Führung für technische Kaufleute
Kapitel 3 Zeitmanagement
Kapitel 3 Zeitmanagement
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Kartei Details
| Karten | 13 |
|---|---|
| Sprache | Deutsch |
| Kategorie | BWL |
| Stufe | Andere |
| Erstellt / Aktualisiert | 22.04.2016 / 18.09.2022 |
| Weblink |
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Wie heissen die Anforderungen an die persönliche Zeitplanung?
Tastatur-Befehle:
= drehen,
= vor-/rückwärts,
= scrollen
- Grosse Aufgaben in Teilaufgaben zerlegen
- Je kurzfristiger die Planung ist, desto detaillierter sollte die Planung sein
- Verbindliche Erledigungstermine machen
- Kurzfritstige Änderungen einplanen
- Schriftliche Zeitplanung machen
Was für Vorteile bringt eine schriftliche Zeitplanung?
Tastatur-Befehle:
= drehen,
= vor-/rückwärts,
= scrollen
- Verbindlichkeiten schaffen
- Gedächnis entlasten
- Selbstmotivation fördern
- erreichte Teilziele fördern die Motivation
- Kontrollmöglichkeiten schaffen
Was ist die ALPEN-Methode?
Tastatur-Befehle:
= drehen,
= vor-/rückwärts,
= scrollen
Sie hilft mir eine Tagesplanung zu erstellen
- Aufgben notieren
- Länge (Zeitdauer abschätzen)
- Pufferzeiten reservieren
- 60% verplanen, 40% Zeitreserven
- Entscheidungen treffen über Prioritäten
- Nachkontrolle machen
Welche Vorteile hat Prioritäten zu setzen?
Tastatur-Befehle:
= drehen,
= vor-/rückwärts,
= scrollen
- Wer zuerst die wichtige Aufgabe macht, kann sich voll darauf konzentrieren und muss nicht wegen einer noch wichtigeren Augabe unterbrechen
- Durch das Priorisieren weiss man, was delegiert werden kann und was man selber ausführen muss
- Auch wenn man nicht alle Aufgaben erledigt hat, weiss man die wichtigsten sind vom Tisch, was sehr motivierend ist
Wie heissen 4 Methoden um die Aufgaben zu priorisieren?
Tastatur-Befehle:
= drehen,
= vor-/rückwärts,
= scrollen
- Pareto-Prinzip
- Sensibilisiert für den eigenen Perfektionsanspruch
- ABC-Analyse
- Hilft bei der Beurteilung der Wichtigkeit der Aufgabe
- Eisenhower-Prinzip
- Wie dringend sind die Augaben
- Persönliche Leistungskurve
- Sinnvolle Aufgabenverteilung im Tagesablauf
Was ist das Pareto-Prinzip?
Tastatur-Befehle:
= drehen,
= vor-/rückwärts,
= scrollen
Das Pareto-Prinzip besagt:
- In 20% der aufgewendeten Zeit werden 80% der Ergebnisse erreicht
- In den überigen 80% der aufgewendeten Zeit werden nur noch 20% der Ergebnisse erreicht
Was ist die ABC-Analyse?
Tastatur-Befehle:
= drehen,
= vor-/rückwärts,
= scrollen
Die ABC-Analyse hilft Prioritäten zu setzen in der Fülle der Aufgaben
- Aufgabenkategorien
- A-Aufgaben
- sehr wichtig
- dringend
- selber
- B-Aufgaben
- durchschnittlich wichtig
- nicht selber
- späterer Zeitpunkt
- C-Aufgaben
- unwichtig
- nicht selber
- späterer Zeitpunkt
- A-Aufgaben
- Zeitplanung
- 15% aller Aufgaben sind A-Aufgaben und benötigen 65% der Zeit
- 20% aller Aufgaben sind B-Aufgaben und benötigen 20% der Zeit
- 65% aller Aufgaben sind C-Aufgaben und benötigen 15% der Zeit
Was ist das Eisenhower-Prinzip?
Tastatur-Befehle:
= drehen,
= vor-/rückwärts,
= scrollen
Das Eisnehower-Prinzip hilft zu entscheiden welche Aufgaben wichtig sind
- Quadrant I (Terminieren):
- Wichtige Aufgaben aber nicht dringend
- Aufgaben für einen späteren Zeitpunkt terminieren
- Prüfen ob es möglich ist die Aufgabe zu delegieren
- Wichtige Aufgaben aber nicht dringend
- Quadrant II (Sofort selber erledigen)
- Wichtige Aufgaben, müssen sofort erledigt werden
- Müssen von mir selber erledigt werden
- Wichtige Aufgaben, müssen sofort erledigt werden
- Quadrant III (Delegieren)
- Nicht wichtige Aufgaben, müssen aber dringend erledigt werden
- Aufgaben sofort delegieren
- Nicht wichtige Aufgaben, müssen aber dringend erledigt werden
- Quadrant IV (Papierkorb)
- Nicht wichtige Aufgaben und auch nicht dringend
- für mich nicht wichtig und nicht dringend, können andere tun
- oder ab in den Papierkorb
- Nicht wichtige Aufgaben und auch nicht dringend
Wie kann man Prioritäten setzen bei E-Mails?
Tastatur-Befehle:
= drehen,
= vor-/rückwärts,
= scrollen
- E-Mails im Büro nur alle 2-3 Stunden aufrufen
- Kurze E-Mails (max 2 Minuten Zeitaufwand) sofort beantworten
- Bei grösserem zeitlichem Aufwand das Eisenhower-Prinzip anwenden:
- Wichtig Informationen: Ablegen und zu einem späteren Zeitpunkt lesen
- Wichtige Aufgaben: Ablegen und zu einem späteren Zeitpunkt erledigen
- Unwichtige Informationen: Nicht lesen, ab in den Papierkorb
- Unwichtige Aufgaben: Wenn möglich delegieren
Was ist die persönliche Leisungskurve?
Tastatur-Befehle:
= drehen,
= vor-/rückwärts,
= scrollen
- Tägliche Schwankunge im Biorhythmus
- Kräfteebenen von Körper, Geist und Seele
- Erledigen Sie die wichtigen Aufgaben möglichst in leistungsstarken Phasen
- Leistungsschwache Phasen mit Routinearbeit überbrücken
- Tagesrhythums angewöhnen:
- zu Bett gehen
- Aufstehen
- Essen
- usw.
Was sind Zeitfallen?
Zeitfallen empfinden wir als Stress:
- Zeitpläne vollpacken
- Pufferzeiten für unvorgesehene Ereignisse einplanen
- Störungsfreie Zeiten einplanen
- Unterbrechungen
- möglichst vermeiden
- Multitasking
- lieber auf eine Sache konzentrieren
- Pendenzen aufschieben
- Pendenzen sofort erledigen
- Operative Hektik
- Zeitnot durch unrealistische Planung
- Nicht "Nein" sagen
- sich abgrenzen
- Routineaufgaben
- wenn möglich vermeiden oder abdelegieren
- Unpünktlichkeit
- Pünktlichkeit ist ein Zeichen von Höflichkeit, Respekt und Verlässlichkeit
- Informationsprobleme
- Informationsflut
- Informationsdefizite
- Unordnung
- es gibt kein "kreatives Chaos"
Zwischen welchen 2 Arten von Stress wird unterschieden?
- Eustress, positiv empfundener Stress
- eu = gut
- Distress, negativ emfundener Stress
- dis = schlecht
Wie hessen die 3 Schutzmechanismen gegen Stress?
- Bewältigung
- Einstellung ändern, d.h. Umgang mit Stress ändern (Anpassung an das Umfeld)
- Prävention
- Stressoren beseitigen oder verändern (Anpassung des Umfelds)
- Externe Hilfe
- Im Krankheitsfall oder bei Burn-out
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