DhSpz PfMt 7 Sitzungsmanagement
Sitzungsmanagement
Sitzungsmanagement
-
- 1 / 12
-
Flashcards
Sitzungen sind ein wirksames Instrument um:
-Informationen weiterzugeben oder auszutauschen
-Ideen sammeln
-Entscheidungen zu treffen
-Vorgehensweisen zu vereinfachen
-Aufgaben zu koordinieren
-Probleme zu lösen
Dabei erreicht eine effiziente Sitzung:
-in minimaler Zeit
-alle Ziele
-zur Zufriedenheit aller.
Als Vorgesezter sollte man bei Sitzungen berücksichtigen:
-auf unnötige Sitzungen verzichten
-möglichst kurz halten
-nur die wesentlichen Punkte behandeln
-frühzeitig ankündigen
Vor- und Nachteile der
-Besprechung
-Workshop/Moderation
-Konferenz
Besprechung für Themen-Arbeitsbesprechungen, Projektsitzungen alle um den Tisch.
+ geringer Platzbedarf, spntane durchführung, Tisch erlaubt mitschreiben
- Hilfmitteleinsatz ist begrenzt, Sichtkontakt bei Rechteckigen Tischen
Workshop / Moderation, für Qualitätzirkel, Lernstart oder Workshops (Teamentwicklung), halbkreis
+ optimaler Sichtkontakt, Moderationsmethoden optimal nutzen
- hoher Platzbedarf, Moderator muss mit den Medien arbeiten können
Konferenz, mehr alls 15 Teilnehmer
Vorbereitungen für eine Sitzung:
-Ziele definieren (Prioritäten setzen), (Traktandenliste erstellen)
-Teilnehmerkreis festlegen (6 - 12 Personen)
-Sitzungstermin- und Dauer bestimmen (höchstens 2 Stunden)
-Sitzungslokal reservieren (ruhig, störungsfrei)
-Einladung versenden (Sitzungsthema, Traktandenliste, Teilnehmerkreis, mitzubringende Unterlagen)
-Informationen sammeln (Fakten, Belege, Stichwörter)
-Vorgehen und Methodik festlegen (Brainstorming, Blitzlicht, Quattro-Metode)
Was gibt es für Methoden und Vorgehen bei Sitzungen?
-das Brainstorming (spontane Einfälle, schriftlich festgehalten)
-das Blitzlicht (reihum Stellung zu einem Thema-Fage, kurz wie ein Blitzlicht)
keine Kommentare zwischendurch.
-die Quattro-Methode (vier farbige Karten, Frage/Entscheidung, gleichzeitiges setzten der Karte, kann direkt diskutiert werden)
Eine Sitzung und ihre Diskussionen gewinnen an effizienz wenn sich alle an Grundregeln halten:
-die Besprechung beginnt pünktlich
-Störungen sind zu unterbinden
-klare Zielformulierung
-Gefühle und Meinungen können frei ausgetauscht werden
-normal dass Konfilikte auftreten
-höchstens 3 min sprechen
-jeder lässt den anderen ausreden
-jeder hört aktiv zu und zeit Verständniss
-jeder wird in die Problemlösung miteinbezogen
Die Rolle des Sitzungsleiters:
Inhalt: Gespräch initieren, abweichen vom Thema vermeiden, Teilnehmer zu Stellungsnahmen bewegen, Standpunkte vergeleichen und gegenüberstellen, Zwischenergebnisse zusammenfassen, Teilnehmer zur Entscheidung bringen, Aktivitätenpläne erstellen
Interaktion: Beteiligung im Auge behalten und fördern, unterstützendes Verhalten vorzeigen, konstruktive Kräfte und gegenseitige Unterstützung fördern, Differenzen und Konfrontationen fördern, Konfliktlösung fördern, Feedback der Teilnehmer erleichtern
Struktur: Sitzungsordnung erstellen, Zielsetzung fixieren,Grundregeln aufstellen, Zeitplan überwachen, Verfahren und technische Hilfsmittel einsetzen, Aufgaben verteilen
Ablauf und Elemente einer Sitzung:
nach der Vorbereitung und Planung
Leitung und Auswertung
-Anwesenden begrüssen
-Protokollführer bestimmen
-Sitzungsziele- und verlauf bekanntgeben
-Sitzungsthemen mit geeigneter Methodik angehen
-Diskussionen leiten
-Ergebnisse zusammenfassen
-Abstimmungen vornehmen
-Sitzung beurteilen (lassen)
-Mitarbeit verdanken
-Teilnehmer verabschieden
-Sitzung auswerten
Das Sitzungsprotokoll ist:
-ein Sitzungsdokument (Beleg, Beweis)
-ein Informationsmittel
-ein Arbeitsinstrument
Protokollarten:
-Kruzprotokoll, Zusammenfassung aller Verhandlungspunkte, hält Beschlüsse und Aufträge fest
-Beschlussprotokoll, Ergebnissprotokoll, beschränkt sich auf die Wiedergabe der Beschlüsse und Aufträge
-Pendenzenlist. alle Aufträge sind chronologisch aufgelitstet auch von früheren Sitzungen
Kernpunkte eines Protokolls:
-Art, Funktion der Sitzung
-Datum, Zeit, Ort
-Sitzungsleiter, An- Abwesende, Gäste
-Traktandenliste
-bei Kurzprotokoll: zusammenfassender Bericht über die einzelnen Traktanden
-Sitzungsergebnisse, Beschlüsse
-Aufträge (wer, was, wann)
-Sitzungsende
-Datum, Zeit, Ort der nächsten Sitzung
-Datum der Abfassung
-Unterschrift des Protokollführers
