HR Fachausweis AKAD 2017, Grundlagen HRM 3/3
HRM603, Kapitel 3, Problemlösungsmethodik
HRM603, Kapitel 3, Problemlösungsmethodik
Kartei Details
| Karten | 28 |
|---|---|
| Lernende | 12 |
| Sprache | Deutsch |
| Kategorie | BWL |
| Stufe | Andere |
| Erstellt / Aktualisiert | 22.11.2016 / 25.07.2023 |
| Weblink |
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Was ist ein Problem? Erkläre den Begriff mit einer Gleichung.
Problem = Soll - Ist
Ein Problem lässt sich nicht immer ganz klar bezeichnen oder fassen; oft sind die Ursachen noch im Verborgenen oder lassen sich nicht berechnen bzw. eingrenzen. Je nachdem, wie viele Faktoren, die zum Problem geführt haben, unklar bzw. unbekannt sind, wird es sehr schwierig, ein Problem lösen zu können.
Beschreibe dazu die folgenden Begriffe und wie diese im Kontext eines Problems wirken können:
- Lösbarkeit
- Erfassbarkeit
- Zerlegbarkeit
- Ähnlichkeit
- Nützlichkeit
- Subjektive Bewertung
1. Lösbarkeit:
- nicht jedes Problem ist lösbar, klare wie unklare / diffuse Probleme
- bei Interessenskonflikten oder widersprüchlichen Zielen kann es höchstens Kompromisse oder Optimierungen geben
2. Erfassbarkeit:
- je klarer die Problemursachen bekannt sind, je mehr Informationen darüber vorhanden sind, desto einfacher ist i.d.R. die Problemlösung
3. Zerlegbarkeit:
- Grundsatz: Problem abgrenzen und in Teilprobleme zerlegen
- Ziel = Analyse und Lösung überschaubarer Einheiten
- nicht alle Probleme lassen sich zerlegen, v.a. persönliche / zwischenmenschliche
4. Ähnlichkeit:
- eng verwandte Probleme lösen sich oft gleichzeitig, wenn nur eines der Probleme gelöst wird
- isolierte Probleme erfordern eigenständige Lösung
5. Nützlichkeit:
- Problemlösung muss praktisch Sinn machen, nur die theoretisch mögliche Lösung selber macht keinen Sinn
- Bsp.: Aufwand für die Lösung ist grösser als Nutzen
6. Subjektive Bewertung:
- Persönliche Betroffenheit / hohe Erwartungen an das "Soll" können Probleme unlösbar schwierig machen, während sie für Aussenstehende einfach oder inexistent scheinen
In welche Schwierigkeitsgrade lassen sich Probleme einteilen und welche Merkmale bringen Probleme dieser Stufen mit sich? Nenne auch je ein Beispiel.
Welches Vorgehen empfiehlt sich für die Lösung von
- einfachen Problemen?
- komplizierten Problemen?
- komplexen Problemen?
Einfache Probleme:
- klare Vorgaben, Anleitungen
- detaillierte Checklisten
- "gesunder Menschenverstand"
- Erfahrung
- Intuition
Komplizierte Probleme:
- systematisches, strukturiertes Vorgehen gem. Problemlösungsprozess
Komplexe Probleme:
- wie komplizierte Probleme -> Problemlösungsprozess
- zusätzlich: vernetztes Denken: Erfassung der gegenseitigen Abhängigkeiten und Dynamik der Einflussfaktoren
Welche Abkürzung kennst Du für die Beschreibung der 6 Schritte des Problemlösungsschrittes?
Was bedeuten die Buchstaben AZPERK im Problemlösungsprozess?
A = Analyse
Z = Zieldefinition
P = Planung
E = Entscheidung
R = Realisierung
K = Kontrolle
Einzelne Schritte AZPERK:
Was ist wichtig zu beachten beim Schritt "Analyse"?
Problem muss so eindeutig fassbar sein, dass sich adäquate Lösungen entwickeln lassen.
3 Analyseschritte:
- Problemerkennung: Gibt es überhaupt ein Problem? Wer / was ist wie davon betroffen?
- Problemanalyse: Infos zusammentragen, Art, mögliche Ursachen und Einflussfaktoren des Problems bestimmen, Verbindung zwischen Problem und seinem Umfeld betrachten
- Problembeurteilung: Problemverständnis soweit erreichen, dass Entscheidung über Notwendigkeit / Sinn einer Problemlösung möglich; Entscheidungskriterien = Wichtigkeit / Dringlichkeit, Chancen auf umsetzbare Lösung, notwendiger Aufwand
Deine Chefin erteilt Dir den Auftrag, für das Vorgesetzten-Handbuch die drei Schritte der Situationsanalyse im Problemlösungsprozess mit Beispielfragen zu ergänzen. Nenne für jeden Schritt mind. 2 solcher Beispielfragen.
Einzelne Schritte AZPERK:
Du wirst zu einem Gespräch hinzu gebeten, in dem der Vorgesetzte Dich um Unterstützung bittet. Es geht konkret darum, dass Du dem Vorgesetzten dabei helfen sollst, für ein bestehendes Problem in der Abteilung eine klare Zieldefinition zu formulieren. Welche Formel "zückst" Du? Und welche Fragen kannst Du für Dich schon vorbereiten, die Du dem Vorgesetzten stellen wirst?
SMART
S = specific
M = measurable
A = achievable (oder accepted oder attractive)
R = realistic
T = timely (oder timed)
Einzelne Schritte AZPERK:
In welche zwei Teilbereiche Planung teilst Du die (Lösungssuche) ein?
Um die Ziele zu erreichen, muss die Frage "Was ist zu tun?" beantwortet werden. Meist gibt es mehrere Lösungsvarianten für ein Problem, deshalb macht folgendes Vorgehen Sinn:
- Synthese: möglichst viele Lösungsideen entwickeln, z.B. mit Kreativitätstechniken (z.B. Brainstorming); Quantität kommt vor Qualität = Machbarkeit steht noch nicht zur Diskussion
- Analyse: Vergleich der Lösungsideen mit den Muss-Zielen; jene Ideen die den Muss-Zielen widersprechen werden verworfen
Nenne für jeden Teilbereich der Planung (Lösungssuche), also für Synthese und Analyse, eine Leitfrage, die Du Dir stellen kannst.
Einzelne Schritte AZPERK:
Was ist eher sinnvoll:
- Kriterien zur Entscheidungsfindung im Voraus zu bestimmen oder
- eine Entscheidung mit möglichen Kriterien abzugleichen, um zu sehen, wie viele der Kriterien die Entscheidung tatsächlich erfüllt?
Begründe Deine Antwort in einem Satz.
Es ist eher sinnvoll, die Bewertungskriterien bzw. das Bewertungs-/Auswahlverfahren für eine Entscheidung im Voraus zu bestimmen, da sie dann weniger vom Bauchgefühl oder der Erfahrung abhängig ist und mehr auf fundierten, objektiven Grundlagen beruht.
Auch bei der Entscheidung helfen Leitfragen. Nenne je zwei Beispiele für Leitfragen, die Du Dir stellen kannst, wenn es um die Bewertung und schlussendlich um die Entscheidung in einem Problemlösungsprozess nach AZPERK geht.
Einzelne Schritte AZPERK:
Die Realisierung von Lösungen beinhaltet meistens nicht nur einen Schritt sondern mehrere Massnahmen. Erkläre, was die Stichworte Massnahmenkatalog, Ressourcen, Koordination und Zeitmanagement in diesem Prozessschritt für eine Rolle spielen.
Wenn Lösungsansatz klar ist, muss Massnahmenkatalog zusammengestellt werden: Wer macht was bis wann?
Die dafür benötigten Ressourcen (finanzielle, zeitliche, technische, etc.) müssen im Voraus eingeplant werden.
Eine gezielte Steuerung und Unterstützung der ausführenden Personen koordiniert die Umsetzung.
Ein konsequentes Zeitmanagement stellt die Realisierung sicher.
Nenne auch für die Realisierungsphase je eine Leitfrage, die Du Dir stellen kannst für die Teilschritte
- Umsetzungsplanung
- Realisierung
Einzelne Schritte AZPERK:
Der letzte Schritt ist die Kontrolle; Resultat der Umsetzung und Grad der Zielerreichung werden überprüft. Welche Leitfragen stellst Du Dir hier? Nenne mind. 2 Beispiele.
Was sind die Prinzipien des vernetzten Denkens? Ergänze die Grafik.
Vernetztes Denken:
Welche Techniken helfen, um den Blickwinkel bei einem Problem zu öffnen, zu dem zwar schon viele Meinungen und Interpretationen bestehen, aber noch sehr wenig Fakten?
Perspektivenwechsel: Sichtweisen und Standpunkte aller Beteiligten untersuchen um ausgewogenes, komplettes Bild des Problems zu erhalten
Metaebene: Sichtweise auf das Problem in die Vogelperspektive (helicopter view) verlagern; Problem sachlich und mit etwas Distanz hinterfragen
Vernetztes Denken:
Ein wichtiges Prinzip ist, Zusammenhänge zu verstehen, das Problem im Gesamtzusammenhang zu sehen. Es muss ganzheitlich untersucht werden, um es auch ganzheitlich lösen zu können.
Ein weiterer Punkt ist, die Dynamik eines Problems bzw. der Beteiligten zu verstehen. Was ist damit gemeint?
Die Einflussfaktoren eines Problemes verharren nicht einfach in einem bestimmten Zustand, sie entwickeln sich mit der Zeit. Einzelne Faktoren wirken dabei besonders stark, andere schwächer auf das Problem, einige verändern sich markant, andere bleiben stabil.
Die Einschätzung dieser Dynamik ermöglicht Rückschlüsse auf die Chancen und Risiken im weiteren Problemlösungsverlauf, sie ist wichtig um nachhaltig wirksame Lösungen zu suchen.
Vernetztes Denken: Welche Risiken birgt das Bestreben möglichst rasch Gewissheit über Probleme zu erlangen und sie dadurch beherrschen zu wollen? Nenne mind. 2 Risiken und deren Auswirkungen.
- kurzfristiger Aktionismus
- Erzwingen von Lösungen
- Diskussion bzw. Energieverschwendung auf Punkte, die wir nicht ändern können
Folgen:
- unerwünschte Nebenwirkungen
- ungeahnte Folgeentwicklungen
- Verfehlen der beabsichtigten Lösungseffekte
Welche Einstellung / Eigenschaften braucht es, um Ungewissheit im Zusammenhang mit Problemen ertragen zu können?
- Akzeptanz der Rahmenbedingungen, die man selber nicht ändern kann
- Konzentration auf diejenigen Lösungsschritte, die man selber beeinflussen / aktiv lenken kann
- Geduld für das Erzielen von langfristigen Wirkungen
- Beharrlichkeit
- Wille für nachhaltige Veränderungen
Vernetztes Denken:
Wie können wirksame Lösungen gefunden werden? Was musst Du Dir bewusst sein, wenn Du ein Problem gelöst hast?
Symptombekämpfung und Patentrezepte helfen nicht, es braucht ein umsichtiges und situationsgerechtes Eingreifen, das nicht beim ersten Widerstand aufgegeben wird.
Ein gelöstes Problem bewirkt immer eine Veränderung der bisherigen Situation. Wirksame Lösungen sind deshalb "lernfähig": sie berücksichtigen die möglichen Auswirkungen und lassen sich wenn nötig anpassen oder korrigieren.
Was ist ein Problemnetzwerk und wie wird dabei vorgegangen?
Problemnetzwerk = methodische Anwendung des vernetzten Denkens
Vorgehen:
1. Problem konkretisieren
2. Vernetzung der Beziehungen ermitteln
3. Veränderungsmöglichkeiten erfassen
Problemnetzwerk:
Welche Fragen stellst Du Dir beim ersten Prozessschritt in dieser Methode, "Problem konkretisieren"?
- Was gehört zum Problem, was nicht? (Abgrenzung)
- Welche Faktoren beeinflussen das Problem?
- Kann ich das Problem ganz klar umschreiben?
Problemnetzwerk:
Im zweiten Prozessschritt geht es darum, die Vernetzung der Beziehungen zu ermitteln. Welche Fragen stellen sich hier?
- Gibt es eine Beziehung zwischen den beiden Einflussfaktoren A und B, C und D, etc.?
- Wie wirkt sich A auf B, B auf C, C auf D, etc. aus?
- Wie ist die Beziehung zwischen den beiden Einflussfaktoren, gleichgerichtet oder entgegengesetzt?
- Wie ist die zeitliche Dynamik der Beziehung zwischen den Einflussfaktoren; wie rasch wirkt sich A auf B aus?
- Wie intensiv ist die Beziehung zwischen den Einflussfaktoren; wie stark wirkt sich A auf B aus?
Ein Beziehungsnetzwerk kann positive und negative Beziehungen darstellen. Was ist mit positiv und negativ gemeint?
Welche der folgenden Beispiele wird im Beziehungsnetzwerk "positiv", also mit einem "+" dargestellt?
Problemnetzwerk:
Welche Szenarien sollten bei der Erfassung der Veränderungsmöglichkeiten gebildet werden, um alle möglichen Entwicklungen im Problem zu berücksichtigen?
Trendszenario: Was geschieht im wahrscheinlichsten Fall?
Worst-Case-Szenario: Was geschieht im schlechtesten Fall?
Best-Case-Szenario: Was geschieht im besten Fall?
Diese Szenarien können für jeden Einflussfaktor separat ermitteltz werden.
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