Projektmanagement

• Projektstatus ermitteln und überprüfen
• Soll- ist Vergleiche durchführen
• Steuerungs- und Korrekturmassnahmen entwickeln

Wei gehen wir mit den betroffenen Menshen konstruktiv um?

• Projektteams führen und motivieren
• die vom Projekt betroffenen Personen mit einbeziehen
• Konflikte konstruktiv nutzen

Wie verschaffen wir dem Projekt den besten Rückenwind?

• Beziehungen mit Stakeholdern gestalten
• für das Projekt werben
• mit Entscheidern kooperieren

• Informationsbedürfnisse ermitteln
• Informationsfluss konzipieren
• Entscheidungen dokumentieren

• Projektorganisation auflösen
• Schlussbericht verfassen
• Lessons Learned refklektieren

1. Topmanagement
2. Projektteam
3. Methodik
4. Kommunikation
5. Information
6. Projektidee/Projektumfeld

• schafft die richtigen Rahmenbedingungen
• muss von Projektteam akzeptiert werden
• verfügt über die notwendigen Kompetenzen

sind Entscheidungsträger

wichtig ist, dass Management Entscheidungen zeitnah trifft

Informationsfluss zwischen Projektleitung und GL ist deshalb wichtig

Projektteam muss zu einem Team zusammen wachsen

langsamer Prozess der durch den Projektleiter geförder werden sollte

• Projekt ist ein einmaliges Vorhaben, dass zuvor noch nicht so abgewickelt wurde -deshalb Leitplanken um Chaos vor zu greifen

Planung

• Vorstudie
• Grobkonzept
• Detailkonzept

Ralisierung + Umsetzung

• Ralisierung
• Einführung
• Erhaltung

Grobe Lösungsvarianten ermitteln und detailliert beschreiben

Bsp: Lösungsskizzen, Ziele Bauherr konkretisiert

1. Auftrag/Vertrag: Verbindliche Vereinbarungen
2. Erhebung / Analyse: Sammeln und Odnen der einzelnen relevanten Informationen
3. Würdigung / Zielrevision: Stärken/Schwächen sowie Chancen/Risiken beurteilen
4. Lösungssuche: Lösungen sammeln und Lösungsvarianten würdigen
5. Bewerten: Lösungsvarianten vergleichen u. beurteilen
6. Auswahl:: Definitiver Entscheid zur verfolgenden Lösung

Die Idee entsteht als eine Reaktion auf einen Zustand.

Das Wittern einer Chance. (Dienstleistungangebot- Expansionsmöglichkeiten)

Verschiedene Projektanträge ist einfacher zu vergleichen.

1. Ausgangslage: Beschreibung der aktuellen Siutation
2. Probleme: welche Probleme oder besser gesagt welche verpassten Chancen bestehen
3. Lösungsideen: erste Lösungsanslätze - falls noch keine vorhanden - no problem
4. erwarteter Nutzen: mit nachvollziehbarem Nutzen - bessere Chance auf Projektbewilligung
5. Wirtschaftlichkeit: schwierig aber, kann auch Schätzung sein
6. Realisierungszeitraum: mit welchem zeitraum wird gerechnet (Monate oder Jahre)

1. Der Porjektauftrag liefert keine exakten Plaungswerte bzw. Aussagen über den Status des Projekts
2. Der Projektauftrag stellt keine unveränderliche Vorgabe dar - ist nicht zwingend in Stein gemeisselt Ziele, Budget oder Termine können im Laufe des Porjekts ändern.

1. Ausgangslage: Informationen und Tatbestände auf dem der Auftrag basiert
2. Zielsetzung(en): Gemäss Zieldokumentation
3. Restriktionen: zwingend einzuhaltende Interne u. externe Vorgaben (Leitplanken/Rahmenbedingungen)
4. Projektabgrenzungen: Welche Komponenten gehören zum Projekt welche NICHT
5. Projektorganisation: Projektleiter, Projektteam, Steuerungsausschuss u. weitere Gremien
6. Termine/Meilensteine: vorgabe der Termine und Meilensteine (zumindest für die Vorstudie)
7. Budget: Budget für die Vorstudie ev. Kostendach für das gesamt Projekt
8. Abstimmungsbedarf: Abstimmungsbedarf mit anderen Projekten
9. Information u. Berichtswesen: Wer muss wan über was informiert werden

liegt in der Zukunft

ist vorstellbar

ist realistisch

kann nur durch aktives Handeln erreicht werden

wird bewusst angestrebt

will erreicht werden und

ist lösungsneutral formuliert

dies sind unnötige Ziele - weil sie z.B in einer anderen Forum schon bereits bestehen oder formuliert wurden - deshalb also doppelt bestehen

Systemziele =

Wirtschaftliche Ziele   Leistungsziele     Personelle Ziele

Vorgehensziele =

Vorgehens und Abwicklungsziele (Leistung/Qualität/Zeit u. Kosten)

sie dienen dem Projektleiter als Führungsgrössen

Systemziele:

Wirtschaftliche Ziele: Kostenstensenkung

Leistungsziele: Prozesse einer Kundenreklamation sicherstellen

Personelle Ziele: hohe Benutzerfreundlichkeit

Vorgehensziele:

rasche Ralisierung

möglichst viele Stakeholder in die Projektdefinition mit ein beziehen

Mussziele:

Nutzung der bestehenden Infrastruktur

Kostenrahmen einhalten z.B 65'000

1. rechtzeitige Planung  und Budgetierung der Stakeholdermassnahmen
2. Proaktiv handeln - d.h. initiatives Verhalten an den Tag legen
3. Adressatengereichte - Information u. Kommunikation Stufengereicht aufarbeiten
4. Situationsgereicht - sich politisch korrekt verhalten
5. Sorgfalt - Präsentationen, Sitzungen etc. professionell vorbereiten
6. Verbindlichkeit - nur versprechen was gehalten werden kann

• welche Stakeholder sind betroffen
• inwiefern sind sie vom Projekt betroffen
• welches Interesse haben sie am Projekt - welche Widerstände, Erwartungen haben sie
• lassen sich die Projektziele mit den Interessen der Stakeholder vereinbaren

• Auftraggeber (Einzelperson oder Gremium)
• Entscheider  (Lenkungsgremium)
• Kunden = Anwender bzw. Nutzer
• Sponsoren = Projektförderer z.B. einflussreiche Personen im Unternehmen
• Opinionleader
• Öffentlichkeit

Einfluss - Interessen Matrix

Wer was an wen, wann wie und wo kommuniziert.

Gedruckt:

Prozesshandbuch / Prozessname bzw. Logo/ Projektstatusberichte / Motivationsposter

Gesprochen visuell / audiovisuell:

Kick Off Meetings / Versammlungen / Workshops / Präsentationen / Videos / Podcasts

Events / After work Events

Andere Formen:

eigener Projektraum / Informations- Beratungsdienste

Gedruckt:

Presseberichte / Projektberichte / Roadmaps / Newsletter / Internetauftritte

Gesprochen visuell Audiovisuell:

Tagungen / Roadshows / Präsentationen / Videos / Potcasts / Eröffnungsfeste

Andere Formen:

Lobbying / Schul und Universitätsbesuche / Sponsoring

Schaffen einer vertrauensvollen Atmosphäre durch regelmässiges Informieren, dadurch in das Projekt aktiv einbinden und mit den notwendigen Entscheidungsgrundlagen versorgen. Klarheit über die Projektrisiken schaffen und eine Strategie dafür festlegen.

Kick Off Meeting: Spielregeln für die Zusammenarbeit, Kommunikation und Administration in der Dokumentation festlegen

Regelmässige Sitzungen mit dem Projektteam einberufen

zusätzliche informelle Treffen mit einzelnen Projektmitarbeitenden

den Kunden zum Verbündeten machen druch regelmässige Berichterstattung zum Projektverlauf - falls interne - optimale Unterstützung durch das Management sicherstellen

Berührungsängste abbauen durch Begutachtung von Teilergebnissen (Bsichtigungen etc)

Kundenvertreter ins Projektteam und inden Projektausschuss aufnehmen

PR Konzept erstellen - analyse welche Meilensteine sind besonder attraktiv für die Öffentlichkeit

bei umstrittenen Projekten mit PR Fachleuten zusammenarbeiten

geschlossen nach aussen auftreten - Meinungsverschiedenheiten nicht nach aussen tragen