Gestion administrative
Répétition
Répétition
Fichier Détails
| Cartes-fiches | 163 |
|---|---|
| Langue | Français |
| Catégorie | Matières relative au métier |
| Niveau | Autres |
| Crée / Actualisé | 03.01.2018 / 12.02.2021 |
| Lien de web |
https://card2brain.ch/box/20180103_gestion_administrative
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| Intégrer |
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Il faut distinguer 3 domaines principaux relatifs aux techniques de travail. Quels sont-ils ?
- l'organisation
- la planification
- la gestion du temps
Quel est la base de toute organisation de travail ?
Il est nécessaire de prendre du recul et de réfléchir avant d'agir.
Courbe d'efficacité à quoi cela sert-il ?
Il est fortement recommandé de savoir déterminer sa propre courbe d'efficacité personnelle et traiter les activités qui demandent un effort particulier à un moment où notre efficience (efficacité) est à son maximum.
A quoi sert la matrice d'Eisenhower ?
Il s'agit d'un outil utile pour établir des priorités qui tient compte à la fois de l'urgence et de l'importance des tâches à accomplir.
Elle consiste à attribuer aux différentes tâches un facteur d'importance et d'urgence, puis de les traiter en fonction (d'abord faire l'urgent, puis planifier l'important).
Quelle est la plus grande difficulté dans l'organisation du travail au quotidien ?
C'est l'affectation d'un ordre de priorité à chacune des tâches qui se présentent. Pour nous aider, il existe la matrice d'Eisenhower.
Faire une description de la matrice d'Eisenhower :
A : Tâches importantes et urgentes / à traiter en priorité / à faire soi-même immédiatement
B : Tâches importantes mais non urgentes / à traiter rapidement et planifier / fixer un délai ou déléguer
C : Tâches urgentes mais moins importantes / peuvent attendre / à déléguer ou à faire plus tard
D : Tâches inutiles, ni urgent et ni importantes / à jeter ne seront jamais traiter ou à faire en dernier
L'autre possibilité de la matrice d'Eisenhower :
Ligne en hauteur : importance (D en bas à gauche et B en haut à gauche)
ligne horizontale : urgence (D en bas à gauche et C en bas à droite)
A est situé dans l'angle tout à droite en haut
Quel est le système de méthode d'organisation de la place de travail ?
le tableau synoptique de tri "ACTE" :
A pour agir -> document à traiter (casier action)
C pour classer -> document pouvant être utile à l'avenir (casier classement)
T pour transmettre -> document à transmettre (casier sortie)
E pour éliminer -> document sans valeur (poubelle)
Citez les différentes étapes d'une planification qui reviennent souvent dans le cadre de la gestion de projet :
1. fixer le but et le délai de la réalisation
2. définir les différentes étapes et en prévoir les délais
3. planifier dans le plan de travail (diagramme de Gantt, plan mensuel ou hebdomadaire) :
Quand on planifie pour le mois qui suit : laisser 50% de libre
Quand on planifie pour la semaine qui suit : laisser 30% de libre
Quand on planifie pour le lendemain : laisser 20% de libre
Une bonne planification comprend :
- Définir l'objectif
- déterminer les moyens et les ressources
- attribution des responsabilités (qui fera quoi pour quand)
- programmer les étapes de l'action
- fixer l'emploi du temps de ces étapes
- le choix des dates de démarrage qui permettent de mener à bien les objectifs aux dates visées
- fixer les moments où il faudra mesurer et contrôler le travail final
Afin d'atteindre les objectifs recherchés, il est indispensable que :
les objectifs soient SMART :
S pour spécifique (est-ce clair, précis et compréhensible)
M pour mesurables (quel est le niveau à atteindre ? quantifiable et qualifiable)
A pour atteignables (suis-je capable)
R pour réalistes (étant fixé à cette date, est-ce réalisable ?)
T pour temporel (délai)
Quel est l'outil le plus efficace utilisé en gestion de projet ?
Qu'est-ce qu'il permet de visualiser ? 5 exemples
Que permet-il ?
Le diagramme de Gantt représente visuellement l'état d'avancement des différentes tâches qui constituent un projet. En résumé, il répertorie toutes les tâches à accomplir pour mener le projet à bien et indique la date à laquelle ces tâches doivent être effectuées (le planning).
Il permet de visualiser d'un seul coup d'oeil :
- les différentes tâches à envisager
- la date de début et la date de fin de chaque tâche
- la durée escomptée de chaque tâche
- le chevauchement éventuel des tâches et la durée de ce chevauchement
- la date de début et la date de fin du projet dans son ensemble
Il permet de représenter des procédures de travail, de les planifier dans les temps (délais) et de prévoir les ressources humaines et matérielles.
A quoi consiste la gestion du temps ?
la gestion du temps consiste à allouer des séquences de temps précises pour chaque activité qu'il a à accomplir (la planification), à mettre tous les efforts possibles pour les respecter (l'organisation) et à évoluer de façon régulière les résultats obtenus (la gestion du temps).
ou
ensemble de techniques simples et d'outils pratiques qui permettent une organisation personnelle, définir ses priorités et les planifier.
La gestion du temps permet de réduire le temps perdu au minimum et améliorer l'efficacité personnelle très rapidement.
Les 4 tests du temps ? dette méthode reprend les 4 questions essentielles à se poser avant d'exécuter une tâche ...
1. Nécessité : utilité de la tâche ou ne pas la faire ?
2. Adéquation : à moi de la faire ou à déléguer ?
3. Urgence : maintenant ou planifier ?
4. Efficacité : prêt à le faire ou encore des infos et recherches ?
Que signifie la loi de Pareto ?
80% des résultats découlent de seulement 20% de travail
Elle fait partie des lois du temps
Astuces (6) pour gagner du temps :
Ergonomie (classement)
Téléphone (déviation, grouper les appels à faire)
Réunion (planifier, PV décisionnel, présence nécessaire?)
Déplacement (plan de route avant, prévoir du temps pour les imprévus)
Agenda (forme électronique ou forme papier ? gérer le professionnel et le privé ensemble ? prévoir plages pour les imprévus, noter de suite les rendez-vous et les rappels, pouvoir le partager facilite la mise à jour)
email (faire des répértoires thématiques, ne les lire que 3 fois par jour, ne pas garder sa boite e-mail ouverte avec les alertes visuelles enclenchées, ne pas garder l'historique)
Quel est la classification ABC des priorités :
A -> priorité A pour impératif
B -> priorité B pour à faire
C -> priorité C pour plaisant
les A B C varient en fonction de la date à laquelle la liste a été préparée. Les priorités changent avec le temps.
Un B aujourd'hui peut devenir un A, si une date importante approche.
l'organisation scientifique du travail -> au début de l'ère industrielle avec la croissance des chemins de fer, les débuts de l'industrialisation connaissent rapidement du succès.
La notion de critères de rendement sera élaborée par :
Frederick Winslow Taylor (1856-1915)
Les travaux de recherche de Taylor ont conduit au développement du travail à la chaîne et à la parcellisation des tâches.
En réduisant les mouvements des ouvriers, les gains de productivité furent tels que les salaires ont pu au final être augmentés de 60%
C'est essentiellement à partir des années 50 avec l'influence des grands principes de motivation que les entreprise ont commencé à modifier l'organisation de travail.
Qu'est-ce que le psychologue Abraham Maslow a élaboré ?
la pyramide des besoins de Maslow
pied de la pyramide : besoins physiologique (salaire) -> besoins de sécurité (de l'emploi) -> besoins sociaux (intégration dans une équipe) appartenance, acceptation -> besoins d'estime/reconnaissance (niveau de rémunération) -> besoins de réalisation (de soi)
Les formes de travail (4)
Job Enrichment : plus de responsabilités, plus de tâches confiées
Job Enlargement : augmenter les opérations effectuées (parcellisation)
Job Rotation : travailler à différents postes, augmenter la polyvalence
Job Sharing : plusieurs personnes se partagent un poste
Citez les groupes de pression qui ont des attentes différentes en ce qui concerne l'organisation de travail :
les clients (un traitement rapide de leurs besoins)
les employés (un équilibre entre leur vie professionnelle et vie privée)
la direction (une organisation optimale et gestion des coûts effectives)
l'Etat (la protection de l'employé en fixant les temps de travail et de repos (LTr/Otr, CO)
les syndicats (CCT veillent au respect de leurs accords)
Différence entre les heures supplémentaires et le travail supplémentaire
les heures supplémentaires sont celles qui excèdent la durée normale (40h ou 45h), mais ne dépassent pas la durée maximale (45 heures selon la LTr) de la semaine de travail. Les heures supplémentaires au-delà du nombre maximum d'heures comprises dans le travail hebdomadaire deviennent du travail supplémentaire.
Votre chef vous demande d'élaborer un projet de règlement de l'horaire variable. Veuillez citer 4 têtes de chapitres que pourrait contenir ce règlement.
1. Buts de domaine d'application
2. Articulation de la journée, temps bloqués, pauses
3. report hebdomadaire et heures supplémentaires
4. saisie des temps, contrôles
Citez 2 situations oû la durée maximale de la semaine de travail peut exceptionnellement être dépassée sans autorisation officielle.
En cas d'urgence ou de surcroît extraordinaire de travail
Pour dresser un inventaire, arrêter des comptes ou procéder à une liquidation
Horaire fixe -> avantages pour l'employé et pour l'entreprise
(utilisé dans les petites entreprises familiales)
pour l'entreprise : contrôle des coûts, maîtrise flux de la production
pour l'employé : organisation temps libre plus facile
Horaire fixe -> désavantages pour l'employé et l'entreprise
pour l'entreprise : peu attractif
pour l'employé : pas flexible car horaire imposé
Horaire variable : avantages (employé et entreprise)
(le plus répandu et apprécié avec des plages horaires)
pour l'employé : flexibilité du temps libre
pour l'entreprise : hausse de la productivité, meilleure gestion des imprévus
Horaire variable : désavantages (employé et entreprise)
pour l'employé : rigueur personnelle dans la gestion de son temps (+/-)
pour l'entreprise : contrôle systèmatique des heures
Horaire de travail par équipe : avantages (employé et entreprise)
(pour amortir les moyens de production coûteux ou permanance, surveillance/sécurité.
Temps nécessaire pour échanger les infos
pour l'employé : salaire supérieur de 10-20%
pour l'entreprise : hausse de la productivité, rentabilité des moyens de production
Horaire de travail par équipe : désavantages (employé et entreprise)
pour l'employé : plus grande fatigue à long terme, peu de flexibilité dans le temps libre
pour l'entreprise : organisation de travail, application des lois, hausse de la masse salariale
Horaire annuel : avantages (employé et entreprise)
(adapter les outils de production aux contraintes extérieures sans recourir au temps partiel)
pour l'employé : sécurité de l'emploi, garantie salaire donné
pour l'entreprise : maïtrise des coûts, meilleure gestion des imprévus
Horaire annuel : désavantages (employé et entreprise)
pour l'employé : variation de l'horaire importante
pour l'entreprise : contrôle des heures, formation des employés polyvalents
Horaire à temps partiel : avantages (employé et entreprise)
(surtout secteur tertiaire, partage de travail en créant des postes supplémentaires)
pour l'employé : organisation temps libre, efficacité accrue
pour l'entreprise : hausse de l'efficacité, baisse masse salariale
Horaire à temps partiel : désavantages (employé et entreprise)
pour l'employé : perte de salaire, exclusion du groupe
pour l'entreprise : gestion des présences / absences
Que doit contenir le dossier du personnel ?
Il ne doit contenir que des données indispensables à l'accomplissement des rapports de travail (uniquement des données en relation avec la profession).
Qu'est-ce qu'un dossier gris ?
C'est un dossier parallèle et inofficieux contenant des informations confidentielles inaccessibles à la personne concernée et est strictement interdit
Que permet le dossier du personnel ? et où est-il rangé ?
Il permet une analyse correcte et objective du profil de l'employé. Sa mise à jour et le sérieux de son classement sont primordiaux.
Il se conserve sous clé, voire dans une armoire anti-feu et ses droits d'accès doivent être définis (consultation en présence d'un collaborateur RH).
Qui est le maître des fichiers ? Qu'elles sont les exigences au sens
Le DRH est responsable de la sécurité des dossiers au sens de la loi sur la protection des données (LPD)
Selon l'art. 328 CO, restreint le traitement des données personnelles aux aptitudes nécessaires à l'exécution du contrat de travail.
Qu'est-ce que le GDPR ?
General Data Protection Regulation
L'union européenne s'apprête à mettre en oeuvre dès mai 2018, une nouvelle réglementation très protectrice des utilisateurs et très contraignantes pour les entreprises. Elle s'applique également aux entreprises suisses traitant des données de résident de l'union européenne.
5 changements majeurs :
- désignation d'un délégué à la protection des données (DPO ou Digital Protection Officer)
- l'obligation de notifier dans les 72 heures les autorités et les clients affectés lors d'une fuite de données
- intégrer la protection des données dès la conception de leurs services et produits
- étendre la responsabilité de l'entreprise à ses partenaires et autres sous-traitants
- démontrer ce que les entreprises font pour réduire les risques et sécuriser les données.
