Projektmanagement DA 1

Projektstrukturplan erstellen, damit sich die weiteren planerischen Elemente Zeit-, die Kosten- und die Ressourcenplanung ergeben.

- PROJEKTIDEE/PROJEKTUMFELD

- TOPMANAGEMENT kann das Projekt fördern wie auch blockieren

- PROJEKTLEITER Akzeptanz und soziale Kompetenz

- PROJEKTTEAM wichtig Teambildungsprozess

- METHODIK - Leitplanken

- INFORMATION/KOMMUNIKATION guter Informationsfluss

- SPHÄREN UND ANSPRUCHSGRUPPEN

- DIE KOORDINATION bilden Ausgangslage

- STEUERUNG - Ziele setzen LeitplankenI

- MOTIVATION - Ziele sind leistungsfördernd

- LÖSUNGSSUCHE

- ERFOLGSKONTROLLE Vergleich Soll/Ist

- Ziele ermitteln

- Ziele analysieren

- Ziele klassifizieren

- Ziele operationalisieren

- Ziele gewichten

- Zieleentscheid herbeiführen

- Ziele kommunizieren

Nach SMART-Formel

1. Handelt es sich wirklich um eine Ziel?

2. Beziehen sich die Ziele auf das Projekt?

3. Kommen dieselben Ziele mehrfach vor; sind bestimmte Ziele reduntant (unnötig)

4. Handelt es sich um Muss- oder um Kann-Ziele (Muss-Ziele müssen erreicht werden (gesetzliche Anforderungen, übergeordnete Ziele)

5. Gibt es Zielkonflikte, weil Ziele sich konkurrenzieren oder widersprechen

- WIRTSCHAFTLICHE ZIELE = Anforderung an die Wirtschaftlichkeit des neuen Zieles

- LEISTUNGSZIELE = Anforderung an die Funktion und Leistung des neuen Zieles

- PERSONELLE ZIELE = Betreffen die vom Projekt betroffenen Personen mit ihren menschlichen Bedürfnissen

und VORGEHENSZIELEN (Etappenziele des Projekts) klassifizieren.

man diese konkretisiert und sichtbar macht

MUSS-Ziele sind nicht zu gewichten, da sie zwingend einzuhalten sind.

KANN-Ziele durch stufenweise Gewichtung oder in Form einer Präferenzmatrix.

Im Verlauf der Zieldefinition eine Zieldokumentation erstellen. Die Zieldokumentation ist in der Initialisierungsphase ein Bestandteil des Projektauftrags und muss von den Entscheidungsträgern genehmigt werden.

Falls Ziele im weiteren Projektverlauf angepasst werden sollten, muss die Projektleitung die veränderte Zieldokumentation erneut zur Entscheidung vorlegen.

Die definierten Ziele sollten dem Projektteam in einem Kick-off-Meeting präsentiert werden. Es lohnt sich auch im späteren Verlauf die gesteckten Ziele immer wieder den am Projekt beteiligten aufzuzeigen.

Zielerreichung belohnen.

- Ziele gut sichtbar an die Wand des Projektbüros hängen

- Immer wieder während den Projektsitzungen auf die Ziele hinweisen

- Bei jeder Projektsitzung den Projektfortschritt andhand der erreichten Ziele überprüfen

Ein Projekt zu realisieren ist ein hoher Aufwand für eine Unternehmung und sollte einen Nutzen bringen. Ein Unternehmen sollte seine Kräfte auf die wirklich wichtîgen Projekte konzentrieren. Es geht also darum die wichtigen Projekte zu filtern.

- Projektidee = Reaktion oder Vision

- Projektantrag

- Prüfung und Entscheidung

- Projektauftrag

- Projektfreigabe

- REAKTIVE IDEEN - als Reaktion auf einen unbefriedigten Zustand

- VISIONÄRE IDEEN - entsteht aus dem Wittern einer Chance

Sollte nur eine Seite lang sein

- AUSGANGSLAGE aktueller Zustand beschreiben dass Handlungsbedarf erkennbar ist.

- PROBLEME Schilderung der daraus entstehenden Probleme oder "visionär" verpasste Chancen

- GROBE LÖSUNGSIDEE

- KOSTEN/NUTZEN/ZIELE

- REALISIERUNGSZEITRAUM GROBSCHÄTZUNG

1. Ist es ein Projekt?

2. Kompatibel mit der Unternehmensstrategie?

3. Wie hoch ist das Risiko?

4. Reichen die Ressourcen?

5. Ist Know How verfügbar?

6. Wirtschaftlichkeit gerechnet?

7. Konsequenz bei Nicht-Durchführung

- Ausgangslage

- Zielsetzung gemäss Zieldokumentation

- Restriktionen / Welche Vorgaben müssen zwingend eingehalten werden

- Projektabgrenzung- Aufzählung Komponenten die zum Projekt gehören und die explizit nicht zum Projekt gehören

- Projektorganisation - Projektleiter, Projektteam, evt. weitere Gremien

- Termine/Meilensteine - Dauer Vorstudie / Wunsch-Endtermin

- Budget

- Abstimmungsbedarf mit anderen Projekten

- Informations- und Berichtswesen / Wie wird informiert (Back Office)

-

Mit gegenseitiger Unterzeichnung des Projektauftrags (Projektleiter-Auftraggeber) wird das Projekt freigegeben.

Kick-off-Meeting

- Formale und inhaltliche Vollständigkeit

- Konsistenz zwischen Projektantrag und Projektauftrag

- Vergleich geplanter Aufwand mit reserviertem Budget

- Personeller Ressourcenbedarf

- Vereinbarkeit der Systemziele

Zielvereinbarung zwischen Projektleiter und Auftraggeber

Richtschnur für Gesamtprojekt (zusammen mit dem Projektplan)

- Spezifisch (Konkret) eindeutiger Schwerpunkt

Kein Missverständnis über Inhalte

- Measurable (messbar) Möglichst quantitativ

Nicht nur blosse Richtung

- Achievable (erreichbar) Realistische Herausforderung

Fordernd, aber durchführbar

- Result oriented ergebnisorientiert) Ergebnis/Situation/Output beschreibend

Keine Aktivitäten

- Time related (termingebunden) Eindeutige Fristen oder Zeitraum angeben

- Measurable (messbar)

1. Vorstudie

2. Grobkonzept

3. Detailkonzept

4. Realisierung

5. Einführung

6. Erhaltung

Ziel = Gibt es Lösungsvarianten

Aufgaben:

Lösungen entwerfen

Restriktionen vervollständigen

Ziele des Auftraggebers konkretisieren

Ziel = Lösungskonzept

Aufgaben:

- Verfeinerung der Situation

- Anforderungen ermitteln

- Empfehlungen erarbeiten

- Realisierbarkeit überprüfen

Ziel = Ausführungsreife Pläne

Aufgaben:

- Angebote einholen

- Ausführungspläne erstellen

- Bedarfsermittlung erstellen (Finanzen, Personal, Räume)

Ziel = Fertige Lösung

Aufgaben:

- Pläne umsetzen

- Vergabe der Aufträge

- Projektdoku erstellen

- Installation/Tests

Ziel = Übergabe an Benutzer

Aufgaben:

- Unterstützung in der Anfangsphase

- Information der Betroffenen

- Funktion gewährleisten

- Vollständig und klar

- Angemessen (nur direkt unterstellten Mitarbeitern, frühzeitig)

- Begründet (sonst Befehl)

- Was - Was ist zu tun

- Wer - Wer soll Auftrag übernehmen

- Warum - Welchem Zweck dient der Auftrag

- Wann - Einhaltung von Terminen

- Wo - Wo muss ausgeführt werden

- Wie - Welche Rahmenbedingung sind einzuhalten

- Womit - Welche Ressourcen stehen zur Verfügung