Dossier du Personnel
Frédéric Sudan - Gestion administrative du personnel
Frédéric Sudan - Gestion administrative du personnel
Fichier Détails
| Cartes-fiches | 10 |
|---|---|
| Utilisateurs | 10 |
| Langue | Français |
| Catégorie | Culture générale |
| Niveau | Autres |
| Crée / Actualisé | 27.02.2015 / 01.12.2019 |
| Lien de web |
https://card2brain.ch/box/dossier_du_personnel
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| Intégrer |
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1. Définir le dossier du personnel
Le dossier du personnel est l'élément de base de la gestion administrative des collaborateurs de l'entreprise. C'est la trace physique écrite du collaborateur tout au lond de sa vie dans l'entreprise. Un instrument important dans son système de classement et ses mise à jour.
2. Quel est le contenu d'un dossier du personnel ?
Le dossier contient plusieurs éléments retraçant le parcours de vie du collaborateur dans l'entreprise.
1. L'engagement du collaborateur - lettre de motivation, CV, lettre et contrat d'engagement , cahier des charges
2. Les pièces légales - carte d'identité, permis de travail, copie de carte AVS, assurance maladie, compte bancaire
3. Le salaire - copie des certificats de salaires, augmentations. Les fiches de salaires mensuels sont disponibles dans le logiciel de paie.
4. Les assurances sociales - les certificats d'affiliations pour la caisse de pension, assurance maladie, assurance accident, AVS, AI, AF
5. Les qualifications et évaluations de performances - rapport de fin de période d'essai, résultats d'entretiens d'évaluations, augmentation de salaire, félicitations
6. La formation - résumé des formations suivies avant, certificats de cours, formations continues, le plan de carrière
7. Les problèmes disciplinaire ou financiers - lettre d'avertissements, les actes de poursuites, les procès verbaux de discussion
8. La gestion du temps - les demandes de vacances, les décomptes d'heures mensuels
9. Divers - correspondances, mariage, etc
3. Fonction du dossier
Expliquez les 2 façons d'envisager les dossiers du personnel
1. L'approche statique - le rôle du dossier du personnel est simplement un dépôt des documents du collaborateur. La mise à jour et consultation tourne autour de problèmes administratifs
2. L'approche dynamique - le dossier du personnel est un outil de gestion et rassemble tous les détails de la vie du collaborateur dans l'entreprise.
Répartition du dossier / rubriques :
- dossier confidentiel (cf. loi sur la protection des données) du collaborateur connu du RH et du collaborateur
- dossier ouvert - vacances, formations, évaluations (consulter par sup. hierarchique)
- dossier semi-confidentiel - absences maladie etc
Ainsi que le développment de carrière ( salaire, mutations, notes)
4. Le classement et l'archivage du dossier
Décrire la systèmique de classement
Le classement se fait par:
Ordre alphabétique - code couleur en fonction du département ou niveau hiérarchique du collaborateur
Ordre chronologique - afin de suivre évolution du dossier. Les données récapitulatives a classer en 1er position afin de faciliter la mise à jour et la consultation
Attention ne JAMAIS DUPLIQUER un dossier du personnel.
Car misà à jour est très importante ! L'unique dossier du collaborateur se trouve chez le RH qui en est le seul responsable.
5. Confidentialités des données
Cf. Loi sur la protection des données
Donner le plus d'éléments possible sur la confidentialité du dossier du personnel
Collaborateurs peuvent demander à tout moment d'accéder à leur dossier.
La durée de conservation commence au moment de l'établissement du dossier.
La durée est définie au cas par cas en fonction de la catégorie de données.
La conservation des dossiers du personnel est fixée à 5 ans . Les données doivent être détruite ensuite.
Pour faciliter le triage et la contrôle de la date limite, mentionner la date d'établissement ainsi que la date limite de conservation.
6. La conservation des données relatives au salaire
Quel est sa durée de conservation ? Développer
Doit être conservé 10 ans à la fin de l'année civile en cours laquelle les dernière inscriptions ont été effectuées ou versé au dossier.
L'ordonnance du 2 juin 1976 concernant l'enregistrement des documents à conserver, régle les détails et la responsabilité de conservation.
7. Les données nécessaire à l'établissement du certificat de travail
Développer
Devoir de conservation de 10 ans et concerne les données suivantes :
- genre et durée des rapports de travail
- description des tâches et domaine de responsabilité
- appréciations de prestation, comportement et gestion
- La carrière et la formation continue
- Les motifs de départ
- Les événement particuliers
8. Les documents qui appartiennet au collaborateur
Détailler
Tous les documents dans le dossier de candidature:
CV, certificats de travail, diplômes, photos etc
Ils doivent lui être rendu au plus tard le dernier jour de travail ou généralement à la fin de la période d'essai !
9. Les documents qui appartiennent à l'employeur
Détailler
Les documents sans inérêts légitime doivent être détruit au plus tard à la fin des rapports de travail. Ou rendu au collaborateur si il ne sont plus utiles à l'établissement du certificat de travail ou expertises psychologiques.
-> détruire ou rendus 1 à 2 ans après leur établissement
10. Guide pour le traitement des données personnelle dans le secteur du travail
( Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence)
Relire et étudier
support "Dossier du personnel" page 4 (guide LPD1-20)
Relire absolument
LPD : Loi fédérale sur la protection des données
PFPDT : Préposé fédéral à la protection des données et à la transparence.
www.leprepose.ch
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