Personaladministration 1 - NBW PersonalassistentIn 2021
1. Inhalt, Ziele und Aufgaben der Personaladministration / 2. Personaleintritt (Phasen des Eintritts, Probezeit)
1. Inhalt, Ziele und Aufgaben der Personaladministration / 2. Personaleintritt (Phasen des Eintritts, Probezeit)
Kartei Details
| Karten | 48 |
|---|---|
| Sprache | Deutsch |
| Kategorie | Berufskunde |
| Stufe | Berufslehre |
| Erstellt / Aktualisiert | 23.01.2021 / 18.11.2024 |
| Weblink |
https://card2brain.ch/box/20210123_personaladministration_nbw_personalassistentin
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Was versteht man unter dem Begriff Personalmanagement?
Bereich der Betriebswirtschaft, der sich um den planmässigen Umgang mit dem Produktionsfaktor Arbeit bemüht.
Synonyme: Personalwesen, Personalwirtschaft, Human Resources Management
Was versteht man unter dem Begriff Personaladministration?
Die Summe der administrativen Aufgaben und Massnahmen im Unternehmen, die sich auf den Mitarbeiter - von seiner Einstellung bis zu seiner Entlassung bzw. Pensionierung - beziehen.
⇒ Die Summe aller administrativen Aufgaben von der Einstellung bis zum Austritt eines Mitarbeitenden
Beschreibe den Inhalt des Personalwesens.
Das Personalwesen bewegt sich im Spannungsfeld der Interessen-Bereiche zwischen Mitarbeitenden und Unternehmung sowie zwischen individuellen Bedürfnissen der Arbeitnehmenden und den Leistungszielen der Arbeitgeber. Die gesamte Personalarbeit ist eine Dienstleistungsfunktion.
Was ist das Ziel der Personaladministration?
Was ist dabei die Devise?
Die Bereitstellung von Informationen über das Personal eines Unternehmens.
Devise: vereinfachen - vereinheitlichen - vermeiden von mehrfachem Erfassen derselben Daten - im Sinne einer Dienstleistung am Kunden.
Wer sind die internen Kunden der Personaladministration?
- Mitarbeitende
- Vorgesetzte
- Andere Abteilungen
- Mitarbeitende der Personalabteilung
Wer sind die externen Kunden der Personaladministration?
- Bewerber
- Versicherungen
- Andere Arbeitgeber
- Behörden und Ämter
Beispiele von Aufgaben der Personaladministration?
• Daten für die Informationsverarbeitungsprozesse verwalten, aufbereiten und aktualisiert zur Verfügung zu stellen
• Entlastung und Unterstützung der Führungskräfte beim Erledigen von Formalitäten
• In Zusammenarbeit mit den Führungskräften sinnvolle Verfahren, Systeme und Instrumente entwickeln und diese einführen und betreuen
• Auswertungen und Entscheidungsgrundlagen aufbereiten
Gliedern Sie grob die Aufgaben der Personaladministration in zwei Kategorien und nennen Sie zu jeder Kategorie ein paar Beispiele?
Personalverwaltungsaufgaben, die aus betrieblichen Gründen oder von Gesetzes wegen durchzuführen sind
- Ein-/ Austritte
- Lohnverarbeitung
- Zeugnisse
- Personalrabatte
- Betriebsanlässe
- Personalzeitung
- Arbeitszeitsysteme
- Sozialversicherungen
- Statistiken
- Jubiläen
Verwaltungsaufgaben, die für personalpolitische und planerisch-strategische Entscheidungen notwendige sind.
Aufbereitung von Managementkennzahlen wie:
- Personaleinheiten
- Absentismus (Krankheit, Unfallquoten, Ausbildungstage)
- Salärvergleiche
- Mitarbeit beim Budgetierungsprozess
- Durchführung und Auswertung von MA-Befragungen
Nennen Sie mögliche Hilfsmittel in der Personaladministration.
- Musterbriefe
- Formulare
- Checklisten
Was sind die Anforderungen an die Personaladministration?
- Dienstleistungen für andere (intern/extern)
- Sie muss durch die Qualität ihrer Arbeit und fachliche Kompetenz der handelnden Person überzeugen.
- wichtige Vertrauensstelle sein und Diskretion bewahren
- Drehscheibenfunktion ausüben im Informationsaustausch zwischen internen und externen Stellen
Beim Personaleintritt eines neuen MA sollte man besondere Aufmerksamkeit auf die spezielle Situation legen.
Was gibt es Grundsätzliches zu bedenken/beachten damit eine reibungslose Integration gelingt?
- Erster Arbeitstag für MA ein Schlüsselerlebnis, das sich stark im Gedächtnis einprägt
- Alles ist neu und unbekannt
- Reaktion auf alle Eindrücke, ob negativ oder positiv
- Erste Urteilsbildung über Kollegen, Vorgesetzte und die Arbeit
- rasche Entscheidung über Zufriedenheit und sich Wohl fühlen
In welche Phasen lässt sich der Personal-Eintritt gliedern?
- Vorbereitungsphase
- Eintrittstag
- Einführungstag / Einführungsseminar
- Einarbeitungszeit / Probezeit
- Ablauf der Probezeit
Bei wem liegt grundsäztlich die Verantwortung für die Einführung von neuen MA?
liegt beim direkten Vorgesetzen; HR-Admin unterstützt dabei
Mit welcher Aufgabe startet faktisch der Eintritt/Einführung eines neuen Mitarbeiters?
Ausstellung des Arbeitsvertrages
Welche Tätigkeiten/Aufgaben sind in der Vorbereitungsphase bei einem Personaleintritt zu erledigen?
- Information an die betroffene Stellen (Vorgesetzte, Mitarbeiter, etc.)
- Aufträge an internen Stellen (Informatik, Telefonzentrale, Uniformen, Namensschilder, Visitenkarten, etc.)
- Kontakt mit Bewerber halten, Unterlagen (Hauszeitung, Informationen, Geburtstagkarte) schicken, Einladung zum ersten Arbeitstag (Willkommensschreiben)
- Abschlusskontrolle (z.B. Arbeitsplatz und -mittel, Uniformen, etc.)
Welche Instrumente/Hilfsmittel stehen für die Tätigkeiten/Aufgaben in der Vorbereitungsphase eines Personaleintrittes zur Verfügung?
- Checkliste "Eintritt eines neuen Mitarbeiters"
- Eintrittsliste
- Formular "Aufträge bei Eintritt"
- Schwarzes Brett (für Info der Belegschaft)
- Musterbrief "Herzlich Willkommen"
Was sind die Ziele und Vorteile einer guten Einführung?
Ziele:
- Der MA fühlt sich innert kurzer Zeit integriert und kennt seinen Aufgabenbereich sowie das Umfeld
- Der MA kann im Rahmen seiner Kompetenzen selbständig handeln sowie entscheiden
- der Firma längere Zeit erhalten bleiben
Vorteil:
- Leistungsfähiger und -williger
- Loyal
- Motiviert
- gutes Image der Firma
Durch welche Massnahmen werden die Ziele eines guten Eintritts erreicht?
- Besichtigungen, Kennenlernen des Umfeldes & Kollegen
- Gespräche und Informationen
- Schulungen (intern/extern)
- Praktische Einsätze
Welche Arbeiten gehören zur Vorbereitung eines Einführungsprogrammes und welche Instrumente gibt es dazu?
Aufgaben:
- Ansprechpartner ("Götti") bestimmen und instruieren
- Betroffene informieren und Termine vereinbaren
- ev. Anmeldung zu einer Einführungsveranstaltung
Instrumente:
- Checkliste "Einführungsprogramm" (berufsgruppenspezifisch und/oder individuell)
- Standard-Einführungsprogramm mit Basisinformationen und Eckpfeilern
Was ist beim ersten Arbeitstag (Eintrittstag) zu beachten?
- Begrüssung: der MA wird von einer Empfangsperson (Linienvorgesetzter, Personalchef, Personalassistentin) in Empfang genommen. Nicht warten lassen!
- Rundgang/Vorstellungsrunde (Arbeitskollegen, Team und Gotte/Götti)
- Vorgesetzter erkärt Einführungsprogramm
- Gemeinsames Mittagessen (Vorgesetzter oder Team)
- erste Einweisung am Arbeitsplatz durch Vorgesetzer/Götti
- Am Abend des ersten Arbeitstages empfiehlt sich ein erstes Gespräch (Feedback vom MA einholen)
Was sind die wichtigsten 7 Schritte am Eintrittstag?
- Empfang durch die Personalabteilung
- Eintrittsgespräch mit dem Vorgesetzten
- Kennenlernen neuer Mitarbeiter
- Erklärung der Betriebsorganisation und der Infrastruktur
- Informationen zu den Produkten und Dienstleistungen des Betriebs
- Übergabe von Arbeitsmittel (Laptop, Handy, Dienstwagen, usw.) und Schlüsseln, Badge, Organigramm, Telefonverzeichnis, Reglemente etc.
- Sorgfältige Erklärung der ersten Aufgaben
Was ist bei der Wahl des Götti für neue Mitarbeiter zu beachten?
- kennt die vom neuen MA auszuführenden Arbeiten genau
- hierarchisch etwa gleichgeordnet
- von allen Seiten als Fachmann anerkannt
- über hohe soziale Kompetenz und Sensibilität verfügen
- ein beliebter und geachteter Kollege sein
- verhält sich gegenüber dem Betrieb in jeder Situation loyal
Was ist das Ziel/Zweck eines Einführungstages/-seminar?
- eine positive Atmosphäre schaffen
- dem MA zeigen, dass von Anfang an eine echte Betreuung erhalten
- Netzwerkgelegenheit mit anderen neuen MA ermöglichen
- Überblick über Geschichte, Aufgaben, Organisation und versch. HR-Fragen geben
Was sind die Vorteile von Einführungstagen/-seminaren?
- häufig besonders gutes Verhältnis zw. Bekanntschaften, die am Einführungstag entwickelt wurden (beruflich & privat)
- Verbesserung der Zusammenarbeit über Organisatonseinheiten hinweg durch bewusst gepflegte Einführungstag-Kontakte
- positive Beeinflussung der Leistungsfähigkeit durch übergreifende Kontakte in den Organisatonseinheiten
Wann beginnt die Einarbeitungszeit/Probezeit?
mit dem Eintrittstag
Wer ist für die Phase der Probezeit verantwortlich?
der Linienvorgesetzte, HR unterstützt bei Kontroll- und Koordinationsaufgaben
Was soll während der Probezeit erreicht werden (Ziel)?
neuer MA soll sich in seinem Arbeitsbereich auskennen und über das Unternehmen gut Bescheid wissen
Was ist der Zweck der Probezeit?
Gelegenheit zu prüfen, ob eine Zusammenarbeit gut, richtig und möglich ist.
Möglichkeit sich ein Bild über die Leistungen und Verhalten des neuen MA zu machen (Zwischenbilanz/Standortbestimmung).
Wie lange dauert gemäss OR die Probezeit?
Wenn schriftlich nichts anderes vereinbart:
Bei einem unbefristeten Anstellungsverhältnis einen Monat.
Bei einem befristeten Anstellungsverhältnis keine Probezeit.
(gemäss OR 335b)
Wann beginnt die Probezeit zu laufen?
Kann die gesetzlich geregelte Probezeit von einem Monat durch die Vertragsparteien auch anders geregelt werden?
Ja,
bei einem unbefristeten Anstellungsverhältnis ist es möglich, die Probezeit weg zu bedingen oder auf max. 3 Monate zu erhöhen
bei einem befristeten Anstellungsverhältnis eine Probezeit von max. 3 Monaten zu vereinbaren
Kann die Probezeit verlängert werden und was ist die maximal zulässige Höchstdauer?
Ja, Probezeit kann gem. OR durch schriftliche Abrede auf maximal 3 Monate verlängert resp. ausgedehnt werdern.
Kann die Beschränkung der Höchstdauer der gesetzlichen Probezeit von 3 Monaten durch eine anders lautende, schriftliche Abmachung aufgehoben werden?
Zeitpunkt oder Gründe für Verlängerung der Probezeit?
Entweder bei der Erstellung des Arbeitsvertrages oder bei Verhinderung des Arbeitnehmers wegen Krankheit, Unfall oder bei Erfüllung einer nicht freiwillig übernommenen gesetzlichen Pflicht wie Militär/Zivildienst um die Dauer der Arbeitsunfähigkeit resp. der fehlenden Tage (effektive Dauer der Abwesenheit).
Wann und um wie viel darf die gesetztliche Höchstdauer von 3 Monaten der Probezeit überschritten/verlängert werden?
Wenn der Arbeitnehmer während eines Teils der Probezeit wegen Krankheit, Unfall oder Erfüllung einer nicht freiwillig übernommenen gesetzlichen Pflicht wie Militär oder Zivildienst an der Arbeitsleistung verhindert ist. Die Probezeit darf um die effektive Dauer der Abwesenheit verlängert werden.
Sind Schwangerschaft und Urlaub/Ferien auch Gründe die Probezeit zu verlängern?
Wann kann während der Probezeit gekündigt werden und wie lange dauert die Kündigungsfrist?
Der Anstellungsvertrag kann während der Probezeit von beiden Seiten jederzeit auf 7 Tage gekündigt werden. Es ist möglich, die Kündigung auf jeweils das Ende einer Arbeitswoche zu vereinbaren.
Muss die Kündigungsfrist innerhalb der Probezeit ablaufen?
Wann muss die Kündigung beim Empfänger eintreffen, damit die gesetzliche (7Tage) oder die vereinbarte kurze Kündigungsfrist der Probezeit noch gilt?
Kann auch am letzten Tag der Probezeit noch mit der gesetzlichen (7 Tage) oder der vereinbarten kurzen Kündigungsfrist gekündigt werden?
Ja, die Kündigung muss am letzten Tag der Probezeit beim Empfänger eintreffen.
Bestehen während der Probezeit die Kündigungsschutzfristen, d.h. ist eine Kündigung wegen Krankheit oder Unfall zulässig?
