Führung für technische Kaufleute

Kapitel 3 Zeitmanagement

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Set of flashcards Details

Flashcards	13
Language	Deutsch
Category	Micro-Economics
Level	Other
Created / Updated	22.04.2016 / 18.09.2022
Weblink	https://card2brain.ch/box/fuehrung_fuer_technische_kaufleute6
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Wie heissen die Anforderungen an die persönliche Zeitplanung?

Was für Vorteile bringt eine schriftliche Zeitplanung?

Was ist die ALPEN-Methode?

Sie hilft mir eine Tagesplanung zu erstellen

Welche Vorteile hat Prioritäten zu setzen?

Wer zuerst die wichtige Aufgabe macht, kann sich voll darauf konzentrieren und muss nicht wegen einer noch wichtigeren Augabe unterbrechen
Durch das Priorisieren weiss man, was delegiert werden kann und was man selber ausführen muss
Auch wenn man nicht alle Aufgaben erledigt hat, weiss man die wichtigsten sind vom Tisch, was sehr motivierend ist

Wie heissen 4 Methoden um die Aufgaben zu priorisieren?

Was ist das Pareto-Prinzip?

Das Pareto-Prinzip besagt:

In 20% der aufgewendeten Zeit werden 80% der Ergebnisse erreicht
- In den überigen 80% der aufgewendeten Zeit werden nur noch 20% der Ergebnisse erreicht

Was ist die ABC-Analyse?

Die ABC-Analyse hilft Prioritäten zu setzen in der Fülle der Aufgaben

Aufgabenkategorien
- A-Aufgaben
  - sehr wichtig
  - dringend
  - selber
- B-Aufgaben
  - durchschnittlich wichtig
  - nicht selber
  - späterer Zeitpunkt
- C-Aufgaben
  - unwichtig
  - nicht selber
  - späterer Zeitpunkt
Zeitplanung
- 15% aller Aufgaben sind A-Aufgaben und benötigen 65% der Zeit
- 20% aller Aufgaben sind B-Aufgaben und benötigen 20% der Zeit
- 65% aller Aufgaben sind C-Aufgaben und benötigen 15% der Zeit

Was ist das Eisenhower-Prinzip?

Das Eisnehower-Prinzip hilft zu entscheiden welche Aufgaben wichtig sind

Quadrant I (Terminieren):
- Wichtige Aufgaben aber nicht dringend
  - Aufgaben für einen späteren Zeitpunkt terminieren
  - Prüfen ob es möglich ist die Aufgabe zu delegieren
Quadrant II (Sofort selber erledigen)
- Wichtige Aufgaben, müssen sofort erledigt werden
  - Müssen von mir selber erledigt werden
Quadrant III (Delegieren)
- Nicht wichtige Aufgaben, müssen aber dringend erledigt werden
  - Aufgaben sofort delegieren
Quadrant IV (Papierkorb)
- Nicht wichtige Aufgaben und auch nicht dringend
  - für mich nicht wichtig und nicht dringend, können andere tun
  - oder ab in den Papierkorb

Wie kann man Prioritäten setzen bei E-Mails?

E-Mails im Büro nur alle 2-3 Stunden aufrufen
Kurze E-Mails (max 2 Minuten Zeitaufwand) sofort beantworten
Bei grösserem zeitlichem Aufwand das Eisenhower-Prinzip anwenden:
- Wichtig Informationen: Ablegen und zu einem späteren Zeitpunkt lesen
- Wichtige Aufgaben: Ablegen und zu einem späteren Zeitpunkt erledigen
- Unwichtige Informationen: Nicht lesen, ab in den Papierkorb
- Unwichtige Aufgaben: Wenn möglich delegieren

Was ist die persönliche Leisungskurve?

Was sind Zeitfallen?

Zeitfallen empfinden wir als Stress:

Zeitpläne vollpacken
- Pufferzeiten für unvorgesehene Ereignisse einplanen
- Störungsfreie Zeiten einplanen
Unterbrechungen
- möglichst vermeiden
Multitasking
- lieber auf eine Sache konzentrieren
Pendenzen aufschieben
- Pendenzen sofort erledigen
Operative Hektik
- Zeitnot durch unrealistische Planung
Nicht "Nein" sagen
- sich abgrenzen
Routineaufgaben
- wenn möglich vermeiden oder abdelegieren
Unpünktlichkeit
- Pünktlichkeit ist ein Zeichen von Höflichkeit, Respekt und Verlässlichkeit
Informationsprobleme
- Informationsflut
- Informationsdefizite
Unordnung
- es gibt kein "kreatives Chaos"

Zwischen welchen 2 Arten von Stress wird unterschieden?

Wie hessen die 3 Schutzmechanismen gegen Stress?

Bewältigung
- Einstellung ändern, d.h. Umgang mit Stress ändern (Anpassung an das Umfeld)
Prävention
- Stressoren beseitigen oder verändern (Anpassung des Umfelds)
Externe Hilfe
- Im Krankheitsfall oder bei Burn-out

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