TK: Organisation & Projektmanagement

Organisation ist die dauerhaft gültige Ordnung (Regelung) von zielordientierten sozio-technischen Systemen. Die Elemente Aufgaben, Aufgabenträger, Sachmittel und Information werden durch statische (aufbauorganisatorische) und dynamische (prozessorganisatorische) Beziehungen miteinander verbunden. Dabei werden die DImensionen festgelegt, d.h. zeitliche, räumliche und mengenmässige Regelungen getroffen.

- Aufgaben
- Aufgabenträger
- Sachmittel
- Informationen

Generell bewirkt Disposition Flexibilität, da auf jeden Fall "individuell" eingegangen werden kann, wohingegen Organisation zwar Stabilität, aber unter Umständen auch Starrheit mit sich bringen kann.
Im Idealfall bestimmen organisatorische Regelungen lediglich den Rahmen, der durch dispositive Entscheide ausgefüllt werden muss, um ein möglichst ideales Gleichgewicht aus Stabilität (Organisation) und Flexibilität (Disposition) zu erreichen.

Mögliche Gründe:
- Wegen ständig ändernden Bedingungen ist eine dauerhafte Organisation (noch) nicht möglich, also stellt man vorläufig gültige Regelungen (Improvisation) auf
- Als Übergangs- bzw. Notlösung, wenn z.B. Zeit fehlt, um neue Strukturen bereits fix zu organisieren
- Man möchte eine Sache verändern, sieht aber noch keine Möglichkeit dafür. Dann wird die Lösung als Provisorium definiert, um möglichst wenig festzuschreiben. 

Die Organisation (Struktur) muss sich an einer vorhandenen Strategie (Grundsatzentscheidungen über wichtige Erfolgsfaktoren) orientieren. Schliesslich bildet die Struktur das Werkzeug, um die in der Strategie festgelegten Unternehmensziele zu erreichen. Einfach gesagt: Die Struktur folgt der Strategie. Vereinzelt sind aber auch umgekehrte Wirkungen denkbar.

Vorteile:
- Praxisnahe Lösungen, da der Fachbereich weiss, was er benötigt
- Höhere Akzeptanz, da der Fachbereich selbst entwickelt
- Schnellere Ergebnisse, da der Fachbereich sich nicht erst in die Warteschlange zentraler Projekte einordnen muss
- Weniger Erhebungsaufwand, da der IST-Zustand bekannt ist

Gefahren / mögliche Nachteile:
- Bereichsdenken: Bereichoptimum ist nicht immer gleich Gesamtoptimum
- Tagesgeschäft verdrängt Organisationsarbeit -> Organisationsvorhaben bleiben auf der Strecke
- Mehr punktuelle Verbesserung (Kaizen) als grundlegende Neuerungen. Allerdings nur dann Nachteil, wenn es besser wäre, etwas Neues zu schaffen
- Weniger Erfahrung im Umgang mit Projekten, was zu Reibungsverlusten und hohem Aufwand führen kann
- Weniger Übung beim Einsatz von Organisations-Werkzeugen

Reaktiv = als Antwort auf aufgetrene Probleme bzw. Anforderungen Dritter (=getrieben). Mögliche Auslöser:
- Aufgetretene Fehler / Probleme erfordern Massnahmen
- Entscheider folgen aktuellen Trends (Mode)
- Anstösse aus betrieblichem Vorschlagswesen
- Revisionsforderungen
- Gesetzliche Vorschriften

Proaktiv = von sich aus, bevor ein Ereignis es erfordert (= treibend). Mögliche Auslöser:
- Strategische Entscheidungen werden gezielt auf ihre organisatorischen Konsequenzen untersucht
- Systematische Suche nach Verbesserungsmöglichkeiten
- Vergleich mit den Besten (Benchmarking)
- Aktiver Verbesserungsprozess
 

Aufgaben = wiederkehrende, dauerhafte Tätigkeiten.
Projekte = abgegrenzte, eimalige Vorhaben mit einem bestimmten Start- und Endtermin sowie einer konkreten Zielsetzung.
Grundsätzlich ist Organisationsarbeit mit Projektarbeit gleichzusetzen, z.B. wenn organisatorische Aufgaben auf Spezialisten delegiert werden, bzw. dafür zeitlich befristete Strukturen (Projektgruppen) eingerichtet werden.

- Hohe Bedeutung (nach Art und Umfang der Auswirkungen)
- Übergreigende Wirkung (Anzahl betroffener Bereiche)
- Hoher AUfwand (notwendige finanzielle Mittel)
- Hoher ZEitbedarf (erforderliche Mitarbeitertage)

Unter folgenden Bedingungen:

- Aufgaben wiederholen sich in gleicher oder ähnlicher Form
- Aufgaben müssen zwingend in einer bestimmgen Weise erledigt werden (z.B. gesetzliche Vorgaben)
- Menschen arbeiten zusammen und müssen korrdiniert werden
- Die Aufgabenerfüllung stellt hohe Anforderungen an die Sicherheit (z.B. Umgang mit Geld)
- Die Aufgabenerfüllung muss nachvollziehbar - etwa von der Revision überprüfbar - sein

Diese Bedingungen sind in den meisten mittleren und grösseren Unternehmen nach wie vor gegeben. Normalerweise gelten sie sogar für kleine Unternehmen.

- Verringerte Anpassungsfähigkeitan individuelle Anforderungen von Kunden oder Mitarbeitern (Standardisierung steht massgeschneiderten Behandlungen oft im Weg)
- Verringerte Anpassungsfähigkeit an veränderte Rahmenbedingungen oder Marktgegebenheiten, wenn sich z.B. die Anforderungen schneller ändern als die Regelungen folgen. Kann u.U. schwere Wettbewerbsnachteile ergeben.
- Verringerte Selbstständigkeit: Regelungen engen den Handlungsspielraum ein und fördern Unselbstständigkeit. Im Extremfall rufen Mitarbeiter nach immer mehr Regelungen, weil sie sich nicht mehr getrauen, etwas selbst zu entscheiden und Verantwortung zu übernehmen.
- Beeinträchtigung der Motivation: Leistungsfähige und - bereite Mitarbeiter fühlen sich eingeengt und verlieren Freude an der Arbeit.

Elastizität ist die nachhaltige Fähigkeit eines Systems, auf unterschiedliche Impulse auch differenziert reagieren zu können. Ein ausgewogenes Verhältnis kann durch folgende Massnahmen erreicht werden:

- Organisatorische Regelungen betreffen nur grundsätzliche Rahmenentscheidungen. Damit bleiben für die Mitarbeiter Freiräume = Dispositionsspielträume
- Organisatorische Regelungen werden in kürzeren Abständen überprüft, ob sie noch sinnvoll sind
- An die Stelle der Organisation treten von vornherein befristete Regelungen (Improvisation)
- Organisation ist nicht nur die Aufgabe einiger weniger Spezialisten, vielmehr fühlt sich jeder dazu aufgerufen, permanent über organisatorische Verbesserungsmöglichkeiten nachzudenken - das ist die Grundidee des Organizational Learning, des lernenden Unternehmens.

Mögliche Konsequenzen:

- Holdingstrukturen mit relativ selbstsändigen Töchtern
- Outsourcing (ausgliedern, was nicht zum Kerngeschäft gerhört)
- flache Hierarchien, wenig Leitungsebenen
- autonome Koordination (Selbstabstimmung) durch Projektgruppen / Teams
- Delegation von Entscheidungsbefigunissen
- Abbau und Deznetralisation von Stabsarbeit
- Selbstkontrolle vor Fremdkontrolle
- Ergebniskontrolle vor Verfahrenskontrolle
- Entspezialisierung, Minimierung von Schnittstellen
- Prozessorientierung (Prozesse beginnen und enden beim externen oder internen Kunden)
- geringe Formalisierung der Organisation