10-15 Arbeitsrecht / Weitere Gebiete

Zentrale Fachstellen gibt es vor allem in grossen Unternehmen, wo Aufgaben einheitlich gelöst werden müssen. Die Entscheidungs- und Weisungsbefugnis sowie die Kontrollrechte entsprechen jenen der funktionalen Stabsstellen. Beispiele:

• Planung
• Budgetierung
• Bauten
• Finanz- und Rechnungswesen
• Marketing
• Einkauf
• Verwaltung

Während Aufbauorganisation eher ein statistisches Bild der Organisation zeichnet (Fotografie), ist die Ablauforganisation eine dynamische Betrachtung (Film). Beide, Aufbau- und Ablauforganisation, sind natürlich untrennbar miteinander verknüpft und dürfen nie losgelöst voneinander betrachtet werden.

Die Ablauforganisation muss Arbeitsabläufe, Arbeitsmittel (Maschinen), Arbeitsmethoden (wie arbeiten wir) zweckmässig gliedern und räumlich und zeitlich koordinieren.

Diese Zielsetzung lässt erkennen, dass die Ablauforganisation noch stärker als  die  Aufbauorganisation an die Individualität des Betriebs angepasst werden muss. Die Ablauforganisation betrachtet die Arbeit als einen Prozess, der in seiner einfachsten Form und in seinem grundsätzlichsten und allgemeinsten Ansatz die Fragen Beantwortet: Wer macht was, wann, wo, wie und womit?

1. Festlegen von Arbeitsfolgen (Arbeitsschritten)
2. Abstimmen von Leistungen (Kapazitäten pro Zeit)
3. Ermittlung minimaler Durchlaufwege
4. Regelung der zeitlichen Belastung der Aufgabenträger

Maximale Kapazitätsauslastung

bei minimalen Durchlaufzeiten (Das ist die Zeit vom Start bis zum Schluss)

Kapazitäten sind Ressourcen, die man für die Informationsverarbeitung oder die Produktion einsetzen kann und die eine bestimmte Leistung erbringen müssen wie: - Arbeit (Arbeitskräfte, Arbeitszeit), - Kapital (finanzielle Mittel und Sackkapital wie Anlagen, Maschinen, Geräte, Werkzeuge) und Boden ( (Arbeitsplätze, Transportwege, Lagerplatz).

Mit minimaler Durchlaufzeit will man erreichen, dass Arbeiten (Informationen Produkte) nur solange im Fertigungsprozess verweilen (=die Produktionsanlage und die Arbeitskräfte beanspruchen), wie unbedingt nötig. Dazu schaltet man die Arbeitsvorgänge gezielt parallel- oder seriell nacheinander. Kurze Durchlaufzeiten sparen auch Kosten (Material, Arbeitszeit, Zinsen, usw.) 

Zwischen den Zielen„maximale Kapazitätsauslastung“ und „minimale Durchlaufzeit“ herrscht aber eine Antinomie (Konkurrenz). Während eine bestimmte Arbeit auf einer bestimmten Anlage erledigt wird, müssen anderen Arbeiten u.U. warten, bis die Anlage oder die Arbeitskräfte wieder frei sind. Wartezeiten verlängern aber die Durchlaufzeit.

Siehe Grafik

1. nach Ihrer Richtung (vertikal/horizontal)
2. nach dem Zeitaspekt (dauerhaft/kurzfristig)
3. nach der Form (mündlich/schriftlich/elektronisch)

In jedem Kommunikationssystem können Informationen verloren gehen, Gerüchte entstehen, wenn Informationen Ihren Empfänger nicht rechtzeitig und nicht vollständig erreichen usw. Diese Gefahren und die daraus entstehenden Schwierigkeiten und Pannen im Ablauf des Arbeitsprozesses müssen vermieden werden.

Die interne Informationspolitik und –praxis soll so konzipiert sein, dass die mündliche Kommunikation begünstigt wird, wobei man sich um ein ausgewogenes Verhältnis zwischen mündlicher, schriftlicher und elektronischer Information bemüht. Gerade in der Ablauforganisation hängt sehr viel davon ab, ob die notwendigen Informationen in einer geregelten Kommunikation zwischen den einzelnen Stellen richtig fliessen und zum richtigen Zeitpunkt am richtigen Ort verfügbar sind.             

Insofern kann man von einer eigentlichen Logistik der Information sprechen.

1. Informationen werden als Produktionsfaktor betrachtet und müssen ihren Empfänger rechtzeitig erreichen
2. Befehle und Vollzugsmeldungen gehören ausschliesslich auf den vertikalen Kanal
3. Informationen werden wenn möglich mündlich übermittelt, aber immer in einer organisierten Form

4. Dauerhafte Kanäle gewährleisten den ungestörten und zeitlich richtigen Fluss der notwendigen Informationen in horizontaler und vertikaler Richtung

5. Neben den dauerhaften Kanälen gibt es netzartige Verbindungen, die bei Bedarf benützt werden für: Ratschläge, Wünsche,…

6. Der Einzelne muss von den Informationen persönlich angesprochen werden, die ihn betreffen

7. Wichtige Informationen gehören dahin, wo man sie braucht, resp. wo man sie im Bedarfsfall sucht

Ein Formular dient dazu, u.a. in gewissen Situationen den Ablauf zu vereinheitlichen, zu vereinfachen oder zu überwachen. Ein Formular kann als Checkliste (Aufgaben auflisten), als Begleiter im Arbeitsprozess (festhalten des Ablaufs), als Informationsinstrument (Info geben, einholen), als Standardisierung (Vereinheitlichung von Infos) oder als Planung/Kontrolle (Planen von Massnahmen) gebraucht werden.

Wird sehr oft bei einfachen Projekten oder projektähnlichen Arbeiten eingesetzt. Auf der Vertikalen werde die einzelnen Aufgaben aufgelistet und auf der Horizontalen liegt die Zeitachse in Tagen, Wochen, Monaten oder Jahren. Die Teilarbeiten eines Projekts werden dann in Form von Balken eingetragen und zeigen so auch die zeitlichen Zusammenhänge der einzelnen Aufgaben.

Ein Terminplan ist eine detaillierte, tabellarische, chronologische Auflistung aller Termine für ein bestimmtes Projekt. Diese Termine können auch aus einem anderen Instrument (Balkendiagramm, Funktionsdiagramm,) stammen. Der Aktionsplan ist eigentlich der Einsatzplan für das ganze Projekt.

Sie beinhaltet: Oberste, grundlegende Werte einer Unternehmung. Sie wird stark geprägt von den Wertvorstellungen der obersten Leitung.

Sie beeinflusst: alle Bereiche des Management / Entscheidungsfindung und Prozesse / Beziehungen zu Kollegen, Kunden, Lieferant.

Sie bewirkt dass: ihre Mitglieder ihre Ziele besser verwirklichen können / Aussenstehende die Organisation besser verstehen und optimaler mit ihr zusammenarbeiten können

Das Unternehmensleitbild umschreibt im Sinne eines realistischen Idealbildes die Richtung für die Zukunft (Vision)

Es nennt: - die obersten Ziele, die die Unternehmung verfolgt / - Leistungen, die sie erbringen will, / welche Struktur sie aufweisen soll, / Kulturaspekte, die der Unternehmung wichtig sind.

Eine wichtige Funktion des Leitbildes ist es aber, die Kräfte des Unternehmens zielgerichtet auf das realistische Idealbild auszurichten.

Die Strategie wird aus dem Leitbild abgeleitet und gibt an, mit welchen Vorgehensweisen, Stossrichtungen und Verfahren diese obersten Ziele der Unternehmung erreicht werden sollen. Ergänzung: Strategien sind die langfristigen Ziele der Unternehmung mit einem Zeithorizont von mehreren Jahren. Dieser kann je nach Branche oder wirtschaftlicher Situation 3 – 10 Jahre betragen.

Sie umfasst die Summe aller Politiken und regelt das Handling des Produktionsfaktors Arbeit und den Umgang mit dem Personal.

Planungspolitik (lang-, mittel-, kurzfristig) / Beförderungspolitik / Lohnpolitik / Beurteilungspolitik / Informationspolitik (Wer wird wann zuerst informiert) / Disziplinarmassnahmen / Ausbildungs- und Entwicklungspolitik / Beschaffungs- und Anstellungspolitik / Einsatzpolitik / Sozialpolitik / Sozialpartnerpolitik

1. Kapitalgeber: - Kosten senken (Personalkosten) / - Aktienkurs soll steigen -> Personalkosten senken
2. Geschäftsleitung: - Kennzahlen erstellen und interpretieren / Genehmigung Lohnbudget / Genehmigung Entwicklungsmassnahmen
3. Linie: - Personalmarketing (Bedarfsanalyse, Rekrutierung) / - Coaching bei Führungsfragen / - Quali auslösen, Ablieferung überwachen
4. Mitarbeiter: - Arbeitszeitabrechnung-Kontrolle / - Lohnzahlung, Lohnausweis / Betreuung, Support / - Prävention, Intervetion Filiale / Zweigbetriebe: - Information u. Support zu Personalpolitik / - Support bei Rekrutierung / Einhaltung überwachen (Lohn)
5. Allgemein: - Gesundheitsmanagement / - SV Info u. Abrechnungen, Vorschriften beachten / - Bewilligungen / - Sicherheitsaspekte

Organisation ist die planmässige Zusammenfassung von Menschen und Sachen in einem System geltender Regelungen, das die Aktivitäten auf ein bestimmtes Ziel ausrichtet. Dabei werden die Arbeits- und Produktionsprozesse zerlegt und dann zu einem sinnvoll gegliederten Ganzen zusammengefügt

Organisieren heisst etwas funktionstüchtig machen oder einfach gesagt -> Organisieren heisst letztlich bestimmen WER MACHT WAS BIS WANN. Bsp: Organisationen bei einem Dinner für Paarliabund

Das WER bestimmt den Träger der Aufgabe, das WAS umfasst die Aufgabe selbst und das WANN deren Beginn und Endtermin.

Die Arbeits- und Produktionsprozesse müssen zuerst in die Einzelteile zerlegt werden, um danach wieder richtig zusammengefügt zu werden. Dadurch erhält jeder seine genauen Anweisungen für richtiges Verhalten.

Siehe Abbildung

Sie betrachtet den statischen Aspekt und fragt danach, welche Elemente eine Organisation beinhalten und wie sie aufgebaut werden muss, also nach der Struktur der einzelnen Teile.

Sie betrachtet den dynamischen Aspekt und fragt nach den Tätigkeitsprozessen der organisatorischen Einheiten und nach ihrem organischen Zusammenwirken.

Siehe Abbildung