Postbearbeitung
Postein- und -ausgang
Postein- und -ausgang
Kartei Details
| Karten | 23 |
|---|---|
| Sprache | Deutsch |
| Kategorie | Berufskunde |
| Stufe | Andere |
| Erstellt / Aktualisiert | 21.01.2014 / 23.05.2023 |
| Lizenzierung | Keine Angabe |
| Weblink |
https://card2brain.ch/box/postbearbeitung
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Postempfang
Post kann ins Unternehmen gelangen via
- Zustellung durch Postzusteller
- Abholung aus dem Postfach
- Zustellung durch privaten Dienstleister
- zentraler Eingang in Form von E-Mails und Faxen
Aussortieren
Nicht geöffnet werden dürfen:
- Privatpost
- Post für die Geschäftsleitung
- Post für die Personalabteilung
- Post für den Betriebsrat
Geschäftsbriefe dürfen geöffnet werden. Fehlgeleitete Sendungen werden an die Post zurückgegeben.
Öffnen
Geöffnet werden kann die Post mithilfe eines Brieföffners per Hand oder einem elektrischen Brieföffner. Mithilfe einer Scannerstation besteht die Möglichkeit Briefe digital zu erfassen und schneller weiterzuleiten.
Kontrollieren
Nach dem Öffnen muss überprüft werden, ob
- der Briefumschlag vollständig entleert wurde (auch durch eine Leerkontrollanlage möglich)
- alle im Brief erwähnten Anlagen vorhanden sind (bei fehlenden Anmerkung)
- der Posteingangsstempel versehen
- Zusammenheftung, damit Brief und Anlagen zusammen bleiben
Eingangsstempel
Gründe für das Abstempeln der Eingangspost:
- Nachweis des Eingangs bei z.B. Fristen
- Kontrolle der innerbetrieblichen Durchlaufzeit
- späterer Vergleich von Ausfertigungsdatum des Briefes und Datum des Poststempels
Der Eingangsstempel kann enthalten:
- Firmenname
- Datum und Uhrzeit des Eingangs
- Felder für Bearbeitungsvermerke
Sendungen die nicht mit einem Eingangsstempel versehen werden dürfen:
Da sie nicht in ihrer Darstellung verändert werden dürfen.
- Zeugnisse
- Urkunden
- Schecks
- Kaufverträge
Verteilen
Die vorbereitete Post muss anschließend an die verschiedenen Abteilungen verteilt werden:
- jede Abteilung holt ihre Post selbst ab
- automatische Verteilung mit Büroförderanlagen (Rohrpost- und Schienenförderanlagen)
- ein Botendienst
Postausgang
Man unterscheidet Tagespost und Massenpost (Briefe mit gleichem Inhalt zu Werbezwecken, Kataloge etc.).
Adressieren
- Postleitzahlen sind immer fünfstellig und bleiben ungegliedert
- Postfachnummern werden zweistellig gegliedert von rechts nach links
- Ausland: Bestimmungsland in der letzten Zeile der Anschrift in Großbuchstaben
- 3 Zeilen Zusatz- und Vermerkzone und 6 Zeilen Anschriftzone
