IT-PM Theorie 2020

Projekte: Einmalig und spezielle Organisationsstruktur

Linienaktivitäten: Einmalig aber keine besondere Organisationsstruktur

Regeltätigkeiten: keine Einmaligkeit, kein eindeutiger Start- und Endtermin (Tagesgeschäft)

Drei Faktoren, welche sich gegenseitig beeinflussen.

• Zeit: z.b. Endtermin vorverlegt -> mehr Mitarbeiter und/oder nicht alle Ergebnisse können erbracht werden
• Ergebnis: z.b. erwartetes Ergebnis wird vergrößert -> mehr Mitarbeiter und/oder mehr Zeit
• Ressourcen: z.b. Mitarbeiter fallen aus -> mehr Zeit und/oder Projektergebnis muss reduziert werden

4 Faktoren, welche sich beeinflussen.

• Zeit
• Ressourcen
• Inhalt (Umfang)
• Qualität

Es können nie alle 4 Dimensionen gleichzeitig optimiert werden, Optmierung einer Dimensionen immer auf Kosten der anderen Dimensionen -> Fläche des Quadrates bleibt immer gleich.

Management von IT-Systemen setzt sich aus drei Schritten zusammen:

• Planung: Neue Systeme, bzw. Änderungen planen
• Steuerung: Aufbau und Entwicklungen steuern
• Überwachen: laufende Prüfung des Betriebs

Veränderungen werden i.d.R. durch Projekte umgesetzt. Das Management von IT-Systemen gliedert sich in 3 Ebenen.

• Strategisches Management: Rahmenplan aufsetzen, zukünftige Entwicklung, Planung , Steuerung und Überwachung mehrer Projekte
• Operatives Management: Organisation des Betriebs eines IT-Systems
• Taktisches Management: Management der Einführung, bzw. Änderung einzelner Komponenten in Form von Projekten

1. Projektinitiierung
2. Projektplanung
3. Projektdurchführung
4. Projektabschluss

Die Projektdurchführung enthält mindestens eins der folgenden Projektmodule (Abhängig vom Projekt):

• Systemerhebung und -bewertung
• Systemspezifikation
• Systemauswahl
• Systemeinführung
• Systemevaluation

• Auftraggeber: Meistens Einzelperson, gibt Projektziele vor, stellt Ressourcen zur Verfügung, initiiert Projekt und nimmt es ab
• Lenkungsausschuss: Überwacht Planung und Ausführung hinsichtlich Ergebnissen, Terminen und Kosten. Nimmt Projektzwischen- und Projektberichte ab, besteht aus Vertretern aller im Projekt involvierten Gruppen
• Multiprojektmanager:
  • Großprojekt (Programm) mit vielen Einzelprojekten: Koordiniert und vernetzt Einzelprojekte, vertritt Einzelprojekte gegenüber dem Auftraggeber
  • Manager aller Projekte im Unternehmen: schafft Transparent, identifiziert Ressourcenengpässe
• Projektleiter: natürliche Person, verantwortlich für erfolgreiche Projektabwicklung, Planung, Steuerung, Überwachung, Abstimmung mit dem Auftraggeber, Projektplan erstellen, MA-Führung
• Projektmitarbeiter: Kernteam beinhaltet Projektleiter und MA, welche über die gesamte Zeit dem Projekt zugewiesen sind, Projektteam enthält auch MA für kurzfristigen Einsatz, führen zugewiesene Aufgaben aus

1. Person hat ähnliches Projekt bereits erfolgreich abgeschlossen
2. Person hat sich als Teammitglied empfohlen
3. besitzt möglichst viele der folgenden Fähigkeiten:

• Zielorientierung
• Menschenführung
• Entscheidungsbereitschaft
• Integration verschiedener Fachdisziplinen
• Belastbarkeit
• PM- und wirtschaftliche Kenntnisse

1. Projektidee formulieren
2. Projektziele festlegen
3. Projektauftrag erteilen
4. Projektorganisation festlegen
5. Kick-Off-Meeting durchführen

Personen oder Oragnisationen, welche vom betrachteten Projekt betroffen sind (Interessensgruppen)

• Projekt: Projketleiter, Designer, Tester
• Geschäftsumfeld: Benutzer, Help-Desk-Team
• Übrige Firma: Auftraggeber, Marketing, Vertrieb
• Umwelt: Kunden, Regierung, Wettbewerber

Worst Case: Vergessene Stakeholder fühlen sich übergangen und machen Stimmung gegen das Projekt.

• Brainstorming zu Projektbeginn (Wer kennt wen ?)
• Für jeden Stakeholder notieren: Name, Rolle, Einfluss, Erwartungen /Befürchtungen, Maßnahmen
• Machtspiele und Gegenspieler identifizieren

Projektumfeldanalyse kann helfen, die Einflüsse der Stakeholder zu veranschaulichen.

• Ziele müssen vor Projektbeginn exakt definiert sein
• Ziele müssen für die Dauer des Projektes stabil sein
• an alle Stakeholder kommuniziert sein
• Zielzustand definieren, nicht den Weg dahin
• nicht mehr als 3-5 Hauptziele
• Ziele sollten aus Problemsituation heraus abgeleitet werden

• Spezifisch: so präzise wie möglich formuliert
• Messbar
• Erreichbar
• Relevant
• Terminiert

• Purpose: Was ist der Zweck ?
• Advantage: Welche Vorteile bringt das System ?
• Measure: Wie kann man die Vorteile messen ?

• Erstes offizielles, schriftliche Dokument des Projektes
• Auftraggeber trifft die Entscheidung, das Projekt durchzuführen
• Enthält Kontaktdaten von Auftraggeber, Hintergrund und Ziele, Laufzeit, Budget, Vorgaben zur Organisation, Datum, Unterschrift

1. Reine Projektorganisation: Projekt ist eigenständige Einheit im Unternehmen und Mitarbeiter werden ausschließlich dem Projekt zugeordnet. PM hat maximale Weisungsbefugnis. Vor allem bei großen Projekten.

• Vorteile: Effizientere Abwicklung, Fokus auf Team, kurze Kommunikationswege
• Nachteile: Mitarbeiter müssen am Ende wieder in Linientätigkeiten eingeordnet werden, Gefahr der Abkapselung, möglicherweise suboptimale Auslastung einiger Projektmitarbeiter

2. Matrix-Projektorganisation: MA bleiben in ihren bisherigen Positionen, anteilioge Projektzuordnung, ermöglicht viele gleichzeitige Projekte

• Vorteile: Flexibel, Expertenwissen kann leichter abgegriffen werden (MA ausleihen)
• Nachteile: MA haben mehrere Vorgesetzte, Terminkollisionen, MA haben mehrere Aufgaben gleichzeitig

3. Einfluss-Projektorganisation: keine Organisation außer Projektleiter, MA bleiben in ihren Bereichen, PM kann bei Bedarf MA beantragen, oft für kleinere Projekte genutzt.

• Vorteile: keien Umstellung, sehr flexibel, Kein Projektegoismus, hohe Transparenz
• Nachteile: Projektleiter muss überzeugen können, hat keine Druckmittel, kein Teamgeist

Es gibt natürlich Mischformen aus den verschiedenen Organisationen

= Bereich, der durch das Projekt beeinflusst werden kann.

Kontext = Bereich um den Scope: betrifft das Projekt zwar, ist aber nicht beeinflussbar.

Ziele geben den Scope eines Projektes vor, Stakeholder können den Scope beeinflussen, der Scope gibt aber auch vor, welche Stakeholder gewählt werden müssen.

• Identifizierzúng des Scopes anhand von Daten
• Welche Daten kommen in das System hinein, welche gehen heraus ?
• Date außerhalb des Scopes werden in Nachbarsystemen verwaltet

• System: Ganzes System als Blackbox als Kreis dargestellt, dargestellt durch Name, kommt einmal im Diagramm vor, beinhaltet alle Teile die zur Lösung beitragen (auch eingekaufte Lösungen)
• Nachbarsystem: Andere Systeme (IT, Menschen, Maschinen), welche Kontakt zu unserem System haben. Als Rechteck dargestellt, alle Nachbarsysteme müssen im Kontextdiagramm enthalten sein.
• Eingaben und Ausgaben: Pfeile zwischen den Objekten, müssen keine digitalen Daten sein

• Projektteam über Projektauftrag informieren
• Kennenlernen
• Rollen kommunizieren
• Regeln vorstellen

1. Formierungsphase: kennenlernen, Unsicherheit, individuelle Interessen
2. Konfliktphase: Konflikte um Rollen., Ziele
3. Normierungsphase: Gruppengefühl entsteht, Gemeinsame Vision
4. Produktive Arbeitsphase: Energie auf Ziel gerichtet, Persönliche Probleme im Hintergrund
5. Auflösung des Teams: Erfahrungsaustausch

1. Strukturplan
2. Ablaufplan
3. Ressourcenplanung
4. Risikoanalyse

Ziel: Projektplan

• Projektziel in Aufgaben herunterbrechen
• Hierarchie: unterste Ebene sind Arbeitspakete
• Arbeitspakete müssen von Verantwortlichen in bestimmter Zeit unter Verwendung bestimmter ressourcen durchgeführt werden

Top-Down

1. Worum geht es ?
2. Welche Probleme werden gelöst ?
3. Projektziele benennen
4. Konkrete Aufgaben herleiten
5. Arbeitspakete definieren

Bottom-Up

Gruppe aus Stakeholdern trifft sich zum Brainstorming für Arbeitspakete -> Danach Gruppierung zu höheren Aufgaben

1. Inhaltliche Abhängigkeiten zwischen Arbeitspaketen definieren: (Welche AP können parallel ausgeführt werden, welche müssen zuerst fertig werden, ...)
2. Zeitliche Dauer für AP schätzen: Maximale Dauer ist manchmal vorgegeben, Puffer einplanen, Erfahrungen aus früheren Projekten einfließen lassen
3. Meilensteine festlegen: Kontrollpunkte, Fertigstellung bestimmter Arbeitsergebnisse
4. Ablaufplan erstellen: Balkendiagramm oder Gantt

AP, welche aufeinander folgen und keinen zeitlichen Puffer haben, stellen einen kritischen Pfad dar. Verzögerung führt unmittelbar zur Verzögerung des nächsten AP

1. Ressourcen pro AP ermitteln: Personal, Material, Räume
2. Konkrete Mitarbeiter zuordnen: Fähigkeiten und Verfügbarkeiten berücksichtigen
3. Gesamtaufwand und Kosten ermitteln: AP = Anzahl PT x Kosten pro PT

• Persönliche Erfahrungen
• Dokumentationen alter Projekte
• Befragungen an Stakeholder

Fehler und Risiken

• unrealistische Abschätzung von neuen APs
• Administrative Aufgaben werden oft nicht mit eingerechnet

• Projektaufgabe: Z.B Ziele sind durch geänderte Rahmenbedingungen nicht mehr erreichbar
• Emotionales Umfeld: Z.B. Konflikte im Team
• Fachlicher Wandel: Z.B technische Neuerung macht Projekt hinfällig
• Projektmanagement: Z.B. unzureichende Kompetenz

Risiken werden in Gering, Mittel und Hoch abgestuft

Dokument, welches alle bisherigen Zwischenergebnisse dokumentiert, inklusive den Ergebnissen der Projektplanung.

Projektplanung ist iterativ, Ergebniss eines Planungsschrittes kann zu Änderung in anderen Planungsschritten führen.

• Projektüberwachung und Projektsteuerung
• Projektdokumentation
• Teamführung

• Beobachten des tatsächlichen Projektverlaufs und vergleichen mit dem geplanten Verlauf
• Beschließen von Gegenmaßnahmen
• Vergleich kann sich auf die 3 Dimensionen des magischen Dreiecks beziehen

Ist-Zustand lässt sich über regelmäßige Statusberichte oder "jour fixe" Termine erfassen

• Sicherstellung der planmäßigen Durchführung
• Auf Probleme reagieren
• Status und Ergebnisse präsentieren
• Kommunikation im Projekt fördern
• Projektreview

Verlaufsprotokoll: Gibt den Ablauf knapp wieder, Redebeiträge werden dokumentiert

Ergebnisprotokoll: Enthält nur Kernaussagen und Beschlüsse, Standard für Projekt-Meetings

Push

• Druck (Konsequenzen zeigen)
• Legitimation: Autorität nutzen
• Rationale Überzeugung: Logisch begründen

Pull:

• Apell an Werte: Z.B. Vorbild sein
• Persönlicher Appell: Um Gefallen bitten
• Konsultation: Um Rat bitten

Push / Pull

• Tausch: Geben und Nehmen
• Koalition: Wir sitzen in einem Boot