Projektmanagement (FHVD)
Definition und Abgrenzung von Projekten Methodik des Projektmanagements Planung, Durchführung und Abschluss von Projekten
Definition und Abgrenzung von Projekten Methodik des Projektmanagements Planung, Durchführung und Abschluss von Projekten
Kartei Details
| Karten | 21 |
|---|---|
| Sprache | Deutsch |
| Kategorie | BWL |
| Stufe | Universität |
| Erstellt / Aktualisiert | 23.03.2013 / 10.10.2015 |
| Weblink |
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Definition Projekt
Ein Projekt ist ein Vorhaben, dass
- klar definiert und gegen andere Vorhaben abgegrenzt ist (eindeutige Zielvorgabe)
- sich zeitlich (Anfangs- und Endtermin) und personell abgrenzen lässt
- bei dem sich die Kosten berechnen und abschätzen lassen
- einmalig ist und sich in dieser Form nicht mehr wiederholt
- lösbar sein muss
- sich aufgrund seiner Komplexität nicht durch bereits vorhandene Betriebsinstanzen lösen lässt
Funktion des Projektmanagements
Erhöht Wahrscheinlichkeit, dass Projekt zum Erfolg führt, durch:
- Reduktion von Risiken
- Förderung professioneller Projekt- und Teamarbeit
- Zielorientierung
- Verbesserung des Informationsflusses und -austausches
- Planung unter Berücksichtigung von Ressourcen und Terminen
- Kontrolle des Projektfortschritts
Projektmanagement erhöht die Wahrscheinlichkeit, dass ein Projekt zum Erfolg wird!
Was ist Inhalt des Projektauftrags?
(Damit begründen, warum man ihn braucht)
- Ausgangslage
- Ziele
- Zeitrahmen
- Meilensteine (optional)
- Projektgruppe
- Organisation
- Ressourcen und Budget
- Berichtspflichten
- Dokumentation
Was ist ein Ziel und warum bedarf es einer klaren Zieldefinition?
Ein Ziel ist ein gedanklich vorweggenommener zukünftiger Zustand.
Klare Zieldefinition...
- als einzig sichere Planungsgrundlage zur Förderung ergebnisorientierter Arbeit
- zur Korrektur falscher Erwartungen z.B. beim Auftraggeber
- als Basis für ein gut funktionierendes, systematisches Projektcontrolling
- als Gradmesser für den Erfolg oder Misserfolg eines Projekts
Zieldefinition - SMART
- Spezifisch
Ziele müssen präzise und unmissverständlich formuliert sein - Messbar
qualitative und quantitative Messbarkeit - Anspruchsvoll
Ziele sollen Herausforderungen darstellen - Realistisch
Ziele müssen innerhalb der Gesamtplanung erreichbar sein - Terminiert
setzen Sie Anfangs- und Enddaten sowie Meilensteine
Besondere, hauptsächliche Anforderungen an die Projektleitung
- Fundierte Kenntnisse über Vorgehensweise, Methoden und Werkzeuge des Projektmanagements
- Beherrschung von Projektmanagement-Werkzeugen
- Projekterfahrung
- Kenntnisse über einzuhaltende Vorschriften
- allgemeine Kenntnisse über projektspezifische Inhalte (fachliches know-how kommt von Projektgruppe)
- Akzeptanz in der Projektgruppe
- Fähigkeit zur Führung und Motivation
- Fähigkeit zu Organisation und Delegation
- Fähigkeit und Bereitschaft zur Kommunikation
- Aufgeschlossenheit ggü. neuen Ideen
- ....
Besondere, hauptsächliche Anforderungen an die Mitglieder der Projektgruppe
- fachliche Kenntnisse über Sachaufgabe
- Kenntnisse über Vorgehensweise, Methoden und Werkzeuge des Projektmanagements
- Fähigkeit und Bereitschaft zur Kommunikation und Teamarbeit
- Durchsetzungsvermögen und Akzeptanz in der Projektgruppe
- Fähigkeit zur Organisation und Kommunikation
- Fähigkeit zu objektiver und konstruktiver Beurteilung
Häufige Mängel von Projekten
- unklarer Projektauftrag
- ungeeignete Projektleitung
- unzweckmäßige Projektorganisation
- unzureichende Projektplanung
- zu geringe Unterstützung durch die Führung
- unzureichendes Projektcontrolling
- unzureichend erfasste Rahmenbedingungen
- geringe Produktivität
- schlecht definierte Projektaufgaben
- heterogene Prioritäten und Interessen der Projektbeteiligten
- unzureichendes Projektmarketing
Erläutern Sie die 4 Elemente der Projektplanung
- Projektstrukturplan
systematische Strukturierung und übersichtliche Darstellung des Projektinhalts - Erfassung aller Aktivitäten des Projekts, Erkennen der Schwerpunktaufgaben
- Zeitplan
Die Elemente des PSP werden in eine logische Reihenfolge der Abarbeitung gebracht und terminiert.
Hier wird deutlich, ob vorgegebene Projektdauer eingehalten werden kann.
- Ressourcenplan
Planung der personellen und Sachressourcen, um optimalen zeitlichen Projektverlauf zu erzielen.
Hier beachten, das MA so in den AP positioniert werden, dass sie nicht über 39 bzw. 41 Std. wöchentlich arbeiten.
- Kostenplan
Ermittlung und Darstellung der Projektkosten, Basis für Kostenkontrolle im Rahmen der Projektdurchführung (Gliederung analog PSP - Kosten pro AP)
Projektkosten=Summe der Arbeitspaketkosten
Aufgaben des Controllers
- Projektfortschrittsüberwachung
- Kosten-Controlling
- Personal-Controlling
- Ressourcen-Controlling
- Termin-Controlling - Ansprechpartner für Projektbüro
- Controlling-Berichte
- Statussitzungen
- LA-Sitzungen
Regelkreis des Projektcontrollings
Soll/Ist-Vergleich - es geht immer darum, das Soll umzusetzen. Kommt es zu Abweichungen, überlegt man sich Maßnahmen zur Projektsteuerung.
Ultima ratio: Änderung des Projektplanes
Der Projektabschluss
Ziel: Erfolgreicher Abschluss des Projekts
Weil:
- Projekt ist zeitlich begrenz
- Ressourcen werden woanders gebraucht
- Projektergebnis muss an Auftraggeber übergeben und von diesem abgenommen werden
- Formaler Projektabschluss
- Abschluss der Projekt-Dokumentation
- Abschlusspräsentation
- Projektabnahme durch den Auftraggeber
- Freigabe von Projektmitgliedern und -ressourcen
- Nachbetrachtung (Review) der Projektarbeit
- Abschlussanalyse
- Erfahrungssicherung
Projektphasen
- Vorphase
- Planung
- Durchführung
- Abschluss
Was ist Projektmanagement?
= Planung, Organisation, Entscheidung, Realisation (Ergebniskontrolle)
PM befasst sich mit Planung, Organisation und Verwaltung von Aufgaben und Ressourcen, um das/die Projektziel(e) unter Beachtung von zeitlichen, personellen und sonstigen Begrenzungen zu erreichen.
Aktivitäten vor Projektbeginn
- Ziele formulieren
- Projektleitung benennen
- Betroffenen-/Beteiligtenanalyse
- Machbarkeitsanalyse
Aktivitäten bei Projektbeginn
- Ziele konkretisieren
- Grobplanung
- Projektorganisation
- Risikoanalyse
- Kick-Off-Veranstaltung
Aktivitäten in der Projektphase
- Feinplanung
- Projektmeetings
- Dokumentation
- Controlling
- Reviews
Aktivitäten zum Projektabschluss
- Abschlussbericht
- Abnahme durch den Auftraggeber
- Veröffentlichung
- Erfahrungssicherung
- Projektende
Risikoanalyse
Wird am Ende der Projektplanung durchgeführt (kein eigenes Element)
- Brainstorming - was für Risiken könnten eintreten? (personenbezogene, wirtschaftliche, vertragliche, politische..)
- Eintrittswahrscheinlichkeit?
- Auswirkung auf das Projekt?
- Maßnahme?
Controlling
Überwachung + Steuerung - was beinhalten diese Komponenten?
Überwachung
- Ermittlung Ist-Daten
- Soll/Ist-Vergleich
- Analyse der Abweichungen
Steuerung
- Beschluss von Steuerungsmaßnahmen
(werden Projektleitung empfohlen) (=korrektive Steuerungsmaßnahme) - Aktualisierung Projektplanung (=reaktive Steuerungsmaßnahme - ultima ratio!)
- Kontrolle der Wirksamkeit der beschlossenen Steuerungsmaßnahmen
Fähikeiten der Projektleitung (persönliche)
- zielorientierung
- mit Phasen hoher Belastung klarkommen
- mit schwankender Belastung klarkommen
- professionelles Sendungsbewusstsein
- gern mit -wechselnden!- MA zusammenarbeiten
- Trennung persönliches/dienstliches
- Humor als Basiseigenschaft
- strukturiertes Arbeiten
- Moderationsfähigkeit
- Präsentationsfähigkeit
