DhSpz PfMt 7 Sitzungsmanagement

-in minimaler Zeit

-alle Ziele

-zur Zufriedenheit aller.

-auf unnötige Sitzungen verzichten

-möglichst kurz halten

-nur die wesentlichen Punkte behandeln

-frühzeitig ankündigen

Besprechung für Themen-Arbeitsbesprechungen, Projektsitzungen alle um den Tisch.

+ geringer Platzbedarf, spntane durchführung, Tisch erlaubt mitschreiben

- Hilfmitteleinsatz ist begrenzt, Sichtkontakt bei Rechteckigen Tischen

Workshop / Moderation, für Qualitätzirkel, Lernstart oder Workshops (Teamentwicklung), halbkreis

+ optimaler Sichtkontakt, Moderationsmethoden optimal nutzen

- hoher Platzbedarf, Moderator muss mit den Medien arbeiten können

Konferenz, mehr alls 15 Teilnehmer

-Ziele definieren (Prioritäten setzen), (Traktandenliste erstellen)

-Teilnehmerkreis festlegen (6 - 12 Personen)

-Sitzungstermin- und Dauer bestimmen (höchstens 2 Stunden)

-Sitzungslokal reservieren (ruhig, störungsfrei)

-Einladung versenden (Sitzungsthema, Traktandenliste, Teilnehmerkreis, mitzubringende Unterlagen)

-Informationen sammeln (Fakten, Belege, Stichwörter)

-Vorgehen und Methodik festlegen (Brainstorming, Blitzlicht, Quattro-Metode)

-das Brainstorming (spontane Einfälle, schriftlich festgehalten)

-das Blitzlicht (reihum Stellung zu einem Thema-Fage, kurz wie ein Blitzlicht)

keine Kommentare zwischendurch.

-die Quattro-Methode (vier farbige Karten, Frage/Entscheidung, gleichzeitiges setzten der Karte, kann direkt diskutiert werden)

-die Besprechung beginnt pünktlich

-Störungen sind zu unterbinden

-klare Zielformulierung

-Gefühle und Meinungen können frei ausgetauscht werden

-normal dass Konfilikte auftreten

-höchstens 3 min sprechen

-jeder lässt den anderen ausreden

-jeder hört aktiv zu und zeit Verständniss

-jeder wird in die Problemlösung miteinbezogen

Inhalt: Gespräch initieren, abweichen vom Thema vermeiden, Teilnehmer zu Stellungsnahmen bewegen, Standpunkte vergeleichen und gegenüberstellen, Zwischenergebnisse zusammenfassen, Teilnehmer zur Entscheidung bringen, Aktivitätenpläne erstellen

Interaktion: Beteiligung im Auge behalten und fördern, unterstützendes Verhalten vorzeigen, konstruktive Kräfte und gegenseitige Unterstützung fördern, Differenzen und Konfrontationen fördern, Konfliktlösung fördern, Feedback der Teilnehmer erleichtern

Struktur: Sitzungsordnung erstellen, Zielsetzung fixieren,Grundregeln aufstellen, Zeitplan überwachen, Verfahren und technische Hilfsmittel einsetzen, Aufgaben verteilen

Leitung und Auswertung

-Anwesenden begrüssen

-Protokollführer bestimmen

-Sitzungsziele- und verlauf bekanntgeben

-Sitzungsthemen mit geeigneter Methodik angehen

-Diskussionen leiten

-Ergebnisse zusammenfassen

-Abstimmungen vornehmen

-Sitzung beurteilen (lassen)

-Mitarbeit verdanken

-Teilnehmer verabschieden

-Sitzung auswerten

-ein Sitzungsdokument (Beleg, Beweis)

-ein Informationsmittel

-ein Arbeitsinstrument

-Kruzprotokoll, Zusammenfassung aller Verhandlungspunkte, hält Beschlüsse und Aufträge fest

-Beschlussprotokoll, Ergebnissprotokoll, beschränkt sich auf die Wiedergabe der Beschlüsse und Aufträge

-Pendenzenlist. alle Aufträge sind chronologisch aufgelitstet auch von früheren Sitzungen

-Art, Funktion der Sitzung

-Datum, Zeit, Ort

-Sitzungsleiter, An- Abwesende, Gäste

-Traktandenliste

-bei Kurzprotokoll: zusammenfassender Bericht über die einzelnen Traktanden

-Sitzungsergebnisse, Beschlüsse

-Aufträge (wer, was, wann)

-Sitzungsende

-Datum, Zeit, Ort der nächsten Sitzung

-Datum der Abfassung

-Unterschrift des Protokollführers