IT-PM Theorie 2020

1. Zieldefinition
2. Anforderungserhebung
3. Aufbereitung
4. Verifikation

Grundlage ist das erstellte Ist-Modell in der Systemerhebung, Ziel ist das Soll-Konzept

1. Ziele klären: Was soll erreicht werden ?
2. Problembereich definieren
3. Spezifikationsplan erstellen
4. Genehmigung durch Auftraggeber
5. Informationsveranstaltung

Funktionale Anforderungen: Was soll das System leisten ?

Nicht-funktionale Anforderungen

• Qualitätsanforderungen: Wie gut, wie schnell, wie zuverlässig
• Randbedingungen: Ressourcen, Technologie, Wiederverwendung

-> gleiche Methoden wie bei Systemerhebung

• Brainstorming
• Von Fachexperten lernen (Lehre)
• Katalog mit Referenzanforderungen: aus ähnlichen Projekten
• Referenzbesuche: bei anderen Organisationen, welche Lösung schon haben
• Marktanalyse: Welche Lösungen gibt es bereits
• Simulation: Durchspielen des Soll-Prozesses

Wahrnehmungstransformation: Jeder Mensch nimmt die Realität anders war, man hört, was man hören will

Darsztellungstransformation: Wissen in Sprache ausdrücken führt oft zu Fehlern (nicht zu einfach schreiben und keine Verallgemeinerung)

• Anforderung an die Performanz
• Sicherheitsanforderungen
• Anforderung an die Ergonomie
• Anforderung an Support

• Problembereich und Zieldefinition
• Soll-Zustand
• Pflichtenheft
• Migrationsplan (Wie kommt man vom Ist-Zustand zum Soll-Zustand)

• Sammlung, Gruppierung und Priorisierung von Anforderungen
• Grundlage für Produktauswahl
• Grundlage für juristischen Vertrag
• Enthält funktionale und nicht-funktionale Anforderungen

1. Eindeutigkeit: kein Spielraum für Interpretationen
2. Konsistenz: keine Widersprüche
3. Verständlich: kein Juristendeutsch
4. Vollständig: Alle Erwartungen der Stakeholder müssen erfüllt werden
5. Abgestimmt. Anforderungen müssen mit Stakeholdern abgestimmt sein

Workshops mit Stakeholdern, GUI-Prototypen, Simulation neuer Prozesse unter Einbeziehung der neuen Tools

1. Markterkundung: Welche Produkte kommen in Frage ? (Fachmessen, Broschüren, Internet)
2. Ausschreibung
3. Vergleich der Angebote
4. Entscheidung & Vertragsabschluss

Öffentlich: Öffentlicher Auftraggeber, klare rechtliche Rahmenbedingungen

Private: Privater Auftraggeber, weniger rechtliche Rahmenbedingungen

• Allgemeiner Teil: Zeitplanung, Art der Ausschreibung
• Eignungskriterien: Größe und Umsatz, Zertifizierungen, nachgewiesene Fachkunde
• Zuschlagskriterien: welche Kriterien entscheiden darüber, wer den Zuschlag bekommt ?
• Leistungsbeschreibung: Pflichtenheft

1. Eröffnung der Angebote an festem Termin
2. Formale Prüfung
3. Eignungsprüfung
4. Bewertung der Angebote
5. Produktpräsentation
6. Testinstallationen
7. Besuch bei Refernzkunden

Die Schritte 1-4 sind bei öffentlichen Ausschreibungen verpflichtend

1. Entscheidung für ein Produjt treffen
2. Optional: Neuausschreibung
3. Auftrag vergeben
4. Vertragsverhandlungen
5. Kaufvertrag

1. Klare Zielsetzung
2. Klare Rollenverteilung
3. Erfahrung des Projektmanagers
4. Gute Kommunikation innerhalb des Projektes
5. Qualifiziertes Personal

1. Problem verstehen: Anforderungen und Umfang analysieren -> Systemanalyse
2. Lösungen entwickeln und umsetzen: Softwaredesign, Implementierung, Testen -> Software Engineering
3. Team zum Ziel führen: das richtige Team haben, Projektplan, Aufgaben verteilen -> IT-PM

• Abwicklungserfolg: Kosten und Zeit eingehalten, Qualität des Ergebnisses
• Anwendungserfolg: Akzeptanz und betriebswirtschaftlicher Nutzen

• Wer misst ? Aus Sicht von Projektleiter, Kunde, Management
• Woran wird gemessen ? Kosten, Zeit, Qualität (schwer quantifizierbar)
• Wann wird gemessen ? Direkt am Projektende oder ein Jahr später ?

Ein Projekt ist ein Vorhaben, das im Wesentlichen durch die Einmaligkeit der Bedingungen in ihrer Gesamtheit gekennzeichnet ist.

Z.B. klare Zielvorgabe, zeitliche Begrenzung, Projektspezifische Organisation

Projekte: Einmalig und spezielle Organisationsstruktur

Linienaktivitäten: Einmalig aber keine besondere Organisationsstruktur

Regeltätigkeiten: keine Einmaligkeit, kein eindeutiger Start- und Endtermin (Tagesgeschäft)

Drei Faktoren, welche sich gegenseitig beeinflussen.

• Zeit: z.b. Endtermin vorverlegt -> mehr Mitarbeiter und/oder nicht alle Ergebnisse können erbracht werden
• Ergebnis: z.b. erwartetes Ergebnis wird vergrößert -> mehr Mitarbeiter und/oder mehr Zeit
• Ressourcen: z.b. Mitarbeiter fallen aus -> mehr Zeit und/oder Projektergebnis muss reduziert werden

4 Faktoren, welche sich beeinflussen.

• Zeit
• Ressourcen
• Inhalt (Umfang)
• Qualität

Es können nie alle 4 Dimensionen gleichzeitig optimiert werden, Optmierung einer Dimensionen immer auf Kosten der anderen Dimensionen -> Fläche des Quadrates bleibt immer gleich.

Management von IT-Systemen setzt sich aus drei Schritten zusammen:

• Planung: Neue Systeme, bzw. Änderungen planen
• Steuerung: Aufbau und Entwicklungen steuern
• Überwachen: laufende Prüfung des Betriebs

Veränderungen werden i.d.R. durch Projekte umgesetzt. Das Management von IT-Systemen gliedert sich in 3 Ebenen.

• Strategisches Management: Rahmenplan aufsetzen, zukünftige Entwicklung, Planung , Steuerung und Überwachung mehrer Projekte
• Operatives Management: Organisation des Betriebs eines IT-Systems
• Taktisches Management: Management der Einführung, bzw. Änderung einzelner Komponenten in Form von Projekten

1. Projektinitiierung
2. Projektplanung
3. Projektdurchführung
4. Projektabschluss

Die Projektdurchführung enthält mindestens eins der folgenden Projektmodule (Abhängig vom Projekt):

• Systemerhebung und -bewertung
• Systemspezifikation
• Systemauswahl
• Systemeinführung
• Systemevaluation

• Auftraggeber: Meistens Einzelperson, gibt Projektziele vor, stellt Ressourcen zur Verfügung, initiiert Projekt und nimmt es ab
• Lenkungsausschuss: Überwacht Planung und Ausführung hinsichtlich Ergebnissen, Terminen und Kosten. Nimmt Projektzwischen- und Projektberichte ab, besteht aus Vertretern aller im Projekt involvierten Gruppen
• Multiprojektmanager:
  • Großprojekt (Programm) mit vielen Einzelprojekten: Koordiniert und vernetzt Einzelprojekte, vertritt Einzelprojekte gegenüber dem Auftraggeber
  • Manager aller Projekte im Unternehmen: schafft Transparent, identifiziert Ressourcenengpässe
• Projektleiter: natürliche Person, verantwortlich für erfolgreiche Projektabwicklung, Planung, Steuerung, Überwachung, Abstimmung mit dem Auftraggeber, Projektplan erstellen, MA-Führung
• Projektmitarbeiter: Kernteam beinhaltet Projektleiter und MA, welche über die gesamte Zeit dem Projekt zugewiesen sind, Projektteam enthält auch MA für kurzfristigen Einsatz, führen zugewiesene Aufgaben aus

1. Person hat ähnliches Projekt bereits erfolgreich abgeschlossen
2. Person hat sich als Teammitglied empfohlen
3. besitzt möglichst viele der folgenden Fähigkeiten:

• Zielorientierung
• Menschenführung
• Entscheidungsbereitschaft
• Integration verschiedener Fachdisziplinen
• Belastbarkeit
• PM- und wirtschaftliche Kenntnisse

1. Projektidee formulieren
2. Projektziele festlegen
3. Projektauftrag erteilen
4. Projektorganisation festlegen
5. Kick-Off-Meeting durchführen

Personen oder Oragnisationen, welche vom betrachteten Projekt betroffen sind (Interessensgruppen)

• Projekt: Projketleiter, Designer, Tester
• Geschäftsumfeld: Benutzer, Help-Desk-Team
• Übrige Firma: Auftraggeber, Marketing, Vertrieb
• Umwelt: Kunden, Regierung, Wettbewerber

Worst Case: Vergessene Stakeholder fühlen sich übergangen und machen Stimmung gegen das Projekt.