BWM 4 Betriebsorganisation

1. Ungenügende Genauigkeit der Vorraussschätzungsmethoden 
2. Folgen wegen preislicher Veränderungen (Materialkosten / Lohnentwicklung) 
3. Folgen von Beschäftigungsveränderungen 
4. Veränderung beim "Kaufverhalten" der Kunden / Abnehmer 

Kontrolle bei Verbrauchsartikel 

• laufend geführte Statistiken vergelichen 
• Rechnungen nach Warengruppen zusammenzählen und die Resultate mit den Vorjahren / Quartalsweise oder montalich vergleichen

Kontrolle beim Investiotionsbudget 

• Rechnungsdoppel aufbewahren und nach den entsprechnenden Kontonummern ordnen 
• Alle Rechnungen nach Sparten bezw. Aufwandkonto sortiert eintragen 
• Bestellungen genau nach Budgetofferten aufgeben

Kontrolle der Löhne 

• sämtliche Lohnkosten von allen MA inkl. Aushilfen monatlich kontrolleiren (Soll- Ist- Vergleich) 

1. Artikelbezeichnung 
2. Artikelgruppen / Artikelnummer 
3. Einheit (kg, Stk, Karton etc.) 
4. Datum der Verändrung (Ausgang / Einang / Inventar) 
5. Bestand 

1. Gewählreistung von Prouktionssichherheit durch Vorratshaltung lagerfähiger Waren 
2. Schaffung einer gewissen Unabhängigkeit von Lieferfirmen und Bestellmengen (Pufferfunktion in Bezug auf Menge, Zeit, Ort) 
3. Verbesserung der allgemeinen Versorgungssicherheit (Notvorrat / Pflichtlager) 
4. Ausnützung von Preisvorteilen duch Beschaffung grösserer Mengen oder in Erwartung von Preissteigerungen ("spekulative" Lagerhaltung)

1. Abmessung und Gewichte der zu lagernden Gegenstände 
2. Anforderungen an klimatische Gegebenheiten der Lagerprodukte in Bezug auf Temperatur, Licht, Luftfeuchtigkeit etc. 
3. Häufigkeit und zeitliche Verteilung der Ein- und Auslagerungsvorgänge 
4. Durchschnittliche und maximale Lagerzeit 
5. Sicherheit 

Für Güter die schnell und oft erreichbar sein müssen. Lagemitarbeiter können höchste Lagerungsebene mit der Hand erreichen (brauchen nur ausnahmsweise eine Leiter für obere Tablare) 

Vorteil

• leicher Zugriff 
• Gute Übersicht 

Nachteil

• Grosser Flächen- und Raumbedarf 

1. Verschiebung erfolt manuell oder pneumatisch 
2. Es stehen nur ein bis zwei Regale zum direkten Zugriff bereit 
3. Eignen sich für Güter mit niedriger Umschlafgsfrequenz (z.B. Archiv) 
4. Eigenen sich aber auch für Wäsche, Papier- und Kolonialwaren und andere Ware, wenn wenig Lagerfäche zur Verfügung steht 

Vorteil 

1. Platzsparend 
2. Schützen Lagergut vor Schmutz und Staub 

Nachteil 

1. Relativ hohe Investitionskosten 

First in First out

Was zuerst in Lager rein kommt geht als erster wieder raus. Das heisst neu gelieferte Waren hinter den bestehenden Artikel plaziert. So wird eine Überalterung des Bestandes vermieden und der Verderb von Waren vorgebeugt.  

1. standfester und flüssigketisdichter Boden 
2. Gebinde ist gesichert durch Zugriff von Unbefugten (gesichter, abgeschlossener Raum, Gitterverschlag) 
3. Auffangschalen müsen dicht und lagergutbeständig sein und dürfen keine Abläufe aufweisen 
4. Um die Verhinderung von chemischen Reaktionen zu gewährlseisten die gelagerten Flüssigkeiten nach chemisch-physikalischen Gesichtspunkten in separaten Auffangschalen gelagert werden 

1. Kapitalkosten: Zinsen für das im Lager gebundene Kapital ( in Form von Lebensmitteln, Non Food Arikeln, Verbrauchsgegenstände) 
2. Personalkosten (Lagermitarbeiter / Lageramdinistation) 
3. Raumkosten (Miete) 
4. Energiekosten (Strom, Gas, Öl, Wasser) 
5. Kosten der Lagereinrichtung und der Transportmittel (Geräte, Maschienen) 
6. Versicherungsprämien 
7. Kosten verursacht durch Verderb, Schwund, Diebstahl

1. Kleine Lager, weniger Lagerräume 
2. Gut instruierte Lagermitarbeiter / innen, Prozesse optimieren 
3. " Just in Time" einkaufen, d.h. dirket auf den Verbrauchstermin kaufen 
4. Nötige und vorhandene Lagerräume optimal einrichten 
5. Kontrolle und Hygieneanweisungen sicherstellen
6. Bewegungsmelder für das Licht installieren 

Diebstahl: Lager schliessen / Produkte zum internen Verkauf anbieten / Lager nicht für zuviele Personengruppen zugänglich machen 

Verlust: Verfalldaten kontrollieren / Sachgemässe Lagerung / keine zu grosse Prouktepalette 

Verschwendung: Instruktion der Mitarbeitenden / Leer gegen voll (auch gege Diebstahl) 

1. gute Ordnung 
2. relgemässige Kontrollen 
3. Lüftung regelmässig warten
4. kontinierliche Reinigung 
5. wenn nötig Reparaturen vornehmen (gegen Schädlinge) 
6. HACCP - Konzept bei Lebensmitteln 

1. optimale Verkehrswege 
2. Geeignete Transportmittel 
3. Eine betriebs- bzw. kundengerechte Planung, Kontrolle und Durchführung 

1. Ich beziehe alle betroffenen Personengruppen mitein 
2. Anzahl, Menge und Zeitfenster der Güter und Personengruppen auflisten 
3. Anfahrten / Zufahren klären (Liefereingang) 
4. Liftplanung erstellen (wer / wann / was) 
5. Personal informiern und schulen 

1. Bedarf ermitteln 
2. Bezugsquelle ermitteln
3. Lieferanten auswählen 
4. Bestellungen abwicklen 
5. Bestellungen überwachen 
6. Waren annehmen und prüfen 
7. Rechnunen prüfen 
8. Zahlungen abwicklen 

Ich beobachte den Markt und legen fest, was wir brauchen bzw. möchten (betriebspezifische Anforderungen) in Bezug auf 

• Menge 
• Qualität 
• Preis 
• Termin 
• Budget 

Von wo erhalte ich die Ware? Ich beschaffe mir Informationen durch:

• Internetrecherche 
• Lieferantengespräche 
• Fachmessen
• ERFA - Gruppen 
• Testversuche

Ich möchte das bestmögliche Angebot, dafür hole ich Offerten ein und vergleiche sie auf folgende Punkte

• deckt es unsere Anforderungen 
• wie sind die Konditionen 
• wie ist die Garantie und Serviceleistung 

Dann stellen ich wenn nötig einen Antrag an die Entscheidungsbefugte Stelle 

• Betriebskommision 
• Heimleitung 

Ich löse den Bestelllvorgang via Mail / Online / Telefon / Barcode abschiessen, einscannen aus und fordere evtl. eine Auftragsbestätigung an.

Ist nicht bei allen Bestellungen notwendig.  Sinvoll zum Beispiel:

• wenn eine grössere Menge neuer Sachen z.B. Mobilar für Neueröffnung auf einen bestimmten Termin im Betrieb sein muss. Dann rufe ich z.B. 14 Tage vorher nochmals an und fragen nach.
• Evtl. bei neuen Lieferanten, die Ware liefern, welche zeitnah gebraucht wird, bis das Vertrauen aufgebaut ist. 

Ich kontrollier den Wareneingang 

• sachlich (Menge, Zustand der Ware)
• terminlich 

Wenn alles in Ordnung ist, werden die Waren eingelagert oder direkt verteilt. Ist etwas nich zu meiner Zufriedenheit, reklamieren ich. 

Der Lieferschein wird mit der Rechnung kontrolliert 

• Stimmen die Preise wie vereinbart 
• wurden mögliche Gutschriften / Retouren (z.B. Leergut) berücksichtigt 
• Rabatte gewährt 
• Konditionen eingehalten 

Rechnungskontolle visieren und kontieren

• Zahlung veranlassen 
• Registrieren (EDV, Kartei usw.) 

Vorteile

1. spezialisierung der Einkäufer 
2. Mehr Einkausmacht da grössere Einkaufsmengen 
3. Lieferant hat nur eine Ansprechsperson 
4. Entlastung der Abteilungsleiter 
5. Geringer Bestellkosten 

Nachteile 

1. Schwerfällg
2. Längere Kommunikationswege
3. Machtposition der Einkäufer
4. Kleinbestellmengen und Eil- Fälle sind problematisch
5. Individuelle Wünsche sind schwer zu berücksichtigen 

Vorteile:

1. Bessere Konditionen (kleine Betriebe haben oft zu kleine Bestellmengen, um gute Konditionen zu bekommen, deshalb habe sich einzelen Betriebe oder Betriebsgruppen zu Einkaufsorganisationen zusammengeschlossen, der Grösste Betrieb oder ein Verband z.B. Curaviva handelt die Konditionen für alle auf)
2. Weniger adminstrativer Aufwand (Offerteineinholung, Überprüfung und- vergleich, Verhandlungen mit Liefereanten, testen von Materialien) 
3. weniger Lagerkosten 
4. Ware ist schnell abrufbar 

Nachteile: 

1. kleiner Auswahl an Produkten 
2. allgemein grössere Abhängigkeit 
3. örtliche Lieferanten können zum Teil nicht mithalten 
4. Flexibiltität in Bezug auf Mengenschwankungen fällt weg 

Eigenet sich vorallem für Non Food Artikel und für Artikel, bei denen der Verbrauch für ein Jahr gut berechenbar ist. Betriebe an abgelegenen Orten (erreichbarkeit z.B. mit Helikopter müssen vorallem auf Vorrat einkaufen auch andere Waren) 

1. WC Paier / Papierwaren 
2. Wäsche / Textilien
3. Druckerpapier  
4. Geschirr / Besteck / Gläser  

Man kann Lieferengpässe überbrücken / Man kann gute Kodnitonen aushandeln oder  kommt zu tieferen Preisen, da günstiger Zeitpunkt (Aktion) abgewartet werden kann / Lagerprodukte, die zu einem späteren Zeitpunkt z.T. nur noch schwierig und viel zu teuer erhältlich sind (z.B. Wein) / Schwer erreichbare Betreibe (Berghotel) können Betrieb aufrecht erhalten. / Spontanalnlässe sind möglich (Stock vorhanden) / Bei Berufskleider Vorrat für neue Mitarbeiter vorhanden 

Jahresverbrauch laut Statistik, Kartei, EDV

- Bestand 

- Vorgängig bereits bestellte Mengen (noch nicht geliefert) 

+ Sicherheitsbestand

+ Verbrauch während der Wiederbeschaffungszeit 

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= zu beschaffende Menge (zeitliche Verteilung der Einzellieferung soll noch bestimmt werden) 

1. Einkauf von Ladenhütern 
2. Grobe Fehleinschätzung 
3. Grosser administrative Aufwand 
4. Abhängig von Angaben anderer gleichartiger Betriebe