheide gefällt werden:
- Was genau ist die Idee?
- Welche Ursachen liegen ihr zu Grunde?
- Was ist das Ziel?
- Positionierung des Projekts in den strategischen Zielen der Organisation?
- Personelle Entscheidungen?
- Wer sind Auftraggeberin und Stakeholder?
- Wie sieht die finanzielle Seite aus?
(S. 10-14)
Welche Personalentscheide sind für ein Projekt zu fällen?
Nicht auf Basis Verfügbarkeit (Wer hat Zeit?), sondern systematisches Vorgehen!
1. Projektleiterin (muss nicht Ideenlieferantin sein)
2. Projektmitarbeiter
3. Auftraggeber
(S. 10-12)
Welche Fähigkeiten muss eine Projektleiterin mitbringen?
Projektleiterin muss nicht gleich Ideenlieferantin sein
1. Fachliche Kompetenzen: Muss nicht fachlich kompetenteste MA sein, aber fachlichen Überblick behalten und eigenes Urteil bilden können
2. Methodisch-administrative Kompetenzen: Planungsverfahren, administrative Verfahren, Föhigkeit, eine Projektdokumentation zu erstellen, Informationonsmanagement, Kennnis elektronischer Hilfsmittel, Fähigkeit Sitzungen vorzubereiten und zu leiten, Projekt verankern (organisatorisches Flair, Kommunikationsfähigkeit). Die Projektleiterin muss sich und ihrem Team jederzeit günstige Arbeitsbedingungen schaffen können.
3. Psychosoziale Kompetenzen: Widerstände erkennen und darauf reagieren, Gruppenprozesse einschätzen und steuern, richtiger Umgang mit Einfluss und Macht, Motivation, Partizipation: Betroffene zu Beteiligten machen.
(S. 10-11)
Welche Fähigkeiten müssen Projektmitarbeiter mitbringen?
- Fachliche Qualifikation entscheidend
- Beziehungsnetze beachten!
(S. 12)
Was ist bei der Wahl eines Auftraggebers zu beachten?
- Fortsetzung des Projekts soll nicht von VerfasserIn der Projektidee gefällt werden
- Regelmässige Rückkopplung des Projekts an auftraggebende Instanz
- Anbindung des Projekts an Linienorganisation eindeutig definieren
- Empfehlung: Anbindung des Projekts an Organisation mit Meilenstein-Entscheiden koppeln (Freigabe-Entscheide für nächste Projektphase). Mängel oder Unklarheiten werden so deutlich und können korrigiert werden
(S. 12)
Was sind "Stakeholder"?
Personen, Gruppen oder Organisationen, die in irgendeiner Weise auf das Projekt Einfluss nehmen können. Fördernde oder hemmende Wirkung. Stakeholder-Analyse zu Beginn des Projekt erstellen und im Projektverlauf aktualisieren: Wer sind die Stakeholder, welche Wirkung haben sie, wie gehen wir damit um? (vgl. auch Detailfrage zur Stakeholder-Analyse).
(S. 12-13).
Empfehlungen für die Personalsuche in Projekten?
Realität: Zeitliche Verfügbarkeit oft als einziges Kriterium.
Empfohlenes Vorgehen in 5 Schritten:
1. Profil der Funktion erstellen: Fachkompetenz, Methodenkompetenz, Sozialkompetenz, persönliche Eigenschaften (Verfügbarkeit, Nationalität, Beziehungsnetz usw.).
2. Pro Bereich die drei wichtigsten Kriterien festlegen
3. KandidatInnen mit dem Anforderungsprofil vergleichen
4. Gespräche mit Kandidatinnen: Motivation, Identifikation mit Projektinhalt
5. Entscheid / neue Suche
(S. 26)
Methoden der Stakeholder-Analyse
Grundsätzlich: Früh im Projekt damit beginnen, immer wieder aktualisieren, denn Einstellungen können sich verändern.
1. Stakeholder-Analyse als Liste: Stakeholder - interessiert/stützend/fördernd - negativ betroffen/hemmend/behindernd - Massnahmen.
2. Stakeholder-Analyse als Diagramm: x-Achse: Einfluss auf das Projekt klein/gross; y-Achse: Einstellung zum Projekt positiv/neutral/negativ. Für Stakeholder mit grossem Einfluss Massnahmen erarbeiten.
(S. 27)
Empfehlungen zu Projektantrag, Projektauftrag?
Ende der Phase "Projektidee" ist idR ein Antrag bzw. Auftrag: Papier, in dem die Projektidee so weit konkretisiert ist, dass enschieden werden kann, ob das Projekt weiter bearbeitet werden soll. Es basiert -- soweit vorhanden -- auf dem Projekthandbuch.
Je nachdem, ob die Idee von Projekt- oder Auftraggeberlinie stammt, gibt es einen Projektantrag oder direkt einen Auftrag: Idee (- Antrag) - Entscheid - Auftrag - Bearbeitung.
(S. 13)
Elemente eines Projektauftrags?
- Projekttitel
- ProjektleiterIn
- Situation/Ausgangslage
- Zielsetzung
- Erwartete Ergebnisse
- Vorgaben
- Termine
- Budget
- Auftraggeber
- Beitrag an strategische Ausrichtung/Ziele der Organisation
- Nächster Meilenstein
- Erfassung im Projektportfolio
(S. 28)
Empfehlungen zum Projektportfolio?
Werden in einer Organisation gleichzeitig mehrere Projekte bearbeitet, soll ein Projektportfolio erstellt werden: Überblick über die laufenden und noch anzugehenden Projekte.
Vorteile:
- Entscheidungsgrundlage für Prioritätensetzung durch Leitung
- Portfolio-ManagerIn ist eine klar zugeteilte Rolle. In kleineren Organisationen idR die Linienvorgesetzte.
(S. 14)
Elemente eines Projektportfolios?
Das Portfolio setzt sich aus standardisierten Berichten zusammen und dient: Überblick - Gesamtsteuerung des Projektgeschenhens - Prioritätssetzung - Kenntnis über den Stand einzelner Projekte - Vernetzung - Informationsquelle.
Informationen im Portfolio (organisationsspezifisch festgelegt): Projektname - Projektnummer - Ziele - Basis-Informationen - ProjektleiterIn - AuftraggeberIn - Projektorganisation - Prioritätsstufe - Projektdauer, ev. nach Phasen gegliedert - Gesamtplanung - Status (welche Phase, wie viel % erledigt) - Personalaufwand/Personentage - geplante Kosten (Personal-, Material-, übrige Kosten) - Effektive Kosten (%) - Risikokategorie.
(S. 29-30)
Zweck und Elemente der Phase "Hauptstudie"?
Hauptstudie ist Basis für den Entscheid, ob die Projektidee zur Realisation kommen soll. Am Schluss der Phase fällt der Auftraggeber den Entscheid über die Weiterführung des Projekts.
Elemente:
1. Situation/Problembeschreibung
2. Vorgaben/Rahmenbedingungen
3. Zielsetzung/Resultate
4. Vorgehen/Projektstruktur
5. Projektorganisation
6. Genereller Zeitplan/Meilensteine
7. Finanzen/Wirtschaftlichkeit
8. Risiken/Machbarkeit/Nutzen
-> Entscheid/Vertrag
(S. 14)
Zweck der Situationsanalyse/Problembeschreibung?
- Teil der Hauptstudie
- Alle Projektbeteiligen können verstehen, was zum Projekt geführt hat
- Auseinandersetzung mit dem Projekt wird begünstigt
- Bei Unsicherheiten in späteren Projektphasen kann wieder darauf zurückgegriffen werden
(S. 15)
Beispiele für Vorgaben/Rahmenbedingungen/Restriktionen? Umgang damit?
Teil der Hauptstudie. Oft werden sie nicht "geliefert", sondern müssen aktiv eingeholt werden.
Beispiele für Rahmenbedingungen:
- z.T. durch die Auftraggeberin explizit formuliert, z.B.: "Die Ausbildung muss in Gruppen von 12-20 Personen durchgeführt werden."
- gesetzliche Vorgaben
- technische Voraussetzungen
- personelle Verpflichtungen
- vertragliche Verpflichtungen
- finanzielle Rahmenbedingungen
-> Liste aufstellen und bei weiterer Planung und Realisierung beachten.
(S. 15)
Empfehlungen für Zielsetzung/Resultate?
- Teil der Hauptstudie
- Klare Zielsetzungen formulieren, bei offenen Projekten nur allgemeine Ziele formulieren
- Systemziel beschreibt den Endzustand des Projekts: Anzustrebende Funktionen, Wirkungen, Zustände
- Vorgehensziel: Vorgaben oder Massnahmen, die im Projektverlauf beachtet werden müssen, am Ende nicht mehr relevant sind
- Ev. SMART-Regel anwenden: spezifisch, messbar, attraktiv, realistisch, terminiert.
- Grobziele für die Hauptstudie, Detailziele (Pflichentenheft) für die Detailstudie
Zielformulierung:
- präzis, widerspruchsfrei, aufeinander bezogen, mit den vorhandenen Ressourcen/ Rahmenbedingungen erreichbar, von der Organisation gewollt und unterstützt, allen Beteiligten kommuniziert.
- so formuliert, als wären sie bereits erreicht
- lösungsneutral formuliert
- Kriterien für ihre Beurteilung enthaltend (Messbarkeit): Woran kann ich erkennen, dass das Ziel erreicht ist?
(S. 15-16, 31)
Was ist die SMART-Regel?
S spezifisch (präzis und konkret)
M messbar (Quantität/Qualität)
A attraktiv (lohnenswert, herausfordernd)
R realistisch (unter den gegebenen Voraussetzungen machbar)
T terminiert (zeitlich fixiert)
Diese Regel lässt sich z.B. für die Formulierung von Projektzielen beiziehen.
(S. 16)
Empfehlungen für Projektstruktur?
- Element der Hauptstudie
- Schafft die inhaltliche Übersicht über ein Projekt
- Grobe Beschreibung des geplanten Vorgehens
- Grundlagen für Aktivitätenplanung in der Umsetzungsphase
- "Arbeitspaket": Kleinste Einheit der Projektstruktur -> Arbeitspaketbeschreibung als Auftrag an einen Projektmitarbeiter
Möglichkeiten der Darstellung:
- Mindmap (ev. als Vorstufe zu:)
- Tabellarische Darstellung: Macht Teilprojekte erkennbar
(S. 16, 32)
Empfehlungen zu Projektorganisation?
- Teil der Hauptstudie
- Darstellung in Form eines Organigramms: Projektinterne Organisation und wesentliche Aussenbeziehungen (Auftraggeber, Kunde usw.)
- Welche Stelle ist womit betraut: Aufgabe, Kompetenz, Verantwortung (AKV)
- Führung: Einzelperson oder Team
(S. 16-17, 33)
Empfehlungen zu Zeitplan und Meilensteinen?
- Element der Hauptstudie
- Endzeitpunkt eruieren oder definieren
- Grafische Darstellung, z.B. als Gantt-Chart -> aussagekräftiger
- Meilensteine: Zwischenziele und Orientierungspunkte (in Hauptstudie ohne inhaltliche Präzisierung bezüglich Ziele, Resultate, Qualität usw.).
Meilensteine:
- Definition: Welche Resultate sind erreicht? Wann ist der Ms erreicht? Welche Ressourcen sind verbraucht?
- Teilnehmende der Meilensteinsitzung: Auftraggeber, Steuerungsausschuss, Projektleiterin, Teilprojektleiterin, Expertinnen
- Struktur für Meilenseinsitzung: 1. Vorher: Bericht über letzten Projektabschnitt, Erfahrungen auswerten, Pendenzen. 2. Jetzt: Zielerreichung in Bezug auf Quantität/Qualität. 3. Nachher: Planung bis zum nächsten Ms, Probleme und Massnahmen, Ressourcen, Ergebnisse am nächsten Ms. 4. Freigabe: Entscheid über Projektfortsetzung.
- Protokoll über Ms-Sitzung.
(S. 17, 33-34)
Empfehlungen zu Finanzen und Wirtschaftlichkeit?
- Element der Hauptstudie
- "Wer zu spät an die Kosten denkt, ruiniert das Unternehmen. Wer zu früh an die Kosten denkt, tötet die Kreativität."
- Grobe Kostenschätzung oder Kostenrahmen als Entscheidungsgrundlage für Auftraggeber
- Folgekosten ebenfalls benennen
- Im Projektverlauf nimmt der Einfluss auf Kosten ab, die Kosten nehmen in der Regel zu
Wirtschaftlichkeit:
- Lohnt es sich? Balance zwischen Kosten, Risiken, negativen Begleiterscheinungen mit Erträgen, Nutzen, Chancen, positiven Begleiterscheinungen
Pay-Back-Überlegungen: Wann sind ie investierten Mittel wieder zurückgeflossen? Ev. mit Hilfe von Excel-Tabelle, um Einfluss einzelner Faktoren sichtbar zu machen: Erträge, Kosten, Total.
(S. 18, 35)
Empfehlungen zu Risiken, Machbarkeit und Nutzen?
- Elemente der Hauptstudie
Risiken:
- Darstellung von Risiken und Nutzen als Basis für den Weiterführungsentscheid
- Was können wir gewinnen? Was verlieren? Was ist das Schlimmste, das passieren könnte? Wahrscheinlichkeit? Was wäre, wenn wir das Projekt nicht machen würden?
- Massnahmen im Umgang mit erheblichen Risiken formulieren
- Risikoanalyse erstellen und regelmässig überprüfen
Risikoanalyse:
1. Erstellen einer Risikoliste: Wo, wann, wie gravierend (1-10), wie wahrscheinlich (1-10), frühe Anzeichen?, Auslöser, Absicherung/Massnahmen?
2. Beurteilen der Risiken: Wahrscheinlichkeit x Tragweite. > 50: Massnahmen erarbeiten. 20-50: Frühwarnsystem einrichten. <20: kein Handlungsbedarf.
Machbarkeit:
- Projektstruktur als Grundlage, jeder Punkt wird auf seine Machbarkeit hin beurteilt (z.B. 1 problemlos bis 5 eher nicht machbar). Wenn viele Punkte im Bereich von 3-5: Machbarkeit ernsthaft in Frage gestellt.
(S. 19, 36)
Empfehlungen zur Kick-off-Veranstaltung?
- Element der Hauptstudie
- Nach Hauptstudie und Genehmigung des Projekts durch Autraggeber
- Ziel: Alle in das Projekt involvierten und vom Projekt betroffenen Personen werden über den aktuellen Stand informiert. Dokumentation des Projektstarts.
- Variante: Nach Ideenphase: Formierung des Projektteams, erste Abmachungen treffen. Weniger "Fleisch am Knochen".
- Wirkung nach innen: Regeln für Zusammenarbeit erarbeiten, verbindlich festlegen, Funktionen zuordnen, Informationsfluss klären, Was tun, wenn Probleme auftauchen?, Erwartungen der Mitarbeitenden?
- Wirkung nach aussen, v.a. Vorstellen der Hauptstudie: Ziel und Nutzen des Projekts, grober Projektverlauf, Projektorganisation, benötigte Ressourcen, Informationsfluss.
- Grundregel: KKW: Kurz - Klar - Wahr.
(S. 19, 37)
Ziele der Phase "Detailstudie"? Empfehlungen?
- Gleiche Themen wie in Hauptstudie, aber vertiefter
- Realisierung des Projektes vorbereiten
- V.a. Aufgabenplanung: Konkrete Aufträge an Projektmitarbeiterinnen in Realisierungsphase (siehe eigenes Kärtchen) und
- Ressourcenplanung: Rechtzeitige Verfügbarmachung der Ressourcen
- Visualisierung der Planung z.B. in Gantt-Chart.
- Viele Entscheidungen nötig. Methoden dazu: Systematische Problemlösung und Nutzwertanalyse (vgl. separate Kärtchen)
- Nicht zu viel und nicht zu wenig planen! Steuerung dient dem Abgleich des Ist- mit dem Soll-Zustand
- Gegebenenfalls frühere Annahmen (Hauptstudie) revidieren -> neue Entscheidungsgrundlage
- Schluss der Detailstudie: Auftraggeber entscheidet über Realisierung des Projekts. Basis: Kosten-Nutzen-Überlegung auf Grundlage der Detailstudie.
(S. 20-21)
Was ist "Planung in vier Schritten"?
Methode für Aufgabenplanung
1. Auflisten aller für die Zielerreichung nötigen Tätigkeiten. Detailliert. Abhängigkeiten (Punkt 3 muss erfüllt sein etc.) und Dauer angeben.
2. Anfangs- und Endtermin bestimmen, Zeitachse wählen, ersten Planentwurf (Gantt-Charts) erstellen.
3. Planung optimieren: Kapazitätserweiterungen, Aufteilung von Tätigkeiten, Weglassen von Arbeiten, so dass alle Arbeiten bis zum gewünschen Termin erledigt werden können.
4. Auftragsliste erstellen: Was, Wer, Beginn, Ende, Dauer, erledigt.
(S. 37-38)
Was ist "Systematische Problemlösung"?
Methode zum Fällen von Entscheiden, z.B. in der Detailstudie. Weitere Methode: Nutzwertanalyse (eigenes Kärtchen).
1. Problem beschreiben
2. Ursachen ermitteln
3. Ziele definieren
4. Lösungen entwickeln
5. Beurteilungskriterien festlegen und gewichten
6. Lösungen bewerten
7. Entscheiden
8. Plan entwickeln
9. Massnahmen umsetzen
10. Kontrolle
1-8: Projektplanung
5-7: Nutzwertanalyse
(S. 39)
Was ist eine Nutzwertanalyse?
Entscheidungsmethode in Detailstudie.
Schritte 5-7 des Problemlösungszysklus (eigene Folie):
5. Beurteilungskriterien festlegen und gewichten: Welche Kriterien müssen erfüllt sein, wenn das vorher definierte Ziel optimal erreicht werden soll? Muss-Kriterien müssen zwingen erfüllt sein, damit eine Lösungsvariante zum Zug kommt: Ja/Nein, Kann-Kriterien so gut wie irgend möglich: Wie viel? Weil nicht alle Kann-Kriterien gleichbedeutend sind, werden sie gewichtet.
6. Lösungen bewerten, z.B. mit Hilfe einer Entscheidungsmatrix: Lösungsvariante 1, 2, 3, .... Kriterien: Muss-Kriterien, Kann-Kriterien (Gewicht, Note, Wert) -> Totalpunktzahl pro Variante
7. Entscheiden.
(S. 39-40)
Empfehlungen für die Realisierungsphase?
- Vor allem Führungs- und Koordinationsaufgaben für Projektleitung.
- Grosse Projekte: Unterteilung in Teilphasen zur Gewährleistung der Fortschrittskontrolle
- Grosse Projekte: Unterteilung in Teilprojekte, Teilprojektleiterinnen und Projektleitung stellen Koordination sicher. Ev. Statusberichte und Projektjournale als Übersichtsmethode (separate Kärtchen).
- Vorhandene Pläne als Führungsmittel
- Entspricht das Vorankommen den geplanten Erwartungen? Nein -> Reaktion Projektleitung: Weshalb besteht eine Abweichung? Massnahmen? Planänderung, wenn nicht realisierbar?
- Kontinuierlicher Informationsfluss, auch nach aussen.
- Planung und Vorbereitung der (allenfalls nachfolgenden) Einführungsphase.
(S. 22-23)
Empfehlungen zum Statusbericht?
- Methode für Information und Koordination während Realisierungsphase.
- Ziel: Projektleitung sorgt für den Überblick des Standes aller Teilprojekte.
- Grundlage für allfälliges Eingreifen auf Projektverlauf.
- Elemente des Statusberichts sind projektabhängig. Beispiele: Datum, Projekt, Projektleiterin, Allgemeine Einschätzung, Nächster Meilenstein, Basis: Planung vom ..., Termineinhaltung rot/gelb/grün/Massnahmen, Qualität rot/gelb/grün/Massnahmen, Kosten rot/gelb/grün/Massnahmen, Neue Risiken, Arbeitsschwerpunkte bis zum nächsten Statusbericht, Abweichungen/Begründung/Massnahmen, Besondere Vorkommnisse usw.
(S. 40-41)
Empfehlungen zum Projektjournal?
- Methode für Information und Koordination während Realisierungsphase.
- Ziel: Information aller ProjektmitarbeiterInnen
- Mittel: Kontinuierliche Aufzeichnung aller Aktivitäten im Projekt
- idR elektronisch, v.a., wenn Projektbeteiligte an verschiedenen Orten.
- Einträge müssen mit minimalem Aufwand realisiert werden können -> kontinuierliches Nachführen
- Bestandteil der abschliessenden Projektdokumentation
- Bei Bedarf Kopplung mit Rapportsystem möglich (Stunden und Ressourcen deklarieren)
(S. 42)
Empfehlungen zur Phase "Einführung"?
- Das in der Realisierungsphase Erarbeitete wird in die Stamm- oder Linienorganisation integriert, z.B. neuen Ausbildungsgang in Weiterbildungsangebot integrieren.
- Vorgehensplan für Einführung erstellen, mit betroffenen Stellen/Personen absprechen und gemeinsam festlegen.
- Einführungsprogramm wie eigenes kleines Projekt führen, Projektleiterin ist diesbezüglich Linienleiterin übergeordnet. ->
- Heikle Führungsaufgabe, viel Koordination zwischen Führungskräften nötig
- Umsichtige und detaillierte Vorbereitung der Implementierung, betraute Personen schulen.
- Bei Veränderungen ist mit Widerstand zu rechnen (vgl. separates Kärtchen). Abbau durch Vorbereitung, Schulungen, Information, Zusammenarbeit, Betreuung, Coaching usw.
- Abschluss der Einführung: Projekt ist vollständig in die ordentliche Organisation integriert.
- Es gibt Projekte ohne Einführungsphase, z.B. Durchführung einer einmaligen Ausstellung.
(S. 23-24)
Erklärungen und Empfehlungen zu Widerstand bei der Realisierung von Projekten?
- Normale Begleiterscheinung von Veränderungsprozessen
- Missachtung ist keine Lösung. Widerstand muss rechtzeitig erkannt und richtig beantwortet werden.
- Konstruktiver Umgang mit Widerstand ist ein zentraler Erfolgsfaktor beim Management von Veränderungen
- Ursachen für Widerstand: Betroffene haben Ziele, Hintergründe oder Motive einer Massnahme nicht verstanden; sie haben verstanden, glauben aber nicht, was man ihnen sagt; haben verstanden und glauben es, sehen aber keine positiven Konsequenzen. Letzter Punkt ist der häufigste und schwierigste.
- Widerstand gründet oft in Emotionen: Bedenken, Befürchtungen, Ängste. Auf dieser Basis muss das weitere Vorgehen geplant werden.
- Gründe für Widerstand: separates Kärtchen
- Konstruktiver Umgang mit Widerstand: separates Kärtchen
(S. 42-45)
Wie lässt sich Widerstand erkennen?
1. Aktiv (Angriff)
- verbal: Widersprung, Gegenargumentation, Vorwürfe, Drohungen, Polemik, sturer Formalismus
- nonverbal: Aufregung, Unruhe, Streit, Intrigen, Gerüchte, Cliquenbildung
2. Passiv (Flucht)
- verbal: Ausweichen, Schweigen, Bagatellisieren, Blödeln, ins Lächerliche ziehen, Unwichtiges debattieren
- nonverbal: Lustlosigkeit, Unaufmerksamkeit, Müdigkeit, Fernbleiben, innere Emigration, Krankheit
(S. 44)
Empfehlungen für konstruktiven Umgang mit Widerstand?
- Analytische Grundhaltung
- Mit Betroffenen in Ruhe sprechen: einzeln oder in kleinen Gruppen mit Interesse für ihre Situation udn persönliche Meinung.
- Ziel: Vertrauensbasis schaffen, damit auch heikle Gedanken und Gefühle geäussert werden können
- Fragen: Was ist für die Betroffenen besonders wichtig? Welches sind ihre Interessen, Bedürfnisse, Anliegen? Was könnte passieren, wenn man wie vorgesehen vorgeht? Was sollte aus Sicht der Betroffenen vermieden werden? Welche Alternativen sehen die Betroffenen? Wie könnte das Problem zur Zufriedenheit aller Beteiligter gelöst werden?
- Gut zuhören
- Zentrale Punkte: Lohn/Gehalt, Sicherheit, Kontakt, Anerkennung, Selbstständigkeit, Entwicklung
- Benennen der Hauptursachen des Widerstands ermöglichen das Aushandeln von Vorgehensweisen, die den Interessen der Betroffenen Rechnung tragen, ohne die Projektziele in Frage zu stellen.
(S. 44-45)