Compendio Personalmanagement für

Soziale Ziele streben die soziale Effizienz bei der Leistungserbringung an, die sich in einer höheren Arbeitszufriedenheit der Mitarbeitenden ausdrückt.

Die Unternehmenspolitik enthält alle Massnahmen und Entscheidungen, die das Verhalten des Unternehmens nach innen und nach aussen regeln.

Als Dokument kommuniziert die Unternehmenspolitik alle Unternehmensziele in schriftlicher Form.

- Das Maximumprinzip bedeutet, dass man unter den gegeben Bedingungen eine möglichst hohe Arbeitsleistung erreichen möchte. Dies erfordert eine ständige Verbesserung der Leistungsbereitschaft und –fähigkeit der personellen Ressourcen.

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•    Höhere Leistung durch tiefe fixe Löhne bei Versicherungsberater und Hauptanteil   durch Leistungsprämien.

- Das Minimumprinzip Prinzip verlangt, dass eine vorgegeben Leistung mit dem minimalen Einsatz an Kosten erbracht wird. Dies erfordert einen immer effizienteren Einsatz der personellen Ressourcen.

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•    Auslagerung des Contact Centers ins Ausland, was die Personalkosten um 10% vermindert.

-Das Optimumprinzip besagt, dass man mit möglichst kleinem Aufwand einen möglichst grossen Ertrag generiert.

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•    Möglichst viele Neukunden gewinnen bei möglichst geringen Marketingausgaben.

-Die Vision richtetet sich nur nach innen an die Führungskräfte und Mitarbeitende. Das Leitbild richtet sich nach innen und nach aussen, sprich an alle Anspruchsgruppen des Unternehmens.

-Die Vision ist prägnant, Leitbilder detaillierter.

-Das Leitbild beginnt oft mit der Vision. Die Vision ist also Voraussetzung und Teil des Leitbilds.

-Leitbilder werden immer schriftlich formuliert, Visionen nicht zwingend.

-Das Leitbild ist eine Kurzfassung, in der das Wesentliche auf wenige pragmatische Leitsätze reduziert wird (v.a. für Stakeholder und Öffentlichkeit).

Personalmarketing im Sinne des modernen Personalmanagements richtet sich an die bestehenden Mitarbeitenden (internes Personalmarketing) und an potenzielle Kandidaten (externes Personalmarketing).

Internes Personalmarketing: Das Unternehmen will hier Schlüsselpersonen langfristig binden….

… durch monetäre Anreize, wie z.B. Boni, besondere Sozialleistungen, Erfolgsanteile, etc.

… durch nicht monetäre Anreize, wie Entwicklungsmöglichkeiten, Gesundheitsförderung, etc.

Externes Personalmarketing: Das Unternehmen will hier Talente anziehen…

… durch direkte Marketingmassnahmen, wie Stellenausschreibungen, Vergabe von Praktika, etc.

… durch indirekte Marketingmassnahmen, wie z.B. die Förderung seines positiven Image

(durch das Kommunizieren von Erfolgen oder gesellschaftlichem Engagement, etc.)

Im Zusammenhang mit dem Personalmarketing spricht man auch von Employer Branding (Arbeitgebermarkenbildung). Dies umfasst alle Massnahmen, die dazu beitragen, dass ein Arbeitgeber als Marke einzigartig wahrgenommen wird. Idealerweise gilt er als «Traumarbeitgeber».

Die Personalplanung ist ein Teil der Unternehmensplanung und steht in Abhängigkeit von der Planung der anderen Unternehmensbereiche (z. B. Finanz-, Produktions-, Absatzplanung):

• Die Personalbedarfsplanung stellt für einen Planungszeitraum die Anzahl benötigter Mitarbeitender und deren Qualifikationen fest.
• Die Personaleinsatzplanung befasst sich mit der Nutzung der vorhandenen Personalkapazitäten.
•  Die Personalkostenplanung ermittelt die Kostenauswirkungen von Personalentscheidungen.

- kurzfristigen Personalmangel

- Fluktuationsrate

- Kosten

- Konkurrenzkampf

Ersatzbedarf: entsteht durch Kündigungen, Beförderungen oder Pensionierungen.

Neubedarf: entsteht aufgrund von Veränderungen in den strategischen Unternehmenszielen, z.B. durch Expansionsvorhaben, neue / zusätzliche Aufgaben, veränderte Arbeitsbedingungen, etc.

Personalabbau: entsteht durch veränderte Unternehmensziele und -massnahmen, Umstrukturierungen, Stilllegungen oder auch Verlagerungen.

Die quantitative Personalbedarfsplanung weist die Zahl der Personen aus, die für die Erfüllung der Aufgaben zu einem bestimmten Zeitpunkt und für eine bestimmte Dauer benötigt werden.

Die quantitative Personalbedarfsplanung beantwortet die Frage „Wie viele personelle Ressourcen brauchen wir, um die Unternehmensziele zu erreichen?“.

-Wie hoch ist der Personalbedarf für die verschiedenen Funktionen in den nächsten Jahren, Monaten, Wochen und Tagen?

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-Für welche strategisch wichtigen Stellen gibt es in den nächsten Jahren welchen Nachfolgebedarf?

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-Welche sonstige quantitative Veränderungen (Personalverschiebung oder –abbau) sind zu erwarten?

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Der Stellenplan und Stellenbesetzungsplan sowie die Ermittlung des Nettobedarfs sind wichtige Bestandteile der quantitativen Personalbedarfsplanung. 

Die qualitative Personalbedarfsplanung beschäftigt sich mit den Kompetenzen, die es für die Erfüllung einer Aufgabe braucht

Die qualitative Personalbedarfsplanung beantwortet die Frage „Welche personelle Ressourcen brauchen wir, um die Unternehmensziele zu erreichen?“.

Folgende Themen beinhaltet die qualitative Personalbedarfsplanung:

-Stelle und Stellenbeschreibung

-Das Funktionendiagramm

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-Das Anforderungsprofil 

Der Stellenplan ist das Verzeichnis aller Stellen und enthält u.a. folgende Informationen:

-Stellennummer

-Stellenbezeichnung

-Rang- bzw. Funktionsebene

-Kennzeichnung, ob es sich um eine nur einmal vorkommende Stelle handelt

-Zeitpunkt, wann die Stelle eingerichtet wurde

-Zeitpunkt der letzten Überprüfung der Stellen- bzw. Tätigkeitsbeschreibung

-Informationen über Anforderungsprofil und Gehaltseinstufung

Vom Stellenbesetzungsplan spricht man, wenn zusätzlich Informationen über den Stelleninhaber enthalten sind:

-Name, Geburtsdatum, Eintrittsdatum, Beginn der Stellenbesetzung

-Leistungsgrad

-Familienstatus

Die Ermittlung des quantitativen Personalbedarfs wird durch unsichere Informationen erschwert:

-Fehlzeiten: Ferien, Krankheit, Unfall, Sonderurlaub (Militär), betr. Weiterbildung, Absentismus (motivationsbedingte Fehlzeiten), Unentschuldigtes Fehlen

-Fluktuation: Kennzahl, welche den Personalwechsel eines Unternehmens aufzeigt.

-Bezeichnung der Stelle

-Aufgaben: Kurze Beschreibung der Aufgaben

-Verantwortung: Aufgaben, für die der Stelleninhaber verantwortlich ist

-Kompetenzen: Zuständigkeiten und Befugnisse des Stelleninhabers

-Hierarchische Stellung: Bezeichnung der Stellung in der Organisationsstruktur des Unternehmens (Vorgesetzte, Unterstellt)

-Stellvertretung

Das Funktionendiagramm stellt in einer Matrix das funktionale Zusammenwirken verschiedener Stellen bei der Aufgabenerfüllung dar.

-In den Zeilen des Funktionendiagramms wird der Arbeitsablauf (Prozess) mit den notwendigen Aufgaben / Tätigkeiten aufgeführt.

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-In den Spalten werden die Funktionsträger eingetragen, die an diesem Arbeitsablauf beteiligt sind, und deren Verantwortung für die einzelnen Aufgaben / Tätigkeiten.

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Vorteile: ist übersichtlich, Verantwortungsverteilung klar ersichtlich, klare Zuständigkeiten ersichtlich, was Konflikte vermindert.

Nachteile: nicht geeignet um detaillierte Regelungen oder Sonderfälle abzubilden, Gefahr der Überregulierung, Lösungsorientierung könnte verloren gehen.

Beim Anforderungsprofil spricht man von den vier Kompetenzen:

-Zur Fachkompetenz gehören berufsspezifische Fähigkeiten und Kenntnisse, die jemand als Fachperson qualifizieren.

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-Zur Methodenkompetenz gehören Fähigkeiten, die die Arbeitsweise betreffen.

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-Zur Sozialkompetenz gehört der Umgang mit Menschen.

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-Zur Ich-Kompetenz gehört die Art, wie jemand mit sich selbst umgeht.

-Fachliche Schlüsselfähigkeiten und –kenntnisse

-Berufliche Aus- und Weiterbildungen

-Praxiserfahrung (berufliche Tätigkeiten, Branche)

-IT-Kenntnisse

-Fremdsprachenkenntnisse

-Betriebswirtschaftliches / unternehmerisches Handeln

-Beherrschung fachspezifischer Methoden oder Techniken

-Managementfähigkeiten: Planen, Entscheiden, Umsetzen, Kontrollieren

-Intellektuelle Fähigkeiten: analytisches / vernetztes Denken, Problem-lösungsfähigkeit

-Fähigkeiten im Umgang mit Menschen: Kommunikationsfähigkeit, Konfliktfähigkeit, Einfühlungsvermögen, Überzeugungskraft

-Fähigkeiten in der Zusammenarbeit mit anderen: Team-, Kooperations-fähigkeit

-Dienstleistungs- / Kundenorientierung

-Integrität, Loyalität, Selbstvertrauen

-Leistungsorientierung: Zielorientierung, Frustrationstoleranz, Einsatzbe-reitschaft

-Belastbarkeit: Umgang mit Druck, mit Komplexität und mit eigenen Ressourcen (Selbstmanagementfähigkeit)

-Kreativität, Initiative, Veränderungsfähigkeit, Vielseitigkeit

• Umgang mit Mitarbeiter (Kommunikationsfähigkeit, Empathie, Teamfähigkeit Respekt)
• Zusammenarbeit mit Mitarbeitern (Kooperationsbereitschaft,, Motivationsfähigkeit, Anerkennung, Trennung Sach.- & Beziehungsebene)
• Führung von Mitarbeitern ( Motivation, Weiterntwicklung, Feedback, Gerechtigkeit, Vorbildfunktion)

-Bei der Personaleinsatzplanung geht es um die konkrete Nutzung der vorhandenen Personalkapazitäten.

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-Ausgangspunkt ist die Frage: Was muss in einem bestimmten Zeitraum von wem erledigt werden?

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-Die gesetzlichen Vorgaben (z.B. Ruhezeiten) oder die gesetzlichen Feiertage, müssen zwingend eingehalten und die geleisteten Überzeiten mit einem zeitlichen oder finanziellen Zuschlag abgegolten werden.

-Die Personalkosten machen vielerorts den höchsten Anteil an den Gesamtkosten aus (ca. 82%). Somit braucht es einen Koordinationsprozess zwischen dem Finanz- und Rechnungswesen, die Personalabteilung und den einzelnen Führungsbereichen.

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-Faustregel: Ein Austritt einer Person mit anschliessender Neubesetzung kostet zusätzlich ein Jahresgehalt der betreffenden Stelle.

Die interne Personalsuche besteht v. a. aus Versetzungen oder der Beförderung von bestehenden Mitarbeitenden in neue Positionen.

Für die externe Personalsuche stehen verschiedene Wege offen:

• Am bekanntesten ist das Personalinserat im Internet, in Zeitungen oder Fachzeitschriften.
• Heute ist das Electronic Recruiting als elektronisch unterstützter Personalgewinnungsprozess weitverbreitet.
• Viele Unternehmen beauftragen externe Personaldienstleister mit der Suche und der Vorselektion der Nachfolgekandidaten.
• Die Pflege des eigenen Kontaktnetzwerks und Öffentlichkeitsarbeit erschliessen wichtige potenzielle Bewerberquellen.

• Printmedien
• Jobmessen
• Networking
• Internet (Websites der Unternehmen, Jobbörsen, soziale Netzwerke)
• Initiativbewerbung
• Personaldienstleister und Arbeitsvermittlung

• das Unternehmen:« Wir sind …»
• die Aufgabe:« Wir suchen …»
• die Anforderungen:« Wir erwarten …»
• die betrieblichen Leistungen:« Wir bieten …»
• die Bewerbungsmodalitäten:« Ihre schriftliche/ elektronische Bewerbung …»

• vollständig,
• ordentlich,
• angemessen,
• strukturiert,
• plausibel,
• wahr,
• lückenlos,
• aktuell