Projektmanagement
Prüfung HFP
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Flashcards
Warum ist eine Projektorganisation erforderlich?
Im Projekt gibt es neue, zeitlich begrenzte Herausforderungen und Aufgaben, di emeist eine fach- und abteilungsübergreifende Zusammenarbeit fordern. Dafür eignet sich die Linienorganisation nicht. Es ist eine speziell auf das Projekt zugeschnitte Organisation notwendig.
Nenn Sie zwei Voraussetzungen, die erfüllt sein müssen, damit eine reibungslose Zusammenarbeit zwischen Stammorganisation und Projektorganisation möglich wird?
- die Zuständigkeiten, Verantwortung und Kompetenzen müssen klar sein
- Die Schnittstellen zwischen Stammorganisation und Projektorganisation müssen identifiziert und definiert sein.
Nenn Sie drei Hauptaufgaben des Auftraggebers im Projektmanagement.
- Projektauftrag mit Grobziel und eventuell notwendigen oder gewünschten Randbedingungen und Auflagen für die Projektdurchführung formulieren.
- Erwünschte Projektphasen und Meilensteinentscheide zwischen den einzelnen Phasen festlegen.
- V.a. bei internen Projekten: Projektleiter ernennen und geeignete Projektorganisation festlegen. Kompetenzregelung in Bezug auf den Projektleiter und di ebestehende Linienhierarchie definieren und kommunizieren sowie für die Einhaltung sorgen.
Bei der Behandlung des Projektstrukturplans gibt es zwei Regeln. Welche sind sie und was versteht man darunter?
- Vom Groben zum Detail: Es werden zunächst die Teilaufgaben, dann die Arbeitspakete für jede Teilaufgabe ermittelt.
- Immer zuerst in die Breite: Es muss jede Ebene vollständig ausgearbeitet sein, bevor die nächste Ebene bearbeitet wird.
Es gibt drei Strukturformen der Projektstrukturpläne. Welche?
- Objektorientierter Projektstrukturplan wird das Projekt in seine einzelnen Teile geglieder. Es werden alle Objekte bzw. Ergebnisse beschrieben, die erarbeitet werden müssen.
- Aufgabenorientierter Projektstrukturplanwir das Projekt in die einzelnen Aufgaben aufgeteilt. Die Aufgaben beschreiben die Tätigkeiten, de zu bearbeiten sind.
- Gemischter Projektstrukturplan werden beide Formen der Aufteilung in einen Projektstrukturplan aufgenommen.
Aussage korrekt/falsch? Warum?
Projektziele sind wichtig. Es ist aber vollkommen unnötig, die Nicht-Ziele zu beschreiben.
Falsch
Die Benennung und Beschreibung der Nicht-Ziele kann sehr wichtig sein. Nicht-Ziele helfen beispielsweise, unrealistische Erwartungen an das Projekt und an das Projektmanagement von Vornherein auszuschliessen. Sie dienen der Grenzziehung zwischen Projekt und Nicht-Projekt.
Aussage korrekt/falsch? Warum?
Projektziele müssen eine konkrete Lösung beschreiben.
Falsch
Projektziele sind lösungsneutral. Projektziele müssen unterschiedliche Lösungen erlauben.
Aussage korrekt/falsch? Warum?
Ein Projektziel ist ein Kann-Ziel, es muss nicht erreicht werden.
Falsch
Projekziele müssen primär Muss-Ziele, die durch Wunsch-Ziele ergänzt werden können.
Muss-Ziele darf man nicht gewichten. Wunsch oder Kann-Ziele ja.
Aussage korrekt/falsch? Warum?
Die wirtschaftliche Machbarkeit eines Projekts wir normalerweise nicht geprüft.
Falsch
Die wirtschaftliche Machbarkeit steht neben der technisch-fachlichen und organisatorischen Machbarkeit im Vordergrund der Machbarkeitsprüfung.
Sie erhalten eine Projektstudie, in der einige Zweifel an der Machbarkeit dargelegt werden. Sie sind Auftraggeber und müssen entscheiden. Welche drei Möglichkeiten haben Sie?
- eine detaillierte Machbarkeitsstudie wird in Auftrag gegeben
- das Projekt wird trotz hohen Risiken durchgeführt
- das Projekt wird abgebrochen
Was wird im Projekt unter Infrastruktur verstanden? Nennen Sie zwei Beispiele.
Die Infrastruktur ermöglich die Projektaktivitäten. Zur Infrastruktur gehören Einrichtungen wie das Projektbüro oder auch die Ausstattung mit Informationstechnologie.
Nennen Sie die wichtigsten Punkte, die in einem Anforderungsprofil für Projektmitarbeitende beschrieben werden sollten?
Ausbildung/Qualifikationen
Spezifische Erfahrungen
Fachlich-methodische Projektmanagementkompetenzen
Kontexbezogene Projektmanagementkompetenzen
Verhaltensbezogene Projektmanagementkompetenzen
Nennen Sie zwei mögliche Folgen einer verspäteten Ressourceneinsatzplanung.
Die Sachmittel stehen wegen der langen Lieferzeiten nicht zur Verfügung.
Das gewünschte Personal ist in anderen Projekten gebunden
Warum wird bei der Kostenplanung vom Detail (Vorgang/Arbeitspaket) aus vorgegangen?
Die Vorgehensweise bei der Kostenplanung geht vom Detail aus, weil nur so sichergestellt werden kann, dass alle Kosten für Personal und Einsatzmittel differenziert erfasst werden.
Das schützt davor, dass die Gesamtkosten unterschätzt werden.
Was versteht man unter Leistungswert?
Der Leistungswert ist eine wichtige Kennzal in einem Projekt. Er wird auch Fertigstellungswert genannt. Der Leistungswert ist die Antwort auf die Frage: Was wurde für den Kunden bereits erbracht und wie viele Finanzmittel wurden dafür geplant?
Wie lautet die Formel für das Risikopotenzial?
Risikopotenzial = Eintrittswahrscheinlichkeit x Schadenpotenzial
Welsche Möglichkeiten haben Sie im Projektmanagement, um das Potenzial eines Risikos zu verringern? Zwei Möglichkeiten!
Eintrittswahrscheinlichkeit verringen: mit einer Massnahme wird versucht, die Wahrscheinlichkeit des Eintretens eines Risikos zu verringern
Schadenpotenzial verringern: mit einer Massnahme wird versucht, den möglichen Schaden beim Eintreten eines Risikos so gering wie möglich zu halten.
Wie unterscheidet sich die Risikobewertung, wenn Sie einen Risikoklassen- und einen Risikotrend-Graph erstellen?
Beim Risikoklassen-Graph werden die einzelnen Risiken Risikoklassen zugeordnet, bewertet werden dann die gesamtem Risikoklassen.
Beim Risikotrend-Graph erfolgt die Bewertung einzelner, sehr kritischer Risiken.
Worin unterscheidet sich Projektcontrolling von Projektmanagement?
Projektcontrolling: ist verantwortlich für die erforderliche Transparenz im Projekt und schafft eine Entscheidungsgrundlage für das Managen und Steuern des Pojekts. Projektcontrolling erfüllt damit eine Unterstützungsfunktion.
Projektmanagement: ist für die Projektergebnisse verantwortlich und stützt sich auf fortlaufende Berichte des Projektcontrollings.
Welche Stellen bzw. Instanzen betreiben innerhalb und ausserhalb des Projektes Controlling?
Innerhalb: Projektleitung bzw. Teilprojektleitung
Ausserhalb: Projektportfoliomanagement, Controlling
Welche Messgrösen sind mindestens erforderlich, um den Projektstand zu bestimmen?
Kosten, Termine, Ergebnis/Qualität.
Woraus können die Informationen für die Messgrössen bezogen werden, die den Projektstand bestimmen lassen?
der aktuelle Projektplan (Soll-Daten)
die Arbeitspaketberichte (Ist-Daten) bzw. Rückmeldungen der Arbeitspakete
Restaufwandschätzungen
Ergebnisse aus Projektteamsitzungen
Begründen Sie kurz, weshalb der Statusbericht für den Projektleiter wichtig ist?
Durch di eOffenlegung des aktuellen Projektstands und der bestehenden Probleme schafft der Projektleiter auch die Voraussetzungen für ihre eigene Entlastung gegenüber dem Lenkungsausschuss bzw. dem Auftraggeber. Darüber hinaus ist der Statusbericht eine wichtige Grundlage zur Ermittlung von Handlungsbedarf bei Abweichungen.
Für welche Art von Statusinformationen eignen sich eher Abweichungstabellen, für welche Verlaufsgrafiken?
Abweichungstabelle: eignet sich für di eDarstellung von Abweichungen gegenüber dem geplanten Zustand sowie für Abweichungen gegenüber Vorperiode.
Verlaufsgrafik: bietet sich für die Darstellung von Abweichungen gegenüber einer geplanten Entwicklung an.
Welche drei Planungsstrategien gibt es?
Kapazitätstreue Planung
Puffertreue Planung
Termintreue Planung
Welche drei Pläne werden durch den Projektstrukturplan direkt oder indirekt beeinflusst?
Aufwandplan
Terminplan
Kostenplan
Welche drei Zielgrössen sind notwendig, um den Projekstand zu bestimmen?
Kosten
Termine
Ergebnis/Qualität
Wie lässt sich in einer Earned-Value-Grafik zu einem bestimmten Zeitpunkt eine Kostenüberschreitung ermitteln?
Anhand des vertikalen Abstands zwishcen der Earned-Value-Kurve und der Budged-Burned-Kurve zum fraglichen Zeitpunkt.
Wie lauten die Aufgaben des Informationsmanagements?
Informationen erfassen
Informationsangebot planen
Informationen verfügbar machen
Informationsfluss organisieren
Was ist das "Rohmaterial" der Information?
die Daten
