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PRM 2, Züger, Kap 7, Sitzungen leiten

Dient für das Modul Projektmanagement 2 der BFH, Bern. Die Lernfragen sind aus dem Buch Teamführung von Rita-Maria Züger

Dient für das Modul Projektmanagement 2 der BFH, Bern. Die Lernfragen sind aus dem Buch Teamführung von Rita-Maria Züger

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Christof Tschanz
Lernen
Christof Tschanz
Diese Lernkarten behandeln die Grundlagen des Leitens von Sitzungen auf Universitätsniveau. Sie konzentrieren sich auf die Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung von Sitzungen, einschließlich der Erstellung von Traktandenlisten, der Festlegung von Sitzungszielen und der Sicherstellung von Verbindlichkeit. Die Karteikarten decken auch die Kommunikation mit Teilnehmenden, die Erarbeitung von Beschlüssen und Massnahmen sowie die Nachbearbeitung von Sitzungen ab. Diese Lernkarten sind besonders nützlich für Studierende und Berufstätige, die ihre Fähigkeiten im Sitzungsmanagement verbessern möchten, um effektive und produktive Meetings zu führen.
Karten
7
Lernende
7
Sprache
Deutsch
Kategorie
BWL
Stufe
Universität
Erstellt / Aktualisiert
15.01.2013 / 28.10.2019
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Lernkarten

Sitzungsvorbereitung, welche 4 Punkte sind zu überlegen?

--> Warum? - Notwendigkeit prüfen (Braucht es eine Sitzung)

--> Wozu? - Sitzungsziel definieren (Welche Absichten, welche Beschlüsse / Ergebnisse)

--> Wer? - Teilnehmerkreis definieren

--> Was? Themen bekannt geben

Welche Elemente gehören zu einer vollständigen Sitzungseinladung?

--> Einladungsschreiben mit den Zielen, Start- / Endtermin, Ortsangaben

--> Traktandenliste mit den Themen

--> Vorbereitungsaufträge

--> alle für Vorbereitung notwendigen Dokumente

Moderationszyklus bei einer Sitzung?

1) Einsteigen (Begrüssung, eröffnen, Erwartungen klären, Orientierung geben, Spielregeln)

2) Sammeln (der zu behandelnden Themen, Ideen sammeln)

3) Auswählen (Welche Themen sollen bearbeitet werden? Themen gewichten [Eisenhower-Prinzip nach Dringlichkeit und Wichtigkeit])

4) Bearbeiten (nach vereinbarter Rangordnung bearbeiten)

5) Planen (von Massnahmen, konkret wie möglich formulieren um Missverständnisse zu vermeiden, dass jeder weiss was zu tun ist)

6) Aussteigen (zurückschauen, gemeinsam reflektieren, nichts offen lassen, verabschieden)

Wie werden Sitzungen nachbearbeitet?

--> Reflexion, das Geschehene nochmals Revue passieren lassen,

--> Sitzungsbeschlüsse (Beschlussprotokoll) fassbar machen (Verbindlichkeiten schaffen) & kontrollieren

--> Beschlussprotokoll, sobald wie möglich (spätestens nach 2 Tagen)

Was gehört in ein Beschlussprotokoll?

--> Datum, Uhrzeit und Ort

--> Anlass der Sitzung / Sitzungsziel

--> Teilnehmende (inkl. solche die nicht teilnehmen konnten)

--> Name des Protokollführers

--> Reihenfolge der Traktanden

--> Beschlüsse, Massnahmen, Termine und Verantwortlichkeiten

--> offene Punkte / verschobene Traktanden

--> Nachfolgesitzung, falls vereinbart

Wozu dienen Sitzungsanlässe?

--> Informieren (Orientierung / Infoaustausch)

--> Probleme lösen (Analyse & Beurteilung / Ideensammlung)

--> Entscheidungen treffen (Meinungsbildung / Einigungsprozess)

--> Gesetzes wegen

--> Teambuilding

--> Aufträge erteilen

Welche Grundregel sind bei der Sitzungsdurchführung zu beachten?
(4 Elemente)

--> Zeitmanagement (Beginn und Abschluss immer pünktlich, Zeitplan bekannt geben)

--> Spielregeln vereinbaren (Störungen haben Vorrang, Ich-Botschaften, nur für sich selber sprechen, nur einer spricht, andere Meinungen zulassen, sich kurz fassen, Mitverantwortung tragen

--> Verbindlichkeiten schaffen (Vereinbarungen über weiteres Vorgehen, Aufträge)

--> Konstruktiven Kommunikationsstil wahren (schwierige Teilnehmende, versteckte Botschaft, Langfädige Beiträge, persönliche Angriffe, Behauptungen, ins Wort fallen, Killerphrasen)

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