Merkmale und Elemente Prozesse

• Dringlichkeit erzeugen: Den Mitarbeitern klar machen, warum die Veränderung jetzt wichtig ist.

• Ein Team bilden: Eine Gruppe von Leuten finden, die die Veränderung unterstützen und vorantreiben.

• Eine Vision entwickeln: Ein klares Zielbild schaffen, das zeigt, wie die Zukunft aussehen soll.

• Vision kommunizieren: Die Vision regelmäßig und klar an alle weitergeben.

• Hindernisse beseitigen: Blockaden und Widerstände erkennen und entfernen.

• Kurzfristige Erfolge zeigen: Kleine, schnell erreichbare Erfolge schaffen, um zu motivieren.

• Veränderung weiter ausbauen: Auch nach den ersten Erfolgen dranbleiben und weiter verändern.

• Neues in der Kultur verankern: Dafür sorgen, dass die Veränderung zum festen Bestandteil der Unternehmenskultur wird.

• Auftauen (Unfreeze): Die aktuelle Situation auflockern und die Leute auf Veränderung vorbereiten.
• Bewegen (Move): Die Veränderung umsetzen und neue Abläufe einführen.
• Einfrieren (Refreeze): Die neuen Abläufe fest verankern, damit sie bleiben.

• Initialisierung:
  Zuerst wird klar, warum eine Veränderung nötig ist.

• Diagnose:
  Man schaut sich an, was im Moment gut läuft und was verbessert werden muss.

• Planung:
  Es wird ein Plan gemacht, wie die Veränderung genau aussehen soll.

• Durchführung:
  Der Plan wird umgesetzt und die Veränderung wird eingeführt.

• Verankerung:
  Die Veränderung wird so fest gemacht, dass sie dauerhaft bleibt.

Die Change-Architektur wird in Unternehmen angewendet, die Veränderungen durchführen, wie z.B.:

• Einführung neuer Technologien
• Veränderung von Unternehmensstrukturen
• Optimierung von Prozessen
• Kulturwandel (z.B. mehr Zusammenarbeit)
• Schulung oder Umschulung von Mitarbeitern

Die vier Schritte der systemischen Schleife sind:

1. Informationen sammeln: Fakten und Daten werden gesammelt.
2. Informationen interpretieren / Hypothesen bilden: Die Informationen werden analysiert und Annahmen gemacht.
3. Interventionen / Maßnahmen planen: Lösungen oder Veränderungen werden geplant.
4. Interventionen / Maßnahmen umsetzen: Die geplanten Veränderungen werden durchgeführt.

Beim iterativen Vorgehen wird ein Projekt in kleinen Schritten bearbeitet. Nach jedem Schritt wird geprüft, was gut läuft und was verbessert werden muss. Dieser Prozess wiederholt sich, bis das Projekt optimiert ist.

Ein Sounding Board ist eine Gruppe oder Person, mit der man Ideen bespricht, um Feedback zu bekommen. Es hilft, Entscheidungen zu überprüfen und zu verbessern.

Leader (Führungskraft):

• Rolle: Führt den Wandel und gibt die Richtung vor.
• Aufgabe: Plan machen, Team motivieren und den Wandel leiten.

Change Agent (Veränderungsagent):

• Rolle: Setzt den Wandel um und hilft dabei.
• Aufgabe: Probleme lösen und den Wandel im Team unterstützen.

Facilitator (Moderator):

• Rolle: Hilft, dass alle gut zusammenarbeiten.
• Aufgabe: Diskussionen leiten und sicherstellen, dass alle Meinungen gehört werden.

1. Informieren / konfrontieren 

2. Ergründen und erklären 

3. Diskutieren und überzeugen 

4. Koordiniere und stabilisieren 

• Vertrauen, Respekt und Wertschätzung: Grundlage für gute Zusammenarbeit.

• Zuhören und nachfragen: Aufmerksam zuhören und bei Unklarheiten nachfragen.

• Verständnis zeigen: Mitgefühl und Verständnis für Mitarbeiter zeigen.

• Widerstand akzeptieren: Widerstand als Chance für positive Veränderung nutzen.

Das Führungssandwich bedeutet, dass Führungskräfte ihre eigene Betroffenheit und Verantwortung anerkennen und gleichzeitig Verantwortung für das Team und die Situation übernehmen. Es fördert transparente und authentische Führung.

• Eigenbetroffenheit: Die Führungskraft zeigt, dass sie selbst betroffen ist.
• Führungsverantwortung: Die Führungskraft übernimmt Verantwortung für Entscheidungen.
• Verantwortung für das Team: Die Führungskraft sorgt für das Wohl des Teams.

• Belastbarkeit (Resilienz und Selbstdiziplin) 
• Überzeugungskraft
• Durchsetzungsvermögen
• Selbstreflexion

Führungsaufgabe

- Zielbild

- Vorgehensplan für dem eigenen Bereich 

- Umsetzungs- und Change-Management-Massnahmen

1. Informieren

• Wichtige Inhalte: Vorhaben, Zielbild, Vorgehen, Erwartungen und Chancen mündlich und schriftlich kommunizieren.
• Informationsveranstaltungen: Das Kernteam informiert alle Beteiligten.
• Kick-off-Veranstaltungen: Starttreffen im Team zum Projektbeginn.

2. Austausch fördern

• Austauschmöglichkeiten: Gelegenheit zum Austausch über das Projekt und den Prozess schaffen.
• Jour fixe: Regelmäßige Teambesprechungen zu festem Termin.
• Teamsitzungen: Regelmäßige Besprechungen für aktuelle Themen.
• Berichterstattung: Fortlaufende Informationen über den Projektstand.
• Einzelgespräche: Individuelle Gespräche zur Klärung von schwierigen Themen.
• Lose Gesprächsrunden: Informeller Austausch im Team und zwischen Mitarbeitenden

1. Kompetenzenprofil

Standortbestimmung

• Entwicklungsbedarf ermitteln: Feststellen, welche Kompetenzen fehlen (Ist- vs. Soll-Kompetenzen).
• Entwicklungsmaßnahmen festlegen: Maßnahmen definieren, um Kompetenzlücken im Team zu schließen.

2. Kompetenzentwicklung

• Entwicklungsmaßnahmen planen und umsetzen:
  • Anwendung: Wissen und Fähigkeiten praktisch ausprobieren.
  • Weiterbildung: Wissen durch Schulungen, Trainings und Fachlektüre erweitern.
  • Soziales Lernen: Lernen durch Feedback, Networking und Mentoring.

3. Unterstützung

• Fachcoaching: Unterstützung bei fachlichen Fragen.
• Persönliches Coaching: Hilfe zur Selbsthilfe im Umgang mit Veränderungen.

Ziele und Maßnahmen:

1. Gemeinsam Ergebnisse erarbeiten:

   • Mitarbeitende einbeziehen: Die Beteiligten werden aktiv in die Planung und Gestaltung der Veränderung eingebunden, damit sie sich mit dem Projekt verbunden fühlen.
   • Team-Workshops: Es gibt Workshops, in denen das Team neue Ideen ausprobieren und testen kann.

2. Teamarbeit und Zusammenarbeit stärken:

   • Teamdynamik steuern: Wenn sich Teamaufgaben oder -ziele ändern, wird die Teamstruktur angepasst.
   • Rollen klar verteilen: Jeder im Team weiß genau, welche Aufgaben er oder sie hat und wie die Zusammenarbeit mit anderen Teams oder Partnern aussieht.

Zur Überprüfung des Fortschritts sind folgende Maßnahmen notwendig:

• Systematisches Controlling: Regelmäßige Kontrolle der Projektfortschritte bezüglich Zeitplänen, Budgets und Ergebnissen, um Abweichungen zu identifizieren und korrigierende Maßnahmen zu ergreifen.
• Regelmäßige Evaluation: Bewertung auf der Beziehungsebene, um Erkenntnisse für eine erfolgreiche Umsetzung zu gewinnen.
• Geeignete Evaluationsinstrumente: Verwendung von Selbstbewertungen, Fragebögen, Interviews und Monitoring zur Erfassung der Ergebnisse.

Statusberichte dienen zur regelmäßigen Berichterstattung und sollten Folgendes umfassen:

• Management-Zusammenfassung
• Detaillierte Ergebnisse und Kommentare
• Aufwand- und Kostenkontrolle
• Schlussfolgerungen und spezifische Anliegen
• Gewünschte Unterstützung durch das Kernteam

Ein langfristiger Veränderungserfolg wird durch die Integration der Maßnahmen in den Arbeitsalltag erreicht. Dazu gehört der regelmäßige Austausch im Team, etwa in Form von Retrospektiven und Team-Meetings.

• Produkte
• Leistungen 
• Informationen 
• Daten oder Dokumente

- Kunden: Interne/externe Personen, die den Output erhalten.
- Lieferanten: Interne/externe Personen, die den Input liefern.

• Aufgabenkette
• Zeitlichlogischer Ablauf

Verrichtung 

Objekt

- Output: Zeigt, wie gut das Ergebnis ist (Effektivität).
- Performance / Effizienz: Verhältnis von Ergebnis zu Aufwand (wenig Arbeit für viel Ergebnis?).

- Prozessorganisation: Unternehmen sind durchgängig prozessorientiert.  
- Prozess Owner / Prozesseigner: Verantwortlich für Führung, Verantwortung und Koordination.  
- Hauptziele: Kundenorientierung, Wertschöpfung, Prozesseffektivität und Effizienz.  

- Kundenorientierung: Wird durch Kundenanforderungen ausgelöst.  
- Kenngröße für Prozesse: Kundenzufriedenheit.  
- Leistung: Muss einen Wert für den Kunden darstellen.  

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- Wertschöpfung: Produktionswert abzüglich der Vorleistungen.  
- Output des Prozesses: Ergebnis der Wertschöpfung.  
- Vorleistungen: Fremd bezogene Güter und Dienstleistungen, die im Prozess verbraucht werden.  
- Transformationsprozess: Umwandlung von Inputs (Ressourcen) in Outputs (Produkte/Dienstleistungen).

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- Aktivitäten: Interne Tätigkeiten wie Personalrekrutierung, Kontrolle und Buchhaltung.  
- Vermeidbare Aktivitäten: Verschwendung durch Wartezeiten und Fehlerbuchungen.

• Geschäftsprozess-Management: Steigerung der Effizienz durch Qualität, Kosten und Zeit.
• Anforderungen an Prozesseffizienz: Möglichst kurze Zeit, möglichst niedrige Kosten, möglichst hohe Qualität.
• Zielkonflikt Zeit und Qualität: Häufig steht die Verkürzung der Zeit im Widerspruch zur Qualität.
• Kosten und Zeit: Zeiteffizienz kann höhere Kosten erfordern (z.B. mehr Ressourcen für schnelleren Prozess) oder Kosten senken, wenn Zeit effizient genutzt wird.
• Qualität und Kosten: Ziel ist es, durch Qualitätsmanagement Fehlerkosten zu senken und die Gesamtkosten im Rahmen zu halten.

GPM: Konzept zur zielgerichteten Steuerung und Optimierung von Geschäftsprozessen zur nachhaltigen Sicherung der Wettbewerbsfähigkeit.

Unterteilung: Konzeptionelle Ebene und operative Ebene.

Konzeptionelle Ebene:

• Beinhaltet die Planung und Gestaltung von Prozessen.

Operative Ebene:

• Fokussiert auf die Umsetzung und Durchführung der geplanten Prozesse im täglichen Geschäft.
• Beinhaltet die Steuerung, Überwachung und Anpassung von Prozessen zur Sicherstellung von Effizienz und Qualität.

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• Kapitalgeber:

  • Kostensenkung
  • Effizienz
  • Transparenz

• Kunden:

  • Qualitätsverbesserung
  • Verkürzung der Lieferzeiten
  • Preissenkung
  • Einfluss

• Lieferanten:

  • Transparenz
  • Effizienz
  • Verkürzung der Zahlungsfristen

• Mitarbeitende:

  • Einfluss
  • Mitbestimmung
  • Transparenz

• Unternehmensstrategie
• Prozess / Geschäftsprozess
• Informationssystem

- Unternehmensstrategie: Langfristiger Plan zur Zielerreichung und Wettbewerbsfähigkeit.  
- Zielsetzung: Was das Unternehmen erreichen möchte (z.B. Marktanteil, Umsatz).  
- Wettbewerbsposition: Wie das Unternehmen im Vergleich zu Konkurrenten auftritt (z.B. Kostenführerschaft, Differenzierung).  
- Ressourcennutzung: Einsatz von Kapital, Personal und Technologie zur Zielverwirklichung.  
 

Prozesse setzen die Unternehmensstrategie in die Praxis um

Wertekette nach Porter: Modell zur Analyse der Aktivitäten, die Wert für den Kunden schaffen.  

Prozesstypen:  

  - Wertschöpfungsprozesse: Schaffen direkten Wert für den Kunden (bereit zu zahlen).  
  - Unterstützungsprozesse: Unterstützen die Wertschöpfungsprozesse.  
  - Führungsprozesse: Setzen Rahmenbedingungen und sichern die Qualität.  

Prozessmodelle sind Darstellungen von Geschäftsprozessen, die Abläufe, Aktivitäten und Rollen zur Analyse und Optimierung zeigen.

Deskriptive Prozessmodelle:

• Ziel: Beschreiben, wie Prozesse tatsächlich ablaufen.
• Inhalt: Fokussiert auf die Ist-Situation und dokumentiert die realen Abläufe.
• Einsatz: Hilfreich zur Analyse und Identifikation von Schwachstellen.
• Beispiel: Flussdiagramme, die die aktuelle Prozessausführung zeigen.

Normative Prozessmodelle:

• Ziel: Definieren, wie Prozesse idealerweise ablaufen sollten.
• Inhalt: Fokussiert auf Soll-Situationen und Best Practices.
• Einsatz: Dient zur Optimierung und Verbesserung von Prozessen.
• Beispiel: Standards oder Richtlinien, die den optimalen Ablauf beschreiben.