Personaladministration

Die richtige Anzahl der richtigen Personen am richtigen Ort zur richtigen Zeit.

• quantitative Personalplanung
  (wie viel Personal werden wir (zusätzlich) benötigen
• qualitative Personalplanung
  (Welche Profile, welches Know-How werden wir benötigen?

Bruttofluktuation: es wird mit allen ausgetretenen Mitarbeitern gerechnet, der Grund des Austritts ist egal.

Nettofluktuation: nur die freiwillig ausgetretenen Mitarbeiter werden einbezogen (>> Abgang aus Frust)

Fluktionsrate in % =

Anzahl Austritt pro Jahr x 100
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Ø Anzahl Beschäftige (Festangestellte)

Brutto-Fluktuationsrate:
Wie stark wird der MA-Bestand ohne weitere Einstellungen in Zukunft schätzungsweise abnehmen?
Welchen Ersatzbedarf haben wir gegebenenfalls?

Netto-Fluktuationsrate:
Vergleich mit anderen Firmen
Hinweise auf Attraktivität unserer Firma als Arbeitgeber

• Fluktuationsrate
• Altersstruktur / Geschlecht
• Lohnvergleich
• Produktivität
• Ferien- und Gleitzeitsaldi
• Abwesenheiten

Die Schweiz hat im internationalen Vergleich eine hohe Fluktuation. Die Chancen für den CH-Arbeitnehmer stehen gut, einen anderen Job zu finden. Arbeitnehmer verändern sich.

Im Gastgewerbe ist die Fluktuation aufgrund der Saisonalität höher.

Pro:

• günstiger
• flexibler
• lernbereit
• motiviert
• schnelle Auffassungsgabe
• formbar

Contra:

• sprunghaft (Auszeit, Wechsel, Familienplanung)
• u.U. mehr Absenzen (Militär)
• mangelnde Erfahrung
• Selbstüberschätzung
• zu wenig selbstständig
• höhere Kosten durch Weiterbildung

Pro:

• mehr Erfahrung
• in Führungspositionen eher anerkannt
• selbstständig
• Loyalität
• ausgleichende Wirkung

Contra:

• kostenintensiver
• träge
• unflexibel
• Mühe mit jüngeren Vorgesetzten
• weniger belastbar

1. Potential = Einführung
   Lernende, Eintritte, interne Wechsel
2. Potential und Leistungsträger = Wachstum
   hohes Potential, hohe Leistung, "Schlüsselträger", viel Einsatz
3. Leistungsträger = Reife
   zuverlässige MA, hohe Leistung, kein Interesse an Weiterentwicklung, "Macher"
4. Schwächen = Sättigung
   innerlich gekündigt, keine Leistungsbereitschaft mehr

Eine Stelle ist die kleinste organisatorische Einheit in der Organisationsstruktur eines Unternehmens.

Sie beinhaltet:

• Aufgaben
• Kompetenzen
• Verantwortung

andere Bezeichnungen:

• Pflichtenheft
• Tätigkeitsbeschreibung
• Aufgabenbeschreibung
• Positionsbeschreibung

Stellenbeschreibungen sind innerbetrieblich verbindliche Dokumentationen über Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung. Ebenfalls ordnet sie den Stelleninhaber organsiatorisch ein (Hyrarchie).

Eine Stellenbeschreibung ist immer sachbezogen und nie personenbezogen!

Pro:

• Grundlage für Stelleninserate
• Grundlage für MA-Quali
• Aufgaben und Kompetenzen klar definiert
• Schulungsmangel erkennen
• Verbindlichkeit für MA
• Grundlage für Arbeitszeugnis

Contra:

• schränkt ein in der Personalsuche
• laufende Anpassung ist zeitintensiv
• fördert das Gärtchendenken
• Formalisierungsaufwand
• MA vergleichen sich, das kann zu Konflikten führen

• Musskriterien
• Sollkriterien
• Wunsch-/Kannkriterien

Die Grundlage für

• Stellenbesetzung
• Lohnfindung
• Schulungsmassnahmen

• Stellenbezeichnung
• Stelleninhaber
• Hierarchische Einordnung (Vorgesetzte, Untergebene)
• Kommunikationsbeziehung
• Aufgaben
• Anforderungen
• Ausbildung
• Datum und Unterschriften

• Kosten!
• Zeitfaktor!
• Internes Know-how
• Arbeitsmarkt
• Image der Firma
• Auslastung des HR
• Rekrutierungspolitik

Vorteile: 

• Kosten sparen
• diskret
• Know-how erhalten
• Motivation fördern
• Akzeptanz
• weniger Einarbeitungsaufwand

Nachteile: 

• Machtkampf
• Betriebsblindheit

Vorteile:

• Frischer Wind
• passender MA finden ohne notwendige Weiterbildung
• Stelle kann neu definiert werden (sachbezogen)
• Prozesse optimieren
• einfache Aufgabenzuteilung
• evtl. günstiger
• keine interne Abwerbung
• neues Netzwerk / neue Kontakte
• einfacher für Absagen
• Fast keine Vorurteile

Nachteile:

• zeitintensiv
• hohe Inseratkosten
• Akzeptanz?
• Gefahr geblendet zu werden und den falschen MA einzustellen

Firmenintern: 

• interne Beförderung
• interne Versetzung
• Trainee-Programm

Interne Ausschreibung:

• Anschlagbrett
• Intranet / Internet
• Direktansprache von Mitarbeiter via Linienvorgesetzten
• Hauszeitung
• Stellenbulletin
• Lehrlingsausbildung
• Beförderungen
• Versetzungen

Externer Markt:

• Inserat
• Stellengesuch (Chiffre-Inserat)
• Homepage
• Internet-Job-Börse
• Aushang an Lehrinstituten
• Kontakttreffen mit Absolventen
• Personalberater
• Headhunter
• RAV
• Bekannte von Mitarbeitenden
• Ehemaligenkartei
• Lehrstellen-Nachweis
• Schnuppertag / Schnupperlehre
• Firmenbesuche von Abschlussklassen
• Soziale Medien (Facebook. Xing)

• bestehende Mitarbeiter halten
• neuen Mitarbeiter gewinnen
• attraktiver Arbeitgeber sein
• Aufbau und Pflege Arbeitgeber-Image (employer branding)

• richtige Platzierung
• richtiger Werbeträger
• richtige Grösse
• richtiger Zeitpunkt
• richtiger Inhalt / Layout/Design

A = Attention / Aufmerksamkeit - auffallen, Blickfang

I = Interest / Interesse - neugierig machen, Interesse wecken

D = Desire / Drang - Wunsch nach Einladung zum VG

A = Action / Handlung, Entscheid - Bewerbung schreiben

G = Glaubwürdigkeit - Infos wahr und glaubhaft?

I = Information - sachlich, umfassend und freundlich informiert?

U = Unverwechselbarkeit - eigenes Gesicht? CI?

L = Lesbarkeit - verständlich? grafisch gut lesbar und ansprechend?

I = Identität - Bezug zur Unternehmung

O = Optik - aus sicht des Bewerbers ansprechend?

Gruppe A: einladen (Muss- und Sollkriterien erfüllt)

Gruppe B: abwarten, evtl. später einladen (Musskriterien erfüllt, Sollkriterien teilw. erfüllt)

Gruppe C: direkt absagen (Musskriterum nicht erfüllt)

• Zeitfolgeanalyse
• Positions- und Kontinuitätsanalyse
• Firmen- und Branchenanalyse

• Personalien
• Funktion
• Tätigkeitsdauer
• Inhalt der Tätigkeit (Aufgaben)
• Leistungen (Fach- und Metholdenkompetenz)
• Verhaltensweisen (Sozialkompetenz)
• Grund des Ausscheidens

• wahr
• wohlwollend
• vollständig (über gesamte Anstellungszeit) 
• klar
• charakteristisch

Situation / Aufgaben - Beschreiben Sie die Situation! Wo? Wann? Wer?

Verhalten/Aktion - Was haben Sie genau getan/unternommen? Wie? Wann? Mit wem? Weshalb?

Konsequenz/Ergebnis/Nutzen - Wie war das Ergebnis? Was haben Sie erreicht? Wo? Wann? Für wen?

• geschlossene Frage
• offene Frage
• Alternativ-Frage
• Suggestiv-Frage
• Skala-Frage (wenn das Gespräch nicht in Gang kommt)

• Assessment Center
• Psychologische Tests
• Grafologisches Gutachten
• Arbeitsproben
• Schnupperarbeitstag
• Referenzauskünfte
• Vertrauensärztliche Untersuchung
• Auszug aus dem Zentralstrafregister
• Betreibungsauskunft
• Fremdenpolizeiliche Bewilligung

Bewilligung L

in Gastgewerbe, Bau, Praktikum üblich

immer an einen befristeten AV gekoppelt

drei Monate bis max. 364 Tage

Bewilligung B

Für 1 oder bis max. 5 Jahre

unbefristeter Arbeitsvertrag muss vorhanden sein (oder mind. 12 Monate)

Ohne Beschäftigung muss genügend finanzielle Mittel und Abdeckung der Risiken vorhanden sein.

Bewilligung G

Wohnsitz im Ausland / Arbeit in der CH

Möglichkeit des Wochenaufenthaltes in der CH

AV bis 3 Monate bewilligungsfrei, jedoch Meldepflicht