Struktur- und Prozessmanagement
Repetition Teil A, B und C Organisatorische Grundlagen
Repetition Teil A, B und C Organisatorische Grundlagen
Was sind die Vorteile und die Einsatzzwecke einer Folgestruktur?
- Vorteile: Kompakt, viel Information auf wenig Raum, Ablaufstruktur erkennbar
- Einsatzzweck: Prozessanalyse hinsichtlich Komplexität, Kosten u.a.
Erkläre den Begriff Swimmlane in der Prozessmodellierung.
- Innerhalb einer Swimmlane werden alle Aktivitäten eines festen Aufgabenträgers bzw. Durchführungsverantwortlichen (Rolle, Abteilung) und deren Ablauf eingetragen
- Swimmlanes dienen der Übersichtlichkeit eines Prozessmodells
Welche Aspekte/Merkmale können im (erweiterten) Folgeplan den Aktivitäten der
Ablauffolge hinzugefügt bzw. angehängt werden
- Aufgabenträger (Rollen, Abteilungen)
- Sachmittel (insbesondere IT Systeme und deren Komponenten)
- Informationen (Datenträger, Input bzw. Output)
Wie wird eine Regel in einer Entscheidungstabelle dargestellt?
Durch eine Spalte mit entsprechender Belegung der Bedingungen mit w oder f und das
Ankreuzen/Auswählen der adäquaten Aktionen
In einer komplexeren Entscheidungssituation während der Prozessmodellierung erkennen
wir, dass die Entscheidung auf der Basis von 4 Bedingungen getroffen werden kann und je
nach Erfüllung der Bedingungen vier unterschiedliche Aktionen möglich sind. Wie viele
Regeln sind dann maximal zu berücksichtigen?
➢ 16
Erkläre die Begriffe „Splitting“ und „Synchronisation“ für ein Aktivitätendiagramm?
➢ Nach einem Splitting können die verschiedenen Stränge von Aktivitäten unabhängig voneinander
parallel ausgeführt werden.
➢ Die Synchronisation führt die parallelen Stränge wieder zusammen. Nach einer Synchronisation kann
der Prozess erst mit der darauffolgenden Aktivität fortgesetzt werden, wenn alle parallel ausgeführten
Stränge fertig sind
Durch welche „Technik“ kann man in einem Aktivitätendiagramm den Aktivitäten Rollen
zuweisen?
- Swimmlanes
Warum eignet sich ein Aktivitätendiagramm schlecht für eine umfangreiche
Prozessmodellierung?
- Keine Zwischenereignisse möglich
- Keine IT-Systeme, Daten-/Informationsflüsse
Welche der folgenden EPK-Regeln ist nicht korrekt widergegeben?
Wodurch kann die Syntax der EPK zur eEPK erweitert werden?
- Rollen/Stellen
- Dokumente/Datenträger
- IT-Systeme
Folgt auf ein „XOR“ im EPK eine Aktivität oder ein Ereignis?
Normalerweise ein bzw. mehrere Ereignisse
Bei welcher der nachfolgenden Darstellungstechnik für Prozesse können keine Stelle (z.B Abteilungen bzw. Aufgabenträger) zugerordnet werden?
Ihr Unternehmen besitzt eine Prozesslandkarte. Nun möchten Sie von einem bestimmten Prozess die Schnittstellen mit seiner Umwelt untersuchen.
Welche Methode bzw. Technik eignet sich am einfachsten hierfür?
Welches der nachfolgenden Bestandteile gehört nicht nicht zu den Prozessen gemäss Definition?
Ergänzen Sie folgenden Satz:
Die Zeit, der Raum sowie die Menge sind die ......... in der Aufbauorganisation
Welcher der nachstehenden aufgeführten Prozesse ist am ehesten ein Führungsprozess?
Welche der nachfolgenden Aussagen zum Dilemma der Prozessbeziehung ist korrekt?
A) Eine Maximierung der Kapazitätsauslastung führt z.B. durch sehr enge Kapazitäten zu sehr langen Durchlaufzeiten, weil die Bearbeitungsobjekte bei ...
B) Werden die Kapazitäten vergrössert, sinken die Durchlaufzeiten. Gleichzeitig steigen aber die Leerkosten an.
Welches der nachfolgenden Merkmale ist kein Merkmal für Ausschüsse bzw. Kollegien
In einem Unternehmen unterscheidet man grundsätzlich drei Prozesstypen:
- Kernprozesse
- Unterstützungsprozesse (Support)
- Führungsprozesse
Welche der folgenden Aussagen trifft für den Kernprozess zu?
Welche Beziehungen werden in der Prozessorganisation geregelt?
Ablaufbeziehungen (Folgebeziehungen, Verknüpfungen, Rückkopplungen)
Aus welchen Elementen setzen sich organisatorische Regelungen zusammen?
Elemente gemäss Organisationswürfel sind:
- Aufgabe
- Aufgabeträger
- Sachmittel
- Information
Welche Wirkung hat es, wenn Dispositionsfreiräume eingerichtet werden?
+ Mehr Freiräume für den Einzelnen
+ Flexibilität für die Organisation
+ Flexible Reaktion auf Veränderungen
+ Freiräume für Innovationen
- Abhängigkeit von Schlüsselpersonen
Welche Gründe können dafürsprechen, zu improvisieren statt zu organisieren?
- Alles ist noch im Fluss. Eine dauerhafte Lösung macht wegen der ständig veränderden Bedingungen keinen Sinn.
- Hinsichtlich einer geplanten Regelung liegen noch keinerlei Erfahrungen vor. Das Provisorium dient dazu, solche Erfahrungen zu sammeln.
Welche Beziehungen bestehen zwischen der Strategie und der Struktur (Ablauf/Aufbau)
Die Organisation muss in diesem Zusammenhang die sachliche und personelle Struktur zur Umsetzung beschlossener Strategie bereitstellen.
Strategie = werden Massnahmen für das langfristige Überleben getroffen.
Wie unterscheiden sich Projekte von Aufgaben?
- Projekt = einmaliges, abgegrenztes Vorhaben
- Aufgabe = dauerhaft
Aufgaben sind dauerhaft wirksame Aufforderungen, Verrichtungen an Objekten zur Erreichung von Zielen durchzuführen. Aufgaben sind also Tätigkeiten der Organisation
Projekte sind in sich geschlossene , komplexe Aufträge mit einem klar definierten Auftrag oder Ziel, einem definierten Starttermin, einem definierten Endtermin, einer Organisationsform, einem Auftraggeber und einem Auftragnehmer
Wann ist es sinnvoll, eine formelle Projektorganisation einzurichten?
Hohe Bedeutung, übergreifende Wirkung, hoher Aufwand, hoher Zeitbedarf
Wann sind dauerhaft wirksame Regelungen, selbst in einer dynamischen Umwelt, sinnvoll?
- Aufgaben wiederholen sich (viele Betroffene wie z.B. bei Inc Mgmt);
- Gesetzliche Vorgabe
- Zusammenarbeit muss koordiniert werden
- Aufgabenerfüllung muss nachvollziehbar sein (Revision)
- hohe Anforderungen an Sicherheit
Welche Gefahren sind mit organisatorischen Regelungen verbunden?
- Verringerte Anpassungsfähigkeit; Unternehmen ist für Konkurrenz „berechenbarer“
- verringerte Selbstständigkeit/Eigenverantwortung (Delegation nach oben)
- Beeinträchtigung der Motivation
Wie kann die Elastizität von Unternehmen organisatorisch gefördert werden?
- Organisatorische Regelungen betreffen nur grundsätzliche Rahmenbedingungen
- Organisatorische Regelungen werden in kurzen Abständen auf Sinnhaftigkeit überprüft
- mehr Improvisation, lernendes Unternehmen = jeder ist aufgerufen
- permanent über organisatorische Verbesserungsmöglichkeiten nachzudenken (Kaizen)
Nenne drei wichtige organisatorische Konsequenzen für Zeltorganisationen
- Flache Hierarchien
- Selbstkontrolle statt Fremdkontrolle / autonome Teams
- Orientierung an End-to-end Prozessen (vom Kunden zum Kunden)
Was ist der Unterschied zwischen Aufgaben und Aufträgen?
- Aufgaben sind dauerhaft wirksame Aufforderungen. Aufgaben sind also Tätigkeiten der Organisation
- Aufträge sind einmalige Aufforderungen. Aufträge sind Tätigkeiten der Dispostion.
Was ist der Unterschied zwischen Information und Redundanz?
- Information ist der zweckbezogene, nützliche Anteil von Nachrrichten
- Redundanz ist der Teil der Nachricht, der für den Empfänger keinen unmittelbaren Zweckbezug bzw. Neuigkeitswert hat.
Welche Informationen sind gleichzeitig Daten?
Solche, die maschinell verarbeitet und gespeichert werden können
Was wird in der Aufbauorganisation geregelt?
- Stellenbildung
- Leitungssystem
- Kommunikationsbeziehungen
- Informations- und Sachmittelbereitstellung
Weshalb wird in Theorie und Praxis zwischen Aufbau- und Prozessorganisation getrennt?
Organisatorische Aufgaben (Projekte) sind in der Regel zu komplex, um sie in einem Schritt zu lösen.
Was verbirgt sich hinter dem Begriff „Personalbemessung“?
Ein Mass (% FTE) für die Erfüllung von Aufgaben und damit der Besetzung von Stellen mit
quantitativ und qualitativ ausreichender Personalkapazität.
Warum sollten Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung deckungsgleich sein?
Ein Mitarbeiter sollte nur für Sachverhalte zur Rechenschaft gezogen werden können, die im
Rahmen seiner Aufgabe liegen und für die er entsprechende Kompetenzen besitzt.
Wodurch wird eine Leitungsstelle gekennzeichnet?
Fremdentscheidungsbefugnisse / Anordnungsrecht
Welche Aufgaben können Stäbe übernehmen?
Sie übernehmen:
- Entscheidungsvorbereitungen
- Abwicklungs- und Überwachungsaufgaben im Zusammenhang mit einer Entscheidung
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Cartes-fiches
Welche Beziehungen werden in der Prozessorganisation geregelt?
Ablaufbeziehungen (Folgebeziehungen, Verknüpfungen, Rückkopplungen)
Aus welchen Elementen setzen sich organisatorische Regelungen zusammen?
Elemente gemäss Organisationswürfel sind:
- Aufgabe
- Aufgabeträger
- Sachmittel
- Information
Welche Wirkung hat es, wenn Dispositionsfreiräume eingerichtet werden?
+ Mehr Freiräume für den Einzelnen
+ Flexibilität für die Organisation
+ Flexible Reaktion auf Veränderungen
+ Freiräume für Innovationen
- Abhängigkeit von Schlüsselpersonen
Welche Gründe können dafürsprechen, zu improvisieren statt zu organisieren?
- Alles ist noch im Fluss. Eine dauerhafte Lösung macht wegen der ständig veränderden Bedingungen keinen Sinn.
- Hinsichtlich einer geplanten Regelung liegen noch keinerlei Erfahrungen vor. Das Provisorium dient dazu, solche Erfahrungen zu sammeln.
Welche Beziehungen bestehen zwischen der Strategie und der Struktur (Ablauf/Aufbau)
Die Organisation muss in diesem Zusammenhang die sachliche und personelle Struktur zur Umsetzung beschlossener Strategie bereitstellen.
Strategie = werden Massnahmen für das langfristige Überleben getroffen.
Wie unterscheiden sich Projekte von Aufgaben?
- Projekt = einmaliges, abgegrenztes Vorhaben
- Aufgabe = dauerhaft
Aufgaben sind dauerhaft wirksame Aufforderungen, Verrichtungen an Objekten zur Erreichung von Zielen durchzuführen. Aufgaben sind also Tätigkeiten der Organisation
Projekte sind in sich geschlossene , komplexe Aufträge mit einem klar definierten Auftrag oder Ziel, einem definierten Starttermin, einem definierten Endtermin, einer Organisationsform, einem Auftraggeber und einem Auftragnehmer
Wann ist es sinnvoll, eine formelle Projektorganisation einzurichten?
Hohe Bedeutung, übergreifende Wirkung, hoher Aufwand, hoher Zeitbedarf
Wann sind dauerhaft wirksame Regelungen, selbst in einer dynamischen Umwelt, sinnvoll?
- Aufgaben wiederholen sich (viele Betroffene wie z.B. bei Inc Mgmt);
- Gesetzliche Vorgabe
- Zusammenarbeit muss koordiniert werden
- Aufgabenerfüllung muss nachvollziehbar sein (Revision)
- hohe Anforderungen an Sicherheit
Welche Gefahren sind mit organisatorischen Regelungen verbunden?
- Verringerte Anpassungsfähigkeit; Unternehmen ist für Konkurrenz „berechenbarer“
- verringerte Selbstständigkeit/Eigenverantwortung (Delegation nach oben)
- Beeinträchtigung der Motivation
Wie kann die Elastizität von Unternehmen organisatorisch gefördert werden?
- Organisatorische Regelungen betreffen nur grundsätzliche Rahmenbedingungen
- Organisatorische Regelungen werden in kurzen Abständen auf Sinnhaftigkeit überprüft
- mehr Improvisation, lernendes Unternehmen = jeder ist aufgerufen
- permanent über organisatorische Verbesserungsmöglichkeiten nachzudenken (Kaizen)
Nenne drei wichtige organisatorische Konsequenzen für Zeltorganisationen
- Flache Hierarchien
- Selbstkontrolle statt Fremdkontrolle / autonome Teams
- Orientierung an End-to-end Prozessen (vom Kunden zum Kunden)
Was ist der Unterschied zwischen Aufgaben und Aufträgen?
- Aufgaben sind dauerhaft wirksame Aufforderungen. Aufgaben sind also Tätigkeiten der Organisation
- Aufträge sind einmalige Aufforderungen. Aufträge sind Tätigkeiten der Dispostion.
Was ist der Unterschied zwischen Information und Redundanz?
- Information ist der zweckbezogene, nützliche Anteil von Nachrrichten
- Redundanz ist der Teil der Nachricht, der für den Empfänger keinen unmittelbaren Zweckbezug bzw. Neuigkeitswert hat.
Welche Informationen sind gleichzeitig Daten?
Solche, die maschinell verarbeitet und gespeichert werden können
Was wird in der Aufbauorganisation geregelt?
- Stellenbildung
- Leitungssystem
- Kommunikationsbeziehungen
- Informations- und Sachmittelbereitstellung
Weshalb wird in Theorie und Praxis zwischen Aufbau- und Prozessorganisation getrennt?
Organisatorische Aufgaben (Projekte) sind in der Regel zu komplex, um sie in einem Schritt zu lösen.
Was verbirgt sich hinter dem Begriff „Personalbemessung“?
Ein Mass (% FTE) für die Erfüllung von Aufgaben und damit der Besetzung von Stellen mit
quantitativ und qualitativ ausreichender Personalkapazität.
Warum sollten Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortung deckungsgleich sein?
Ein Mitarbeiter sollte nur für Sachverhalte zur Rechenschaft gezogen werden können, die im
Rahmen seiner Aufgabe liegen und für die er entsprechende Kompetenzen besitzt.
Wodurch wird eine Leitungsstelle gekennzeichnet?
Fremdentscheidungsbefugnisse / Anordnungsrecht
Welche Aufgaben können Stäbe übernehmen?
Sie übernehmen:
- Entscheidungsvorbereitungen
- Abwicklungs- und Überwachungsaufgaben im Zusammenhang mit einer Entscheidung
Welche Probleme kann eine breite Leitungsspanne mit sich bringen?
- Koordination auf gemeinsame Ziele hin und Kontrolle wird schwieriger.
- Weniger Zeit für den einzelnen Mitarbeiter.
Welche Nachteile kann ein Mehrliniensystem haben?
- Kompetenzkonflikte
- Verunsicherung des Mitarbeiters
- hoher Aufwand zur Abstimmung der Vorgesetzten
- Zuschieben von Verantwortung bei Pannen
Was ist der Unterschied zwischen der Primär- und der Sekundärorganisation?
Primär:
- Stellen in Hierarchie
- hauptamtlich
- im Organigramm ersichtlich
Sekundär:
- Netzwerkartig
- nebenamtlich
- schnellerer Wandel
Wann werden Workshops eingerichtet?
Bei Bedarf, um übergreifende Aufgaben-/Fragestellungen zu bearbeiten.
Was verbirgt sich hinter dem Denkansatz einer „Prozessorientierten Aufbauorganisation“?
- Kernprozesse weisen den Weg für die Aufbauorganisation
- Schnittstellen werden soweit wie möglich vermieden
Was wird in einem Informationssystem geregelt?
In Informationssystemen werden Beziehungen zwischen den Elementen der Organisation
hergestellt. Es wird geregelt,
➢ welche Eingangsinformationen zu liefern sind
➢ welche Ausgangsinformationen bereitgestellt werden
➢ wie die Informationen zu strukturieren sind.
Wie würdest Du vorgehen, um den Informationsbedarf zu ermitteln?
Um den Informationsbedarf von Stellen zu ermitteln, würde ich
- Stelleninhaber befragen
- Diskussionen mit Informationslieferanten und -verbrauchern führen
- Den Informationsbedarf analytisch herleiten (Aufgabenanalyse)
Was wird in einem Kommunikationssystem geregelt?
Das Kommunikationssystem regelt die formellen Wege (Kanäle), auf denen Sprache, Texte,
Bilder oder Daten ausgetauscht werden können.
Dies kann persönlich, technisch oder technisch unterstützt geschehen.
Was sind die sechs Ziele der Prozessorganisation?
➢ Kurze Durchlaufzeiten
➢ Niedrige Prozesskosten
➢ Hohe Prozessqualität
➢ Hohe Produktqualität
➢ Hohe Kundenzufriedenheit
➢ Hohe Mitarbeiterzufriedenheit
Nenne fünf Nutzenaspekte des Prozessmanagements.
➢ Ausrichten der Prozesse auf die Unternehmensstrategie
➢ Steigerung der Effizienz und Wertschöpfung
➢ Qualitative und quantitative Verbesserung (bzgl. Kundenanforderungen)
➢ Rechtssicherheit (z.B. IKS) & verbessertes Risikomanagement
➢ Höhere Qualifikation der Mitarbeiter
➢ Steuerung/Controlling mittels Kennzahlensystem
➢ Chance für bessere IT-Unterstützung
➢ Flexiblere Anpassung der Organisation auf die (strategischen) Prozessbedürfnisse
Wie erreichen wir die Maximierung der Kapazitätsauslastung und die Minimierung der
Durchlaufzeiten?
➢ Analyse der Aufgaben
➢ Analyse der Aufgabenstruktur
➢ Analyse der zur Verfügung stehenden Sachmittel
Durch welche Massnahmen können wir die Durchlaufzeiten in einem Prozess minimieren?
➢ Abschaffung unnötiger Arbeiten
➢ Zusammenfassung von Aufgaben (keine Arbeitsteilung) → Aufgabenanlyse
➢ Schnellere Transportmittel / kürzere Transportwege
➢ Produktion nur nach Bedarf (und nicht auf „Halde“)
Nenne je ein Beispiel für eine Massnahme zur Verkürzung der Bearbeitungs-, Liege- und
Transportzeiten
- Durch Unterstützung von IT-Systemen kann die Bearbeitungszeit verkürzt werden
- Durch mehr Personaleinsatz oder ein Kanban Prinzip werden Liegezeiten kürzer
- Durch räumliche Nähe der Verarbeitungsschritte werden Transportzeiten kürzer
Woraus besteht die Wertschöpfung eines Prozesses?
Die Wertschöpfung des Prozess besteht aus Leistungen an externe oder interne Empfänger
(=Prozesskunden).
Zähle fünf der Bestandteile eines Prozesses auf.
➢ Kunden / Lieferanten (intern/extern)
➢ Anforderungen / Input
➢ Aufgaben
➢ Folgebeziehungen
➢ Leistungen / Output
➢ Ziel- /Messgrössen
Was sind wertschöpfende Tätigkeiten innerhalb eines Prozesses?
Wertschöpfende Tätigkeiten sind solche, für die der Kunde bereit ist, zu zahlen
➢ Produktions- und Dienstleistungstätigkeiten
➢ Transport zum Kunden (Lager)
➢ Modifikation eines Produkts (Customizing)
Nenne zwei Konsequenzen von wesentlichen Schnittstellenproblemen.
➢ Verlängerung der Durchlaufzeiten
➢ Mangelnde Abstimmung
➢ Reibungsverluste
➢ Erhöhter Informations- und Koordinationsaufwand
➢ Kommunikationsprobleme
Gib je ein Beispiel für einen Kern-, Support- und Managementprozess in Deinem
Unternehmen.
Für mein Unternehmen SIX:
➢ Kern-Prozess: Gathering of Financial Information
➢ Support-Prozess: Procurement, Retirement of Employee
➢ Management-Prozess: Strategy Development
In welchen Schritten läuft ein Prozessmanagement-Assessment (z.B. nach CMMI) ab?
➢ Strukturierte Interviews gemäss Fragen der Assessment-Liste
➢ Auswertung und Analyse der Antworten
➢ Bewertung der Process Areas (Prozesse) und Ermittlung der Reifegrade
➢ Vorschlag von Massnahmen zu Erreichung der Ziele (höhere Stufe)
Welche 5 Reifegradstufen gibt es nach einem Prozessmanagement Assessment nach CMM?
➢ Initial: „Jeder nach besten Fähigkeiten und bestem Wissen“ → Prozesse nicht geregelt
➢ Repeatable: „Mitarbeiter führen ihre Aufgaben aufgrund von Erfahrungen aus“ →
grundlegender Prozess existiert
➢ Defined: „Prozesse sind etabliert und dokumentiert“ →Prozess wird gelebt
➢ Managed: „Es existieren quantitative Ziele, die gemessen und gesteuert werden“ →
Prozess ist messbar
➢ Optimizing: „Schwächen werden gezielt gefunden und minimiert“ → Prozess wird
kontinuierlich verbessert/optimiert
