Personaladministration

5 Jahre

Diese Unterlagen müssen nicht aufbewahrt werden und können somit vernichtet werden.

Sie werden dem Arbeitnehmer zurückgegeben.

Einsichtnahme von unbefugten Personen, Diebstahl, Veränderung der Daten, Zerstörung durch Wasser und Feuer

zentrale Lagerung in der Personalabteilung / Abschliesbarer Raum und/oder Schrank / Personaldossier nicht ofen am Arbeitsplatz liegen lassen / Einsichtnahme ausschliesslich in der Personalabteilung / Feuerlöscher / Archivierung der Daten an trockenen Orten

Standardvorlagen / Textbausteine / Serienbriefe / Protokolle / Formulare / Flyer

Budget erstellen und überwachen / Absentismus / Personallisten / grafische Aufarbeitungh von Zahlenfriedhöfen / Formulare

Tag der offenen Tür / Bewerbergespräch / Mitarbeitereinführung / Medienveranstaltung / Mitarbeiterversammlung

Daten können beliebig kombiniert und verknüpft werden

operativ - Stammdaten für Lohnabrechnung, Lohnüberweisung, Korrespndenz, Telefonliste etc / taktisch - Stellenbeschreibung, Arbeitsplatzbewertung, Anforderungsprofil, Fehlzeiten etc / strategisch - Personalkosten, Personalzusammensetzung nach Alter, Geschlecht, Nationalität, Dienstalter usw.

Formularbeschaffung / Gesetze / Weiterbildungsmöglichkeiten / Stelleninserate / Beispiele oder Ideen von anderen

Das Intranet ist ein spezieller Bereich des Internets der nur für eine definierte Gruppe (z.B. Arbeitnehmer, Lieferanten, Kunden etc) des Unternehmens zugänglich ist. Für zugelassene Anwender ist dieser Bereich kaum vom Internet zu unterscheiden. Er muss sich aber für diesen Bereich anmelden.

Personal- und Mitarbeiterhandbücher / Interne Stelleninserate / Weiterbildungsmöglichkeiten / Begrüssung neuer Arbeitnehmer / Reglemente / Hausordnung / etc.

Daten werden zerstört durch Blitzeinschlag, Wasserschäden, Stromausfall / Unberechtigte Personen greifen auf sensible Daten zu / Virenverseuchte CD's, Mails übertragen Viren auf die Festplatte, Festplatten haben eine beschränkte Lebensdauer / bei vernertzten PC's: externe Hacker, Mails oder andere Daten könnten im Netz abgefangen, verändert oder zerstört werden.

Zugang zum Netz mit Benutzernamen und Passwort schützen / Ueberprüfung aller Datenträger (Mails, CDs etc auf Viren / Firewall als Schutz vor externen Hackerangriffen / Datenübermittlung mit Kryptographie (Verschlüsselung) / Absicherung der Stromversorgung (USV) / Regelmässige Datensicherung auf separate Datenträger

Lohn, Sozialversicherungen etc

Systeme und Instrumente mit denen personalpolitische und planerisch-strategische Entscheide (Firmenvergleiche, Ausbildungstage etc). getroffen werden können.

Interne und externe Kundengruppe

Arbeitnehmer / Vorgesetzte / Geschäftsleitung / Verwaltungsrat / Finanzbuchhaltung / Controlling / Personalentwickler / Organisationsentwickler

Das Erfassen, das Verwalten, das Pflegen und die Bereitstellung von Daten sind die zentralen Tätigkeiten der Personaladministration.

Stammdaten eines Arbeitnehmers, Lohndaten, Daten der Organisationsstruktur

Mitarbeiterein- und austritt, Selektionsverfahren, Beförderungen, Versetzungen, Uebertritte in andere Abteilungen

monatliche Erstellung einer schriftlichen Lohnabrechnung, dabei wird Geld für die Sozialversicherungen (AHV/IV/EO, PK, UV etc). Abgezogen und periodisch an die entsprechenden Stellen überwiesen.

Z.B. Absenzen in Zusammenhang mit Krankheiten, Unfällen und Ueberstunden, resp. Ueberzeit - diese gelten als Grundlage für personalpolitische und planerisch-strategische Entscheide.

Standardvorlagen für Korrespondenz (Kündigung, Absagen), Formulare (Mitarbeitergespräch, Austritrtsgespräch, AHV-Anmeldung), Checklisten (Mitarbeitereintritt/-austritt), Handbücher (Personalhandbuch, Mitarbeiterhandbuch etc). Listen, Verzeichnisse (Telefonliste, Mitarbeiterliste, Geburtstagsliste), Flussdiagramme (schematsiche Abläufe bei Beförderungen etc)., Merkblätter, Leitfäden (frühzeitige Pensionierung, Unfallprävention), PIS (Personalinformationssystem), Personaldossier, Internet (Kommunikations- und Informationsplattform)

Personalien / Verträge / Entwicklung / Finanzielles / Versicherungen / Absenzen / Diverses

Grundsätzlich nur Daten, die für das Arbeitsverhältnis relevant sind.

Private Tätigkeiten eines Arbeitnehmers, z.B. politische Aktivitäten

Nein, dies ist gemäss Datenschutzgesetz verboten. Damit ist jedoch nicht gemeint, dass der Vorgesetzte keine Adressliste seiner Mitarbeiter haben darf.