Selbstmanagement & Interne Kommunikation, Teil 2 - Personalassistent NbW 2013

Informationen über:

• die Unternehmensziele
• ein Ereignis wie z.B. eine Umstrukturierung
• eine Idee, den Arbeitsplatz zu verbessern
• eine Abteilung, wie das neue Rechenzentrum
• ein Projekt, wie die anstehende Rationalisierung
• eine neue Aufgabe
• Fehlentwicklungen am Markt und in der Firma
• Pläne der Geschäftsleitung
• neue Anforderungen am Markt
• die Entwicklung der Arbeitsplätze

1. Informationen liefern, um Arbeitstätigkeit korrekt auszuführen
2. die Koordination zwischen den verschiedenen Tätigkeiten und Abteilungen zu fördern
3. das Vertrauen und die Glaubwürdigkeit in die GL und untereinander zu stärken
4. Kommunikation hilft Konflikte zu regeln
5. Zufriedenheit und Motivation zu erhöhen und positive Einstellung erzeugen
6. das (kommunikative) Betriebsklima verbessern und Konflikte im Alltag minimieren

• Top-Führungskräfte
• mittleres und unteres Kader
• Mitarbeiter
  - aus der Zentrale
  - von Filialen im In-/Ausland
  - mit befristeten Verträgen oder Werkstudent
  - in der Produktion / Vertrieb / Administration

Persönliche Kommunikation

• Mitarbeitergespräch
• Teamsitzungen / Meetings
• Konferenzen / Tagungen
• Round Tables
• Mitarbeitergruppen / Netzwerke

Schriftliche Kommunikation

• Mitarbeiterzeitung
• Anschlagsbrett (schwarzes Brett)
• Rundschreiben
• Plakate
• persönlicher Brief
• Flugblätter

Elektronische Kommunikation

• E-Mail
• Intranet
• Online-Newsletter
• Web-Chats

Events

• Betriebsfeier
• Firmenausflug
• Ausstellungen
• Führungen
• Kick Offs

• Führung der Mitarbeiter
  --> MA-Gespräch


• Vertrauen schaffen
  --> MA Gespräch


• Identifikation, Wir-Gefühl
  --> Events, MA-Zeitung


• Zusammenarbeit fördern
  --> Events, MA-Gruppen


• Motivation steigern, Wertschätzung 
  --> Events, pers. Gespräch/Brief


• Informieren, Wissen vermitteln
  --> MA-Zeitung, Meetings, Konferenz, Rundschreiben


• Leistungssteigerung
  --> MA-Gespräch, Awards


• Verhaltensänderung
  --> persönliches Gespräch / Brief

Dies ist eine Zusammenkunft von Personen zur Beratung, Lösungsfindung und Beschlussfassung eines gemeinsamen Problems.

Teilnehmer können auch externe Personen sein.

• rechtzeitige Einladung der Teilnehmer inkl. der notwendigen Informationen
• Ziel und Traktanden vorbereiten und Teilnehmer über Agenda informieren
• Versand von Unterlagen inkl. Hinweis auf mitzubringende Unterlagen
• Raum organsieren und notwendige Technik bereitstellen
•  

• Begrüssung / Einführung
• Hauptteil
• Abschluss

1. Konferenzbeginn
   - pünktlicher Beginn
   - Begrüssung & Eröffnungsformel
   - Info über Protokollführung


2. Konferenzverlauf
   - richtet sich nach Tagesordnungspunkte
   - verläuft in zwei Phasen:
     1. Erörterungsphasee
     2. Beschlussfassung


3. Behandlung der Beschlüsse
   - Beschlüsse werden im Wortlaut und nach Abstimmungsresultat notiert
   - Festlegen wie Beschlüsse behandelt / umgesetzt werden sollen
   - Klärung wie die Umsetzung der Beschlüsse dokumentiert und kontrolliert wird


4. Beendigung und Nachbehandlung
   - Zusammenfassung der Resultate
   - Klärung ob TN Ergebnisprotokoll und TN-Liste erhalten sollen
   - Dank für Mitarbeit und Verabschiedung

• Erörterungsphase
  Ansprache und Diskussion des entsprechenden Tagesordnungspunktes mit anschliessender Zusammenfassung durch Konferenzleiter
   
• Beschlussfassung

Dies ist einen Zusammenkunft von Personen (interne/externe), die in einem speziellen Themenbereich arbeiten.

Dauert in der Regel einen Tag.

Synonym: Konferenz, Symposium

• Vorträge zu aktuellen Forschungsthemen und Weiter- bzw. Neuentwicklungen
• Firmenausstellungen
• gemütliches Beisammensein
• Posterpräsentationen

Zusammenkunft von mehreren Personen im kleinen Rahmen (Kollegenkreis), die meist in regelmässigen Abständen stattfinden und 30 bis 90 Minuten dauern.

Teilnehmerrunde
K: grosse Runde, auch Externe
T: enger Kreis, nur Interne

Häufigkeit
K: unregelmässig
T: regelmässig, (zwei-)wöchentlich

Dauer
K: 1 bis 2 Tage
T: 30 bis 90 Minuten

Themenkreis
K: Forschungsthemen, Neuentwicklungen
T: Rapport, Projekt, Aufg.-Verteilung, Zuständigkeiten, Tagesgeschäft

Örtlichkeit
K: ausserhalb des Betriebes
T: innerhalb der Firma, Sitzungszimmer

• gute Planung
• brauchen einen Gesprächsleiter
• Tagesordnungspunkte nicht nur vom Leiter sondern auch von den Mitarbeitern
• Zeitrahmen festlegen und einhalten
• Beiträge zusammenfassen
• Regeln für den Austausch vereinbaren
• Ergebnisprotokoll erstellen

Es geht um den Aufbau und die Pflege eines persönlichen Beziehungnetzwerkes sowie um gemeinsame Interessen zu verfolgen.

Ziel ist es, dass sich die TN des jeweiligen Neztwerkes sich gegenseitig in ihrem Vorhaben unterstützen und Synergien nutzen

• Business-Kontakttreffen mit Vortrag und anschl. Apéro oder Lunch
• Kongresse und Podiumsdiskussionen
• Fachmessen
• Busines Lunch
• Ehemaligentreffen

• konsequentes und selbstbewusstes Auftreten
• aktiv und aufmerksames Zuhören
• gezielte Fragen stellen um Interesse zu bekunden
• Pflegen und Nützen der Netze
• interessante Kontakte weiterempfehlen
• Kontakte über Projekte und Ziele informieren
• sich bedanken bei Empfehlung

• Kontakte pflegen (informieren, Teil haben lassen)
• neue Personen mit ähnlichen Interessen kennen lernen
• Mitarbeiter suchen/finden
• (Neu-)Geschäft generieren
• sich aktiv präsentieren (DL, Produkte)
• Austausch unter Fachleuten
• Austausch von Infos
•  

Allgmeine Soziale Netzwerke
- Facebook
- MySpace
- Twitter
- Google+

Content-Plattformen
- YouTube
- Flickr

Business-Netzwerke
- Xing
- LinkedIn

• Gratulation zum Jubiläum, bestandene Probezeit
• Beförderung oder Bonuszahlung
• Instrument um Verhaltensänderungen bei MA herbeizuführen (Verwarnung, Versetzung)
• Anteilnahme / Interesse bei familiären Ereignissen kundtun
•  

1. Absender
2. Empfänger
3. Betreff (Inhaltsangabe)
4. Anrede
5. Kontakt- oder Anknüpfungsbotschaft
6. Kernbotschaft
7. Fortsetzungs- oder Schlussbotschaft
8. Grussformel
9. Absender (Firmenname) und Unterzeichner
10. Anlagen
11. ev. Verteilervermekr

• Inhaltskonzept nach dem Prinzip der Dreigliederung (Kontakt-/Anknüpfungsbotschaft, Kernbotschaft, Fortsetzungs-/Schlussbotschaft) erstellen
   
• sprachlicher Entwurf erstellen
   
• strukturelle, inhaltliche und stilistische Überprüfung und Überarbeitung des Entwurfes
   
• Darstellung und Gliederung prüfen

1. Bezug auf Anlass
2. Glückwünsche
3. u.U. Dank (z.B. für Mitteilung)
4. Würdigung (z.B. der Verdienste)
5. Wünsche für die Zukunft

1. Bezug auf Anlasse (z.B. vorausgehende Gespräche, Verhandlungen)
2. Würdigung (z.B. der Leistung, Loyalität)
3. Details zur Beförderung / Versetzung (z.B. Ort, Datum, usw.)
4. Wünsche für die Zukunft
5. Danke
6. ev. persönliche Worte

1. Bezug auf Anlass (z.B. vorausgehende mündl. Verwarnung)
2. Hinweis auf bestehende Regeln, Vorschriften, die nicht eingehalten wurden
3. Aufzeigen des Fehlverhaltens des Mitarbeiters
4. Gewünschte Verhaltensänderung
5. Aufzeigen der Konsequenzen bei Nichteinhaltung (z.B. Kündigung)
6. Fristsetzung

1. unnötige Fremdwörter vermeiden
2. keine veralteten und schwerfälligen Formulierungen verwenden
3. Überflüssiges weglassen
4. Wiederholungen vermeiden
5. Verben statt Nomen benutzen
6. keinen Unsinn schreiben
7. Superlative und Übertreibungen vermeiden
8. den Konjunktiv vermeiden
9. Verben im Präsens und Perfekt und in der Aktivform verwenden
10. Schachtelsätze auflösen
11. "Sie"-gerichtet schreiben