Personaladministration 1 - NBW PersonalassistentIn 2021

Entweder bei der Erstellung des Arbeitsvertrages oder bei Verhinderung des Arbeitnehmers wegen Krankheit, Unfall oder bei Erfüllung einer nicht freiwillig übernommenen gesetzlichen Pflicht wie Militär/Zivildienst um die Dauer der Arbeitsunfähigkeit resp. der fehlenden Tage (effektive Dauer der Abwesenheit). 

Wenn der Arbeitnehmer während eines Teils der Probezeit wegen Krankheit, Unfall oder Erfüllung einer nicht freiwillig übernommenen gesetzlichen Pflicht wie Militär oder Zivildienst an der Arbeitsleistung verhindert ist. Die Probezeit darf um die effektive Dauer der Abwesenheit verlängert werden.

Der Anstellungsvertrag kann während der Probezeit von beiden Seiten  jederzeit auf 7 Tage gekündigt werden. Es ist möglich, die Kündigung auf jeweils das Ende einer Arbeitswoche zu vereinbaren.

Ja, die Kündigung muss am letzten Tag der Probezeit beim Empfänger eintreffen. 

Ein einheitliches Arbeitsverhältnis liegt dann vor, wenn während der Kündigungsfrist des noch laufenden Arbeitsverhältnisses ein neuer Anstellungsvertrag geschlossen wird, welcher unmittelbar an den ersten anschliesst.

--> Die Vereinbarung einer neuen Probezeit im zweiten Vertrag ist unzulässig! 

Vor Ablauf der Probezeit führt der Vorgesetzte mit dem Mitarbeiter ein "Probezeitgespräch" und füllt den Probezeitbericht aus.

Die definitive Anstellung wird dem Mitarbeiter schriftlich mitgeteilt. Zum Bsp. mit einem separaten Schreiben oder einer Kopie des Probezeitberichtes, wo schriftlich festgehalten ist, dass der Mitarbeiter def. angestellt ist.

Als Stabstelle (keine Weisungsbefugnis)

Die Summe der administrativen Aufgaben und Massnahmen im Unternehmen, die sich auf den Mitarbeiter - von seiner Einstellung bis zu seiner Entlassung bzw. Pensionierung - beziehen.

⇒ Die Summe aller administrativen Aufgaben von der Einstellung bis zum Austritt eines Mitarbeitenden

Das Personalwesen bewegt sich im Spannungsfeld der Interessen-Bereiche zwischen Mitarbeitenden und Unternehmung sowie zwischen individuellen Bedürfnissen der Arbeitnehmenden und den Leistungszielen der Arbeitgeber.  Die gesamte Personalarbeit ist eine Dienstleistungsfunktion.

Die Bereitstellung von Informationen über das Personal eines Unternehmens.

Devise: vereinfachen - vereinheitlichen - vermeiden von mehrfachem Erfassen derselben Daten - im Sinne einer Dienstleistung am Kunden.

• Mitarbeitende
• Vorgesetzte
• Andere Abteilungen
• Mitarbeitende der Personalabteilung

• Bewerber
• Versicherungen
• Andere Arbeitgeber
• Behörden und Ämter

• Daten für die Informationsverarbeitungsprozesse verwalten, aufbereiten und aktualisiert zur Verfügung zu stellen

• Entlastung und Unterstützung der Führungskräfte beim Erledigen von Formalitäten

• In Zusammenarbeit mit den Führungskräften sinnvolle Verfahren, Systeme und Instrumente entwickeln und diese einführen und betreuen

• Auswertungen und Entscheidungsgrundlagen aufbereiten 

Personalverwaltungsaufgaben, die aus betrieblichen Gründen oder von Gesetzes wegen durchzuführen sind

• Ein-/ Austritte
• Lohnverarbeitung
• Zeugnisse
• Personalrabatte
• Betriebsanlässe
• Personalzeitung
• Arbeitszeitsysteme
• Sozialversicherungen
• Statistiken
• Jubiläen

Verwaltungsaufgaben, die für personalpolitische und planerisch-strategische Entscheidungen notwendige sind. 
Aufbereitung von Managementkennzahlen wie:

• Personaleinheiten
• Absentismus (Krankheit, Unfallquoten, Ausbildungstage)
• Salärvergleiche
• Mitarbeit beim Budgetierungsprozess
• Durchführung und Auswertung von MA-Befragungen

• Musterbriefe
• Formulare
• Checklisten

• Dienstleistungen für andere (intern/extern)
• Sie muss durch die Qualität ihrer Arbeit und fachliche Kompetenz der handelnden Person überzeugen.
• wichtige Vertrauensstelle sein und Diskretion bewahren
• Drehscheibenfunktion ausüben im Informationsaustausch zwischen internen und externen Stellen

• Erster Arbeitstag für MA ein Schlüsselerlebnis, das sich stark im Gedächtnis einprägt
• Alles ist neu und unbekannt
• Reaktion auf alle Eindrücke, ob negativ oder positiv
• Erste Urteilsbildung über Kollegen, Vorgesetzte und die Arbeit
• rasche Entscheidung über Zufriedenheit und sich Wohl fühlen 

• Vorbereitungsphase
• Eintrittstag
• Einführungstag / Einführungsseminar
• Einarbeitungszeit / Probezeit
• Ablauf der Probezeit

liegt beim direkten Vorgesetzen; HR-Admin unterstützt dabei

Ausstellung des Arbeitsvertrages

• Information an die betroffene Stellen (Vorgesetzte, Mitarbeiter, etc.)
• Aufträge an internen Stellen (Informatik, Telefonzentrale, Uniformen, Namensschilder, Visitenkarten, etc.)
• Kontakt mit Bewerber halten, Unterlagen (Hauszeitung, Informationen, Geburtstagkarte) schicken, Einladung zum ersten Arbeitstag (Willkommensschreiben)
• Abschlusskontrolle (z.B. Arbeitsplatz und -mittel, Uniformen, etc.)