Zertifikatsprüfung für Personalassistentin

Hilfsblatt zur Erläuterung des Vorgehens

Checkliste zur Vorbereitung des AC

Standardbrief zur Einladung zum Arztermin

Kommunikation ist einfacher

Für den MA ist es nicht flexibel

MA kann die Zeit auf seine Bedürfnisse anpassen

Die Kontrolle ist Anspruchsvoller

Motivation, individuell

Anspruchsvolle Bewirtschaftung

Spielraum für MA

Rechtlich kritisch, Kontrolle aufwändiger

• Bandbreitemodell
• Gleitzeit
• Blockzeit
• Sabbatical
• Funktionszeit
• Jahresarbeitszeit
• Nacht- und Schichtarbeit etc.
•  

• Durchschnittlicher Lohn pro Mitarbeiter
• Lohnnebenkosten in Prozent des Bruttolohns
• Abwesenheitszeiten in Prozent der bezahlten Zeiten
• Fluktuation
• Anteil der Kadermitarbeiter am Personalgesamtbestand
• Anteil pro Altersgruppe am Personalgesamtbestand
• Unfallstatistik

Veränderung zum Vorjahr zeigt auf, wo Handlungbedarf ist.

BDA Formel: Abgänge/Durchschnittlicher Personalbestand*100

Schlüter Formel:Abgänge/(Anfangspersonalbestand+Zugänge)*100

Vergleiche dienen als Basis für allfällige Massnahmen und Einsparpotenzial

Nach der Analyse können gezielt Massnahmen getroffen werden, um die Fluktuation zu reduzieren

Umsetzung Lohnpolitik, Lohngerechtigkeit können bewertet werden

Ereignisgebunden

Periodisch

Individuell

• Austrittsgründe
• Personalbestand
• Dienstalters- oder Lebensaltersstruktur
• Fehlzeiten für Ferien, bezahlten Urlaub, Krankheit, Unfall, Mutterschaft, Militär
• Unfallstatistiken: Berufs- und Nichtberufsunfälle
• Fluktuation

• Balkendiagramme, inklusive gruppierten Diagrammen und Stapelbalkendiagrammen
• Liniendiagramme
• Flächendiagramme
• Kreisdiagramme
• Boxplots
• Streudiagramme
• Histogramme
• Kartogramme

Betriebs- und Unternehmenregister

Darin sind folgende Daten enthalten:

• Firma oder Name, Sitz oder Wohnsitz und Adresse des Unternehmens und des Betriebs
• Gemeindenummer des Standorts gemäss dem «amtlichen Gemeindeverzeichnis der Schweiz»
• Identifikationsnummer (BUR-Nummer) des Betriebs
• Zahl der beschäftigten Personen nach Geschlecht und Beschäftigungsgrad
• Telefonnummer
• elektronische Adresse
• Zahl der Lehrlinge

Aufgaben: Soz.Versicherung.,SL abrechnen, New starter und leaver beabeiten

Länge: Dauer einzelner Aufgaben planen

Puffer: Pufferzeit planen

Entscheidung: Aufgaben priorisieren

Nachkontrolle: Aufgaben Beurteilen

Aufgaben nach deren Wichtigkeit priorisieren und sie in genau dieser Reihenfolge erledigen 

PIS: Informatik gestütztes Hilfsmittel zur Erstellung von Planungs- und Entscheidungsgrundlagen.

MIS: Führungsinstrument zur Steuerung der gesamten Prozesse und Aktivitäten im UN

• Leistungsmotivation
• Kontaktbedürfnis
• Sicherheitsbedürfnis
• Bedürfnis nach Anerkennung
• Wunsch nach Selbstverwircklichung
• Geltungsbedürfnis

LAMOUR

• Leistung (damit es gerecht empfunden wird, wird die bessere Leistung besser entlohnt)
• Anforderung (schwierige Aufgaben werden besser entlohnt)
• Marktkonformität (Der Lohn kann im Vergleich im Markt standhalten)
• Organisationsabsicht (Nur was finanzierbar ist, kann bezahlt werden) Muss für alle gelten
• Unternehmensmöglichkeit (wirtschaftliche Lage und Leistungsfähigkeit werden berücksichtigt)
• Recht und Ethik (Gesetz muss berücksichtigt werden)

• Gesellschaftliches: Kunde möchte gute Produkte zum guten Preis
• Technologische: Lieferant PCs möchte bei nächster beanschaffung berücksichtigt werden
• Ökologische: Naturschutz-Org. mächte umweltverträgliche Produktion
• Ökonomische: Aktionäre möchten (hohe) Dividenden

Intern:

• Kapitalgeber (interne: Aktionäre / externe:Banken
• Mitarbeitende (gleiche Ziele verfolgen)

Extern:

• Mitbewerber (sich von Konkurrenz differenzieren)
• Kunden (Bedprfnissen nachkommen)
• Lieferanten (stabile, lange dauernde Geschäftsbeziehung)
• Öffentlichkeit: (Medien, Sozialpartner, Nichtregierungsorganisationen (NGO))
• Staat (Einhaltung der Gesetze)

• Personalbeschaffungspolitik
• Lohnpolitik
• Entwicklungspolitik
• Führungspolitik
• Freisetzungspolitik

• normativen Ebene (Vision,Unternehmenspolitik, Leitbild) 
• strategischen Ebene ( Strategie, Businessplan)
• operative Management (Alltag, Planung, Organisation, Umsetzung) 

• Mitarbeiter (Lohn) - Kunden (billige Produkte)
• Kunden (billige P.) - Lieferant (guter Preis)
• Unternehmen (Mgmt) - Öffentlichkeit (Wahrheit)
• Unternehmen (Gew.) - Umweltorgan. (Erhalt der Umwelt)

AN-Vertreter möchten gute Bedingunen für MA aushandeln. Auf der anderen Seite möchten sie günstige Preise

Die Stellen werden nach Funktionsbereichen, gleichartigen Verrichtungen, gebildet

Ein grosses Unternehmen kann durch diese Aufspaltung die Aufgaben besser koordinieren. Dadurch wird es übersichtlicher und einfacher zu steuern. Kurze Kommunikationswege innerhalb der Sparte und verkürzte Durchlaufzeiten bringen Kosteneinsparungen und für die Mitarbeitenden weniger monotone Tätigkeiten.

Bei der Regionalorganisation werden Unternehmen auf der zweiten Hierarchie -Ebene, unterhalb der Unternehmensleitung, nach Regionen, also nach geografischen Aspekten, organisiert ( eindimensionale Organisationsstruktur , Segmentierung ). Die daraus entstehenden Teilbereiche weisen jeweils die üblichen Funktionen (Beschaffung, Produktion, Absatz usw.) und Kompetenzen auf. Im Regelfall werden die einzelnen Regionalbereiche als Profit-Center geführt.

• Strategie/ Grösse/ Reichweite
• Komplexität der Aufgaben/ Qualifikation von MA
• Kultur, Führungsstil