Registratur

Zum einen muss Schriftgut, das der gesetzlichen Aufbewahrungsfrist unterliegt, aufgehoben werden. Handelsbriefe (Geschäftsbriefe, Transportunterlagen, Urlaubslisten) sechs Jahre, Bilanzen und Jahresabschlüsse, Handelsbücher und Buchungsbelege zu je zehn Jahren. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem das Schriftgut entstanden ist.
Zum anderen kann Schriftgut als Arbeits- oder Beweismittel aufbewahrt werden.

Das täglich anfallende Schriftgut ist täglich nach den folgenden Wertigkeitsstufen zu überprüfen, damit diese nicht zu lange aufbewahrt werden.
1. Tageswert: einmalige Informationen ohne bleibenden Wert nach Kenntnisnahme vernichten/löschen
2. Prüfwert: in Bearbeitung befindliche Vorgänge mit zeitlich befristetem Wert in die Arbeitsplatzbezogene Zwischenablage
3. Gesetzeswert: Unterlagen mit gesetzlicher Aufbewahrungspflicht für sechs oder zehn Jahre in den raumsparenden Registraturen unterbringen
4. Dauerwert: Unterlagen von langfristiger Bedeutung in den Archiven unterbringen

Loseblatt-Ablage (ungelocht bei Mappen, Taschen)
- schnelles Ablegen = wenig Personalkosten
- nicht zu umfangreiche Akten
- Vorgänge, die nicht im Arbeitsprozess weitergereicht werden
Geheftete Ablage (gelocht bei Ordnern, Heftern)
- sichere Aufbewahrung
- sicherer Aktenumlauf
- schnelles Wiederfinden bei richtiger Reihenfolge

Man unterscheidet zwischen der kaufmännischen Heftung – das zuletzt erhaltene Schriftstück liegt oben - : Bei Massenschriftgut (Bestellungen, Rechnungen)
und der Behördenheftung – das zuletzt erhaltene Schriftstück liegt unten: für Einzelakten (Personalakten, Prozessakten)

Einzelakte:
Für Schriftstücke, die zu einem Vorgang gehören, z.B. Personalakte, Steuerakte. In der Regel wird zur Bearbeitung eines Vorganges der gesamte bisher angefallene Schriftverkehr angesammelt.
Sammelakte:
Hier werden Schriftstücke abgelegt aus einer Vielzahl von Vorgängen, die aber sachlich zusammengehören, z.B. Anmeldungen zu einer Veranstaltung, Kassenbelege.

Kombiakte:
Einzel- und Sammelakte in einem.

• numerisch
• dekadisch
• alphabetisch
• alphanumerisch
• chronologisch
• nach Farben
• nach Stichworten

Ein Aktenplan gibt Auskunft, wie Akten benannt sind und wo sie sich befinden.

1. Flachablage:
   Für Akten die selten gebraucht werden.
   Schriftgutbehälter:
   - Aktendeckel
   - Schnellhefter
   - Jurismappen
    

Vorteile

Nachteile

• Niedrige Materialkosten
• Raumausnutzung bis zur Griffhöhe

• Schlechte Übersicht
• Unflexibel
• Umständliche Bearbeitung

Ordnerregistratur:
Für umfangreiche Sammelakten und fortlaufend anfallende Belege und starke Einzelakten.
Schriftgutbehälter:
- Ordner mit unterschiedlichen Rückenbreiten, Formaten und Farben
 

Vorteile

Nachteile

• Gute Übersicht
• Kein Verlust bei Transport
• Erweiterungsfähig bei Verwendung von Mappen
• Vielzahl von vorgängen

• Zeitaufwendig beim Ablegen
• Totraum
• Fehlende Flexibilität