Beschaffungslogistik Teil 2

2. Bild Bestellpunktmodell

2. Bestellrhytmusmodell

Bei Bestellrhytmusmodell wird der Lagerbestand im Zeitabstand Ty regelmässig überprüft (Lädeli System). Im Gegensatz zum Bestellpunktmodell ist hier die Bestellperiode fest, dafür variiert die Bestellmenge.

Gegenüberstellung

Planungsmodelle zur Materialbeschaffung basieren auf einem vorgegebenen Planungsrhytmus, der täglich, wöchentlich oder monatlich abläuft. Die Länge dieser Intervalle hängt von den betrieblichen Gegebenheiten ab. Detailhändler oder z.B. Party Service Betriebe planen täglich, Maschinenfabriken hingegen eher in einem wöchentlichen oder monatlichen Rhythmus.

Für die eigentliche Planungsrechnung werden folgende Angaben benötigt (auch LZ 5):

-          Geplante Bedarfsmengen (was brauche in zukünftig)

-          Anfangsbestand

-          Losgrösse

-          Wiederbeschaffungszeit

Danach werden die geplanten Aufträge mit Hilfe einer einfachen Vorwärtsrechnung sukzessive bestimmt. Für das folgende Beispiel wird von einem Anfangsbestand von 100, einer Bestellmenge von 90 und einer Wiederbeschaffungszeit von 3 Zeitperioden ausgegangen.

Beschaffungsplanung

Reichweite

Diese Kennzahl ist in der Praxis am aussagekräftigsten, da diese ins Verhältnis zum durchschnittlichen oder noch besser zum geplanten Verbrauch gesetzt werden kann. Dadurch können Einflüsse wie z.B. Preisschwankungen oder ein markantes Wachstum in der Firma neutralisiert werden.

Grundlegende Informationen zur Materialbeschaffungsplanung

ABC Analyse

-          Konzentriert sich auf die wertmässige Bedeutung der Güter

-          Eine relativ kleine Anzahl  von A-Gütern (20%) weisen einen grossen wertmässigen

Anteil (80%) am Materialbedarf einer Periode auf

Diese Artikel sind einer intensiven Bewirtschaftung zu unterziehen.

-          B und C Güter können mit einfacheren Methoden bewirtschaftet werden

XYZ Analyse

-          Konzentriert sich auf die Prognostizierbarkeit des Bedarfs

-          Es ist einfacher die Ziele der Materialwirtschaft zu erzielen, wenn die Güter geringe Schwankungen aufweisen und deshalb gut prognostizierbar sind

-          Grosse  Schwankungen führen zu zusätzlichen Kosten bei der Lagerhaltung

-          X = gut prognostizierbar, geringe Bedarfsschwankungen Y = mittel prognostizierbar Z = schlecht prognostizierbar, grosse Bedarfsschwankungen

-          Verbrauchsstrukturen: Konstanter und regelmässiger Verbrauch gut prognostizierbar, sehr sporadischer Verbrauch schlecht prognostizierbar

-          Güter mit kleinen Bedarfsschwankungen z.B. Grundnahrungsmittel kann ein kontinuierlicher Materialzufluss mit kleinen Lagerbeständen organisiert werden

-          Grössere Bedarfsschwankungen lassen sich durch grössere Lagerbestände auffangen

Kombinierte Anwendung ABC/XYZ

-          AX Güter können JIT beschafft werden (hoher Wert und gute Prognostizierbarkeit, geringe Bedarfsschwankungen

-          Z.B. Z Güter intern herstellen, Aufträge möglicherweise auch für externe Lieferanten nicht interessant und deshalb teuer

Drei Möglichkeiten, die auch nebeneinander angewendet werden können:

-          Einzelbeschaffung bei Bedarf (order to make)

-          Beschaffung auf Vorrat (order to stock)

-          JIT

E

Einzelbeschaffung (order to make)

-          Betrieben mit Einzelanfertigung

-          Auf Bedarf bestellt

-          Komplexe Produkte, kleine Mengen, Einzelstücke, bei uns Medikamente auf Oberarztrezept oder Onkologika auf K

-          Höhere Preise, Spezialanfertigungen

-          Aus Sicht der XYZ Analyse = Z Güter

-          Hier kann ich kein Lager optimieren weil ich keines haben aber vielleicht optimieren durch Anschaffung von Konsignationslager

Vorteile:

-          Zwischenlagerung nur in Ausnahmefällen, somit geringe bis keine Lagerhaltungskosten, somit keine Kapitalbindungskosten

Nachteile:

-          Beschaffung kleiner Mengen ist teuer

-          Schwieriger Termine zu planen und verfügbare Kapazitäten auszulasten

-          Ev. erhebliche Lieferfristen

-          Am häufigsten eingesetzt

-          Hier kann ich Lager optimieren

-          Um die wirtschaftliche Versorgung des Materialeinsatzes sicherzustellen, werden für diesen Fall immer mehr technische Hilfsmittel eingesetzt. Sie ermöglichen die Mechanisierung und Automatisierung der Aktivitäten und senken dadurch die Kosten der Lagerhaltung

-          Bei der Beschaffung auf Lager werden die Materialien, verglichen mit den durchschnittlichen Bezügen vom Lager, in relativ grossen Mengen bestellt.

-          Meist handelt es sich um X und Y Güter, die regelmässig benötigt werden und deren Bedarf deshalb mehr oder weniger gut prognostizierbar ist

JIT

-          JIT bedeutet, dass die Materialbereitstellung durch einen mehr oder weniger kontinuierlichen und lagerlosen Zufluss des Materials von den Zulieferern ans Unternehmen erfolgt

-          Prinzip wird vor allem dann angewendet, wenn in der Fertigung ebenfalls JIT produziert wird; Bauteile werden nur dann hergestellt, wenn sie tatsächlich benötigt werden und nicht ans Lager gelegt werden müssen

Exkurs: mittlere Kapitalbindung (gehört nicht zu diesem Lernziel)

Formel: Sicherheitsbestand + 50% vom Bestellwert Beispiel: Sicherheitsbestand 260000, Bestellwert 260000, davon 50% = 390000 mittlere Kapitalbindung

1.       Kostenoptimale Beschaffungsmenge (Bestellmenge)

-          grössere Mengen bestellen= tiefere Preise und bessere Konditionen

-          Andererseits: grosse Bestellmengen = erhöhte Lagerhaltungskosten

-          Ziel: Gesamtheit der relevanten Kosten minimieren

-          Berechnung basiert auf mehreren Faktoren (Lagerkosten, Bestellkosten, jährliche Gesamtkosten, optimale Losgrösse=Andler Formel)

1.1. Lagerkosten (KL)

-          Kosten für das gebundene Kapital (Zins)

-          Sämtliche Tätigkeiten der Materialverwaltung = 15-20% des Einstandpreises

-Lagerraum (Miete)

-Handlingskosten bei der Ein- und Auslagerung

-Führen der Lagerbuchhaltung und Inventuren                                    mengen- und zeitabhängige Kosten, durch festen Prozentsatz berechnet

-Versicherung

-Schwund und Wertverminderung

Formel Berechnung mittlere Lagermenge:

L = q       L = mittlere Lagermenge

      2       q = Bestellmenge/Losgrösse

Ergänzt man nun noch die Kosten pro Mengeneinheit sowie die Kosten für das gebundene Kapital und die Lagerung (15-20%), so erhält man die gesamten jährlichen Lagerkosten.

Formel zur Berechnung der jährlichen Lagerkosten (KL):

KL = q   x     z x EP                KL = jährliche Lagerkosten      z = Lagerzinsfuss (15-20%)

        2          100                   q = Bestellmenge/Losgrösse  EP = Einstandspreis

Hebel: durch Verhandlungen der EP (bessere Konditionen) und durch Reduzierung der Losgrösse gehen Lagerkosten zurück. Achtung: Allerdings gehen durch die Reduzierung der Losgrösse die Bestellkosten ↑

Beispiel:

Losgrösse q: 3000 Stück                                              3000    x   20 x 5.50     = 1650.—kostet uns das Lager/Jahr für diesen Artikel

Einstandspreis: 5.50                                                      2                   100

Lagerzinsfuss: 20%

Die Bestellkosten sind mengenunabhängige Fixkosten pro Auftrag oder pro Bestellung. Sie beinhalten bei… (wir kosten etwas)

Fremdbezügen:

-          Bestellungsauslösung

-          Bestellungserteilung

-          Wareneingang

-          Qualitätskontrolle

Eigenfertigung:

-          Erstellen der Arbeitsaufträge

-          Administrative Behandlung der Arbeitsaufträge

-          Einrichten und Abräumen der Betriebsmittel

-          Qualitätskontrolle

→ Auch hier können Durchschnittswerte für diese Kosten eingesetzt werden. Man geht in der Industrie von CHF 150.- – 300.- aus (für die Auslösung einer Bestellung).

Formel zur Berechnung der jährlichen Bestellkosten (KB):

→ die jährlichen Bestellkosten hängen von der Anzahl Bestellungen pro Jahr ab.

KB =   V50  x  k3  KB = jährliche Bestellkosten  V50 = Jahrsbedarf

             q                q = Bestellmenge/Losgrösse  k3 = Kosten pro Bestellung

Beispiel:

Jahresbedarf (V50) von 36000 Stück                            36000   x 150.-  = 1800.- / Jahr für diesen Artikel

Kosten pro Bestellung (k3) 150.-                                    3000

Bestellmenge q = 3000 Stück

Jährliche Gesamtkosten somit: 1800 + 1650 = 3450.- für diesen Artikel – Ziel: Diesen Wert so tief wie möglich zu halten

Betrachtet man die abgebildete Kurve der jährlichen Gesamtkosten, so erkennt man, dass die Gesamtkosten dort minimal sind, wo die Kurve der Lagerkosten (KL) diejenige der Bestellkosten (KB) kreuzt. Demzufolge kann beim Schnittpunkt die entsprechende optimale Bestellmenge resp. Losgrösse abgelesen werden.

Schlussfolgerungen:

-          Wenn die Kosten pro Bestellung höher ausfallen, dann steigt die optimale Losgrösse

-          Wenn der Einkaufspreis sinkt, dann steigt die optimale Losgrösse ebenfalls

-          Wichtig für Prüfung: die Bestandteile der Formel erklären und wie sie hergeleitet wird

Da die Kostenkurve im Bereich der optimalen Losgrösse sehr flach ist, ergibt sich für die Bestellmenge eine relativ grosse Toleranz, ohne dass sich die Kosten sehr stark erhöhen. Dies lässt sich sowohl in der Graphik als auch rechnerisch nachvollziehen. Diesen Spielraum gilt es entsprechend auszunutzen, zumal die errechnete optimale Losgrösse aus verschiedensten Gründen nicht immer realisiert werden kann:

Einschränkungen:

-          Für die errechnete Menge ist kein Platz an Lager

-          Lieferant bietet sehr interessante Rabattstaffeln an, die nicht mit der optimalen Losgrösse übereinstimmen

-          Gewünschter Liefertermin kann vom Lieferanten nicht eingehalten werden, Teillieferungen werden notwendig

-          Die Gebindegrössen stimmen nicht mit der optimalen Losgrösse überein

-          Die Firmen- bzw. Lagerhaltungspolitik gibt Rahmenbedingungen vor (z.B. mind 1 Monatsbedarf an Lager bei Antibiotika), die von der optimalen Losgrösse abweicht

-          Verderblichkeit der Güter schränkt eine Lagerhaltung stark ein

Formel kann mit Staffelpreisen ergänzt werden.

Wi ist die optimale Lostgrösse

Optimale Losgrösse Formel

Zur Abdeckung eines gegebenen Jahresbedarfs führen grosse Bestellmengen (grosse Losgrössen) zu hohen Lagerkosten, jedoch insgesamt zu niedrigen Bestellkosten bzw. Rüstkosten. Bei kleinen Bestellmengen ergeben sich umgekehrt niedrige Lagerkosten, dafür insgesamt hohe Bestellkosten bzw. Rüstkosten. Die optimale Bestellmenge/Losgrösse ist so zu wählen, dass die beiden Kostenkategorien (Lagerkosten, Bestellkosten) insgesamt minimal ausfallen.

Weitere aus der Losgrössenformel abgeleitete Grössen:

-          Optimale Gesamtkosten

-          Optimale mittlere Lagermenge

-          Optimaler Einlagerungs- bzw. Bestellintervall

-          Optimale Umschlagsziffer

Der Sicherheitsbestand hat die Aufgabe,

-          Bedarfsschwankungen

-          Einlagerungsverzögerungen

-          Minderablieferungen (z.B. Qualitätsprobleme)

…abzufangen

Ist der mittlere Bedarf (M) keinen Schwankungen unterworfen, so liegt eine einfache Ausgangslage vor. Die Bestellung muss spätestens bei einem Lagerbestand von  M x WBZ ausgelöst werden. Die Ware wird dann bei einer konstanten Abnahme des Lagerbestandes rechtzeitig eintreffen.

Bei schwankendem Bedarf ist dieses einfache Vorgehen wie oben genannt jedoch nicht sinnvoll, da Fehlmengen in Kauf zu nehmen sind, wenn während der Wiederbeschaffungszeit verglichen mit M eine erhöhte Nachfrage eintritt. Ebenfalls führt dies bei Lieferverzögerungen oder bei Mindermengen zu Problemen, da innerhalb der gegebenen Wiederbeschaffungszeit nicht reagiert werden kann. Um dies zu verhindern, kann ein Sicherheitsbestand Xs eingeführt werden.

1.       Berechnung in Abhängigkeit vom geschätzten durchschnittlichen Wochenbedarf (WB)

2.  Berechnung in Abhängigkeit vom maximalen Bedarf pro Zeitperiode gemäss nachfolgendem Beispiel:

3. Berechnung in Abhängigkeit des Planbedarfs (Bedarf während der Wiederbeschaffungszeit) mit einem Sicherheitsfaktor

-          Kosten einer erhöhten Lagerhaltung ist den kostenmässigen Konsequenzen von fehlenden Beständen (Fehlmengenkosten) gegenüberzustellen

-          Jedoch: schwierig zu berechnen

-          Praxis deshalb meist mengenmässige Berechnung des Sicherheitsbestandes

Generell gilt: Sicherheitsbestand ist umso höher, je

-          Länger die Wiederbeschaffungszeit

-          Schlechter die Planbarkeit des Bedarfes

-          Sporadischer der Verbrauch

-          Höher der gewünschte Lieferbereitschaftsgrad

1.       Körperliche Inventur

Vermögensbestände werden physisch erfasst durch Zählen, Messen und Wiegen.

1.1.  Stichtagsinventur

Mengenmässige Erfassung der Bestände und Eintrag in die Inventurliste. Die Inventur sollte kurz vor oder am Bilanzstichtag erfolgen. Die Bestände dürfen in der Zeit der Inventur (Stichtag) nicht bewegt werden.

1.2. Verlegte Inventur

Wenn eine Aufnahme zum Stichtag oder eine permanente Inventur nicht möglich ist, kann diese Inventurart verwendet werden. Die Inventurkann zu einem beliebigen Datum gemacht werden und wird dann wertmässig anhand der erfolgten Wertzu- und –abgänge auf den Stichtag umgerechnet.

1.3. Permanente Inventur

Verteilung der Inventur auf das gesamte Geschäftsjahr auf Basis der Lagerbuchhaltung und nachweisbarer Zu- und Abgänge. Zu einem beliebigen Zeitpunkt erfolgt eine körperliche Inventur. Diese wird mit dem Sollbestand (ERP System) verglichen und der Solbestand ggf. entsprechend korrigiert.

1.4. Stichprobeninventur

Ist ein rechtlich zulässiges Verfahren zur Inventuroptimierung. Nach der vollumfänglichen Inventur der hochwertigen Bestände werden aus den Restbeständen Stichproben gewählt, die ebenfalls körperlich inventiert werden. Daraus wird anschliessend der Gesamtbestand hochgerechnet.

Erklärung der Durchschnitts-, FIFO und LIFO Methode anhand eines Beispiels:

1.       Berechnung in Abhängigkeit vom geschätzten durchschnittlichen Wochenbedarf (WB)

2. Berechnung in Abhängigkeit vom maximalen Bedarf pro Zeitperiode

3. Berechnung in Abhängigkeit des Planbedarfs (Bedarf während der Wiederbeschaffungszeit) mit einem Sicherheitsfaktor

4. Kann auch kostenmässig betrachtet werden