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Prozessmanagement

04 Prozesse entwickeln

04 Prozesse entwickeln

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Kartei Details

Karten 21
Sprache Deutsch
Kategorie BWL
Stufe Andere
Erstellt / Aktualisiert 28.03.2015 / 20.09.2016
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Analyse bei der methodischen Prozessentwicklung

Wohin wollen wir?

Ist-Prozesse mit Zielen (Soll) vergleichen, Schwachstellen untersuchen, Problemursachen definieren.

Bewertung bei der methodischen Prozessentwickling

Welches ist die beste Lösung?

Alternativen vergleichen und beurteilen. Prüfen ob/wie damit die definierten Ziele erreicht werden können.

Checklisten bei der Prozessanalyse

Stellen sicher dass alle prozessrelevanten Aspekte berücksichtigt werden.

Erfassungsformular für die ist Erhebung.

Am besten Standartisiert.

Erhebungstechniken für die Ist Analyse 6

  1. Dokumentenanalyse
  2. Interview
  3. Fragebogen
  4. Multimomentstudie (Stichproben,) 1:1 Beobachtung (Audit)
  5. Selbstaufschreibung
  6. Laufzettelverfahren

Empfohlene Gliederungstiefe bei verschiedenen Prozesseigenschaften 4

  • Komplex -> grob
  • Konstant-> detailliert
  • Determiniert "festgelegt"-> detailliert
  • häufige Wiederholung -> detailliert

Informationsbedarf

Daten als Input für den Geschäftsprozess bzw. Informationen als Ausführungs-, und Entscheidungshilfe. Es werden aber auch Daten und Informationen erzeugt oder verändert.

Ist Modellierung und Vorgehen 4

Aktuelle Prozesslogik verstehen und mögliche Schwachstellen ermitteln um diese in der folgenden Soll-Modellierung zu vermeiden.

  1. Vorbereitung
  2. Eingrenzung
  3. Erhebung
  4. Analyse

Kriterien für die Modellqualität 5

  1. Richtigkeit (v.a inhaltlicht, auch formal)
  2. Relevanz
  3. Klarheit
  4. Vergleichbarkeit
  5. Systematischer Aufbau

Prozessanalyse aktueller Prozesse 6

Schwachstellen aufdecken, falls nicht schon bei der Erhebung aufgedeckt.

  1. Checklisten erstellen
  2. Aspekte der ICT-Unterstützung und der Infrastruktur
  3. Aspekte der Aufbauorganisation (Zuordnung der Aufgaben)
  4. Schwachstellen identifizieren
  5. Schnittstellen identifizieren
  6. Sofortmassnahmen einleiten

Prozessalternativen qualitativ und quantitativ bewerten bei der Soll Modellierung.

Zur qualitiven Bewertung grafisch darstellen, vereinfacht Auswahl. Zur quantitativen Bewertung müssen Prozesskennzahlen herangezogen werden, Auswahl möglich über Simulationswerkzeuge od. Nutzwertanalyse.

Soll Prozessbeschreibung 12

  1. Anfang
  2. Ende
  3. Auslöser
  4. Input
  5. Ergebnis (Output)
  6. Lieferant
  7. Kunde
  8. Leistungindikator (Effizienz, Effektivität, Qualität)
  9. Schnittstellen
  10. Stationen
  11. Varianten
  12. Verantwortung (Prozessmanager)

Prozesskarte 8

  1. Prozessname
  2. Prozessverantwortlicher
  3. Input
  4. Output
  5. Schnittstellen
  6. Leistungsindikatoren
  7. Kunden
  8. Lieferanten

Prozessvarianten und 3 typische Anlässe dafür

Grosse Gemeinsamkeiten, weichen in bestimmten Teilen voneinander ab. Können nebeneinander existieren und schliessen sich nicht gegenseitig aus.

  1. Kundensegmente (Klein, Gross, Individual)
  2. Komplexitätsgrad von Aufgaben
  3. Unterschiedliche Stellen, Orte

Referenzmodell

"Best practice" zb. innerhalb einer Branche. Zur Bewertung eigener Prozessmodelle.

Sachmittel bestimmen bei der Soll Modellierung.

Klassisch Instrumente und Ressourcen, heute meist ICT Applikationen/Datenbanken. Welche Anforderungen und Informationsbedarf.

Schnittstellendefinieren bei der Soll Modellierung

Schränken nämlich Effektivität und Effizienz von Prozessen ein.

  • Welche Organisatinseinheiten arbeiten in einem Prozess zusammen?
  • Zwischen welchen technischen und organisatorischen Schnittstellen werden Informationen ausgetauscht?
  • Was sind das für Informationen?

Schwachstellen identfizieren bei aktuellen Prozessen 7

  • Beschreibung
  • mögl. Ursache
  • Verbesserungspotenziale
  • Betroffene Organisationseinheit
  • Dringlichkeit
  • Konkrete Lösungsvorschläge
  • Geschätzter Aufwand

Soll Modelllierung Vorgehen 5

  1. Vorbereitung
  2. Grobentwurf
  3. Modellierung
  4. Bewertung
  5. Einführung

Ziele Soll Modellierung intern/Extern

Intern: Effizienz, Reduktion Prozesszeiten, Informationsaktualität, Kommunikationsverbesserung intern, Schnittstelleneliminierung

Extern: Effektivität, Kundenbindung, Kommunikationsverbesserung mit Marktpartnern, Flexibilität

Prozessgestaltung Grundsätze 3

  • Verständlichkeit, Erlernbarkeit
  • Genauigkeit und Korrektheit, aber nur soviel wie nötig
  • Vom Groben ins Detail (Prozeslandkarte>Teilprozesse>Aktivitäten>Arbeitsschritte

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