Personaladministration

Diese Daten sind unter Verschluss zu halten und müssen gegen unbefugtes Bearbeiten geschützt werden. Möglichkeiten zur Aufbewahrung sind:

• Papierakte
• elektronische Personalakte (Doku.managementsystem mit CD-Rom Archiv und Work-flow-Einbindung)

• Bewerbungsunterlagen, Reisebelege, Arbeitsverträge, Steuerkarten, Arbeitserlaubnisse, Bescheinigungen, Schriftverkehr oder Zeugnisse
• Lohn- und Gehaltsabrechnungen, Personalstatistiken, oder Arbeitgebermeldungen an externe Stellen.

Schnelle Zugriffmöglichkeit sowie Kostenvorteile bei der Lagerung der Personaldaten.

z.B. beglaubigte Dokumente

Entstehung

• Bewerbungsunterlagen (Dossier, Notizen, Vorstellungsgespräch, Stellenbeschreibung, Anfoderungsprofil)
• Vertragsunterlagen (Arbeitsvertrag, Vereinbarungen (Bonus etc.), Arbeitsbewilligungen)

Verlauf

• Mitarbeitergespräche (Probezeitbericht, Qualifikationen, Verweise, Verwarnungen, Belobigungen)
• Laufbahn (Entwicklung, Weiterbildung, Beförderungen)
• Finanzielles (Lohnentwicklung, Darlehnen)
• Korrespondenz (Bestätigungen, Informationen)
• Absenzen (Feh-, Gleit-, Mehrzeiten)

Beednigung

• Austrittsunterlagen (Notizen Austrittsgespräch, Zeugnis)

Empfehlenswert ist, ein einfaches und überschaubares Ordnungsprinzip festzulegen, das auf allen Stufen und in jedem Bereich gleich angewendet wird. So wird die Ablage benutzungsorientiert und kann effizient bearbeitet werden.

Daten über.. 

1. das Freizeitverhalten des AN ausserhalb des Unternehmens
2. seine familiären Verhältnisse
3. seinen Bekanntenkreis usw.

Ja. Sie haben grundsätzlich ein umfassendes Recht auf Auskunft und Inhalt über den Inhalt ihres Personaldossiers.

1. persönliche Notzien des Arbeitgebers
2. Unterlagen betr. Personal- und Karriereplanung
3. Unerlagen über laufende Verfahren

1. Verträge
2. Lohnabrechnungen
3. Lohnausweis usw.

Akten, die ihm gehören, wie Originalzeugnisse (oder Kopien) und andere Bewerbungsunterlagen, sind deren Eigentum und sollten zurückgegeben werden.

Und Akten, an denen der AG kein berechtigtes Interesse mehr hat, wie. z.B. graphologische Gutachten und psychologische oder medizinische Tests müssen vernichtet werden.

Müssen in der Regel kraft gesetzlicher Verpflichtung beantwortet werden. Es empfiehlt sich, diese schriftlich einzuverlange damit sie sich schriftlich darüber äussern können.

NUR durch die Einwilligung der betreffenden Person, asonsten darf der AG keine Auskünfte an Dritte erteilen.

Die Summer der administrativen Aufgaben und Massnahmen im Unternehmen - von der Einstellung bis zu Entlassung bzw. Pensionierung beziehen.

Inhaber (Anteilseigner) eines Unternehmens

Eine Dienstleistungsfunktion

Das Schwergewicht hat sich von der verwaltenden zur aktiven Personalarbeit verlagert.

1. Daten für die Informationsverarbeitungsprozesse verwalten, aufbereiten und up-to-date zur Verfügung zu stellen
2. Entlastung und Unterstützung der Führungskräfte beim Erledigen von Formalitäten
3. In Zusammenarbeit mit den Führungskräften sinnvolle Verfahren, Systeme und Instrumente entwickeln und diese einführen und betreuen
4. Auswertungen und Entscheidungsgrundlagen aufarbeiten

1. Personalverwaltungsaufgaben, die aus betrieblichen Gründen oder von Gesetzes wegen durchzuführen sind.
2. Verwaltungsaufgaben

• betrieblich: Ein-/Austritt, Personalrabatt, Betriebsanlässe
• Gesetz: Lohnverarbeitung, Zeugnisse, Arbeitszeitsystem

1. Personaleinheiten
2. Absentismus (Krankheit, Unfallquote, Ausbildungstage)
3. Salärvergleiche (Bench Mark)
4. Mitarbeit beim Budgetierungsprozess
5. Durchführung und Auswertung von Mitarbeiterbefragungen

1. Musterbriefe
2. Formulare
3. Checklisten

• Die Aufgaben, gehen in Stresssituationen, nicht vergessen
• Es hat eine gewisse Struktur dahinter
• Bei Krankheit, ist es für die Stv. nachvollziehbar

Bei einer Checkliste muss immer ein Visum drauf

Da sie eine Dienstleistung für andere bietet, kann sie anders als eine Linien- oder Stabsfunktion, nicht auf formale Kompetenzen innerhalb des Betriebes berufen. Die Dienstleistungsfunktion muss durch die Qualität ihrer Arbeit und der handelnden Person überzeugen.

Grundsätzlich bei der Linie. Die Personaladmin. unterstützt sie dabei.

siehe Bild