Design QMS 3
Qualität
Qualität
Funktionen von Prozesslandkarten
●Darstellung der qualitätsrelevanten Prozesse
●Verflechtungsbeziehungen zwischen den Prozessen
●Transparenz der Prozesse
●Orientierungshilfe für die Prozessdokumentation
Ziel ist es, die Prozessabläufe so zu visualisieren, dass die jeweils relevanten Prozesse sowohl den beteiligten Managementebenen als auch den untermittelbar von der Prozessgestaltung betroffenen Mitarbeitern transparent gemacht werden.
Arten von Prozesslandkarten
●Normen-orientiert
●DGQ-orientiert
●unternehmensorientiert
Normenorientierte Prozesslandkarte
●Übernahme der Prozesslandkarte der Norm in das Unternehmen
●keine unternehmensspezifische Dokumentation der Prozesse
●geringe Effektivitätssteigerung
DGQ-orientierte Prozesslandkarte
●Übernahme der Prozesslandkarte der DGQ in das Unternehmen
●Verständnisschwierigkeiten im Unternehmen
Unternehmensorientierte Prozesslandkarte
●Beschreibung der eigenen Prozesse
●Schaffung einer einheitlichen Unternehmenssprache
●Erkennen von Verbesserungspotentialen
Beispielhafte methoden der Prozessanalyse
●Begehung
●Befragung
●Workflow-Analyse
●REFA -Abfolgestudien
●Selbstaufschreibung
●Videoaufzeichnung
Allgemeine methodische Vorgehensweise zur Prozessanalyse
Bild
Schrittfolge zur Prozessanalyse
Schritt 1: Erarbeiten der Prozesshierarchie Top-Down
Schritt 2: Überprüfen der Vernetzung auf jeder Hierarchieebene
Schritt 3: Analyse der Prozesse der untersten Hierarchieebene, Schärfung der Prozesse oberer Hierarchieebenen
Schritt 4: Sicherstellen der Konsistenz des Prozessmodells
Schritt 1: Erarbeiten der Prozesshierarchie TOP-Down
BIld
Schritt 2: Überprüfen der Vernetzung auf jeder Hierarchieebene
Prozessvernetzung:
Das Ergebnis eines Prozesses ist Eingabe in einen Prozess oder geht an einen externen
„Kunden“.
Ermitteln der Schnittstellen zwischen den Prozessen auf jeder Hierarchieebene.
Schritt 3: Analyse der Prozesse der untersten Hierarchieebene, Schärfung der Prozesse oberer Hierarchieebenen
1. Ermittlung von Ablaufvarianten für einen Prozess aus den Prozessen darunter liegender
Ordnung
2. Ermittlung der Prozessgrenzen eines Prozesses höherer Ordnung aus den darunter
liegenden Prozessen und Abgleich mit den bereits definierten
3. Überprüfen der Prozessvernetzung auf jeder Hierarchieebene
-Hat jede angegebene Eingabe in einen Prozess eine Prozessquelle oder eine unternehmensexterne Quelle?
- Hat jedes Ergebnis eines Prozesses einen Prozessempfänger oder einen unternehmensexternen Empfänger?
- Stimmen die Prozessgrenzen und die Prozessdefinitionen nach der Ablaufvariantenbildung noch mit den vormals erkannten überein?
- Welche Prozesse müssen nochmals überarbeitet werden?
Zusammenfassung Prozessanalyse
Achtung:
● Saubere Prozessabgrenzung
● Beachtung der Prozessvernetzung
-->
● Schafft konsistente Prozesse
● Schafft saubere Schnittstellen auch über funktionale Grenzen hinweg
● Hilft eine gemeinsame Sprache im Unternehmen zu entwickeln
Wirkzusammenhänge / Prozessschnittstellen auf Basis von Informationen
+
Wesentliches und erprobtes Prinzip des Aufbaus einer Prozessorientierung
Gliederung Prozess- bzw. Elementbeschreibung in der Prozessdokumentation
●Zweck kurze Einführung, Ziel des Abschnittes,
●Anwendungsbereich Adressaten der nachfolgenden Regelung,
●Begriffe Klärung der im Abschnitt vorkommenden Begriffe zur Definition der Unternehmenssprache,
●Zuständigkeiten (Dieser Punkt der Zuständigkeit lässt sich bei Verwendung von Workflows integrieren),
●Beschreibung Erläuterung der verwendeten Regelungen stichpunktartig, in Volltext und in Workflow sowie
●Mitgeltende Unterlagen Gesamtheit der Unterlagen zur sicheren Handhabung der Prozesse oder der Elemente.
Forderungen an die QMS - Dokumentation
●Sicherung der Rückverfolgbarkeit
●Rechtssicherheit gewährleisten
●Widerspiegeln des realen Managementsystems des jeweiligen Unternehmens
●KVP der QMS – Dokumentation sichern
●Transparenz und Handlungssicherheit gewährleisten (intern / extern, soviel wie nötig dokumentieren)
●Dokumentation der gesteckten und der erreichten Ziele
●Normenkonform
●verständliche Sprache
●für die Öffentlichkeitsarbeit (= Teil des Marketings)
Funktionen eines QM-Handbuches
a) für den externen Kunden: Nachweis der Qualitätsfähigkeit des Unternehmens
b) für den internen Kunden: Sicherung der qualitativen Prozessfähigkeit
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Cartes-fiches
Funktionen von Prozesslandkarten
●Darstellung der qualitätsrelevanten Prozesse
●Verflechtungsbeziehungen zwischen den Prozessen
●Transparenz der Prozesse
●Orientierungshilfe für die Prozessdokumentation
Ziel ist es, die Prozessabläufe so zu visualisieren, dass die jeweils relevanten Prozesse sowohl den beteiligten Managementebenen als auch den untermittelbar von der Prozessgestaltung betroffenen Mitarbeitern transparent gemacht werden.
Arten von Prozesslandkarten
●Normen-orientiert
●DGQ-orientiert
●unternehmensorientiert
Normenorientierte Prozesslandkarte
●Übernahme der Prozesslandkarte der Norm in das Unternehmen
●keine unternehmensspezifische Dokumentation der Prozesse
●geringe Effektivitätssteigerung
DGQ-orientierte Prozesslandkarte
●Übernahme der Prozesslandkarte der DGQ in das Unternehmen
●Verständnisschwierigkeiten im Unternehmen
Unternehmensorientierte Prozesslandkarte
●Beschreibung der eigenen Prozesse
●Schaffung einer einheitlichen Unternehmenssprache
●Erkennen von Verbesserungspotentialen
Beispielhafte methoden der Prozessanalyse
●Begehung
●Befragung
●Workflow-Analyse
●REFA -Abfolgestudien
●Selbstaufschreibung
●Videoaufzeichnung
Allgemeine methodische Vorgehensweise zur Prozessanalyse
Bild
Schrittfolge zur Prozessanalyse
Schritt 1: Erarbeiten der Prozesshierarchie Top-Down
Schritt 2: Überprüfen der Vernetzung auf jeder Hierarchieebene
Schritt 3: Analyse der Prozesse der untersten Hierarchieebene, Schärfung der Prozesse oberer Hierarchieebenen
Schritt 4: Sicherstellen der Konsistenz des Prozessmodells
Schritt 1: Erarbeiten der Prozesshierarchie TOP-Down
BIld
Schritt 2: Überprüfen der Vernetzung auf jeder Hierarchieebene
Prozessvernetzung:
Das Ergebnis eines Prozesses ist Eingabe in einen Prozess oder geht an einen externen
„Kunden“.
Ermitteln der Schnittstellen zwischen den Prozessen auf jeder Hierarchieebene.
Schritt 3: Analyse der Prozesse der untersten Hierarchieebene, Schärfung der Prozesse oberer Hierarchieebenen
1. Ermittlung von Ablaufvarianten für einen Prozess aus den Prozessen darunter liegender
Ordnung
2. Ermittlung der Prozessgrenzen eines Prozesses höherer Ordnung aus den darunter
liegenden Prozessen und Abgleich mit den bereits definierten
3. Überprüfen der Prozessvernetzung auf jeder Hierarchieebene
-Hat jede angegebene Eingabe in einen Prozess eine Prozessquelle oder eine unternehmensexterne Quelle?
- Hat jedes Ergebnis eines Prozesses einen Prozessempfänger oder einen unternehmensexternen Empfänger?
- Stimmen die Prozessgrenzen und die Prozessdefinitionen nach der Ablaufvariantenbildung noch mit den vormals erkannten überein?
- Welche Prozesse müssen nochmals überarbeitet werden?
Zusammenfassung Prozessanalyse
Achtung:
● Saubere Prozessabgrenzung
● Beachtung der Prozessvernetzung
-->
● Schafft konsistente Prozesse
● Schafft saubere Schnittstellen auch über funktionale Grenzen hinweg
● Hilft eine gemeinsame Sprache im Unternehmen zu entwickeln
Wirkzusammenhänge / Prozessschnittstellen auf Basis von Informationen
+
Wesentliches und erprobtes Prinzip des Aufbaus einer Prozessorientierung
Gliederung Prozess- bzw. Elementbeschreibung in der Prozessdokumentation
●Zweck kurze Einführung, Ziel des Abschnittes,
●Anwendungsbereich Adressaten der nachfolgenden Regelung,
●Begriffe Klärung der im Abschnitt vorkommenden Begriffe zur Definition der Unternehmenssprache,
●Zuständigkeiten (Dieser Punkt der Zuständigkeit lässt sich bei Verwendung von Workflows integrieren),
●Beschreibung Erläuterung der verwendeten Regelungen stichpunktartig, in Volltext und in Workflow sowie
●Mitgeltende Unterlagen Gesamtheit der Unterlagen zur sicheren Handhabung der Prozesse oder der Elemente.
Forderungen an die QMS - Dokumentation
●Sicherung der Rückverfolgbarkeit
●Rechtssicherheit gewährleisten
●Widerspiegeln des realen Managementsystems des jeweiligen Unternehmens
●KVP der QMS – Dokumentation sichern
●Transparenz und Handlungssicherheit gewährleisten (intern / extern, soviel wie nötig dokumentieren)
●Dokumentation der gesteckten und der erreichten Ziele
●Normenkonform
●verständliche Sprache
●für die Öffentlichkeitsarbeit (= Teil des Marketings)
Funktionen eines QM-Handbuches
a) für den externen Kunden: Nachweis der Qualitätsfähigkeit des Unternehmens
b) für den internen Kunden: Sicherung der qualitativen Prozessfähigkeit
