Projektmanagement für Führungsfachleute (Compendio)

• Es geht darum, die Projektidee zu konkretisieren, damit eine Entscheidungsgrundlage darüber vorliegt.
• Typischerweise endet die Initialisierung mit einer genehmigten Projektfreigabe.

• Der Projektstrukturplan (PSP) eignet sich sehr gut als Entwicklungs- und Darstellungsinstrument.
• Insbesondere sind es Zeit - , Kosten - , und Ressourcenplanung.

• Hauptziel: Anstoss für die Plananpassung zu geben:
  • Hierfür ist das Sammeln der relevanten Informationen zum Projektstatus und das Vergleichen mit den Planwerten notwendig

Es umfasst das ordnungsgemässe Abschliessen des Projektes mit Übergabe an den Auftraggeber.

• Für das Gelingen eines Projektes ist ein zweckmässiges Marketing ein entscheidender Erfolgsfaktor.
• Um den „Verkauf“ eines Projektes zu tätigen, ist die Identifikation der relevanten Stakeholders nötig.

Da Projekte ausserhalb der etablierten Linienorganisation abgewickelt werden, ist eine gute Informationspolitik von besonderer Wichtigkeit.

• Alle stellen sich für das Projekt zur Verfügung
• Auftraggeber setzt sich für das Projekt ein
• Sponsoren unterstützen
• künftige Anwender werden integriert
• künftige und direkt betroffene werden zielgerichtet informiert
• Betrieben von Projektmarketing

• •Einheitliche Vorgehensweise
• Klare Meilensteine
• Unterstützung der Projektleitung bei Planung und Steuerung
• Überblick bewahren trotz Detailarbei

1. Vorstudie
   • Gibt es wirtschaftlich, soziale und politisch vertretbare Lösungsvarianten?
2. Grobkonzept
   • Globales Lösungskonzept auf Basis der gewählten Vorstudienvariante
3. Detailkonzept
   • Vollständige und ausführungsreife Pläne aller Teilsysteme (Teilprojekte)
4. Realisierung
   • Schlüsselfertiges System bzw. einzuführende Lösun
5. Einführung
   • Übergabe an die Benutzer/ Auftraggeber
6. Erhaltung
   • System bzw. Lösung am Leben erhalten

• Informationen erheben und analysieren
• Situation modellieren
• Projekt abgrenzen
• Zielverfeinerung
• Grobe Lösungsvariante bzw. prinzipielle Lösungsrichtungen entwerfen•Realisierbarkeit prüfen
• Bewertung durchführen
• Entscheidungspräsentation vorbereiten und durchführen

• Verfeinerung der modellierten Situation
• Fachliche Benutzeranforderungen ermitteln
• Qualitätsanforderungen ermitteln und detailliert beschreiben
• Globale Lösungsvarianten für die abgegrenzten Projekte erarbeiten
• Lösungsvarianten
• Empfehlungen für eine Lösungsvariante erarbeiten
• Technische Realisierbarkeit prüfen

• Funktionale Anforderungen und Ziele vervollständigen
• Ausführungsreife Pläne erstellen
• Quantitative und qualitative Bedarfsermittlung
• Pflichtenheft/Anforderungskatalog ausarbeiten
• Ausschreibungsunterlagen erstellen
• Angebote einholen und bewerten
• Einführung planen
• Entscheidungsreife Vorlagen für die Realisierung erarbeiten

• Pläne in arbeitsfähige Lösungen umsetzen
• Vergabe und Überwachung von Fremdaufträgen
• Bauliche Massnahmen ausführen
• Installation notwendiger Sachmittel
• Tests
• Abschluss der Projektdokumentation
• Benutzerdokumentation fertig stellen
• Entscheidungsvorbereitung abschliessen

• Information der indirekt Betroffenen
• Information und Schulung der direkt Betroffenen
• Unterstützung der Anwender in der Anfangsphase
• Störungsfreies Funktionieren sicherstellen
• Entscheidung für die Nutzungsfreigabe vorbereiten

• Überwachen der Funktionsfähigkeit der Lösung
• Korrektur aufgetretener Fehler
• Anpassen der Lösung an veränderte Rahmenbedingungen

• Auftrag / Vertrag
  • Zwischen Auftragnehmer und Auftraggeber werden verbindliche Vereinbarungen getroffen. (Vertrag)
• Erhebung / Analyse
  • Gemäss Auftrag werden die relevanten Informationen für die Erhebung und Analyse des Ist-Zustandes gesammelt und geordnet, jedoch nicht bewertet.
• Würdigung / Zielrevision
  • Beurteilung des Ist-Zustands: Stärken/ Schwächen und Chancen/ Gefahren

• Lösungssuche

  • 1. Teil: Konzeptentwurf (Lösungen sammeln)

  • 2. Teil: Konzeptanalyse (Lösungsvarianten würdigen)

• Bewertung
  • Varianten beurteilen und verglichen. Der Zielerreichungsgrad steht im Zentrum.

• Auswahl
  • Der definitive Entscheid wird dann vom Auftraggeber rsp. vom Entscheidungsgremium gefällt.

• S = Spezifisch (Specific) 
  • Ziele müssen eindeutig definiert sein.
• M = Messbar (Measurable)
  • Ziele müssen messbar sein
• A = Akzeptiert (Accepted)
  • Ziele müssen vom Empf. akzeptiert werden.
• R = Realistisch (Reasonable)
  • Ziele müssen möglich sein.
• T = Terminiert (Time-bound)
  • zu jedem Ziel gehört eine klare Terminvorgabe.

• Transparenz
• Aufmerksamkeit steigern
• Betroffene = Beteiligte
• Gerüchte vermeiden
• Projektkultur fördern
• Risiken vermindern

• Rechzeitig planen
• Proaktiv
• Adressatengerecht
• Sitationsgerecht
• Sorgfalt
• Verbindlichkeit

• Projektunfeldanalyse
• Stakeholder-MGM-Konzept
• Umsetzung der Massnahmen
• Wirksamkeitskontrolle

• Auftraggeber
• Entscheider
• Kunde
• Sponsoren
• Opinion-Leader
• Öffentlichkeit

1. Kommunikation mit dem Auftraggeber
   1. Vertrauensvolle Atmosphäre, Klarheit über Projektrisiken
2. Kommunikation mit dem Projektteam
   1. Meetings! (Anfangs Kick-off und dann regelmässige)
3. Kommunikation mit den Kunden
   1. Regelmässig, Berührungsängste abbauen
4. Kommunikation mit der Öffentlichkeit
   1. Oft ist das Sache der PR-Abteilung

Die Projektorganisation soll das zielgerichtete Zusammenwirken aller Beteiligten und damit den reibungslosen Ablauf des  Projektes sicherstellen.

1. Lenkungsebene: Strategisch
2. Führungsebene: Operative Projektführung
3. Ausführungsebene: Operative Abwicklung

• Reine Projektorganisation
• Stabs-Projektorganisation
• Matrix-Projektorganisation

Auch autonome Projektorganisation oder Linien- Projektorganisation genannt. Eignet sich bei sehr grossen, langfristigen und/oder komplexen Vorhaben.

• Vorteile:
  • Konzentration auf Wesentliche
  • keine Konflikte bei Personaleinsatz
  • Entwicklung von Teamgeist
• Nachteil:
  • Teuer
  • unsichere Zukunft des Projektteams
  • schwierige, interne Rekrutierung

Oder Einfluss- Projektorganisation oder Projektkoordination genannt. Meist bei kleineren Vorhaben mit kurzer Dauer oder geringer Komplexität.

• Vorteile:
  • reguläres Tagesgeschäft wird wenig beeinflusst
  • günstig
  • MA können in mehreren Projekten sein
• Nachteile:
  • Kompetenzschwierigkeiten
  • Kapazitätskampf
  • oft zeitliche Verzögerungen

Die Projektmitarbeitenden bleiben formell ihren eigenen Linienvorgesetzten unterstellt. Für die dauer des Projektes, werden Ihre Aufgaben aber in Projekt-und Linienaufgaben unterteilt.

• Vorteile:
  • wenig Umstellungsaufwand
  • einfachere Rekrutierung
  • Akzeptanz ist hoch
• Nachteile:
  • zwei Vorgesetzte
  • transparent kommunizieren
  • gute MA werden von 2 Seiten belastet