Führung für technische Kaufleute
Kapitel 3 Zeitmanagement
Kapitel 3 Zeitmanagement
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A. M.
A. M.
Diese Lernkarten bieten einen Überblick über Führungsmethoden für technische Kaufleute. Sie konzentrieren sich auf Aufgabenpriorisierung, Zeitmanagement und Stressbewältigung, wobei Prinzipien wie das Pareto-Prinzip, die ABC-Analyse und die ALPEN-Methode im Mittelpunkt stehen. Die Karteikarten erklären, wie man Prioritäten setzt, Zeitpläne erstellt und Stress vermeidet, indem man Aufgaben effizient terminiert und delegiert. Besonders nützlich sind sie für Führungskräfte, die ihre Produktivität steigern und ihre Arbeitsbelastung besser managen möchten.
Wie heissen die Anforderungen an die persönliche Zeitplanung?
Tastatur-Befehle:
= drehen,
= vor-/rückwärts,
= scrollen
- Grosse Aufgaben in Teilaufgaben zerlegen
- Je kurzfristiger die Planung ist, desto detaillierter sollte die Planung sein
- Verbindliche Erledigungstermine machen
- Kurzfritstige Änderungen einplanen
- Schriftliche Zeitplanung machen
Was für Vorteile bringt eine schriftliche Zeitplanung?
Tastatur-Befehle:
= drehen,
= vor-/rückwärts,
= scrollen
- Verbindlichkeiten schaffen
- Gedächnis entlasten
- Selbstmotivation fördern
- erreichte Teilziele fördern die Motivation
- Kontrollmöglichkeiten schaffen
Was ist die ALPEN-Methode?
Tastatur-Befehle:
= drehen,
= vor-/rückwärts,
= scrollen
Sie hilft mir eine Tagesplanung zu erstellen
- Aufgben notieren
- Länge (Zeitdauer abschätzen)
- Pufferzeiten reservieren
- 60% verplanen, 40% Zeitreserven
- Entscheidungen treffen über Prioritäten
- Nachkontrolle machen
Welche Vorteile hat Prioritäten zu setzen?
Tastatur-Befehle:
= drehen,
= vor-/rückwärts,
= scrollen
- Wer zuerst die wichtige Aufgabe macht, kann sich voll darauf konzentrieren und muss nicht wegen einer noch wichtigeren Augabe unterbrechen
- Durch das Priorisieren weiss man, was delegiert werden kann und was man selber ausführen muss
- Auch wenn man nicht alle Aufgaben erledigt hat, weiss man die wichtigsten sind vom Tisch, was sehr motivierend ist
Wie heissen 4 Methoden um die Aufgaben zu priorisieren?
Tastatur-Befehle:
= drehen,
= vor-/rückwärts,
= scrollen
- Pareto-Prinzip
- Sensibilisiert für den eigenen Perfektionsanspruch
- ABC-Analyse
- Hilft bei der Beurteilung der Wichtigkeit der Aufgabe
- Eisenhower-Prinzip
- Wie dringend sind die Augaben
- Persönliche Leistungskurve
- Sinnvolle Aufgabenverteilung im Tagesablauf
Was ist das Pareto-Prinzip?
Tastatur-Befehle:
= drehen,
= vor-/rückwärts,
= scrollen
Das Pareto-Prinzip besagt:
- In 20% der aufgewendeten Zeit werden 80% der Ergebnisse erreicht
- In den überigen 80% der aufgewendeten Zeit werden nur noch 20% der Ergebnisse erreicht
Was ist die ABC-Analyse?
Tastatur-Befehle:
= drehen,
= vor-/rückwärts,
= scrollen
Die ABC-Analyse hilft Prioritäten zu setzen in der Fülle der Aufgaben
- Aufgabenkategorien
- A-Aufgaben
- sehr wichtig
- dringend
- selber
- B-Aufgaben
- durchschnittlich wichtig
- nicht selber
- späterer Zeitpunkt
- C-Aufgaben
- unwichtig
- nicht selber
- späterer Zeitpunkt
- A-Aufgaben
- Zeitplanung
- 15% aller Aufgaben sind A-Aufgaben und benötigen 65% der Zeit
- 20% aller Aufgaben sind B-Aufgaben und benötigen 20% der Zeit
- 65% aller Aufgaben sind C-Aufgaben und benötigen 15% der Zeit
Was ist das Eisenhower-Prinzip?
Tastatur-Befehle:
= drehen,
= vor-/rückwärts,
= scrollen
Das Eisnehower-Prinzip hilft zu entscheiden welche Aufgaben wichtig sind
- Quadrant I (Terminieren):
- Wichtige Aufgaben aber nicht dringend
- Aufgaben für einen späteren Zeitpunkt terminieren
- Prüfen ob es möglich ist die Aufgabe zu delegieren
- Wichtige Aufgaben aber nicht dringend
- Quadrant II (Sofort selber erledigen)
- Wichtige Aufgaben, müssen sofort erledigt werden
- Müssen von mir selber erledigt werden
- Wichtige Aufgaben, müssen sofort erledigt werden
- Quadrant III (Delegieren)
- Nicht wichtige Aufgaben, müssen aber dringend erledigt werden
- Aufgaben sofort delegieren
- Nicht wichtige Aufgaben, müssen aber dringend erledigt werden
- Quadrant IV (Papierkorb)
- Nicht wichtige Aufgaben und auch nicht dringend
- für mich nicht wichtig und nicht dringend, können andere tun
- oder ab in den Papierkorb
- Nicht wichtige Aufgaben und auch nicht dringend
Wie kann man Prioritäten setzen bei E-Mails?
Tastatur-Befehle:
= drehen,
= vor-/rückwärts,
= scrollen
- E-Mails im Büro nur alle 2-3 Stunden aufrufen
- Kurze E-Mails (max 2 Minuten Zeitaufwand) sofort beantworten
- Bei grösserem zeitlichem Aufwand das Eisenhower-Prinzip anwenden:
- Wichtig Informationen: Ablegen und zu einem späteren Zeitpunkt lesen
- Wichtige Aufgaben: Ablegen und zu einem späteren Zeitpunkt erledigen
- Unwichtige Informationen: Nicht lesen, ab in den Papierkorb
- Unwichtige Aufgaben: Wenn möglich delegieren
Was ist die persönliche Leisungskurve?
Tastatur-Befehle:
= drehen,
= vor-/rückwärts,
= scrollen
- Tägliche Schwankunge im Biorhythmus
- Kräfteebenen von Körper, Geist und Seele
- Erledigen Sie die wichtigen Aufgaben möglichst in leistungsstarken Phasen
- Leistungsschwache Phasen mit Routinearbeit überbrücken
- Tagesrhythums angewöhnen:
- zu Bett gehen
- Aufstehen
- Essen
- usw.
Was sind Zeitfallen?
Zeitfallen empfinden wir als Stress:
- Zeitpläne vollpacken
- Pufferzeiten für unvorgesehene Ereignisse einplanen
- Störungsfreie Zeiten einplanen
- Unterbrechungen
- möglichst vermeiden
- Multitasking
- lieber auf eine Sache konzentrieren
- Pendenzen aufschieben
- Pendenzen sofort erledigen
- Operative Hektik
- Zeitnot durch unrealistische Planung
- Nicht "Nein" sagen
- sich abgrenzen
- Routineaufgaben
- wenn möglich vermeiden oder abdelegieren
- Unpünktlichkeit
- Pünktlichkeit ist ein Zeichen von Höflichkeit, Respekt und Verlässlichkeit
- Informationsprobleme
- Informationsflut
- Informationsdefizite
- Unordnung
- es gibt kein "kreatives Chaos"
Zwischen welchen 2 Arten von Stress wird unterschieden?
- Eustress, positiv empfundener Stress
- eu = gut
- Distress, negativ emfundener Stress
- dis = schlecht
Wie hessen die 3 Schutzmechanismen gegen Stress?
- Bewältigung
- Einstellung ändern, d.h. Umgang mit Stress ändern (Anpassung an das Umfeld)
- Prävention
- Stressoren beseitigen oder verändern (Anpassung des Umfelds)
- Externe Hilfe
- Im Krankheitsfall oder bei Burn-out
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Lernkarten
Wie heissen die Anforderungen an die persönliche Zeitplanung?
- Grosse Aufgaben in Teilaufgaben zerlegen
- Je kurzfristiger die Planung ist, desto detaillierter sollte die Planung sein
- Verbindliche Erledigungstermine machen
- Kurzfritstige Änderungen einplanen
- Schriftliche Zeitplanung machen
Was für Vorteile bringt eine schriftliche Zeitplanung?
- Verbindlichkeiten schaffen
- Gedächnis entlasten
- Selbstmotivation fördern
- erreichte Teilziele fördern die Motivation
- Kontrollmöglichkeiten schaffen
Was ist die ALPEN-Methode?
Sie hilft mir eine Tagesplanung zu erstellen
- Aufgben notieren
- Länge (Zeitdauer abschätzen)
- Pufferzeiten reservieren
- 60% verplanen, 40% Zeitreserven
- Entscheidungen treffen über Prioritäten
- Nachkontrolle machen
Welche Vorteile hat Prioritäten zu setzen?
- Wer zuerst die wichtige Aufgabe macht, kann sich voll darauf konzentrieren und muss nicht wegen einer noch wichtigeren Augabe unterbrechen
- Durch das Priorisieren weiss man, was delegiert werden kann und was man selber ausführen muss
- Auch wenn man nicht alle Aufgaben erledigt hat, weiss man die wichtigsten sind vom Tisch, was sehr motivierend ist
Wie heissen 4 Methoden um die Aufgaben zu priorisieren?
- Pareto-Prinzip
- Sensibilisiert für den eigenen Perfektionsanspruch
- ABC-Analyse
- Hilft bei der Beurteilung der Wichtigkeit der Aufgabe
- Eisenhower-Prinzip
- Wie dringend sind die Augaben
- Persönliche Leistungskurve
- Sinnvolle Aufgabenverteilung im Tagesablauf
Was ist das Pareto-Prinzip?
Das Pareto-Prinzip besagt:
- In 20% der aufgewendeten Zeit werden 80% der Ergebnisse erreicht
- In den überigen 80% der aufgewendeten Zeit werden nur noch 20% der Ergebnisse erreicht
Was ist die ABC-Analyse?
Die ABC-Analyse hilft Prioritäten zu setzen in der Fülle der Aufgaben
- Aufgabenkategorien
- A-Aufgaben
- sehr wichtig
- dringend
- selber
- B-Aufgaben
- durchschnittlich wichtig
- nicht selber
- späterer Zeitpunkt
- C-Aufgaben
- unwichtig
- nicht selber
- späterer Zeitpunkt
- A-Aufgaben
- Zeitplanung
- 15% aller Aufgaben sind A-Aufgaben und benötigen 65% der Zeit
- 20% aller Aufgaben sind B-Aufgaben und benötigen 20% der Zeit
- 65% aller Aufgaben sind C-Aufgaben und benötigen 15% der Zeit
Was ist das Eisenhower-Prinzip?
Das Eisnehower-Prinzip hilft zu entscheiden welche Aufgaben wichtig sind
- Quadrant I (Terminieren):
- Wichtige Aufgaben aber nicht dringend
- Aufgaben für einen späteren Zeitpunkt terminieren
- Prüfen ob es möglich ist die Aufgabe zu delegieren
- Wichtige Aufgaben aber nicht dringend
- Quadrant II (Sofort selber erledigen)
- Wichtige Aufgaben, müssen sofort erledigt werden
- Müssen von mir selber erledigt werden
- Wichtige Aufgaben, müssen sofort erledigt werden
- Quadrant III (Delegieren)
- Nicht wichtige Aufgaben, müssen aber dringend erledigt werden
- Aufgaben sofort delegieren
- Nicht wichtige Aufgaben, müssen aber dringend erledigt werden
- Quadrant IV (Papierkorb)
- Nicht wichtige Aufgaben und auch nicht dringend
- für mich nicht wichtig und nicht dringend, können andere tun
- oder ab in den Papierkorb
- Nicht wichtige Aufgaben und auch nicht dringend
Wie kann man Prioritäten setzen bei E-Mails?
- E-Mails im Büro nur alle 2-3 Stunden aufrufen
- Kurze E-Mails (max 2 Minuten Zeitaufwand) sofort beantworten
- Bei grösserem zeitlichem Aufwand das Eisenhower-Prinzip anwenden:
- Wichtig Informationen: Ablegen und zu einem späteren Zeitpunkt lesen
- Wichtige Aufgaben: Ablegen und zu einem späteren Zeitpunkt erledigen
- Unwichtige Informationen: Nicht lesen, ab in den Papierkorb
- Unwichtige Aufgaben: Wenn möglich delegieren
Was ist die persönliche Leisungskurve?
- Tägliche Schwankunge im Biorhythmus
- Kräfteebenen von Körper, Geist und Seele
- Erledigen Sie die wichtigen Aufgaben möglichst in leistungsstarken Phasen
- Leistungsschwache Phasen mit Routinearbeit überbrücken
- Tagesrhythums angewöhnen:
- zu Bett gehen
- Aufstehen
- Essen
- usw.
Was sind Zeitfallen?
Zeitfallen empfinden wir als Stress:
- Zeitpläne vollpacken
- Pufferzeiten für unvorgesehene Ereignisse einplanen
- Störungsfreie Zeiten einplanen
- Unterbrechungen
- möglichst vermeiden
- Multitasking
- lieber auf eine Sache konzentrieren
- Pendenzen aufschieben
- Pendenzen sofort erledigen
- Operative Hektik
- Zeitnot durch unrealistische Planung
- Nicht "Nein" sagen
- sich abgrenzen
- Routineaufgaben
- wenn möglich vermeiden oder abdelegieren
- Unpünktlichkeit
- Pünktlichkeit ist ein Zeichen von Höflichkeit, Respekt und Verlässlichkeit
- Informationsprobleme
- Informationsflut
- Informationsdefizite
- Unordnung
- es gibt kein "kreatives Chaos"
Zwischen welchen 2 Arten von Stress wird unterschieden?
- Eustress, positiv empfundener Stress
- eu = gut
- Distress, negativ emfundener Stress
- dis = schlecht
Wie hessen die 3 Schutzmechanismen gegen Stress?
- Bewältigung
- Einstellung ändern, d.h. Umgang mit Stress ändern (Anpassung an das Umfeld)
- Prävention
- Stressoren beseitigen oder verändern (Anpassung des Umfelds)
- Externe Hilfe
- Im Krankheitsfall oder bei Burn-out
