Postbearbeitung
Postein- und -ausgang
Postein- und -ausgang
Kartei Details
Karten | 23 |
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Sprache | Deutsch |
Kategorie | Berufskunde |
Stufe | Andere |
Erstellt / Aktualisiert | 21.01.2014 / 23.05.2023 |
Weblink |
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Postempfang
Post kann ins Unternehmen gelangen via
- Zustellung durch Postzusteller
- Abholung aus dem Postfach
- Zustellung durch privaten Dienstleister
- zentraler Eingang in Form von E-Mails und Faxen
Aussortieren
Nicht geöffnet werden dürfen:
- Privatpost
- Post für die Geschäftsleitung
- Post für die Personalabteilung
- Post für den Betriebsrat
Geschäftsbriefe dürfen geöffnet werden. Fehlgeleitete Sendungen werden an die Post zurückgegeben.
Öffnen
Geöffnet werden kann die Post mithilfe eines Brieföffners per Hand oder einem elektrischen Brieföffner. Mithilfe einer Scannerstation besteht die Möglichkeit Briefe digital zu erfassen und schneller weiterzuleiten.
Kontrollieren
Nach dem Öffnen muss überprüft werden, ob
- der Briefumschlag vollständig entleert wurde (auch durch eine Leerkontrollanlage möglich)
- alle im Brief erwähnten Anlagen vorhanden sind (bei fehlenden Anmerkung)
- der Posteingangsstempel versehen
- Zusammenheftung, damit Brief und Anlagen zusammen bleiben
Eingangsstempel
Gründe für das Abstempeln der Eingangspost:
- Nachweis des Eingangs bei z.B. Fristen
- Kontrolle der innerbetrieblichen Durchlaufzeit
- späterer Vergleich von Ausfertigungsdatum des Briefes und Datum des Poststempels
Der Eingangsstempel kann enthalten:
- Firmenname
- Datum und Uhrzeit des Eingangs
- Felder für Bearbeitungsvermerke
Sendungen die nicht mit einem Eingangsstempel versehen werden dürfen:
Da sie nicht in ihrer Darstellung verändert werden dürfen.
- Zeugnisse
- Urkunden
- Schecks
- Kaufverträge
Verteilen
Die vorbereitete Post muss anschließend an die verschiedenen Abteilungen verteilt werden:
- jede Abteilung holt ihre Post selbst ab
- automatische Verteilung mit Büroförderanlagen (Rohrpost- und Schienenförderanlagen)
- ein Botendienst
Postausgang
Man unterscheidet Tagespost und Massenpost (Briefe mit gleichem Inhalt zu Werbezwecken, Kataloge etc.).
Adressieren
- Postleitzahlen sind immer fünfstellig und bleiben ungegliedert
- Postfachnummern werden zweistellig gegliedert von rechts nach links
- Ausland: Bestimmungsland in der letzten Zeile der Anschrift in Großbuchstaben
- 3 Zeilen Zusatz- und Vermerkzone und 6 Zeilen Anschriftzone
Zusammentragen
Manche Sendungen bestehen aus mehreren Teilen (berichte, Rundschreiben). Diese können mit der Hand oder einer Zusammentragmaschine zusammengetragen werden.
Falzen, Kuvertieren, Schließen
Um kleinere Umschläge verwenden zu können und um Entgelt einzusparen werden die meisten Briefe gefaltet. Dies können Falzmaschinen erledigen. Mit Kuvertiermaschinen werden die gefalteten Briefe in die Briefhüllen eingelegt. Der Falz sollte dabei unten liegen, damit der Brief beim Öffnen der Umschläge nicht zerschnitten wird. Falz- und Kuvertiermaschinen falzen und kuvertieren die Briefe automatisch. Briefschließmaschinen helfen beim Verschließen.
Kontrollen vor dem Falten und Kuvertieren:
- sind alle aufgeführten Anlagen dabei
- ist der Brief unterschrieben
- stimmt die Empfängeranschrift
- welcher Briefumschlag muss genommen werden
- gibt es einen Verteilvermerk
Falzarten mit entsprechenden Briefhüllen
- Kreuzfaltung -> Briefhülle C6
- Zickzackfaltung -> Briefhülle DL mit Fenster
- Wickelfaltung -> Briefhülle DL mit Fenster
- über Wickel- oder Zickzackfaltung auf A6 -> Briefhülle C6 mit Fenster
- Einfachfaltung -> Briefhülle C5
Wiegen
Das Wiegen erfolgt durch Briefwaagen oder elektronische Portowage.
Preise:
- Postkarte 0,45
- Standardbrief bis 20g: 0,58
- Kompaktbrief bis 50g: 0,90
- Großbrief bis 500g: 1,45
- Maxibrief bis 1kg: 2,40
- Päckchen bis 2kg: 3,90
Frankieren
- kleines Postvolumen:
- Postwertzeichen: Briefmarke
- Internetmarke: Briefmarkendruck über das Internetportal
- Handyporto: kauf einer Briefmarke per SMS oder Anruf
- Plusbrief: Briefumschlag mit eingedruckter Sondermarke
großes Postvolumen:
- DV-Frankierung: Freimachen über die EDV-Anlage. Frankiervermerk meist im Anschriftenfeld oder Briefumschlag gedruckt
- PC-Frankierung
- Frankierservice: vorsortierte Post wird von der Post frankiert
- Frankiermaschine
Postversand
- Kurierdienst: Permanente persönliche Begleitung von Sendungen vom Absender bis zum Empfänger
Expressdienst: Sendungen die über ein Umschlagzentrum zum Ziel befördert werden und bei denen ein fester, häufig garantierter Ausliefertermin vereinbart wird
Postdienst: Brief- und Paketbeförderung
Briefe
Briefe eigenen sich vor allem zur Übermittlung vertraulicher Nachrichten und zur Werbung. Die Bundesnetzagentur vergibt unter bestimmten Vorraussetzungen Lizenzen an Dienstleister für die Briefbeförderung. Im „Deutschen Portobuch“ sind die Brief-, Express-, und Paketlogistiker mit ihren Preisen und Zustellregionen nach den Leitzahlen o bis 9 aufgeführt.
Für Standard- und Kompaktbrief eignen sich die Briefhüllen C6, B6 und DL. Für Groß- und Maxibrief eignen sich C5, B5, C4 und B4.
Überschreitet eine Briefsendung das Gewicht, Format oder Dicke des Maxibriefes, so kann sie nur als Päckchen befördert werden.
- Infopost: Inhaltsgleiche Sendungen die nach PLZ geordnet sind und einer Mindestmenge unterliegen werden versandt.
- Infobrief: Kleinere Mengen inhaltsgleicher Sendungen können ungeordnet versandt werden.
- Postwurfsendung: Tragen keine konkrete Anschrift.
- Büchersendung
- Blindensendung: Kostenfrei
- Warensendung: Verbilligter Versand
- Werbeantwort: ist bereits frankiert
Päckchen und Pakete
Die Übergänge zwischen Brief- und Paketlogistik sind fließend. Deshalb werden hier überwiegend zusätzliche Dienstleistungen von Paketdienstleistern genannt:
- Gefahrguttransport
- Sendungsverfolgung
- Abwicklung von Zollformalitäten
Päckchen werden bis zu 2 Kg versandt. Alle anderen Gegenstände können als Paket bis zu 31,5 Kg versandt werden. Sie sind automatisch mit dem Standardbetrag versichert.
Neben der Zustellung können Pakete und Päckchen auch an eine Packstation geschickt werden. Versendet werden können sie über eine Paketbox.
Ein schneller Versand ist über den Express-Dienst möglich.
Einschreiben
Bei der Portoberechnung wird das Entgelt für die Zusatzleistung zum Beförderungsentgelt der Sendung hinzugerechnet.
Beim Einschreiben wird der Versand durch einen Einlieferungsschein nachgewiesen. Die Auslieferung der Sendung dokumentiert der Zusteller und der Empfänger mit ihrer Unterschrift.
Einschreiben Einwurf
Beim Einschreiben Einwurf wird vom Zusteller nicht persönlich übergeben. Er unterschreibt lediglich den Einwurf der Sendung.
Einschreiben mit Rückschein
Benötigt man einen Nachweis über die Übergabe an den Empfänger, sollte das Einschreiben mit der Zusatzleistung Rückschein gekoppelt werden. Der Empfänger bestätigt die Übergabe auf dem Rückschein, der dann an den Absender zurückgeschickt wird.
Einschreiben Eigenhändig
Das Einschreiben Eigenhändig ist zum Versand von vertraulichen Unterlagen geeignet. Nur der Empfänger selbst oder eine von ihm bevollmächtigte Person ist berechtigt, die Sendung entgegenzunehmen.
Darüber hinaus gibt es eine Einschreibenkombination aus Eigenhändig und Rückschein.
Nachnahme
Mit einer Nachnahmesendung kann man Geldbeträge durch die Post einziehen lassen, eine Ware nur gegen Zahlung des Nachnahmebetrages ausliefern lassen und fällige Beträge anmahnen und den Schuldner zur Zahlung veranlassen.
vorausverfügungen
Durch Vorausverfügungen können unzustellbare Sendungen zurückgeschickt werden oder eine Benachrichtigung erfolgen.
Postzustellungsurkunde
Amtliche Schriftstücke können via Postzustellungsauftrag versandt werden. Dabei wird eine Zustellungsurkunde für den Absender ausgefüllt die eine weitreichende Rechtswirkung hat.
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