Registratur
Registratur
Registratur
Kartei Details
| Karten | 14 |
|---|---|
| Sprache | Deutsch |
| Kategorie | Berufskunde |
| Stufe | Andere |
| Erstellt / Aktualisiert | 21.01.2014 / 27.05.2021 |
| Weblink |
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Notwendigkeit der Schriftgutablage
Zum einen muss Schriftgut, das der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist unterliegt, aufgehoben werden. Handelsbriefe (Geschäftsbriefe, Transportunterlagen, Urlaubslisten) sechs Jahre, Bilanzen und Jahresabschlüsse, Handelsbücher und Buchungsbelege zu je zehn Jahren. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem das Schriftgut entstanden ist.
Zum anderen kann Schriftgut als Arbeits- oder Beweismittel aufbewahrt werden.
Wertstufen des Schriftgutes
Das täglich anfallende Schriftgut ist täglich nach den folgenden Wertigkeitsstufen zu überprüfen, damit diese nicht zu lange aufbewahrt werden.
1. Tageswert: einmalige Informationen ohne bleibenden Wert nach Kenntnisnahme vernichten/löschen
2. Prüfwert: in Bearbeitung befindliche Vorgänge mit zeitlich befristetem Wert in die Arbeitsplatzbezogene Zwischenablage
3. Gesetzeswert: Unterlagen mit gesetzlicher Aufbewahrungspflicht für sechs oder zehn Jahre in den raumsparenden Registraturen unterbringen
4. Dauerwert: Unterlagen von langfristiger Bedeutung in den Archiven unterbringen
Ablagearten
Loseblatt-Ablage (ungelocht bei Mappen, Taschen)
- schnelles Ablegen = wenig Personalkosten
- nicht zu umfangreiche Akten
- Vorgänge, die nicht im Arbeitsprozess weitergereicht werden
Geheftete Ablage (gelocht bei Ordnern, Heftern)
- sichere Aufbewahrung
- sicherer Aktenumlauf
- schnelles Wiederfinden bei richtiger Reihenfolge
Man unterscheidet zwischen der kaufmännischen Heftung – das zuletzt erhaltene Schriftstück liegt oben - : Bei Massenschriftgut (Bestellungen, Rechnungen)
und der Behördenheftung – das zuletzt erhaltene Schriftstück liegt unten: für Einzelakten (Personalakten, Prozessakten)
Aktenführung
Einzelakte:
Für Schriftstücke, die zu einem Vorgang gehören, z.B. Personalakte, Steuerakte. In der Regel wird zur Bearbeitung eines Vorganges der gesamte bisher angefallene Schriftverkehr angesammelt.
Sammelakte:
Hier werden Schriftstücke abgelegt aus einer Vielzahl von Vorgängen, die aber sachlich zusammengehören, z.B. Anmeldungen zu einer Veranstaltung, Kassenbelege.
Kombiakte:
Einzel- und Sammelakte in einem.
Ordnungssysteme
- numerisch
- dekadisch
- alphabetisch
- alphanumerisch
- chronologisch
- nach Farben
- nach Stichworten
Aktenplan
Ein Aktenplan gibt Auskunft, wie Akten benannt sind und wo sie sich befinden.
Flachablage
- Flachablage:
Für Akten die selten gebraucht werden.
Schriftgutbehälter:
- Aktendeckel
- Schnellhefter
- Jurismappen
Vorteile
Nachteile
- Niedrige Materialkosten
- Raumausnutzung bis zur Griffhöhe
- Schlechte Übersicht
- Unflexibel
- Umständliche Bearbeitung
Ordnerregistratur
Ordnerregistratur:
Für umfangreiche Sammelakten und fortlaufend anfallende Belege und starke Einzelakten.
Schriftgutbehälter:
- Ordner mit unterschiedlichen Rückenbreiten, Formaten und Farben
Vorteile
Nachteile
- Gute Übersicht
- Kein Verlust bei Transport
- Erweiterungsfähig bei Verwendung von Mappen
- Vielzahl von vorgängen
- Zeitaufwendig beim Ablegen
- Totraum
- Fehlende Flexibilität
Stehsammlerregistratur
Stehsammlerregistratur:
Für große Mengen dünner Einzelakten.
Schriftgutbehälter:
- Einstellmappen
- Stehsammler
- Kassetten
- Archivschachteln
Vorteile
Nachteile
- Kostengünstig
- Direkter zugriff
- Größerer planungsaufwand
- Fehlende Flexibilität (feststehende Bodenbreite der Kassetten)
Hängeregistratur
Hängeregistratur (vertikal):
Für alle Handakten. Zwischenablage für noch nicht abgeschlossene Vorgänge und Bereichs- und Abteilungsregistratur.
Schriftgutbehälter:
- Hängemappen
- Hängetaschen
- Hängeordner
- Hängesammler
Vorteile
Nachteile
- Ideale Lose-Blatt-Ablage
- Schneller Zugriff
- Gute Übersicht
- Höhere Materialkosten
- Größerer Raumbedarf
Pendelregistratur
Pendelregistratur (lateral):
Für nicht sehr umfangreiche Einzelakten.
Schriftgutbehälter:
- Pendeltaschen
- Pendelmappen
- Pendelhefter
- Pendelsammler
Vorteile
Nachteile
- Große Flexibilität
- Niedrige Beschaffungskosten
- Raumausnutzung bis zur Griffhhöhe
- Weniger gute Übersicht
- Langsamer Zugriff
- Mehr Zeitaufwand durch Beschriften
Registraturstandorte
Arbeitsplatzregistratur:
Ein Mitarbeiter bearbeitet den Vorgang. Unterbringung im Schreibtisch oder entsprechendem Beistellmöbel. Vorgänge sind in Bearbeitung oder es handelt sich um ständig benötigte Sachakten.
Bereichs- bzw. Abteilungsregistratur:
Mehrere Mitarbeiter haben Zugriff zu den Vorgängen. Erledigte bzw. in Überwachung befindliche Vorgänge werden dort meist in Ordner-, Sammler-, oder Pendelregalen aufbewahrt.
Zentralregistratur/Altablage:
Hier wird das Schriftgut mehrerer Abteilungen bzw. der gesamten Verwaltung/Behörde aufbewahrt. Alle Abteilungen haben Zugriff. Sie ist für abgeschlossene Vorgänge, die z.B. der gesetzlichen Aufbewahrungspflicht unterliegen. Umlaufregale und Tresore für feuersichere Ablage.
Archiv:
Hier wird das Schriftgut mit Dauerwert aufbewahrt. Zur Unterbringung verwendet man Tresore, die eine diebstahl- und feuersichere Aufbewahrung wertvoller Unterlagen garantieren.
Aktenvernichtung
Nach Ablauf der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist kann ein Schriftgut vernichtet werden. Dabei ist der Schutz vor Einsicht durch Dritte zu beachten. Mithilfe eines Aktenvernichters kann Schriftgut in unterschiedliche Sicherheitsstufen vernichtet werden (Größe der Schnipsel).
Registraturkosten
- Man unterscheidet drei Kostenbereiche:
- Personalkosten (stark von der eingesetzten Registraturform in Form von Aktenführung und Ablagetechnik abhängig)
- Materialkosten
- Raumkosten
