PM Avor TK eidg 2015

Projektportfolio

Bedeutung:

Zielvereinbarung zwischen PL und Auftraggeber

Richtschnur für Gesamtprojekt ( zusammen mit dem Projektplan )

Inhalt:

• Ausgangslage
• Zielsetzung
• Rahmenbedingungen
• Projektabgrenzung
• Projektorganisation
• Termine/Meilensteine
• Budget
• Abstimmungsbedarf ( mit anderen Projekten )
• Informations und Berichtwesen

1. Auftrag/ Vertrag

Verbindliche Vereinbarung, bei Veränderung anpassen

2. Erhebung/ Analyse

Aufnahme IST-Zustand/ Sammeln von Info's

3. Würdigung/ Zielrevision

SWOT-Analyse, evt überarbeitung der Ziele

4. Lösungssuche

Konzeptentwurf, Konzeptanalyse 

5. Bewertung

Lösungsvarianten vergleichen und beurteilen, weiterzuverfolgenden Variante vorschlagen

6. Auswahl

Definitiver Entscheid über zu verfolgende Lösung durch Auftraggeber oder Entscheidungsgremium

Zweck: 

• Einheitliches Vorgehen
• Transparenz schaffen
• Nachvollziehbarkeit in Planung und Vorgehen
• Steuerungsinstrument für Projektleiter

Regeln: 

• Vom Groben ins Detail
• Phasenweises vorgehen
• Trennung von Planung, Realisierung und Einführung

Die Vorstudie ist die Grundlage für den Entscheid, ob ein Projekt durchgeführt werden soll. Er stellt den Klärungprozess dar. 

Analysen: 

• Problemumfeldanalyse
• Schwachstellenanalyse
• Wirtschaftlichkeitsanalyse
• SWOT-Analyse
• ALLGEMEIN: Situationsanalyse

Bei dieser Analyse wird das Projekt resp. das Problem von seiner Umwelt abgegrenzt. Dabei soll ersichtlich sein: 

• Wie die Unternehmung organisatorisch aufgebat wird
• Welche Stellen relevante Probleme/ Aufgaben haben 
• Wie sie ablaufmässig zusammenhängen
• Auf welche Daten sie zugreifen sollen
• Wie die Arbeitsabläufe aussehen

Die dazu nötigen Infos beschafft man sich via: 

• Recherche
• Interviews
• vorhandene Dokus
• Fragebogen
• altes System anwenden
• vorhandene Systeme der KK prüfen

Siehe Bild

• Die Lésungsvarianten nach Kosten/Nutzen bewerten
• Reduzieren der Lösungsvarianten auf 1 Lösung
• technische Realisierbarkeit prüfen

• Ausarbeitung der Umsetzung
• Ausschreibungen ( Evaluieren der Offerten )
• Erstellen des Pflichtenheftes

1. Einleitung
2. Ist-Zustand
3. Ziele
4. Eignungskriterien
5. Zuschlagskriterien
6. Beschreibung der Anforderung ( funktional sowie nichtfunktional )
7. Aufbau des Angebots
8. Administratives
9. Anhang
10. Beilagen

• Bauen entwickeln der Lösung
• Testberichte aufbereiten
• Abnahmetests durchführen
• Dokumentation abschliessen
• Einführungsvorbereitung abschliessen

• Lesson learned
• Nachkalkulation
• Abschlussàpero durchführen
• Benutzerschulung
• Informationsveranstaltung
• Lösung wird durch Benutzer übernommen
•  

• Lösung betreiben
• laufende Erfolgskontrolle
• bei Bedarf Systemanpassungen

Wozu?

Um Akzeptanz im/ für das Projekt zu gewinnen

Erfolgsfaktoren:

• Offenheit, transparenz
• betroffene zu beteiligten machen
• finanzierung sicherstellen
• Aufmerksamkeit sicherstellen
• Gerüchteküche vermeiden
• Unterstützung verbessern

1. Analyse des Projektumfelds

Stakeholder und deren Bedürfnisse identifizieren 

2. Auswahl des Projektmarketinginstruments

schriftlich, visuel, gesprochen, Video etc

3. Massnahmen definieren und Einsatz planen

4. Durchführung und Wirksamkeitskontrolle

Ziel der Nachkalkulation ist es die Planungsgenauigkeit zu prüfen und die Ursachen für Abweichungen zu eruieren. Daraus können Kenntnisse für das nächste Projekt geschlossen werden. 

• zeitlich befristet ( definierter Beginn & Ende )
• Risikobehaftet ( Aufgrund der Einmaligkeit bestehen Risiken )
• Innovativ ( Ergebniss hat Veränderungscharakter und ist neu )
• Einmaligkeit ( Ausgangslage und Zielsetzung, Bedingungen sind einmalig )
• begrenzte Ressourcen ( Personal, Sachmittel, finanzielle Mittel )
• Komplexität ( Wechselbeziehungen aufgrund Umfeld sind gegeben ) 

1. Projektinitialisierung
2. Projektplanung
3. Projektsteuerung
4. Projektmarketing
5. Projektinfomation/Kommunikation
6. Projektführung
7. Projektabschluss

• Projektidee/Umfeld ( überzeugende Idee, Akzeptanz im Umfeld )
• Projektteam ( Wir-Gefühl, mit Auftraggeber abstimmen )
• Methodik ( schafft Leitplanken, Methodik heisst Struktur )
• Topmanagement ( strategische Relevanz )
• Information und Kommunikation ( Trannsparenz schafft vertrauen, Informationskonzept )
• Projektleiter ( hohe soziale Kompetenz, Fachkompetenz ist nicht ausreichend )

1. Ziele ermitteln
2. Ziele analysieren
3. Ziele Klassifizieren
4. Ziele operationallisieren
5. Ziele gewichten
6. Zielentscheid herbeiführen
7. Ziele kommunizieren

Hierbei wird auch die Projektmfeldanalyse angewendet. 

Weitere Fragen sind: 

• Unternehmerische Rahmenbedingungen und IST-Situation analysieren
• Unternehmensstrategie und -ziele berücksichtigen
• Projektziele parallel laufender Projekte einfordern
• Anforderungen des QM aufnehmen
• gesetzliche Anforderungen beachten
• Verträge konsulitieren ( Lieferanten etc )

Diese Fragen stellen sich: 

• Handelt es sich wirklich um ein Ziel?
• Beziehen sich die ZIele auf das Projekt?
• Kommen die Ziele mehrfach vor, also redundant?
• Ist es ein kann- oder Muss Ziel?
• Gibt es Zielkonflikte weil sich Ziele konkurrenzieren oder widersprechen?

Beispiel

Muss-Ziele werden nicht weiter bearbeitet. 

Kann-ZIele werden nun klassifiziert in Leistungsziele und Systemziele. 

Systemziele: 

• Wirtschaftliche Ziele, Anforderungen an die Wirtschaftlichkeit der Lösung
• Leistungsziele, Anforderungen an die Funktionen und Leistungen der neuen Lösung
• Personelle Ziele, in/direkt betroffene Menschen mit ihren Bedürfnissen

Vorgehensziele: 

Damit die Leistungsziele erreicht werden, definiert man Vorgehensziele die sich auf die Qualität, Zeit und Kosten beziehen. Sie entsprechen Etappenzielen und dienen als Führungsgrössen. 

In diesem Schritt werden die Ziele messbar und damit beurteilbar gemacht. Sie dienen dazu die Lösungsvarianten zu vergleichen. 

Muss Ziele sind nicht zu gewichten

Vorgehensziele sind nach dem Abschluss nicht mehr relevant.

Mittels der Präferenzmatrix

Aufgrund der Methodik des Zieldefinitionsprozesses soll der Zielentscheid aufgezeichnet sein, so bleibt er nachvollziehbar. 

Folgender Aufbau hat sich bewährt:

• Auftrag
• Projektziele
• Ansprüche aller Interessengruppen
• Zielanalyse
• Zielstruktur

Die getroffenen Ziele werden den betroffenen Personen an einem Kick-Off Meeting vorgestellt. Weiter ist es Sinnvoll die ZIele ständig wieder aufzuzeigen.