Postbearbeitung

Nicht geöffnet werden dürfen:
- Privatpost
- Post für die Geschäftsleitung
- Post für die Personalabteilung
- Post für den Betriebsrat
Geschäftsbriefe dürfen geöffnet werden. Fehlgeleitete Sendungen werden an die Post zurückgegeben.

Geöffnet werden kann die Post mithilfe eines Brieföffners per Hand oder einem elektrischen Brieföffner. Mithilfe einer Scannerstation besteht die Möglichkeit Briefe digital zu erfassen und schneller weiterzuleiten.

Nach dem Öffnen muss überprüft werden, ob
- der Briefumschlag vollständig entleert wurde (auch durch eine Leerkontrollanlage möglich)
- alle im Brief erwähnten Anlagen vorhanden sind (bei fehlenden Anmerkung)
- der Posteingangsstempel versehen
- Zusammenheftung, damit Brief und Anlagen zusammen bleiben

Gründe für das Abstempeln der Eingangspost:
- Nachweis des Eingangs bei z.B. Fristen
- Kontrolle der innerbetrieblichen Durchlaufzeit
- späterer Vergleich von Ausfertigungsdatum des Briefes und Datum des Poststempels
Der Eingangsstempel kann enthalten:
- Firmenname
- Datum und Uhrzeit des Eingangs
- Felder für Bearbeitungsvermerke
Sendungen die nicht mit einem Eingangsstempel versehen werden dürfen:
Da sie nicht in ihrer Darstellung verändert werden dürfen.
- Zeugnisse
- Urkunden
- Schecks
- Kaufverträge
 

Die vorbereitete Post muss anschließend an die verschiedenen Abteilungen verteilt werden:
- jede Abteilung holt ihre Post selbst ab
- automatische Verteilung mit Büroförderanlagen (Rohrpost- und Schienenförderanlagen)
- ein Botendienst

Man unterscheidet Tagespost und Massenpost (Briefe mit gleichem Inhalt zu Werbezwecken, Kataloge etc.).

- Postleitzahlen sind immer fünfstellig und bleiben ungegliedert
- Postfachnummern werden zweistellig gegliedert von rechts nach links
- Ausland: Bestimmungsland in der letzten Zeile der Anschrift in Großbuchstaben
- 3 Zeilen Zusatz- und Vermerkzone und 6 Zeilen Anschriftzone

Manche Sendungen bestehen aus mehreren Teilen (berichte, Rundschreiben). Diese können mit der Hand oder einer Zusammentragmaschine zusammengetragen werden.

Um kleinere Umschläge verwenden zu können und um Entgelt einzusparen werden die meisten Briefe gefaltet. Dies können Falzmaschinen erledigen. Mit Kuvertiermaschinen werden die gefalteten Briefe in die Briefhüllen eingelegt. Der Falz sollte dabei unten liegen, damit der Brief beim Öffnen der Umschläge nicht zerschnitten wird. Falz- und Kuvertiermaschinen falzen und kuvertieren die Briefe automatisch. Briefschließmaschinen helfen beim Verschließen.
Kontrollen vor dem Falten und Kuvertieren:
- sind alle aufgeführten Anlagen dabei
- ist der Brief unterschrieben
- stimmt die Empfängeranschrift
- welcher Briefumschlag muss genommen werden
- gibt es einen Verteilvermerk
 

- Kreuzfaltung -> Briefhülle C6
- Zickzackfaltung -> Briefhülle DL mit Fenster
- Wickelfaltung -> Briefhülle DL mit Fenster
- über Wickel- oder Zickzackfaltung auf A6 -> Briefhülle C6 mit Fenster
- Einfachfaltung -> Briefhülle C5
 

Das Wiegen erfolgt durch Briefwaagen oder elektronische Portowage.
Preise:
- Postkarte 0,45
- Standardbrief bis 20g: 0,58
- Kompaktbrief bis 50g: 0,90
- Großbrief bis 500g: 1,45
- Maxibrief bis 1kg: 2,40
- Päckchen bis 2kg: 3,90

1. kleines Postvolumen:
   - Postwertzeichen: Briefmarke
   - Internetmarke: Briefmarkendruck über das Internetportal
   - Handyporto: kauf einer Briefmarke per SMS oder Anruf
   - Plusbrief: Briefumschlag mit eingedruckter Sondermarke
   großes Postvolumen:
   - DV-Frankierung:  Freimachen über die EDV-Anlage. Frankiervermerk meist im Anschriftenfeld oder Briefumschlag gedruckt
   - PC-Frankierung
   - Frankierservice: vorsortierte Post wird von der Post frankiert
   - Frankiermaschine

1. Kurierdienst: Permanente persönliche Begleitung von Sendungen vom Absender bis zum Empfänger
   Expressdienst: Sendungen die über ein Umschlagzentrum zum Ziel befördert werden und bei denen ein fester, häufig garantierter Ausliefertermin vereinbart wird
   Postdienst: Brief- und Paketbeförderung

Briefe eigenen sich vor allem zur Übermittlung vertraulicher Nachrichten und zur Werbung. Die Bundesnetzagentur vergibt unter bestimmten Vorraussetzungen Lizenzen an Dienstleister für die Briefbeförderung. Im „Deutschen Portobuch“ sind die Brief-, Express-, und Paketlogistiker mit ihren Preisen und Zustellregionen nach den Leitzahlen o bis 9 aufgeführt.

Für Standard- und Kompaktbrief eignen sich die Briefhüllen C6, B6 und DL. Für Groß- und Maxibrief eignen sich C5, B5, C4 und B4.
Überschreitet eine Briefsendung das Gewicht, Format oder Dicke des Maxibriefes, so kann sie nur als Päckchen befördert werden.

- Infopost: Inhaltsgleiche Sendungen die nach PLZ geordnet sind und einer Mindestmenge unterliegen werden versandt.
- Infobrief: Kleinere Mengen inhaltsgleicher Sendungen können ungeordnet versandt werden.
- Postwurfsendung: Tragen keine konkrete Anschrift.
- Büchersendung
- Blindensendung: Kostenfrei
- Warensendung: Verbilligter Versand
- Werbeantwort: ist bereits frankiert

Die Übergänge zwischen Brief- und Paketlogistik sind fließend. Deshalb werden hier überwiegend zusätzliche Dienstleistungen von Paketdienstleistern genannt:
- Gefahrguttransport
- Sendungsverfolgung
- Abwicklung von Zollformalitäten

Päckchen werden bis zu 2 Kg versandt. Alle anderen Gegenstände können als Paket bis zu 31,5 Kg versandt werden. Sie sind automatisch mit dem Standardbetrag versichert.
Neben der Zustellung können Pakete und Päckchen auch an eine Packstation geschickt werden. Versendet werden können sie über eine Paketbox.
Ein schneller Versand ist über den Express-Dienst möglich.

Bei der Portoberechnung wird das Entgelt für die Zusatzleistung zum Beförderungsentgelt der Sendung hinzugerechnet.

Beim Einschreiben wird der Versand durch einen Einlieferungsschein nachgewiesen. Die Auslieferung der Sendung dokumentiert der Zusteller und der Empfänger mit ihrer Unterschrift.
 

Beim Einschreiben Einwurf wird vom Zusteller nicht persönlich übergeben. Er unterschreibt lediglich den Einwurf der Sendung.

Benötigt man einen Nachweis über die Übergabe an den Empfänger, sollte das Einschreiben mit der Zusatzleistung Rückschein gekoppelt werden. Der Empfänger bestätigt die Übergabe auf dem Rückschein, der dann an den Absender zurückgeschickt wird.

Das Einschreiben Eigenhändig ist zum Versand von vertraulichen Unterlagen geeignet. Nur der Empfänger selbst oder eine von ihm bevollmächtigte Person ist berechtigt, die Sendung entgegenzunehmen.
Darüber hinaus gibt es eine Einschreibenkombination aus Eigenhändig und Rückschein.
 

Mit einer Nachnahmesendung kann man Geldbeträge durch die Post einziehen lassen, eine Ware nur gegen Zahlung des Nachnahmebetrages ausliefern lassen und fällige Beträge anmahnen und den Schuldner zur Zahlung veranlassen.

Durch Vorausverfügungen können unzustellbare Sendungen zurückgeschickt werden oder eine Benachrichtigung erfolgen.

Amtliche Schriftstücke können via Postzustellungsauftrag versandt werden. Dabei wird eine Zustellungsurkunde für den Absender ausgefüllt die eine weitreichende Rechtswirkung hat.