Beschaffungslogistik Teil 2

Die Bestellkosten sind mengenunabhängige Fixkosten pro Auftrag oder pro Bestellung. Sie beinhalten bei… (wir kosten etwas)

Fremdbezügen:

-          Bestellungsauslösung

-          Bestellungserteilung

-          Wareneingang

-          Qualitätskontrolle

Eigenfertigung:

-          Erstellen der Arbeitsaufträge

-          Administrative Behandlung der Arbeitsaufträge

-          Einrichten und Abräumen der Betriebsmittel

-          Qualitätskontrolle

→ Auch hier können Durchschnittswerte für diese Kosten eingesetzt werden. Man geht in der Industrie von CHF 150.- – 300.- aus (für die Auslösung einer Bestellung).

Formel zur Berechnung der jährlichen Bestellkosten (KB):

→ die jährlichen Bestellkosten hängen von der Anzahl Bestellungen pro Jahr ab.

KB =   V50  x  k3  KB = jährliche Bestellkosten  V50 = Jahrsbedarf

             q                q = Bestellmenge/Losgrösse  k3 = Kosten pro Bestellung

Beispiel:

Jahresbedarf (V50) von 36000 Stück                            36000   x 150.-  = 1800.- / Jahr für diesen Artikel

Kosten pro Bestellung (k3) 150.-                                    3000

Bestellmenge q = 3000 Stück

Jährliche Gesamtkosten somit: 1800 + 1650 = 3450.- für diesen Artikel – Ziel: Diesen Wert so tief wie möglich zu halten

Betrachtet man die abgebildete Kurve der jährlichen Gesamtkosten, so erkennt man, dass die Gesamtkosten dort minimal sind, wo die Kurve der Lagerkosten (KL) diejenige der Bestellkosten (KB) kreuzt. Demzufolge kann beim Schnittpunkt die entsprechende optimale Bestellmenge resp. Losgrösse abgelesen werden.

Schlussfolgerungen:

-          Wenn die Kosten pro Bestellung höher ausfallen, dann steigt die optimale Losgrösse

-          Wenn der Einkaufspreis sinkt, dann steigt die optimale Losgrösse ebenfalls

-          Wichtig für Prüfung: die Bestandteile der Formel erklären und wie sie hergeleitet wird

Da die Kostenkurve im Bereich der optimalen Losgrösse sehr flach ist, ergibt sich für die Bestellmenge eine relativ grosse Toleranz, ohne dass sich die Kosten sehr stark erhöhen. Dies lässt sich sowohl in der Graphik als auch rechnerisch nachvollziehen. Diesen Spielraum gilt es entsprechend auszunutzen, zumal die errechnete optimale Losgrösse aus verschiedensten Gründen nicht immer realisiert werden kann:

Einschränkungen:

-          Für die errechnete Menge ist kein Platz an Lager

-          Lieferant bietet sehr interessante Rabattstaffeln an, die nicht mit der optimalen Losgrösse übereinstimmen

-          Gewünschter Liefertermin kann vom Lieferanten nicht eingehalten werden, Teillieferungen werden notwendig

-          Die Gebindegrössen stimmen nicht mit der optimalen Losgrösse überein

-          Die Firmen- bzw. Lagerhaltungspolitik gibt Rahmenbedingungen vor (z.B. mind 1 Monatsbedarf an Lager bei Antibiotika), die von der optimalen Losgrösse abweicht

-          Verderblichkeit der Güter schränkt eine Lagerhaltung stark ein

Formel kann mit Staffelpreisen ergänzt werden.

Wi ist die optimale Lostgrösse

Optimale Losgrösse Formel

Zur Abdeckung eines gegebenen Jahresbedarfs führen grosse Bestellmengen (grosse Losgrössen) zu hohen Lagerkosten, jedoch insgesamt zu niedrigen Bestellkosten bzw. Rüstkosten. Bei kleinen Bestellmengen ergeben sich umgekehrt niedrige Lagerkosten, dafür insgesamt hohe Bestellkosten bzw. Rüstkosten. Die optimale Bestellmenge/Losgrösse ist so zu wählen, dass die beiden Kostenkategorien (Lagerkosten, Bestellkosten) insgesamt minimal ausfallen.

Weitere aus der Losgrössenformel abgeleitete Grössen:

-          Optimale Gesamtkosten

-          Optimale mittlere Lagermenge

-          Optimaler Einlagerungs- bzw. Bestellintervall

-          Optimale Umschlagsziffer

Der Sicherheitsbestand hat die Aufgabe,

-          Bedarfsschwankungen

-          Einlagerungsverzögerungen

-          Minderablieferungen (z.B. Qualitätsprobleme)

…abzufangen

Ist der mittlere Bedarf (M) keinen Schwankungen unterworfen, so liegt eine einfache Ausgangslage vor. Die Bestellung muss spätestens bei einem Lagerbestand von  M x WBZ ausgelöst werden. Die Ware wird dann bei einer konstanten Abnahme des Lagerbestandes rechtzeitig eintreffen.

Bei schwankendem Bedarf ist dieses einfache Vorgehen wie oben genannt jedoch nicht sinnvoll, da Fehlmengen in Kauf zu nehmen sind, wenn während der Wiederbeschaffungszeit verglichen mit M eine erhöhte Nachfrage eintritt. Ebenfalls führt dies bei Lieferverzögerungen oder bei Mindermengen zu Problemen, da innerhalb der gegebenen Wiederbeschaffungszeit nicht reagiert werden kann. Um dies zu verhindern, kann ein Sicherheitsbestand Xs eingeführt werden.

1.       Berechnung in Abhängigkeit vom geschätzten durchschnittlichen Wochenbedarf (WB)

2.  Berechnung in Abhängigkeit vom maximalen Bedarf pro Zeitperiode gemäss nachfolgendem Beispiel:

3. Berechnung in Abhängigkeit des Planbedarfs (Bedarf während der Wiederbeschaffungszeit) mit einem Sicherheitsfaktor

-          Kosten einer erhöhten Lagerhaltung ist den kostenmässigen Konsequenzen von fehlenden Beständen (Fehlmengenkosten) gegenüberzustellen

-          Jedoch: schwierig zu berechnen

-          Praxis deshalb meist mengenmässige Berechnung des Sicherheitsbestandes

Generell gilt: Sicherheitsbestand ist umso höher, je

-          Länger die Wiederbeschaffungszeit

-          Schlechter die Planbarkeit des Bedarfes

-          Sporadischer der Verbrauch

-          Höher der gewünschte Lieferbereitschaftsgrad

1.       Körperliche Inventur

Vermögensbestände werden physisch erfasst durch Zählen, Messen und Wiegen.

1.1.  Stichtagsinventur

Mengenmässige Erfassung der Bestände und Eintrag in die Inventurliste. Die Inventur sollte kurz vor oder am Bilanzstichtag erfolgen. Die Bestände dürfen in der Zeit der Inventur (Stichtag) nicht bewegt werden.

1.2. Verlegte Inventur

Wenn eine Aufnahme zum Stichtag oder eine permanente Inventur nicht möglich ist, kann diese Inventurart verwendet werden. Die Inventurkann zu einem beliebigen Datum gemacht werden und wird dann wertmässig anhand der erfolgten Wertzu- und –abgänge auf den Stichtag umgerechnet.

1.3. Permanente Inventur

Verteilung der Inventur auf das gesamte Geschäftsjahr auf Basis der Lagerbuchhaltung und nachweisbarer Zu- und Abgänge. Zu einem beliebigen Zeitpunkt erfolgt eine körperliche Inventur. Diese wird mit dem Sollbestand (ERP System) verglichen und der Solbestand ggf. entsprechend korrigiert.

1.4. Stichprobeninventur

Ist ein rechtlich zulässiges Verfahren zur Inventuroptimierung. Nach der vollumfänglichen Inventur der hochwertigen Bestände werden aus den Restbeständen Stichproben gewählt, die ebenfalls körperlich inventiert werden. Daraus wird anschliessend der Gesamtbestand hochgerechnet.

Erklärung der Durchschnitts-, FIFO und LIFO Methode anhand eines Beispiels:

1.       Berechnung in Abhängigkeit vom geschätzten durchschnittlichen Wochenbedarf (WB)

2. Berechnung in Abhängigkeit vom maximalen Bedarf pro Zeitperiode

3. Berechnung in Abhängigkeit des Planbedarfs (Bedarf während der Wiederbeschaffungszeit) mit einem Sicherheitsfaktor

4. Kann auch kostenmässig betrachtet werden

Wiederbeschaffungszeit

-          Ermittlung und Ableitung eines nach Menge und Zeit definierten Bedarfes

-          Mit Hilfe von einfacheren manuellen (einfachere Produktionsstrukturen) oder komplexeren EDV unterstützten Mitteln (Automobile, Maschinen die aus 1000 Teilen bestehen)

-          Planungsrechnungen müssen über alle Produktionsstufen hinweg verknüpft werden, damit die benötigte Menge gerade rechtzeitig für den Einsatz im folgenden Prozess fertig gestellt werden

MRP machen Materialbedarfs- und Kapazitätsplanung.  Die MRP Systeme benötigen folgende Eingabedaten:

1. Ermittlung des Primärbedarfs

Die Ermittlung des Primärbedarfs wird meist den Verkaufs- und Marketingorganisationen einer Unternehmung übertragen. Je nach Komplexität der Artikel resp. Absatzmärkte wird es dem Verkauf schwerer fallen, verlässliche Angaben über den zu erwartenden Bedarf zu machen. Diese Angaben bilden die Grundlage für die Grobplanung und das Produktionsprogramm und beeinflussen als Folge die Beschaffungsplanung.

2. Ermittlung des Sekundärbedarfs

Aus diesem Grunde muss die Ermittlung des Sekundärbedarfs so ausgerichtet werden, dass der daraus abgeleitete Bedarf für die zu produzierenden oder einzukaufenden Materialien und Teile mit grösstmöglicher Wahrscheinlichkeit dem späteren effektiven Bedarf entspricht.

Vielfach werden die Verbräuche in der Vergangenheit als

Durchschnittswerte berechnet und für die Beurteilung künftiger

Verbräuche zu Hilfe genommen. Diese Mittelwerte sind jedoch

Nur dann als Voraussagewert geeignet, wenn der Bedarfsverlauf

Einigermassen gleichbleibend beurteilt wird. Bedarfsschwankungen

Lassen sich nicht vollständig eliminieren. Sie beeinflussen die

Sicherheitsbestände und damit die Kosten der Vorratshaltung. Je

Genauer die Schätzungen des zukünftigen Bedarfs ausfallen, umso besser lassen sich die notwendigen Lagerzugänge ermitteln, terminieren und damit die Kosten zu minimieren.

Das Bestellpunktsystem arbeitet mit einem Sicherheitsbestand (Xs), einem Bestellpunkt (XBP) und einer Bestellmenge (q), für die q0 (optimale Losgrösse) gewährt werden kann.

Das Modell kann am besten anhand eines Beispiels erklärt werden:

-          Nach jeder Auslieferung ist zu prüfen, ob der neue Lagerbestand (XL) unter den Bestellpunkt (XBP) gesunken ist

-          Gilt XL ≤ XBP, so ist die Bestellung mit der Menge q resp. q0 auszulösen

Für das Beispiel gelten folgende Vorgaben:

Der Bedarf M beträgt 600 Stück und maxM ist 900 Stück pro Woche. Eine Arbeitswoche hat 6 Arbeitstage. Bestellt werden jeweils 1000 Stück, die nach einer Woche zur Verfügung stehen. Unter diesen Voraussetzungen gilt Xs = 300 und XBP = 900. Wenn mit XL begonnen wird, erhält man im Zeitablauf die in der nachfolgenden Tabelle dargestellten Bewegungen und Bestandesänderungen. Da der wöchentliche Bedarf 600 beträgt, wird der Sicherheitsbedand nie unterschritten. Nach Eingang der bestellten Menge sind die Werte für den Lagerbestand und Lager plus offene Bestellungen solange identisch, bis wieder eine Bestellung ausgelöst wird.

Zusammenfassend lässt sich das Bestellpunkt-Modell wie folgt charakterisieren: Bei zufällig schwankenden Lagerabgängen variieren die Periodenlängen zwischen zwei Lagerzugängen. Die Bestellmengen sind jedoch konstant.

2. Bild Bestellpunktmodell

2. Bestellrhytmusmodell

Bei Bestellrhytmusmodell wird der Lagerbestand im Zeitabstand Ty regelmässig überprüft (Lädeli System). Im Gegensatz zum Bestellpunktmodell ist hier die Bestellperiode fest, dafür variiert die Bestellmenge.

Gegenüberstellung

Planungsmodelle zur Materialbeschaffung basieren auf einem vorgegebenen Planungsrhytmus, der täglich, wöchentlich oder monatlich abläuft. Die Länge dieser Intervalle hängt von den betrieblichen Gegebenheiten ab. Detailhändler oder z.B. Party Service Betriebe planen täglich, Maschinenfabriken hingegen eher in einem wöchentlichen oder monatlichen Rhythmus.

Für die eigentliche Planungsrechnung werden folgende Angaben benötigt (auch LZ 5):

-          Geplante Bedarfsmengen (was brauche in zukünftig)

-          Anfangsbestand

-          Losgrösse

-          Wiederbeschaffungszeit

Danach werden die geplanten Aufträge mit Hilfe einer einfachen Vorwärtsrechnung sukzessive bestimmt. Für das folgende Beispiel wird von einem Anfangsbestand von 100, einer Bestellmenge von 90 und einer Wiederbeschaffungszeit von 3 Zeitperioden ausgegangen.

Beschaffungsplanung

Reichweite

Diese Kennzahl ist in der Praxis am aussagekräftigsten, da diese ins Verhältnis zum durchschnittlichen oder noch besser zum geplanten Verbrauch gesetzt werden kann. Dadurch können Einflüsse wie z.B. Preisschwankungen oder ein markantes Wachstum in der Firma neutralisiert werden.

Grundlegende Informationen zur Materialbeschaffungsplanung

ABC Analyse

-          Konzentriert sich auf die wertmässige Bedeutung der Güter

-          Eine relativ kleine Anzahl  von A-Gütern (20%) weisen einen grossen wertmässigen

Anteil (80%) am Materialbedarf einer Periode auf

Diese Artikel sind einer intensiven Bewirtschaftung zu unterziehen.

-          B und C Güter können mit einfacheren Methoden bewirtschaftet werden

XYZ Analyse

-          Konzentriert sich auf die Prognostizierbarkeit des Bedarfs

-          Es ist einfacher die Ziele der Materialwirtschaft zu erzielen, wenn die Güter geringe Schwankungen aufweisen und deshalb gut prognostizierbar sind

-          Grosse  Schwankungen führen zu zusätzlichen Kosten bei der Lagerhaltung

-          X = gut prognostizierbar, geringe Bedarfsschwankungen Y = mittel prognostizierbar Z = schlecht prognostizierbar, grosse Bedarfsschwankungen

-          Verbrauchsstrukturen: Konstanter und regelmässiger Verbrauch gut prognostizierbar, sehr sporadischer Verbrauch schlecht prognostizierbar

-          Güter mit kleinen Bedarfsschwankungen z.B. Grundnahrungsmittel kann ein kontinuierlicher Materialzufluss mit kleinen Lagerbeständen organisiert werden

-          Grössere Bedarfsschwankungen lassen sich durch grössere Lagerbestände auffangen

Kombinierte Anwendung ABC/XYZ

-          AX Güter können JIT beschafft werden (hoher Wert und gute Prognostizierbarkeit, geringe Bedarfsschwankungen

-          Z.B. Z Güter intern herstellen, Aufträge möglicherweise auch für externe Lieferanten nicht interessant und deshalb teuer

Drei Möglichkeiten, die auch nebeneinander angewendet werden können:

-          Einzelbeschaffung bei Bedarf (order to make)

-          Beschaffung auf Vorrat (order to stock)

-          JIT

E