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Selbstmanagement & Interne Kommunikation, Teil 2 - Personalassistent NbW 2013

2. Interne Kommunikation

2. Interne Kommunikation

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Utilisateurs 49
Langue Deutsch
Catégorie Gestion d'entreprise
Niveau Autres
Crée / Actualisé 04.09.2013 / 30.10.2024
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Étudier

Erklären Sie den Begriff "interne Kommunikation".

IK umfasst alle Kommunikations- und Informationsbeziehungen im Unternehmen zwischen Management und Mitarbeiter sowie zwischen den Beschäftigen untereinander

Zählen Sie Beispiele auf welche Informationen die interne Kommunikation übermitteln kann.

Informationen über:

  • die Unternehmensziele
  • ein Ereignis wie z.B. eine Umstrukturierung
  • eine Idee, den Arbeitsplatz zu verbessern
  • eine Abteilung, wie das neue Rechenzentrum
  • ein Projekt, wie die anstehende Rationalisierung
  • eine neue Aufgabe
  • Fehlentwicklungen am Markt und in der Firma
  • Pläne der Geschäftsleitung
  • neue Anforderungen am Markt
  • die Entwicklung der Arbeitsplätze

Wozu kann interne Kommunikation beitragen?

  1. Informationen liefern, um Arbeitstätigkeit korrekt auszuführen
  2. die Koordination zwischen den verschiedenen Tätigkeiten und Abteilungen zu fördern
  3. das Vertrauen und die Glaubwürdigkeit in die GL und untereinander zu stärken
  4. Kommunikation hilft Konflikte zu regeln
  5. Zufriedenheit und Motivation zu erhöhen und positive Einstellung erzeugen
  6. das (kommunikative) Betriebsklima verbessern und Konflikte im Alltag minimieren

Wer sind die Zielgruppen der internen Kommunikation?

  • Top-Führungskräfte
  • mittleres und unteres Kader
  • Mitarbeiter
    - aus der Zentrale
    - von Filialen im In-/Ausland
    - mit befristeten Verträgen oder Werkstudent
    - in der Produktion / Vertrieb / Administration

Nennen Sie Instrumente der Internen Kommunikation und ordnen Sie diese in übergeordnete Kategorien ein.

Persönliche Kommunikation

  • Mitarbeitergespräch
  • Teamsitzungen / Meetings
  • Konferenzen / Tagungen
  • Round Tables
  • Mitarbeitergruppen / Netzwerke

Schriftliche Kommunikation

  • Mitarbeiterzeitung
  • Anschlagsbrett (schwarzes Brett)
  • Rundschreiben
  • Plakate
  • persönlicher Brief
  • Flugblätter

Elektronische Kommunikation

  • E-Mail
  • Intranet
  • Online-Newsletter
  • Web-Chats

Events

  • Betriebsfeier
  • Firmenausflug
  • Ausstellungen
  • Führungen
  • Kick Offs

 

Zählen Sie mögliche Ziele der Internen Kommunikation auf und nennen Sie die geeigneten Instrumente dazu.

  • Führung der Mitarbeiter
    --> MA-Gespräch

  • Vertrauen schaffen
    --> MA Gespräch

  • Identifikation, Wir-Gefühl
    --> Events, MA-Zeitung

  • Zusammenarbeit fördern
    --> Events, MA-Gruppen

  • Motivation steigern, Wertschätzung 
    --> Events, pers. Gespräch/Brief

  • Informieren, Wissen vermitteln
    --> MA-Zeitung, Meetings, Konferenz, Rundschreiben

  • Leistungssteigerung
    --> MA-Gespräch, Awards

  • Verhaltensänderung
    --> persönliches Gespräch / Brief

Erklären Sie den Begriff "Konferenz".

Dies ist eine Zusammenkunft von Personen zur Beratung, Lösungsfindung und Beschlussfassung eines gemeinsamen Problems.

Teilnehmer können auch externe Personen sein.

Was muss bei der Vorbereitung einer Konferenz beachtet werden?

  • rechtzeitige Einladung der Teilnehmer inkl. der notwendigen Informationen
  • Ziel und Traktanden vorbereiten und Teilnehmer über Agenda informieren
  • Versand von Unterlagen inkl. Hinweis auf mitzubringende Unterlagen
  • Raum organsieren und notwendige Technik bereitstellen
  •  

Zählen Sie mögliche Programmpunkte einer Tagung auf.

  • Begrüssung / Einführung
  • Hauptteil
  • Abschluss

Nennen Sie die verschieden typischen Phasen einer Konferenz und was dabei zu beachten ist.

  1. Konferenzbeginn
    - pünktlicher Beginn
    - Begrüssung & Eröffnungsformel
    - Info über Protokollführung

  2. Konferenzverlauf
    - richtet sich nach Tagesordnungspunkte
    - verläuft in zwei Phasen:
      1. Erörterungsphasee
      2. Beschlussfassung

  3. Behandlung der Beschlüsse
    - Beschlüsse werden im Wortlaut und nach Abstimmungsresultat notiert
    - Festlegen wie Beschlüsse behandelt / umgesetzt werden sollen
    - Klärung wie die Umsetzung der Beschlüsse dokumentiert und kontrolliert wird

  4. Beendigung und Nachbehandlung
    - Zusammenfassung der Resultate
    - Klärung ob TN Ergebnisprotokoll und TN-Liste erhalten sollen
    - Dank für Mitarbeit und Verabschiedung

Wie heissen die 2 Phasen im Konferenzverlauf und wodurch zeichnen sich diese aus?

  • Erörterungsphase
    Ansprache und Diskussion des entsprechenden Tagesordnungspunktes mit anschliessender Zusammenfassung durch Konferenzleiter
     
  • Beschlussfassung

Erklären Sie den Begriff "Tagung".

Dies ist einen Zusammenkunft von Personen (interne/externe), die in einem speziellen Themenbereich arbeiten.

Dauert in der Regel einen Tag.

Synonym: Konferenz, Symposium

Zählen Sie mögliche Programmpunkte einer Tagung auf.

  • Vorträge zu aktuellen Forschungsthemen und Weiter- bzw. Neuentwicklungen
  • Firmenausstellungen
  • gemütliches Beisammensein
  • Posterpräsentationen

Erklären Sie den Begriff "Teamsitzung".

Zusammenkunft von mehreren Personen im kleinen Rahmen (Kollegenkreis), die meist in regelmässigen Abständen stattfinden und 30 bis 90 Minuten dauern.

Wodurch (Kriterien) unterscheiden sich eine Konferenz und eine Teamsitzung?

Teilnehmerrunde
K: grosse Runde, auch Externe
T: enger Kreis, nur Interne

Häufigkeit
K: unregelmässig
T: regelmässig, (zwei-)wöchentlich

Dauer
K: 1 bis 2 Tage
T: 30 bis 90 Minuten

Themenkreis
K: Forschungsthemen, Neuentwicklungen
T: Rapport, Projekt, Aufg.-Verteilung, Zuständigkeiten, Tagesgeschäft

Örtlichkeit
K: ausserhalb des Betriebes
T: innerhalb der Firma, Sitzungszimmer

Welche Punkte sollte man für eine effiziente Gestaltung von Teamsitzungen beachten?

  • gute Planung
  • brauchen einen Gesprächsleiter
  • Tagesordnungspunkte nicht nur vom Leiter sondern auch von den Mitarbeitern
  • Zeitrahmen festlegen und einhalten
  • Beiträge zusammenfassen
  • Regeln für den Austausch vereinbaren
  • Ergebnisprotokoll erstellen

Erklären Sie den Begriff "Networking".

Es geht um den Aufbau und die Pflege eines persönlichen Beziehungnetzwerkes sowie um gemeinsame Interessen zu verfolgen.

Ziel ist es, dass sich die TN des jeweiligen Neztwerkes sich gegenseitig in ihrem Vorhaben unterstützen und Synergien nutzen

Zählen Sie mögliche Beispiele von Netzwerk-Anlässen auf.

  • Business-Kontakttreffen mit Vortrag und anschl. Apéro oder Lunch
  • Kongresse und Podiumsdiskussionen
  • Fachmessen
  • Busines Lunch
  • Ehemaligentreffen

Was sollte man beim Networking beachten?

  • konsequentes und selbstbewusstes Auftreten
  • aktiv und aufmerksames Zuhören
  • gezielte Fragen stellen um Interesse zu bekunden
  • Pflegen und Nützen der Netze
  • interessante Kontakte weiterempfehlen
  • Kontakte über Projekte und Ziele informieren
  • sich bedanken bei Empfehlung

Warum macht es Sinn (Gründe) Social Networking Sites zu nutzen?

  • Kontakte pflegen (informieren, Teil haben lassen)
  • neue Personen mit ähnlichen Interessen kennen lernen
  • Mitarbeiter suchen/finden
  • (Neu-)Geschäft generieren
  • sich aktiv präsentieren (DL, Produkte)
  • Austausch unter Fachleuten
  • Austausch von Infos
  •  

Nennen Sie Beispiele von Social Network Plattformen.

Allgmeine Soziale Netzwerke
- Facebook
- MySpace
- Twitter
- Google+

Content-Plattformen
- YouTube
- Flickr

Business-Netzwerke
- Xing
- LinkedIn

Für welche Zwecke wird der persönliche Brief eingesetzt?

  • Gratulation zum Jubiläum, bestandene Probezeit
  • Beförderung oder Bonuszahlung
  • Instrument um Verhaltensänderungen bei MA herbeizuführen (Verwarnung, Versetzung)
  • Anteilnahme / Interesse bei familiären Ereignissen kundtun
  •  

Welches sind die wesentlichen Elemente eines Briefes?

  1. Absender
  2. Empfänger
  3. Betreff (Inhaltsangabe)
  4. Anrede
  5. Kontakt- oder Anknüpfungsbotschaft
  6. Kernbotschaft
  7. Fortsetzungs- oder Schlussbotschaft
  8. Grussformel
  9. Absender (Firmenname) und Unterzeichner
  10. Anlagen
  11. ev. Verteilervermekr

Mit welcher Arbeitstechnik schreiben Sie erfolgreich Briefe?

  • Inhaltskonzept nach dem Prinzip der Dreigliederung (Kontakt-/Anknüpfungsbotschaft, Kernbotschaft, Fortsetzungs-/Schlussbotschaft) erstellen
     
  • sprachlicher Entwurf erstellen
     
  • strukturelle, inhaltliche und stilistische Überprüfung und Überarbeitung des Entwurfes
     
  • Darstellung und Gliederung prüfen

Wie sieht der Aufbau eines Glückwunschschreibens aus?

  1. Bezug auf Anlass
  2. Glückwünsche
  3. u.U. Dank (z.B. für Mitteilung)
  4. Würdigung (z.B. der Verdienste)
  5. Wünsche für die Zukunft

Wie sieht der Aufbau eines Beförderungs-/ Versetzungsschreiben aus?

  1. Bezug auf Anlasse (z.B. vorausgehende Gespräche, Verhandlungen)
  2. Würdigung (z.B. der Leistung, Loyalität)
  3. Details zur Beförderung / Versetzung (z.B. Ort, Datum, usw.)
  4. Wünsche für die Zukunft
  5. Danke
  6. ev. persönliche Worte

Wie sieht der Aufbau eines Verwarnungsschreibens aus?

  1. Bezug auf Anlass (z.B. vorausgehende mündl. Verwarnung)
  2. Hinweis auf bestehende Regeln, Vorschriften, die nicht eingehalten wurden
  3. Aufzeigen des Fehlverhaltens des Mitarbeiters
  4. Gewünschte Verhaltensänderung
  5. Aufzeigen der Konsequenzen bei Nichteinhaltung (z.B. Kündigung)
  6. Fristsetzung

Nennen Sie die 11 goldenen Stilregeln der Korrespondenz.

  1. unnötige Fremdwörter vermeiden
  2. keine veralteten und schwerfälligen Formulierungen verwenden
  3. Überflüssiges weglassen
  4. Wiederholungen vermeiden
  5. Verben statt Nomen benutzen
  6. keinen Unsinn schreiben
  7. Superlative und Übertreibungen vermeiden
  8. den Konjunktiv vermeiden
  9. Verben im Präsens und Perfekt und in der Aktivform verwenden
  10. Schachtelsätze auflösen
  11. "Sie"-gerichtet schreiben

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