Verwaltungsmanagement

hoheitliche Aufgaben:

pflichtige SV-Aufgaben (ob: nein, wie: ja; z.B. Feuerschutz, Abwasserbeseitigung, Bauleitplanung, Anlage/Unterhaltung von Kindergärten, Müllabfuhr)

Pflichaufgaben zur Erfüllung nach Weisung (ob:nein, wie:begrenzt; Baufsicht, Ordnungsverwaltung)

Auftragsangelegenheiten (ob:nein,wie:nein ; z.B. Bundestagswahl, BAföG)

Aufgaben im Wettbewerb:

Freiwillige Selbstverwaltungsaufgaben (ob: ja, wie: ja ; z.B. Museum, Theater, Bibliothek, Sportstätte, WeSt, Kloster Gravenhorst)
öffentliche Verwaltung tritt in Konkurrenz mit privatem Unternehmen

Durch den demografischen Wandel entstehen Chancen, aber Risiken.

Die Bevölkerung in Deutschland wird bis 2050 voraussichtlich auf unter 70 Millionen schrumpfen. Dazu kommt, dass diese Bevölkerung immer älter wird.
Dies hat zur Folge, dass es in Zukunft schwieriger werden wird, qualifiziertes Personal für den öffentlichen Dienst zu bekommen. Dadurch muss der öffentliche Sektor im bereich des Personalwesens in Konkurrenz treten mit der Privatwirtschaft. Durch diesen Wettbewerb könnten auf den öffentlichen Sektor höhere Personalkosten zukommen. Auf der anderen Seite bieten sich den Nachwuchskräften hierdurch bessere Aufstiegschancen.

Aufgrund des höher erreichbaren Alters der Menschen, werden in Zukunft mehr Seniorenheime benötigt, was zu neuen Kosten führt, wenngleich man hier auch mit höheren Zuschüssen von Bund und Land rechnen kann.

Da laut Schätzungen weniger Kinder geboren werden, werden die Schülerzahlen dahingegen sinken. Folglich werden künftig Schulen zusammengelegt oder gar geschlossen. Hier wird es deshalb zu Kostenersparnissen kommen.

• Mängel zw. Bürger und Verwaltung
  schlechte Öffnungszeiten, Verwenden von Fachbegriffen, lange Wartezeiten
• Mängel zw. Rat und Verwaltung
  Misstrauen des Rates gegenüber Verwaltung, unzureichende Informationen von Verwaltung an Rat, lange Verhandlungen im Rat ohne Ergebnisse
• Organisationsmängel
  zu viele kleine Organisationseinheiten, zu viele Hierarchieebenen
• Mängel im finanzwirtschaftlichen Bereich
  unzählige haushaltswirschaftliche Vorschriften erschweren wirtschaftliche Betriebsführung, KLR fehlt weitgehend, Notwendige betriebeswirtschaftliche Informationen fehlen
• Personalmängel
  Fort- und Weiterbildung wird begrenzt behandelt und relativ unabgestimmt realisiert, Ausprägungen des autoritären Führungsstils sind noch sehr verbreitet, auf angemessens Umfeld und Arbeitsbedingungen wird kaum Wert gelegt, teilweise zu niedrig besoldete Stellen

Aufgrund dieser Mängel nähert sich der öffentliche Dienst verstärkt der Privatwirtschaft an, da man sich hiervon Hilfestellungen zur Beseitigung der Mängel verspricht.

Management = lat. "mit bloßen Händen steuern"

Unterscheidung zwischen Management als Funktion und als Institution

funktionelles Management: zum Erhalt und zur Steuerung einer Organisation ist die Übernahme und Erfüllung bestimmter Aufgaben notwendig

institutionelles Management: Umfasst Personen/Personengruppen, die Managementaufgaben übernommen haben (Bsp. Bügermeister, Controller)

1. Problem definieren
2. Zielsetzung
3. Planung
4. Entscheidung
5. Realisierung
6. Kontrolle

1. Outcome (Ergebnisse, Wirkung)
   Was wollen wir erreichen?
2. Output (Produkte, Programme)
   Was müssen wir tun?
3. Throughput (Prozesse, Strukturen)
   Wie müssen wir es tun?
4. Input (Ressourcen)
   Was müssen wir einsetzen?

NPM = New Public Management (international)
NSM = Neues Steuerungsmodell (national)

Versuch, dem stetigen Veränderungsdruck entgegenzuwirken.

Druck entsteht einerseits durch die hohen Haushaltsdefizite und den damit verbundenen Sparmaßnahmen, aber auch durch die Globalisierung (vgl. Megatrends)

• Vorgabe von Zielen für die Organisationseinheiten (z.B. Ämter)
• Bereitstellung von notwendigen Ressourcen zur Erfüllung der vorgegebenen Ziele
• Schaffung eines finanzwirtschaflichen Rahmen für einen effektiven und effizienten Aufgabenvollzug
• Systematische Steuerung und Kontrolle der Leistungserstellung anhand von Leistungs- und Finanzzielen

• Produkte (Ein nach bestimmten Kriterien abgegrenztes Bündel von Leistungen. Bsp. Führen von Familienbüchern. Produkte sind Produktgruppen zugeordnet, Bsp, Standesamt, diese wiederrum sind einem einzigen Produktbereich zugeordnet, Bsp. Sicherheit und Ordnung)
• Outputorientierung (Leistungen in Produkte bündeln entspricht Outputorientierung. Bürger wird als Kunde angesehen, dem die Produkte angeboten werden. Aus Sicht des Kunden soll zB die Qualität des Produktes beurteilt werden)
• Kontraktmanagement (Vereinbarungen auf unterschiedliche Ebenen der Verwaltung. Begonnen auf oberster Ebene - Politik (Rat) und Verwaltungsleistung - bis unterste Ebene - Vorgesetzter und Mitarbeiter (hier zB welche Leistungen der MA erbringen muss um Leistungsprämie nach TVöD zu erhalten))
• Budgetierung (klar definierter Geldbetrag, der einem Produkt zur Verfügung gestellt wird, um in eigener Verantwortung die Aufg. erledigen zu können, die zur Erfüllung der vereinbarten Ziele notwendig sind)
• Dezentrale Ressourcenverantwortung (Tatsächliche Verantwortung des Budgets. Alleinige Entscheidung darüber, wofür das Budget eingesetzt wird.)
• Controlling (steuern, NICHT kontrollieren!!! Anhand von Kennzahlen überprüfen, ob Ziel(e) erreicht wurden. Anhand Controlling kann man erkennen wo (Kostenstelle) welche Kosten (Kostenarten / Sachkonto) wofür (Kostenträger) entstanden sind. Vor Einführung der Doppik nicht möglich. Unterscheidung zw. 4 Konzeptionen: Informationsversorgungsfunktion, Erfolgszielbezogene Steuerung, Koordinationsfunktion, Rationalitätssicherung)

- zu stark nach innen orientiert, zu wenig Einbezug von Politik und Bürger

- zu wenig wirkungsorientierte Steuerung,
  zu wenig Ziele, Kennzahlen, Controlling zu angestrebten    
  Wirkungen

- zu wenig Vernetzung zwischen den Verwaltungen,
  zu wenig interkommunale Zusammenarbeit

Umfassende Strategie mit dem Ziel der Modernisierung des öffentlichen Sektors.

Alle Interessgruppen (Politik, Bürger, Wirtschaft) sollen einbezogen werden.

Weiterentwicklung des NSM (setzt an dessen Kritikpunkten an)

Achtung der Menschenrechte

Rechtsstaatlichkeit und Rechtssicherheit

Beteiligung der Bevölkerung an politischen Entscheidungen

Marktorientierte soziale Wirtschaftsordnung

Entwicklungsorientierung staatlichen Handelns

Bürgerbeteiligung

Gleichstellung, kulturelle Vielfalt

Problemlösung in Kommunalverw. durch Partnerschaften, Netzwerke (interkommunale Zusammenarbeit)

1. Stärkung einer strategischen und wirkungsorientierten Steuerung
2. Stärkung der Führungskompetenz und Verantwortung der komunalen Manager (Ziel: Mitarbeiter fördern und fordern, Verantwortung für Ergebnisse übernehmen)
3. Verbindung der Leistungs- und Ressourcenverwaltung (Strategische Planung und Haushaltsentscheidungen müssen eng miteinander verbunden sein)
4. Prozessorientierte Steuerung (kompetente Steuerung von Routine und Innovation)
5. Verbesserung der Zusammenarbeit von Politik und Verwaltung (Politische Entscheidungen und Verwaltungshandeln besser aufeinander abstimmen)
6. Offenheit für Mitwirkung (Transparenz des Verwaltungshandelns, Bürgerbeteiligung)
7. Qualifzierung des Steuerungssystem (E-Government, Shared Services)

1. Steuerungsstrukturen und Akteure
2. Steuerungsprozesse
3. Steuerungsinstrumente
4. Organisationskultur

1. Gesamtstrategie, Vision (Zukunftsbild), Leitbild
2. Produkthaushalt, Berichtswesen
3. E-Government, Open Government
4. Qualitätsmanagement

1. Organisationsentwicklung
2. IT-Entwicklung
3. Open Government
4. Personalauswahl/-entwicklung

Effektivität (Grad der Zielerreichung, Tun wir die richtigen Dinge)

Effizienz (Wirtschaftlichkeit, Tun wir die Dinge richtig)

Flexibilität (zeitnah auf Umwelteinflüsse reagieren können)

Stabilität (regelmäßige, sich wiederholende Vorgänge durch allg. Regelungen organisieren)

Akzeptanz (MA sollten Regelungen/Entscheidungen akzeptieren. Andernfalls leidet die MA-Zufriedenheit

(MAIS)

Mensch

Aufgabe

Information

Sachmittel

Zielgerichtet, verfolgen dauerhaftes Ziel

Soziale Gebilde (sozio-technische Systeme)

Formale Strukturen, es ist geregelt/es steht fest
(gilt für jeden Mitarbeiter)

1. Organisation (dauerhafte, generelle Regelungen, vorausschauend geplant, "dauerhaft gültiges ordnen (strukturieren) bzw dauerhaft gültige Ordnung von zielorientierten sozio-technischen Systemen)
   Bsp. Stundenplan der Hochschule, Dienstweg ist exakt geregelt
2. Disposition (einmalig, Einzelfall im Rahmen von dauerhaften, generellen Regelungen, vorausschauend geplant; "einmalig gültiges ordnen (strukturieren) bzw einmalig gültige Ordnung von zielorientierten sozio-technischen Systemen)
   Bsp: Dozent erkrankt am Tag Y. Disposition besteht darin, dass die Studenten ein Eigenstudium an diesem Tag vornehmen
3. Improvisation (vorläufig, kurzfristige, ad-hoc Regelung bei Eintritt von besonderen Situationen; "vorläufig gültiges ordnen (strukturieren) bzw vorläufig gültige Ordnung von zielorientierten sozio-technischen Systemen")
   Bsp: Dozent A erkrankt zunächst für zwei Wochen. Es wird geregelt, dass Dozent B für den Zeitraum den Vertretungsunterricht übernimmt.

Das Substitutionsgesetz
"Bei zunehmender Gleichartigkeit und Wiederholung sollten Improvisation und Disposition durch Organisation ersetzt werden.

Aus dem Substitutionsgesetz lässt sich ableiten, dass im öffentlichen Sektor die Tendenz eher dazu geht, eine Organisation zu haben.

(Venn-Diagramm)

Wird häufig als soziales Gebilde verstanden, dass dauerhaft ein Ziel verfolgt und eine formale Struktur aufweist, mit deren Hilfe die Aktivitäten der Mitglieder auf das verfolgte Ziel ausgerichtet werden.

Sozio-technisch: Menschen arbeiten miteinander, Ziele müssen abgestimmt werden, zur Aufgabenerfüllung sind Sachmittel (Gebäude, Technik) notwendig

Institutionelle Organisation: Behörde als Organisation, Behörde ist ein sozio-technisches Gebildes, das dauerhaft ein Ziel verfolgt.

Funktionelle Organisation: Widmet sich vorwiegend den Prozessen der Behörde/des Unternehmens. ZIel: Das dauerhafte gültige ordnen von zielorientierten sozi-technischen Systemen. (Dynamischer Aspekt)
Eine Behörde WIRD organisiert

Instrumentale Organisation: Befasst sich vorwiegend mit den Strukturen. Ziel: Eine dauerhafte gültige Ordnung von zielorientierten sozio-technischen Systemen. (Statischer Aspekt)
Eine Behörde HAT eine Organisation.

Formale/Formelle Gruppen: Von Organisation geplant und gebildet
Bsp. Projektgruppen, Arbeitsgruppen, Verwaltungsvorstand, Betriebsleitung

Informale Gruppe: Bilden sich selbst z.B. aufgrund gleicher Interessen
Bsp. Azubi-AG, Frühstücksrunde, Fahrgemeinschaften, gemeinsame Raucherpause

Formale Organisation: geregelt, geplant, "offzielle" Regelungen
Bsp. Dienstanweisungen

Informale Organisation: nicht "offiziell" geregelt, wird in der Praxis so gehandhabt
Bsp. Werte und Normen bzgl. Kleidung, Verhalten

Informale Gruppen/Organisationen sind der Gegensatz zur formalen Strukturen

positive Auswirkungen auf das Betriebsklima

"kleiner Dienstweg"

Zufriedenheit der Mitarbeiter

Gemeinschaftsgefühl

Wir-Gefühl

Hilfsbereitschaft

Grüppchenwirtschaft

Nachteilige Auswirkung auf die Leistungen

dominante Meinungsbilder

Kommunikationsfluss ist kaum steuerbar und nachvollziehbar (Gerüchte)

Mobbing

Es muss nicht bei jedem Einzelfall darüber nachgedacht werden, wie eine Aufgabe zu bewältigen ist (Planungsaufwand, Zeit, Kosten sollen verringert werden)

Langfristig gültige Regelungen werden gründlich durchdacht. Dies führt zu effizienten kostengünstigen Lösungen

Erhöhte Transparenz führt zu besserer Koordination

Organisatorische Regelungen erleichtern Vertretungen (Krankheit oder Urlaub)

Organisatorische Regelungen hemmen Kreativität, Flexibilität

Sonderfälle werden nicht berücksichtigt

Mitarbeiter fühlen sich bevormundet und eingeengt (Mitarbeitermotivation sinkt)

Überorganisation: Zu viele generelle Regelungen. Kaum Entscheidungskompetenz und geringer Handlungsspielraum für Mitarbeiter

Auswirkungen:
Fehlende Flexibilität für Einzelfälle (Es können suboptimale Ergebnisse entstehen)

Arbeitsvorgänge werden nicht schnell und zielgerichtet erledigt (Kundenzufriedenheit sinkt)

Überforderung der Mitarbeiter aufgrund der Vielzahl der generellen Regelungen

Motivationsverlust

Dienst nach Vorschrift

Zu wenige generelle Regelungen. Handlungsspielraum der Mitarbeiter ist zu groß und zu individuell

Uneinheitlichkeit bei Ermessensentscheidungen (Bürgerzufriedenheit sinkt)

Unsicherheit der MA, wie in bestimmten Situationen zu verfahren ist

Höhere Belastungen der MA durch längere Abstimmungsnotwendigkeiten

Gefahr von Doppeltätigkeiten durch unklare Zuständigkeiten

• selbst nachdenken, nicht alles exakt bestimmt ist

• Orientierungshilfen, Regelungen etc. vorhanden sind, insbesondere bei gleichen Aufgaben

• Anerkennung für die Arbeit, auch Austausch mit Kollegen

• Eigenverantwortung,

• Sinn in der Arbeit sehen

• Zukunftsfähigkeit …

• Unter- bzw. Überforderung vemeiden

Aufbauorganisation: Zentrale Frage "Wer macht was?" Bsp. Organigramm, Aktenplan, Geschäftsverteilungsplan, Stellenplan

Ablauforganisation: Zentrale Frage "Wie wird etwas gemacht? In welcher Reihenfolge?" Bsp: Dienstanweisungen, Zahlungsabwicklung

• (ohne Mensch keine Maschine)

• nur Menschen Aufgaben erledigen können

• nur Menschen flexibel reagieren können/sich anpassen können

• nur Menschen emotional auf Bürger etc. eingehen können

• die Qualität durch Menschen bestimmt wird

• nur Menschen Bedürfnisse haben

• nur Menschen Probleme lösen können/kreativ sein können

• nur Menschen Verhalten von Bürgern etc. interpretieren können

• nur Menschen Wissen besitzen

• nur Menschen sich Ziele setzen und vereinbaren können

ABER: Mensch verursacht Personalkosten - in der Regel der höchste Kostenfaktor

Die bildliche Erklärung der Fremd- und Selbsteinschätzung liefert das Modell des Johari Fensters. Die Frage ist dabei, in wie weit das Bild, das wir von uns selbst machen, mit dem übereinstimmt, das andere sich in der Kommunikation von uns gemacht haben. Grundsätzlich ist die Kommunikation unkomplizierter je besser Selbstbild und Fremdbild sich decken. Das Fenster wir dabei in vier Bereiche eingeteilt:

Bereich A: (öffentliche Person) ist der Person selbst und ihrer Umgebung bekannt. Hier zeigen sich die öffentlichen Anteile einer Perosn im Bereich des sichtbaren Handelns, der Tatsachen und Sachverhalte. Selbst- und Fremdeinschätzung stimmen überein.

Bereich B: Im Bereich des "Blinden Flecks" befinden sich Anteile einer Person, die ihr selbst nicht bewusst sind, wohl aber der Umgebung. Dazu gehören unbewusste Gewohnheiten, aber auch Vorurteile, Vorlieben und Abneigungen. Je kleiner der "Blinde Fleck" ist, desto reibungsloser verläuft die Kommunikation. Ein regelmäßiges Feedback kann den "Blinden Fleck" verkleinern.

Bereich C: (Fassade) Dieser Bereich verbirgt sehr bewusst Dinge vor den anderen. Es ist der Bereich der "privaten Person". Hier sind intime Wünsche und Ängste, Einstellungen und Gefühle zu verorten. Dieser Bereich dient dem Schutz des eigenen Ichs. Je größer das Vertrauen zu anderen ist, desto kleiner ist dieser Bereich.

Bereich D: "Unterbewusstsein" - Dieser Bereich ist verborgenen Talenten und ungenutzten Begabungen vorbehalten. Er ist weder der Person selbst, noch dem Umfeld bekannt. Je mehr die Person gefordert und gefördert wird, desto geringeren Raum nimmt dieser Bereich ein.

Alle aktiven Beiträge einer Führungskraft oder eines Mitarbeiters zur Bewältigung einer Aufgabe. Der Beitrag kann physischer (Fällen eines Baumes), kognitiver (rechtliche Würdigung eines SV durch einen Justiziar) oder emotionaler (Trösten eines unter Schock stehenden Unfallopfers) Art sein.

Leistungsverhalten kann unmittelbar oder mit Zeitverzögerung zu einem Ergebnis führen (MA der Entsorgungsgesellschaft leert Mülltonnen), muss es aber nicht (Fallmanager stellt fest, dass die Beratung eines Arbeitslosen fruchtlos blieb).
Für die Organisation ist es wichtig zu wissen,

• was ein Mensch üblicherweise imstande ist zu leisten,

• welche Faktoren einen Einfluss auf das Leistungsverhalten eines Menschen haben und

• unter welchen Bedingungen die Arbeit das Wohlergehen nicht beeinträchtigt oder gar fördert

Leistungsverhalten wird bestimmt durch Leistungsbereitschaft (Leistungswille) und Leistungsvermögen (Leistungsfähigkeit).