Dossier du Personnel

Le dossier du personnel est l'élément de base de la gestion administrative des collaborateurs de l'entreprise. C'est la trace physique écrite du collaborateur tout au lond de sa vie dans l'entreprise. Un instrument important dans son système de classement et ses mise à jour.

Le dossier contient plusieurs éléments retraçant le parcours de vie du collaborateur dans l'entreprise.

1. L'engagement du collaborateur - lettre de motivation, CV, lettre et contrat d'engagement , cahier des charges

2. Les pièces légales - carte d'identité, permis de travail, copie de carte AVS, assurance maladie, compte bancaire 

3. Le salaire - copie des certificats de salaires, augmentations. Les fiches de salaires mensuels sont disponibles dans le logiciel de paie.

4. Les assurances sociales - les certificats d'affiliations pour la caisse de pension, assurance maladie, assurance accident, AVS, AI, AF

5. Les qualifications et évaluations de performances - rapport de fin de période d'essai, résultats d'entretiens d'évaluations, augmentation de salaire, félicitations

6. La formation - résumé des formations suivies avant, certificats de cours, formations continues, le plan de carrière

7. Les problèmes disciplinaire ou financiers - lettre d'avertissements, les actes de poursuites, les procès verbaux de discussion

8. La gestion du temps - les demandes de vacances, les décomptes d'heures mensuels

9. Divers - correspondances, mariage, etc

1. L'approche statique - le rôle du dossier du personnel est simplement un dépôt des documents du collaborateur. La mise à jour et consultation tourne autour de problèmes administratifs 

2. L'approche dynamique - le dossier du personnel est un outil de gestion et rassemble tous les détails de la vie du collaborateur dans l'entreprise. 

Répartition du dossier / rubriques :

- dossier confidentiel (cf. loi sur la protection des données) du collaborateur connu du RH et du collaborateur 

- dossier ouvert - vacances, formations, évaluations (consulter par sup. hierarchique) 

- dossier semi-confidentiel - absences maladie etc

Ainsi que le développment de carrière ( salaire, mutations, notes) 

Le classement se fait par:

Ordre alphabétique - code couleur en fonction du département ou niveau hiérarchique du collaborateur 

Ordre chronologique - afin de suivre évolution du dossier. Les données récapitulatives a classer en 1er position afin de faciliter la mise à jour et la consultation

Attention ne JAMAIS DUPLIQUER un dossier du personnel.

Car misà à jour est très importante ! L'unique dossier du collaborateur se trouve chez le RH qui en est le seul responsable.

Collaborateurs peuvent demander à tout moment d'accéder à leur dossier.

La durée de conservation commence au moment de l'établissement du dossier. 

La durée est définie au cas par cas en fonction de la catégorie de données.

La conservation des dossiers du personnel est fixée à 5 ans . Les données doivent être détruite ensuite.

Pour faciliter le triage et la contrôle de la date limite, mentionner la date d'établissement ainsi que la date limite de conservation.

Doit être conservé 10 ans à la fin de l'année civile en cours laquelle les dernière inscriptions ont été effectuées ou versé au dossier.

L'ordonnance du 2 juin 1976 concernant l'enregistrement des documents à conserver, régle les détails et la responsabilité de conservation. 

Devoir de conservation de 10 ans et concerne les données suivantes : 

- genre et durée des rapports de travail

- description des tâches et domaine de responsabilité

-  appréciations de prestation, comportement et gestion

- La carrière et la formation continue

- Les motifs de départ

- Les événement particuliers 

Tous les documents dans le dossier de candidature:

CV, certificats de travail, diplômes, photos etc

Ils doivent lui être rendu au plus tard le dernier jour de travail ou généralement à la fin de la période d'essai !