IT-Organisation konzipieren und umsetzen (200)
Eidg. Diplom Informatik Abschluss 2014
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Cartes-fiches
Sie müssen eine Führungskraft für die IT-Organisation akquirieren und stellen ein Anforderungsprofil zusammen. Aus welchen Informationsquellen beziehen Sie die entsprechenden Anforderungen? Nennen Sie drei Quellen.
- Stellenbeschreibung
- Führungsrichtlinien des Unternehmens
- Zukünftiger Vorgesetzter des Kandidaten
Die Auswahl und Einführung eines neuen Mitarbeiters kann in fünf Stufen erfolgen. Zählen Sie bitte diese fünf Stufen auf und charakterisieren Sie diese in jeweils drei Stichworten.
1. Stellenbeschreibung / Anforderungsprofil
- Stellenbeschreibung
- Anforderungsprofil
- Genehmigung zur Stellenbesetzung
2. Personalwerbung
- Suchstrategie
- Externe bzw. interne Suche
- Stelleninserat
3. Personalselekton
- Unterlagenprüfung
- Bewerberinterview
- Referenzauskünfte
4. Anstellungsverhandlung und Vertrag
- Optimale und tragfähige Vereinbarung
- Arbeitsvertrag
- Bewerber-Schlussbeurteilung
5. Einführung und Einarbeitung
- Vorgesetzten informieren
- Arbeitsplatz vorbereiten
- Integration ins Arbeitsteam und in die Unternehmenskultur
In Verbindung mit organisatorischen Anpassungen werden in der betroffenen Abteilung Grüchte verbreitet mit dem Inhalt, es seien Stellen gefährdet, obwohl die Geschäftsleitung ausdrücklich garantiert hat, dass keine Kündigung ausgesprochen wird.
Wie reagieren Sie? Skizzieren Sie eine kurzfristige und zwei eher langfristige Massnahmen.
Kurzfristig:
- Garantie gegen Kündigung durch Geschäftsleitung aussprechen lassen.
Langfristig:
- Bedeutung der Reorganisation für die Unternehmensexistenz und die Sicherung der Arbeitsplätze deutlich machen.
- Verbesserungsvorschläge von betroffenen Mitarbeitern aufgreifen und wenn möglich realisieren.
In Verbindung mit organisatorischen Anpassungen werden in der betroffenen Abteilung Grüchte verbreitet mit dem Inhalt, es seien Stellen gefährdet, obwohl die Geschäftsleitung ausdrücklich garantiert hat, dass keine Kündigung ausgesprochen wird.
Wo lokalisieren Sie als Projektleiter die möglichen Ursachen dieser Gerüchte? Beschreiben Sie drei wahrscheinliche Gründe.
- Man wendet sich gegen eine neue Lösung, weil man selbst eigene, neue Lösung bevorzugt.
- Man vermutet, dass reorganisiert wird, um Stellen einzusparen.
- Furcht von dem Verlust von Know-how.
Unter Kapitel 6.3.5, S. 69, werden Beispiele von Stellenbeschreibungen aus der Praxis dargestellt. Wo stimmt das Beispiel "Leiter Informatik" nicht mit den Empfehlungen unter Kapitel 6.3.4, S. 67, überein?
Zahlen Sie in Stichworten zwei Punkte auf.
Stellvertretung: Präzisierung fehlt, in welcher Angelegenheit
Einzelauftrag: fehlt
Den Stellenbeschreibungen wird manchmal vorgeworfen, dass sie unflexibel seien und den Stelleninhaber dazu verführen, Aufgaben abzulehnen, die nicht in seiner Stellenbeschreibung vorgesehen sind. Wie können Sie diesem Problem begegnen? Beantworten Sie diese Frage in Form eines Satzes, der die Stellenbeschreibung eingefügt werden könnte.
"Der Stelleninhaber ist verpflichtet, deben den aufgeführten Aufgaben Einzelaufträge seines Vorgesetzten durchzuführen, sofern sich eine betriebliche Notwendigkeit ergibt."
Im Mehrliniensystem oder der Matrixorganisation besteht das Problem von Kompetenzüberschreitungen und Wiedersprüchen in den Verantwortlichkeiten. Welche Dokumentationstechnik kann diese Sachverhalte klären und welche Inhalte werden mittels dieser Technik dargestellt?
Funktionen-Diagramm:
- Aufgaben
- Beteiligte Stellen
- Kombination der Aufgaben pro Stelle
- Arbeitsteilung der beteiligten Stellen
- Verschiedene Zuständigkeiten (Entscheidung, Ausführung usw.)
In der Eröffnungsphase Ihrer Entscheidungspräsentation geht es Ihnen darum, die Zuhörer auf Ihr Thema neugierig zu machen und sich ihre Aufmerksamkeit zu sichern. Wie gehen Sie vor, um diese Ziele zu erreichen? Geben Sie in Stichworten zwei Möglichkeiten an.
- Fragen stellen (sie regen zum Denken an)
- Persönlichen Nutzen aufzeigen (was habe ich als Zuhörer davon, wenn dieses Projekt realisiert wird?)
Sie bereiten sich auf die Präsentation Ihrer Lösung von dem Entscheidungsgremium vor. Sie versetzen sich dabei in die Leute, die Ihnen zuhören werden. Welche Fragen stellen Sie sich dabei und wie wirkt sich die Beantwortung dieser Fragen auf Ihre Präsentation aus? Stellen Sie sich diese Fragen bei drei Punkten.
Welche Einstellung hat der einzelne Teilnehmer zum Projekt?
Wenn negative Einstellungen zu erwarten sind, muss ich die Eröffnung sehr sorgfältig vorbereiten. Vor allem den Nutzen, den die Lösung für das Unternehmen und die Zuhörer bringt, aufzeigen.
Welche Einstellung haben die Teilnehmer zueinander?
Wenn latente Konflikte unter den Zuhörern zu erwarten sind, muss ich die anschliessende Diskussion sorgflätig vorbereiten. Möglicherweise versuchen, die Diskussionsleitung dem Ranghöchsten zu übertragen.
Welche Teilnehmer werden mich und das Projekt unterstützen?
Diese Teilnehmer werde ich mir merken und sie ansprechen, wenn kritische Fragen oder Situationen aufkommen.
Gegen Ende der Hauptstudie formulieren Sie einen schriftilchen Lösungsvorschlag. Welche Punkte muss er enthalten, um dem Entscheidungsträger genügend Informationen für seine Entscheidung zu liefern? Zählen Sie mindestens drei Punkte auf und beschreiben Sie deren Beitrag zur Entscheidungsfindung.
Nutzen: Der Entscheidungsträger kann die Konsequenzen der Lösung mit seinen Vorstellungen abstimmen und daraus den positiven oder allenfalls negativen Entscheid ableiten.
Kosten: Der Entscheidungsträger kann die Kosten den Resultaten gegenüberstellen und abschätzen, ob sich die Investition lohnt.
Risiken: Könnnen bei einem positiven Entscheid die Risiken eingegangen werden oder sind sie andernfalls zu hoch?
Eine Entscheidung für eine organisatorische Lösung wird von verschiedenen Elementen beeinflusst. Zählen Sie die vier wichtigsten auf und beschreiben Sie deren Beitrag zur Entscheidungsfindung.
Handlungsmöglichkeiten: Die verschiedenen Lösungen müssen sich gegenseitig ausschliessen, so dass der Entscheidungsträger nur eine Variante auswählen kann.
Umweltbedingungen: Darunter sind alle relevanten Einflussfaktoren zu verstehen, die der Entscheidungsträger nicht beeinflussen kann, (zB. Konjuktur, Konzurrenz, Engpässe von Personalkapazitäten).
Resultate: Die Konzequenzen der Lösung können in Form von Nutzen, Ersparnissen, Erhöhung der Effektivität usw. auftreten. Der Entscheidungsträger muss abwägen, welche Prioritäten für den Entscheid gelten.
Zielfunktion: Mehrdimensionalität, ständige Veränderung von Zielvorstellungen, verschiedene Wertvorstellungen in Entscheidungsgremien können die Entscheidung beeinflussen.
Als Methode für die Bewertung wird die Nutzwertanalyse empfohlen. Begründen Sie diese Empfehlung und erklären Sie, warum die Wirtschaftlichkeitsberechnung als Methode eher ungeeignet ist.
Die Nutzwertanalyse lässt ein breites Spektrum von Kriterien zu (auch nicht in Zahlen ausdrückbare).
Die Wirtschaftsrechnung geht hingegen davon aus, dass alle Kriterien in Geld ausgedrückt werden können, was bei organisatorischen Projekten eher nicht der Fall ist.
Um eine Entscheidung vorzubereiten, muss die vorliegende Lösung bewertet werden. Geben Sie drei Bedingungen an, die erfüllt sein müssen, um eine Lösung bewerten zu können.
- Mehrere Lösungsvarianten, die alle die Muss-Ziele erfüllen
- Bewertungskriterien (Wunschziele)
- Fähigkeit zur Beurteilung von Varianten (Situationskenntnis und Fachwissen)
Aus der Vorstudie für Änderungen einer Organisation resultiert ein Auftrag für eine Hauptstudie. Was muss in der Vorstudie alles erarbeitet werden, um diesen Auftrag formulieren zu können? Zählen Sie stichwortartig fünf Punkte auf.
- Grobe Lösungsmodelle
- Nullvariante
- Kosten/Nutzen-Schätzung
- Stärken und Schwächen des IST-Zustandes
- Systemgrenzen
Das Service Level Management (SLM) ist eine zentrale Funktion des Service Management. Skizzieren Sie in drei Sätzen die Hauptaufgaben diser Funktion.
Im SLM werden die Services für den Kunden nachvollziehbar beschrieben. Mit Hilfe von Metriken (zB. % Verfügbarkeit) werden die Dienstleistungen messbar. Die Vereinbarung zwischen Kunde und IT-Organisation über die Service-Leistung wird im Service Level Agreement (SLA) festgelegt.
Das Incident Management ist als Teil des Service Desk für Störungsmeldungen und deren Bearbeitung zuständig. Beschreiben Sie in vier bis fünf Sätzen den Weg einer Störungsmeldung.
- Störung identifizieren und dokumentieren
- Dringlichkeit und Risiko-Einschätzung
- Einleiten des First Line Supports
- Eventuell weiterleiten an Second Level Support
- Behebung der Störung und Wiederherstellen des Service
- Dokumentation und Auswertung der Störung
Die heutige EDV-Abteilung muss sich zum Service-Provider entwickeln. Für diese Entwicklung braucht es eine Kulturänderung in der IT-Organisation. Charakterisieren Sie in drei bis vier Stichwortartigen Veränderungen.
- Business-Orientierung
- Messbarer Service
- Service Management
- Vom Benutzer zum Kunden
- Proaktiv statt reaktiv
Aus diesem Rollenverständnis ergeben sich recht hohe quantitative Anforderungen an den IT-Manager. Beschreiben Sie sechs davon in Stichworten.
- Umfassende Kenntnisse der Informatik-Technologien
- Wissen um Systemzusammenhänge und Erfahrung in der Steuerung von Projekten
- Methoden der Wirtschaftlichkeitsrechnung kennen
- Überzeugungskraft und Präsentationserfahrung
- Führungsmethoden kennen
- Sozialkompetenz und Kommunikationsfähigkeit
Der IT-Manager hat vier verschiedene Rollen. Zählen Sie sie auf und beschreiben Sie die Rolle in jeweils einem Satz.
Der Zukunftsforscher: Er muss in der Lage sein, sich abzeichnende Trends in der IT-Technologie beurteilen zu können.
Der Stratege: Projektion aktueller Trends auf die Unternehmensstrategie.
Der aktive Veränderer: Für Veränderungen in Strukturen, Abläufen und Produkten notwendige Kapazität verfügbar machen.
Die Führungskraft: Sie muss aufgrund ihrer fachlichen Kompetenz von ihren Mitarbeitern akzeptiert werden können.
Welche Prozesse sind üblicherweise in einer IT-Organisation anzutreffen? Zählen Sie mindestens drei auf und skizzieren Sie deren Zielsetzung.
Betrieb und Betreuung unternehmensweiter Systeme
Beschaffung, Installation und Integration von Systemen. Betrieb und Wartung dieser Systeme
Netzdienste
Planung und Aufbau und Betrieb der Netzbetriebe, Fehlermanagement, Netztuning
Information Center
Beratung der Benutzer; Test, Auswahl, Beschaffung, Installation und Wartung einheitlicher Hardware; Hotline und Ausbildung der Benutzer
Projektdienste
Projektmanagement, Auswahl von Methoden und Tools, Entwicklung und Customizing von Applikationnen, Wartung
IT-Service wird manchmal teilweise oder vollständig von externen Dienstleisern erbracht (Outsourcing). Nennen Sie drei Punkte, die ein Outsourcing sinnvoll machen, und beschreiben Sie in jeweils zwei bis drei Stichworten die Gründe.
Reduktion der Kosten: Kostenkontrolle durch SLA, neuste Hard-und Software, keine direkten Personalkosten.
Investitionsersparnisse: modernste Infrastruktur beim Outsourcing-Partner bereits vorhanden, keine Personalakquisitionskosten, keine Ausbildungskosten.
Raschere Realisierung: neue Applikationnen mit vorhandenen Standard-Software-Paketen mit kurzer Einführungszeit, Verträge mit Strafen, wenn Termine nicht eingehalten, höhere Kompetenz der Mitarbeiter.
Obwohl die dezentrale Organisationsform wesentliche Vorteile hat, geht heute der Trend eher Richtung Zentralisation. Nennen Sie den Hauptgrund für diese Entwicklung und erläutern Sie ihn in zwei bis drei kurzen Sätzen.
Die Kommunikationskosten sind heute tiefer. Für das gleiche Geld sind heute schnellere Verbindungen mit mehr Kapazität zu bekommen. Zentraler Kundensupport kann zentral kostengünstiger und kompetenter aufgebaut werden.
Die dezentrale Organisationsform der Informatik hat für die Benutzer-Abteilungen wesentliche Vorteile. Beschreiben sie fünf Vorteile und deren Auswirkungen auf den Service.
Kundennähe: erhöhtes Engagement der Informatik für die Kundenbedürfnisse.
Lokaler Benutzerservice: besser erreichbar. Man kennt sich.
Mehr Fachkompetenz im IT-Bereich: Anforderungen der Benutzer werden besser und früher erkannt.
Kürzere Entscheidungswege: über Änderungsanträge wird schneller entschieden.
Antwort- und Zugriffszeiten kürzer: erhöhte Zufriedenheit der Endbenutzer.
