Projektmanagement

•   Initialisierung
•   Definition
•   Planung
•   Steuerung
•   Abschluss

•   Projektlenkungsausschuss
  • Lenkungsausschuss trifft wesentliche Entscheidungen
  • Definiert Projektziele
•   Projektleitung
  • Führung des Projekts / Verantwortlichkeit
  • Aufgabenverteilung / Weisungsbefugnis
•   Teilprojektleitung
  • Arbeitspaketverantwortung
•   Projektteam
  • Rollenübernahme
  • fristgerechte Durchführung von Arbeiten

•   Ziele müssen messbar sein (S.M.A.R.T.)
•   Zielpriorisierung (Muss / Kann / Soll)
•   Ergebnis-/Endziele, Projekt-/Vorgehensziele & Teilziele
•   Termin-, Kosten-, Leistungs- & soziale Ziele

• Definieren und Ausrichten
  • Ziele des Risikomanagements?
  • Existente Vorgaben für das Risikomanagement?
• Risiken identifizieren
  • Welche Risiken könnte es geben? (Risikokatalog)
• Risiken bewerten, priorisieren & analysieren
  • Häufigkeit? Signifikanz?
  • Auswirkungen?
  • Wichtigste Risiken?
• Maßnahmen planen
  • Was können/wollen wir tun?
  • Wie kann Risiko bewältigt werden?
• Risiken behandeln
  • Maßnahmen durchführen
• Risiken verfolgen und kontrollieren
  • Wie erfolgreich sind die Maßnahmen?
  • Wie verändern sich die Risiken?

•   Sind die Prozessmodelle für das Projektmanagement.
•   Strukturieren Projekte in Phasen.
•   Beschreiben die Aufbau- und Ablauforganisation von Projekten.

•   Wasserfall:
  • Lineares Vorgehensmodell
  • Sequentielles Modell
  • Jede Phase baut auf vorheriger auf und kann nur einmal durchlaufen werden
  • Schwierig bis keine Anpassungen im Verlauf möglich

•   Spiralmodell:
  • Nicht-lineares Vorgehensmodell / risikogetriebenes Modell (Risikobewertung wichtig!)
  • Phasen werden mehrfach durchlaufen
  • Jede Phase stellt einen iterativen Zyklus durch dieselben Schritte dar
  • Änderungen können zu jeder Zeit vorgenommen werden

•   Gliedert das gesamte Projekt planvoll und systematisch in einzelne Arbeitspakete / Teilprojekte.
•   Vollständige hierarchische Darstellung aller Elemente:
•   Prüfung auf Vollständigkeit, Beherrschung der Komplexität, Transparenz, Grundlage für weitere Pläne (Ablauf, Termine, Ressourcen, Kosten)
•   Grundlage für die Steuerung des Projekts
•   Projektmanagement nicht vergessen!
•   Projektplanung, Projektkommunikation, Projektdokumentation, Projektkontrolle und -steuerung, Änderungswesen, Projektqualitätssicherung, Projektabschluss

•   Bottom-Up-Schätzverfahren
•   Einzelschätzung
  • Eine Person führt die Aufwandsschätzung durch
•   Teamschätzung
  • Mehrere Personen führen Aufwandsschätzung durch, Mittelwert = Ergebnis
•   Delphi-Verfahren (Standard)
  • Systematische, mehrfache Befragung von mindestens zwei Experten, Mittelwert = Ergebnis
•   Delphi-Verfahren (Breitband)
  • Systematische, mehrfache Befragung von mindestens zwei Experten und Austausch der Werte zur Diskussion/Korrektur
•   Schätzklausur
  • Expertenschätzung in Gruppediskussionsform
•   Planungspoker
  • Menge der Arbeit wird vom Team geschätzt (Aufwand wird in Story Points gemessen)

•   Top-Down-Schätzverfahren
•   Analgie
  • Schätzung anhand von bereits abgeschlossenen Projekten
•   Prozentsatzmethode
  • Schätzung des Aufwands nach Abschluss der ersten Phase

• Arbeitspakete zerlegen und Vorgangsliste erstellen
• Anordnungsbeziehungen untersuchenAblaufplan (Netzplan) gibt an in welcher Reihenfolge was zu tun ist (Logisch-kausale Reihenfolge)
• Zeit-/Terminplan (Gantt-Chart) ergibt sich aus dem Ablaufplan unter Berücksichtigung der Dauer der Arbeitspakete

• Statusschritt-Technik (Meilenstein-Technik)
• 50-50 Verfahren0-100 Verfahren
• Mengen-Proportionalität
• Sekundär-Proportionalität
• Schätzung
• Zeit-Proportionalität

• (MTA) Trendanalyse zukünftiger Meilensteine
• Methode zur Überwachung des Projektfortschritts
• Meilensteine und regelmäßige Berichtszeitpunkte werden benötigt
• Am Berichtszeitpunkt berichtet AP-Verantwortlicher über voraussichtlichen Termin zur Fertigstellung des nächsten Meilensteins

•   Ist eine agile Arbeitsmethode bei der die Arbeitspakte in Sprints eingeteilt werden.
•   Ein Sprint geht maximal 30 Tage und der Inhalt wird vom Team festgelegt.
•   Product Owner verhandelt mit Team als Projektverantwortlicher

•   Induktive Erstellung vom Arbeitspaket zum Projektziel (Summe der Mikroschätzungen = Projektsumme)
•   Aufgabensammlung
•   Aufgabenstrukturierung
•   Aufbau der Projektstruktur
•   Ergänzung um fehlende Angaben

•   Stakeholder identifizieren
•   Informationssammlung
•   Betroffenheit der Stakeholder analysieren
•   Projektziele und Stakeholderziele abgleichen
•   Stakeholder strategisch einordnen
•   Stakeholder-Strategie abschätzen
•   Maßnahmen planen
•   Steuerung des Projektumfelds

Zunächst direktes Umfeld im Unternehmen bzw. der Trägerorganisation untersuchen

•   Auftraggeber des Projekts, sowohl interne als auch externe
•   Management: Geschäftsleitung, Vorstand, obere Führungsebenen oder Abteilungsleitung
•   Kunden, Nutzer
•   Übrige Mitarbeiter
•   Betriebs- und Personalrat, sonstige Arbeitnehmervertreter
•   Beteiligte Banken und Versicherungen
•   Lieferanten
•   Berater, Gutachter, externe Fachleute

•   Wettbewerber am Markt => Marktanalyse
•   Anwohner und Anlieger am Unternehmens- bzw. Projektstandort
•   Politik bzw. Entscheidungsgremien und Entscheidungsträger
•   Gewerkschaften
•   Behörden und Verwaltungen, insb. zuständige Beamte in den entsprechenden Verwaltungen
•   Organisierte Interessenvertreter wie z.B. Umweltverbände und Verbraucherverbände
•   Aktionäre
•   Gesetzgeber

Für den Fortlauf der Analyse ist es i.d.R. notwendig, weitere Informationen über die Stakeholder zu sammeln.Beispiele für mögliche Quellen:

•   Erfahrungen mit ähnlichen Projekten im Unternehmen, beim Kunden oder bei Lieferanten
•   Internet
•   Kunden und weitere Nutzer
•   Zulieferer
•   Kommerzielle Informationsdienste
•   Informationsmedien von Verbänden oder anderen Interessenvertretungen
•   Lokale Presseorgane
•   Berufsverbände, Kammern, organisierte Interessenverbände der entsprechenden Branche
•   Öffentliche und Regierungsquellen

•   Untersucht wird, in welcher Art / wie stark die Stakeholder von dem Projekt betroffen sind.
•   Wie groß sind die Auswirkungen für die Stakeholder

•   Welches Verhältnis besteht zwischen den Projektzielen und den Zielen der Stakeholder?
•   Untersuchen:
  • gegenseitig förderlich?
  • neutral/ohne gegenseitige Beeinflussung?
  • konfliktträchtig?

•   Potentielle Einflussmöglichkeiten („Macht“) der Stakeholder im Hinblick auf die Projektziele untersuchen
•   Einstellung der Stakeholder im Hinblick auf die Projektziele untersuchen
•   Außerdem
  • Stärken- und Schwächenprofil der Stakeholder erstellen
  • Einfluss und Einstellung der Stakeholder auf die Projektziele dokumentieren

•   Strategie der Stakeholder abschätzen
•   Wie werden die Stakeholder handeln?

Möglichkeit der Beeinflussung und Steuerung des Stakeholders untersuchen

•   Unmittelbarer Einfluss auf Stakeholder möglich
•   Nur mittelbarer Einfluss möglich
•   kaum Einflussmöglichkeit auf Stakeholder

Im nächsten Schritt sind konkrete Maßnahmen zu planen

•   Die grundsätzlichen Optionen, dargestellt als Portfolio:

•   Partizipative Strategien
  • Stakeholder zu Partnern in der Projektarbeit zu machen
  • Informationsveranstaltungen, Tag der offenen Tür, etc.
•   Diskursive Strategien
  • Sachliche Auseinandersetzung
  • Konflikt offen legen, Ausgleich gewähren
•   Repressive Strategien
  • Beeinflussung und Steuerung des Umfeldes über vorgesetzte Dienststellen, Geschäftsleitung und sonstige Akteure mit direktem Einfluss auf relevante Stakeholder verstanden
  • Selektive Information vom Projekt an die Stakeholder, scheinbare Beteiligung, etc.

•   Welcher Stakeholder wird
•   durch welche Kommunikationsmaßnahme
•   mit welchem Inhalt
•   und welcher Frequenz
•   in welchem Umfang und
•   in welcher Art informiert?
•   Wer ist der/die Verantwortliche/r dafür im Projekt?

•   Stakeholder mit Konfliktpotential müssen im Risikomanagement berücksichtigt werden.
•   Stakeholdermanagement ist ein iterativer Prozess
•   Die Ergebnisse der Stakeholderanalyse sind regelmäßig zu prüfen und zu aktualisieren

•   Ein Ziel ist ein angestrebter zukünftiger Zustand
•   Definition (DIN 69901-5:2009):
  • Projektziel ist die "Gesamtheit von Einzelzielen, die durch das Projekt erreicht werden sollen, bezogen auf Projektgegenstand und Projektablauf.“
  • Zieldefinition: „quantitative und qualitative Festlegung des Projektinhaltes und der einzuhaltenden Realisierungsbedingungen, z.B. Kosten und Dauer, in Zielmerkmalen mit meist unterschiedlichen Zielgewichten (z.B. Muss- und Kann-Ziele).“

•   Entscheidung/Selektion
  • Prüfung von Alternativen,
  • Abwägen von Entscheidungen im Projektverlauf
•   Kontrolle
  • Vergleich Soll/Ist. Ist das Projekt (ganz/teilweise) erfolgreich? Abweichungen lassen sich erkennen.
•   Motivation/Verbindung
  • Mitarbeitermotivation durch Einbindung in Zielformulierung und laufende Information zum Gesamtstatus: „Wir“-Gefühl
•   Koordination
  • Ausrichtung der Aktivitäten der einzelnen Projektmitglieder. Zielprioritäten erleichtern die Koordination der einzelnen Projekttätigkeiten
•   Information
  • Kenntnis über zukünftige Aktivitäten
•   Legitimation
  • Daseinsberechtigung des Projekts

•   Eisernes Dreieck
•   SMART-Kriterien
•   Messbare Ziele
•   Ziele und Nicht-Ziele
•   Ergebnis- und Vorgehensziele
•   Priorisierung von Zielen
•   Beziehungen zwischen Zielen