PMA

Personalbestandsplanung

P - Bedarfsplanung

P - Beschaffungsplanung

P - Einsatzplanung

P - Entwicklung

P - Freisetzungsplanung

P - Kostenplanung

P-Marketing leitet sich von der P-Politik ab und liefert vor allem für P-Marketing und P-Rekrutierung wichtige Hinweise. Eine klar definierte P-Politik erleichtert z.B. die Personalbeschaffung.

P-Marketing ist ein wichtiger Teil der Personalarbeit. Das P-Marketing hat die Aufgabe, ein positives Image als attraktiver Arbeitgeber auf dem internen und externen Arbeitsmarkt zu erreichen und zu erhalten.

IST-Bestand

- erwartete Abgänge (Pensionierungen, Kündigungen)

+ erwartete Zugänge

= IST-Bestand erwartet in Zukunft

Def. Soll Bestand in Zukunft = BRUTTO

- IST-Bestand erwartet in Zukunft

= NETTO Personalbedarf

Anforderungsprofile eines UN

Vergleich mit den IST Qualifikationen / Kompetenzen und den SOLL . Informationen dazu lieferen Potenzialprofile, MA-Beurteilungen, Befragungen, Gespräche, Personaldossier etc.

gesamte MA-Potential  wird sichtbar

Unternehmenskultur

Beriebsklima

Informations- und Kommunikationskultur

Personalplanung und -beschaffung

Einführung / Einarbeitung

Anerkennung und Leistungsbeurteilung

Gestaltung des Aufgabenfeldes

attraktive Lohnsystem, Sozialversicherungen

Aus- und Weiterbildungsmöglichkeiten, Entwicklungsmöglichkeiten

Flexible Arbeitszeitmodelle

Mitarbeiterführung / Führungsstil

Hochschulkontakte

Tag der offenen Tür, Schnuppertage, Nat. Zukunftstag

Trainee Programme, Praktikas

Zusammenarbeit mit Personalvermittlungsbüros

Freizeitclubs....

Sponsoring

Professioneller Rekutierungsprozess

Qualitätssystem im Umgang mit Bewerbern

PR allgemein

Messen

Über- / Unterkapazitäten vermeiden durch Einsatzplanung

Personalgewinnung langfristig anlegen

systematische Förderung und Entwicklung der MA

Personalabbaubedarf frühzeitig erkennen und entsprechend sozialverträglicher gestalten. z.B. Frühpensionierungen, Versetzungen, unbezahlte Urlaube, Ausbildungsaufenthalte

Konstanz ist kostengünstiger und weniger zeitintensiv als häufige Ein- und Austritte

Verminderung von Feuerwehrübungen

Übersicht über bestehende Aufträge mit Terminplan

Übersicht über notwendige Betriebsmittel

aktueller MA-Bestand erfassen (FTE, Arbeitszeiten, Qualifikationen)

Berücksichtigung von Auszeiten, Störungen, Pausen, Ansprüche der MA

Einsätzpläne erstellen

Kontrollsystem einführen

einfache, klare und übersichtliche Planungsinstrumente und -unterlagen verwenden

prozentualer Zuwachs der Personalkosten darf prozentualen Umsatzzuwachs nicht übersteigen

Anteil der Personalkosten an Gesamtaufwand darf gewissen Prozentsatz nicht übersteigen

Personalkosten / Kopf müssen in einem gewissen Verhältnis zum Deckungsbeitrag/Kopf stehen

Aussagen in P-Politik

richtige, aussagekräftige P-Planung

Fähigkeiten, Motivation von Führungskräften

Qualifikationen der Personalverantwortlichen

Wie tritt UN am Markt auf

professionelle Bewerberbeurteilung

transparente, schnelle Kommunikation

Einsatz der richtigen Instrumente

aktuelle grundsätzliche Regelungen, Einstellungen und Verhaltensweisen zum Umgang mit MA und Drittparteien (welche das Personal betreffen)

zukunfsgerichtete Ziele welche im Rahmen des P-Managements angestrebt werden

Aussagen zu

Personalgewinnung

Entlöhnung

Entwicklung

Sozialverantwortung: Gleichberechtigung (Alter, Geschlecht, Herkunft)

Mitgestaltung, Mitgestalten der MA

Ökologie / Ökonomie: verantwortungsvoller Umgang mit Ressourcen und Umwelt / ökonomischer Umgang mit Ressourcen

Wichtige Leitlinie für Führungskräfte - zentrale/dezentrale Führungsstrukturen, wie können MA mitgestalten

Indem wir Fragen zur Tätigkeit / Führungsarbeit / Verhaltens- und Persönlichkeitsanforderungen beantworten

z.B.

Welche Aufg. bleiben bestehen / kommen dazu / fallen weg, Schwankungen im Arbeitsanfall, Arbeitsmittel, Routine/Spezialaufgaben

Welcher Grad an Selbständigkeit wird verlangt? / Kontaktpflege innerhalb /ausserhalb des UN / Entscheidungsbefugnisse / Kompetenzen

Führungsumfang / Personalsituation

Instanzenbild / Organisationseingliederung: Stellenbezeichnung, Abteilung, Stelleninhaber, VG, Unterstellte MA, Stv von / durch, Unterschriftsvollmachten

Kommunikationsbeziehungen: Weisungen von, Weisungen an, Mitglied in externen / internen Gremien, Zusammenarbeit mit internen / externen Stellen, Teilnahme an Sitzungen/Konferenzen

Aufgagbenbild: Stellenzielsetzunng, Sachaufgaben / Führungsaufgaben, Kompetenzen, Arbeitsmittel, Richtlinien/Reglemente

Leistungsbild: quantitative und qualitative Leistungsziele

sämtliche Schritte im Rekrutierungsprozess

- Inserategestaltung

- Vorauswahl

- Interview und Entscheid

Anforderungsprofil = Soll-Vorstellung einer Idealbesetzung

immer aktuell

Idealvorstellung

trotzdem realistisch (Über- und Unterforderungen vorbeugen)

Fähigkeiten klar messbar und beurteilbar, Beschreibung von gewünschten Verhaltensweisen

erwartete Entwicklungen des Arbeitsplatzes miteinbeziehen

pers. Merkmale: Alter, Geschlecht etc

Voraussetzung Ausbildung

Fachwissen, Berufserfahrung

Sozial-K: Verhandlungsgeschick, Konfliktfähig, Kommunikationsverhalten, Kooperativ, teamfähig, anpassungsfähig,

Persönlichkeits-K: belastbar, selbständig, flexibel, Lernbereitschaft, stressresistent, entscheidungsfreudig

Methoden-K: Sitzungstechnik, Projektmanagement, Problemlösungsmethoden, Prozessgestaltung

Führungs-K: Motivator, Durchsetzungsfähig, Vorbildfunktion, Delegationsfähigkeit, Menschenkenntnis

Suche intern / extern?

Welche Kanäle werden für die Personalsuche eingesetzt?

interner Arbeitsmarkt

Filialen, Sprachen, Berufsbilder, Hierarchiestufen, Ausbildungsabschlüsse

externer Arbeitsmarkt

Regionen (Länder), Sprachgebiete, Branchen, Berufsgruppen

kurzfristig:

ohne Personalabbau: unbezahlter Urlaub, Abbau von Überstd., Aus-/Weiterbildung, Militärdienst vorziehen, Versetzung in andere Abt. Vorbezug von Ferien, Arbeitspensum reduzieren, Gehaltskürzung, Kurzarbeit einführen

Abbau ohne Entlassungen: Frühpensionierungen, Fluktuation ausnutzen, Förderung des freiwilligen Ausscheidens, Vertragsverhältnisse ändern, Abbau von temp. MA

mittelfristig

Einsparungen bei PE, Betriebsorganisation, Prozesse effizienter gestalten

Outsourcing von Arbeiten, welche extern günstiger erledigt werden können (Routinearbeiten)

Honorierung: Monats-, Stundenlöhne, Überzeitzuschläge, Kinderzulagen, Schichtzulagen, Temporärsaläre, Spesen, Gratifikationen/Prämien

SV

Zusatzleistungen: Jubiläumsgeschenk, MA-Anlässe, Geschenk für Geburten etc., Fringe Benefits

Personalgewinnung: Personalvermittler, Inserate, Assessments etc.

Personalentwicklung: Fachausbildung, Persönlichkeitsentwicklung, Führungsausbildung, Sprachaufenthalte,

Halo oder Überstrahlungs Effekt: eine oder mehrere auffällige Eigenschaften überstrahlen + beeinflussen Beurteilung

Stereotypen

eigene Persönlichkeit als Massstab nehmen

Recency oder Primacy Effekt

Kleber Effekt (länger nicht beförderte Personen) oder Hierarchie Effekt

Sympathie / Antipathie

Andorra Phänomen: sich selbst erfüllende Prophezeiungen Ich habe es doch gewusst,....

Alterseinfluss: ältere Kandidaten werden milder, jüngere eher strenger

zu lang / zu kurz - Erstgespräch 45-60'

nicht richtig zu hören

zu viel Gesprächsanteil vom Interviewer - 20% Interviewer

signalisiert dem Bewerber, was er hören will

voreilige Schlüsse ziehen

keine Vorbereitung, nicht systematisches Vorgehen

Postkorb Übung

Rollenübung

Konfliktgespräch

Präsentation

Gruppen Diskussion zu einer Problemstellung

Managementspiele / UN-Simulation

Persönlichkeitstest

Leistungstest: Intelligenz, Konzentrations, Sprach Test

Situative Verfahren: verhaltensorientierte Verfahren, konkrete Aufgabenstellung - Verhalten von Testperson wird beobachtet. z.B Konfliktfähigkeit einer Person test

richtige Selektionsinstrumente gewählt?

Kosten?

Zeitaufwand?

Prozessoptimierungen?

weitere Personen einbeziehen?

Coaching Angebote für MA

flexible AZ

Betriebsklima pflegen

Information und Kommunikation fair, klar und schnell

Förderung der internen Lernkultur

Möglichkeiten zur Entwicklung innerhalb der Aufgabe

attraktive PE

MA-Beurteilungssystem fair und leistungsfördernd

MA-Befragung

Vorschlagswesen

Feedback Briefkasten

HR Cockpit: Kennzahlen aus HR auch nichtfinanzielle Messgrössen und qualitative Daten verwerten -  dient zur Führung des HR.

Balanced Scorecard: Ziele im Bereich HR, abgeleitet von den UN-Zielen werden in der Balanced Scorecard definiert und festgehalten. (4 Perspektiven: Effizienz, Kosten, Effektivität, Wert)

z.B.

Effizienz: Wie lange dauert es im Durchschnitt bis eine Vakanz wieder besetzt ist?

Effektivität: Wieviele MA haben letztes Jahr in der Probezeit das UN verlassen?

Kosten: Vergleich Soll / Ist Personalbudget

Wert: Wie ist unser Personal zusammen gesetzt? (Männer/Frauen, Alter)

Steurung von Aufwand und Nutzen im HR. Hauptaufgabe: Beschaffung und Analyse von Informationen.

Veränderungen in der Zukunft rechtzeitig erkennen - HR Strategie dementsprechend anpassen.

Bedarfsplanung: Anforderungsprofil, Stellenanalyse, -beschreibung

Suche: Suchkanäle, -instrumente, interner/externer Markt

Selektion: Vorselektion, Bewerbungsgespräche, Zusätzliche Beurteilungsverfahren (Assessement, Psychologischer Test..)

Abschluss: Arbeitsvertrag

Einführung: Einführungsprogramm, Ausbildungsplan Ziel: Integration erleichtern, Selbständigkeit und Entscheidungsfähigkeit sichern

Selektiongskontrolle: Probezeitgespräch, Evaluation Rekrutierungsprozess

Zeitfolgeanalyse: Lückenloser Werdegang, Dauer der AV

Positionsanalyse: Auf - und Abstiege, Arbeitsgebiete oder Berufswechsel

Kontinuitätsanalyse: sinnvoller, nachvollziehbarer Aufbau und Ablauf

Firmen- und Branchenanalyse: Grosskonzern, KMU - lassen sich Karrieremuster erkennen?

Dauer der Anstellung

Tätigkeitsbeschrieb: Passen die Erfahrungen zu unseren Anforderungen? Stimmen diese mit dem CV überein?

Beförderungen: schliesst meist auf gute Leistung und Zufriedenheit

Beurteilung Leistung: spez. Punkte hervorgehoben? Individuelle Formulierung?

Beurteilung Verhalten: wird das Verhalten gegenüberber allen Parteien erwähnt?

Weggang/Austrittsformel: ist erkennbar, wer gekündigt hat

GIULIO

G Glaubwürdigkeit - Ton glaubhaft, Informationen wahr

I Information - sachlich, umfassend, klar

U Unverwechselbar

L Lesbarkeit - für ZG verständlich?

I Interesse - macht es neugierig?

O Optik - wird Optik und Situation eines Bewerbers erfasst?

AIDA Attention - Interest - Desire - Action