Auswahl und Führung Bewirtschaftung

• schriftlicher und mündlicher Verkehr mit den Mietern
• Durchsetzung von Haus-, Betriebs- und Benutzungsordnungen
• Durchführung der Mietzinsanpassungen
• Schlichtung von Streitigkeiten

• Fähigkeit der Wiedervermietung
• Umgang mit Mieter: c’est le ton qui fait la musique
• Vorgaben zu Mietzinsanpassungen
• Vorgaben zum Stil: Lösungs- vs. Streitkultur

Vorgaben Asset Mgmt: Orientierung an Marktmiete

• Kenntnisse der Marktmiete / Beratung Asset Mgmt
• Führen der Marktmieten auf Objektniveau / Rückkoppelung mit Bewertungen
• Neu- und Wiedervermietung: Orientierung an Marktmiete

• Rechtskompetenz einfordern (intern vs. externe Kompetenz der Bewirtschaftung)
• Vorgabe von Standard-Mietverträgen
• Sicherstellen, dass ständige Optimierungen einfliessen (periodische Überprüfung der Rechtsdokumente)

• Überwachung des Zustandes der Liegenschaft
• Vornahme der notwendigen Unterhaltsarbeiten: Auftragserteilung, Überwachung der Ausführung, Rechnungskontrolle
• Mitwirkung bei Bau- u. Garantieabnahmen in Zusammenarbeit mit der Bauleitung
• Abschluss und Bewirtschaftung von Serviceverträgen
• Gewährleistung der Funktion aller Apparaturen und Installationen
• Einkauf des Heizungsmaterials
• Einsetzung, Führung und Kontrolle des Hauswarts / der Reinigungsfirma

• Korrekte Vergabe von Aufträgen: Handwerkerliste pro Liegenschaft Handwerkerliste pro Portfolio; Ausschreibungen > Regeln erstellen
• Investitionsplanung: Fähigkeit zur Planung der Kosten der nächsten 5 – 10 Jahre: Verwaltung vs. Spezialist
• Optimierung Service-Abos: Durchführung von periodischen Überprüfungen (z.B. Lift, Lüftung, Klima, etc.)

• Kaufmännische Buchführung über sämtliche Einnahmen und Ausgaben
• Erstellen der Liegenschaftsabrechnung
• Erstellung der Nebenkostenabrechnungen
• Inkasso der Mietzinse
• Mahnungen, rechtliches Inkasso (Betreibungen, Retentionen, Ausweisungen)
• Vornahme der Mieter-Weiterverrechnungen
• Verwaltung der Sicherheitsleitungen
• Budgetierung, Planung und Reporting nach Rücksprache mit dem Auftraggeber

• Ertrag wird über Sollstellung verbucht
• Wichtige Kennzahl: Liegenschaftskosten in % Ertrag
• SIA D0213: Kennzahlen Immobilien - gute Übersicht

Exkurs: MWST-Thematik bei Immobilen
Rechtsgrundlage:

• MWSTG per 1.1.2001
• Wegleitung 2001 zur MWST
• Branchenbroschüre Nr. 16: Liegenschaftsverwaltung / Immobilien

Grundsatz: Von der Steuer ausgenommen:

• Verkauf / Vermietung, Verpachtung

Ausnahme - Freiwillige Option:

• Lösen MWSt-Nummer
• Mietvertragliche Regelungen
• Abliefern der Umsatzsteuer
• Geltendmachung Vorsteuerabzug

Aufbereitung Bewirtschaftung: > Einfordern von Besichtigungen und detaillierten Objektkenntnissen

• Objekte / Flächen prüfen
• Mieterspiegel prüfen
• Lage / Bauqualität analysieren

In der Phase der aktiven Bewirtschaftung: > Einfordern von Detailprüfungen Lage / Zustand / Mieter / Haustechnik

• Periodische Besichtigungen
• ad Hoc Besichtigungen

Flächenangaben oftmals ungenügend: Asset Manager hat zu beurteilen, ob Planqualitäten genügen.

• Empfehlung zu Projekt «Erarbeiten der Flächentransparenz»
• Ziel: korrekte Flächen-Angaben, korrekte Planunterlagen (gemäss SIA 416)
• Vorgehen: Aufnahme aller Liegenschaften in CAD: Aktuelle Grundrisspläne mit Angaben zu Mietflächen, Allgemeinflächen, Zuschlagsflächen, etc.
• Resultate: oftmals signifikante Abweichungen zu Daten in aktuellen Mietverträgen und Mieterspiegeln

Reporting = Kommunikation von Reports zum Zweck der Planung und Steuerung eines Ziels (Arten von Reports: Management Summary, Kennzahlen, Solldaten, Ist-Daten, Vergleiche Detailinformation zu Pendenzen)

Auswahl der Bewirtschaftung: Ausschreibung mit detaillierter Prüfung der Eignung

Steuerung der Bewirtschaftung: Mittel zur Überwindung der Informationsasymmetrie

Asset Management: Organisation und Durchführung einer Ausschreibung

Schritt 1: Bestimmung der Auftragsart

Schritt 2: Eignungsprüfung von 3 wichtigen Kriterien:

• Firmenverständnis: Leistungsumfang, regionale Abdeckung, Volumen, Kultur
• Management-Verständnis: Abgestimmter Planungs- und Steuerungsprozess
• System-Verständnis: Abstimmung der EDV-Systeme / Fokus Digitalisierung / KI
   

Überwindung Informationsasymmetrie durch: Asset Strategien / Auftrag mit Service Level Agreement (SLA) / Aktive Führung

Ausgewählte Vorgaben zu operativen Leistungsbereichen:

• Mieter Management: Aktive Wiedervermietung, Umgang mit Mieter, Marktmiete, Mietrechtskenntnissen
• Technisches Management: Vorgaben zu Auftragsvergabe, Unterhalt- und Investitionsoptimierung, Optimierung Service-Abonnemente
• Kaufmännisches Management: Buchhaltungsqualität, Abschlussvorgaben, Vorgaben MWST-Optierung, Budgetierung, Inkasso
• Weitere Standards: Vorgaben zu Objektkenntnisse / Datenqualität / Reporting

Definition (Kämpf-Dern, 2009)
Bewirtschaftung ist das anlageorientierte, operative Management von Immobilienobjekten im Interesse des Investors während der Bewirtschaftungsphase und an den Schnittstellen zur Konzeptions-/Beschaffungs- sowie Verwertungsphase. Ziel ist die effiziente Umsetzung der vorgegebenen Objektstrategie mit Schwerpunkt auf renditeoptimierte Bewirtschaftung der Immobilie im Investoreninteresse.
 

• Real Estate Investment Management; Anlagevorgaben /-Ziele des Investors (Investment-/U.ebene)
• Real Estate Portfoliomanagement; Strukturierung zur Rendite-/Risikooptimierung (PF-Ebene)
• Real Estate Asset Management; Strategisches Objektmanagement (Objektebene)
• Real Estate Property Management; Operatives Objektmanagement (Objektebene)

Basisaufwand Bewi: 

Spezialwissen, Mietrnähe, Verantwortung:

Mietzins-/Honorarvolumen:

Vielzahl von Markteilnehmern
• Vielzahl von Kleinfirmen und wenige Grossverwaltungen
• Stabile Renditeaussichten vorhanden, jedoch ohne Phantasie, hohe Personalkosen

Hohe Mitarbeiterbelastung / gute Ausbildung (evtl. einseitig fachbezogen?)
• Bewirtschafter überlastet, reaktive Belastungen, «schlechtes Gewissen“ als stetiger Begleiter
• Gute Ausbildung der Bewirtschafter, allenfalls etwas einseitig

Zunehmende Professionalisierung der Firmen / Steigerung der Akzeptanz
• Anerkennung der Bewirtschaftung als wichtigen Bestandteil des Immobilien-Managements
• Verstärkter Fokus auf Kundenbedürfnisse: Professionalisierung / Positionierung

- Bewirtschaftungsmarkt heterogen
- zunehmende Professionalisierung / Kundenorientierung

Wichtige Aufgabe im Asset Management: Auswahl und Führung der Bewirtschaftungsfirma

• Eigentümertyp als Grundlage der Selektion
• Auftragsarten für grössere Bestände
• Generelle Auswahlkriterien aus Studien
• 3 zentrale Selektionskriterien

Anforderungen der EGT 

Eigentümertyp 1-2: Gross-Verwaltung, über 100’000 Mietobjekte, gesamte CH, über 250 MA, Prozesse, Organisation, Q-Managemen

• Umsetzung der vorgegebenen Eigner- / Immobilienstrategie
• Vertrauen in Firma, Systematische Prozesse
• Fähigkeit, hohe Volumen zu bewältigen, nationales Filialnetz

Eigentümertyp 3-4: Klein-Verwaltung 500-10' Mietobjkete, regional/lokal, bis 30 MA,  persönlicher Einsatz

• Beratung betreffend Strategie / Ansprechpartner im gesamten Immobilienwesen
• Persönliches Engagement des Bewirtschafters, Loyalität, Vertrauen in Person

• In House: Eigene Bewirtschaftung; Aufbau eigene Bewirtschaftungsorganisation
• Gesamtauftrag an eine Firma; Gesamtes Volumen wird an eine Bewirtschaftungsfirma übergeben
• Mehrere Gesamtaufträge pro Gefäss oder Region; Einzelne Gefässvolumen oder regionale Pakete werden als Gesamtauftrag an ausgewählte Firmen vergeben
• Trennung techn/kfm Bewi; Aufteilung techn. Bewi. auf mehrere Firmen; eine Firma für kfm. Bewirtschaftung
   

Vorteile:

• Direkter Zugriff auf Personen / Daten
• Einflussnahme durch Asset Mgmt hoch, Abgleich der Interessen
• Hohe eigene Gestaltungsmöglichkeit

Nachteile:

• Intensiv in Aufbau und Betreuung /Suche Mitarbeiter

Vorteile:

• Verantwortung bei einer Firma
• Klar definierte Zuständigkeit, ein oder wenige KAM
• Evtl. tiefere Kosten dank Skaleneffekt

Nachteile:

• Abhängigkeit von einer Firma
• Verzettelung der Qualität beim Auftragnehmer

Vorteile:

• Verantwortung pro Gefäss / Region bei einer Firma
• Klar definierte Zuständigkeit, ein oder wenige KAM
• Qualitätsvergleich zwischen Auftragnehmern

Nachteile:

• Bedarf Konsolidierung
• Verzettelung der Qualität beim Auftragnehmer

Vorteile:

• Flexibilität im Beizug technischer Bewirtschaftungen, regionale Präsenz
• erhöhte Prozessqualität
• Check & Balances

Nachteile:

• Zusätzliche Schnittstelle für Asset Management
• Höhere Kosten

Wichtigste Faktoren gemäss EY Studie 2012:

• Geografische Nähe zu Objekten
• Qualität der Leistungen
• Qualifikation des Personals
• Korrektes Datenmanagement

Noch nicht entscheidend:

• Spezialisierung auf Nutzungsarten

Wichtigste Faktoren gemäss Sigrun Wonnerberger (2009):

• Qualität der Leistungen
• Qualität der Mitarbeiter
• Flexibilität
• Reputation / Referenzen
• Preismodell