Projektmanagement
Karteikarten
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Kartei Details
| Karten | 69 |
|---|---|
| Sprache | Deutsch |
| Kategorie | Marketing |
| Stufe | Universität |
| Erstellt / Aktualisiert | 09.10.2014 / 05.02.2024 |
| Weblink |
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Nennen SIe die einzelnen Rollen und Gremien mit Aufgaben, Kompetenzen, Verantwortung:
Rollenverteilung für strukturiertes Vorgehen. Diese Rollen bilden auch Stakeholder. (S. 70 Grafik)
1. Projektportfoliomanagement (A: nimmt richtige Projekte ins Portfolio auf K: gibt projektführungs lieferobjekte frei v: projekte erfolgen im sinn der firmenhierarchie)
2. Projektportfolio-Controller (A: unterstützt projektportfoliomanagmt..k: veranlasst pl zur berichterstattung v: informieren von ppm)
3. Auftraggeber (A: ernennt projektleiter k: fällt go/no go entscheid pro phase v: trägt projektverantwortung)
4. Projektsteuerungs-Gremium (a: prüft mir auftraggeber über lieferobjekte k: entscheidet mit auftraggeber über anträge v: steht mit auftraggeber für erfolg des projekts ein)
5. Projektleiter (A: planen,steuern,kontrollieren k: unterzeichnet alle dokumente v: abwicklungsziele sicherstellen)
6. Fachgremium (A: berät projektleiter k: beurteilt beratend v: beistand für fachlichen unterstützung von pl)
7. Projekt-Office
8. Projektteam (A: earbeitet realisierbare lösungsentwürfe aus k: .. v: ist für projekterfolg mitverantwortlich
Auf alle noch näher eingehen!
Für was ist das Informationssystem:
Basis für Projektmarketing. Unter Projekt-Informationssystem wird das richtige Verhältnis zwischen vorhandenen, notwendigen und nachgefragten Informationen in einem Projekt verstanden und deren Zusammenwirken bei der Erfassung und Verarbeitung, Auswertung + Weiterleitung.
Projekt-Informationssystem setzt sich aus 4 Bereichen zusammen:
- Projektsitzung
- Dialog
- Präsentation
- Projektberichtswesen
Nennen Sie die 9 verschiedenen Pläne die bei einem Projekt entstehen können:
- Abwicklungszielplan
- Projektstrukturplan
- Ablaufplan
- Ressourcenplan
- Organisationsplan
- Projektkostenplan
- Terminplan
- Projektbudgetplan
- Informationsplan
Nennen Sie alle Projektmanagement-Systemelemente:
Projektabwicklung
Projektführung
Projektdurchführung
Projektinstituition
Projektportfoliomanagement
Risikomanagement
Qualitätsmanagement
Teammanagement
Konfigurationsmanagement
Changemanagement
In welcher Phase findet der Problemabgrenzungsprozess statt und wie lauten die einzelnen Schritte:
Initialisierungsphase
1. Systemgrenze bilden
2. Einflussgrössen ermitteln
3. Unter- und Teilsysteme angrenzen
4. Schnittstellen definieren
5. Analyse der Unter- und Teilsysteme
6. Gemeinsamkeiten ermitteln
Wie kann man schnell eine Reihe Ideen entwickeln?
Mit morphologischem Kasten
Nennen Sie die 4 Teilschritte beim Projektstart:
1. Projektimpuls (Ergebnis ist Projektantrag)
2. Antragsprüfung (Vollständig, richtig, auftraggeber/projektleiter bestimmen)
3. Initialisierungsphase
4. Projektfreigabe
Nennen Sie die Aufgaben in der Initialisierungsphase auf Seite Führung/Durchführung:
Projektführung:
Projektziele definieren
Machbarkeitsanalyse
Projektantrag
Projektdurchführung:
Situationsanalyse (was wird gewünscht, was gibts schon auf Markt, was haben wir im unter. schon
Umfeldanalyse (Analyse der Randbedingungen und der Interessensgruppen)
Nennen Sie die Hauptrollen der Projektträgerschaft/Projektteam:
Projektträgerschaft:
Auftraggeber
Projektsteuerungsgremium
Projektteam:
Projektleiter
Projekt-Mitarbeiter
Projekt-Office
Fachgremium
Für was ist die Umfeldanalyse?
Zusammenstellung und Analyse der wichtigen Einflussfaktoren und der Wechselwirkungen zwischen dem Projekt und seinem Umfeld.
Projektumfeld: Umfeld, in dem das Projekt durchgeführt wird, welches das Projekt beeinflusst und vom Projekt beeinflusst wird.
Interessengruppen (Stakeholder): Betroffene und/oder Beteiligte, Personen und Gruppen die Interessen am Projekt haben oder entwickeln
Was macht man bei der Stakeholderanalyse:
Wichtigste Anspruchsgruppen sowie deren Hauptanliegen und Einflussmöglichkeiten identifizieren
Dazu stellen wir die folgenden Fragen:
- Welche Anspruchsgruppen gibt es (d.h. wer ist vom Projekt betroffen, und wer kann es beeinflussen)
Schritte einer Stakeholderanalyse
▶ Stakeholder bzw. –gruppe identifizieren
▶ Auftrag oder Bezug zum Projekt
▶ Ziele des Stakeholders
▶ Anforderungen & Erwartungen an das Projekt / Projektteam
▶ Einfluss
▶ Interessen
▶ Handlungsbedarf festlegen
Nennen Sie die zu prüfenden Aspekte bei der Machbarkeitsanalyse:
- Organisatorische Machbarkeit
- Terminliche Machbarkeit
- Technische und fachliche Machbarkeit
- Wirtschaftliche Machbarkeit => Wirtschaftlichkeitsanalyse
- Weitere wie: kulturelle, politische, religiöse, infrastrukturelle, juristische, ethische, etc.
Entscheidungsunterstützung, bevor viel Zeit und Geld investiert wird
Wie erstellt man einen Projektstrukturplan, was sind die wichtigsten Ziele/Gründe zur Erstellung:
Ziel: Sie finden eine logische Struktur für das Projekt
Grund:
▶ Geeignete hierarchische Struktur finden, um das Projekt zu strukturieren
▶ Die wichtigste Aufgabe der Planungsphase
▶ Zeigt, welche Arbeit erledigt werden muss, um die Ziele zu erreichen
▶ Schafft für alle Beteiligten Überblick
▶ Zerlegt die Gesamtaufgabe in kleinere, delegierbare Teile
Wege zur Erarbeitung eines PSP
1.Komponenten in einem Workshop sammeln und gruppieren
2.Ergebnisorientierte Struktur entwerfen
- Alle Ergebnisse notieren
- Aktivitäten und Aufgabengebiete zu den einzelnen Ergebnissen
3.Wegorientierte Struktur
- Von den Phasen des Projekts ausgehen
- Aktivitäten der einzelnen Phasen
4.Den PSP erstellen und überprüfen
Aufwandschätzung machen
(Analogieverfahren, 3 Punkt Schätzung)
Nennen Sie alle Teilpläne die es für einen Projektplan braucht:
1. Abwicklungszielplan
2. Projektstrukturplan
3. Ablaufplan
4. Ressourcenplan
5. Organisationsplan
6. Projektkostenplan
7. Terminplan
8. Projektbudgetplan
9. Informationsplan
Nennen Sie den Zweck und das Vorgehen zur Erstellung des Abwicklungszielplan (1):
Zweck: dem Projekt eine bestimmte Richtung geben
2 Genauigkeitsstufen:
1. Richtwerte (Zielbojen)
2. Zu erreichende Eckwerte (Meilensteine)
→ prüfen, ob Resultate den gewünschten Werten entsprechen
Vorgehen zur Definition der Meilensteine:
Brainstorming: Lieferobjekte → Umformulierung in Abwicklungsziele → Bündelung
Wie entsteht der Ablaufplan (3), was beinhaltet er alles?
Dokumentation der logischen und zeitlichen Planung des Projektablaufes
Graphische Darstellung der Arbeitspakete, Abhängigkeiten
Voraussetzung, um den Einsatz der Mitarbeitenden und die Termine planen und ein Budget erstellen zu können
Die Ablaufplanung wird aus dem Projektstrukturplan in zwei Schritten entwickelt
1. Vorgangsliste erstellen
2. logische Verknüpfung der Arbeitspakete (AP) grafisch darstellen
Was beinhaltet der Ressourcenplan (4.) alles, was ist sein Ziel?
• Ziele
- ausreichende Ressourcen bereitstellen
- optimale Nutzung der Ressourcen
• SOLL-Kapazitäten werden ermittelt und den IST-Kapazitäten gegenübergestellt.
• Einsatzmittel werden pro Arbeitspaket disponiert
- Personalmittel (intern, extern)
- Sachmittel (Infrastruktur, Hilfsmittel, Werkzeuge)
- Budget für die Einsatzmittel
Was beinhaltet der Projektkostenplan(6) alles, was sind seine Ziele, was sind Projektkosten? Was sind die Voraussetzungen für die Erstellung?
Der Projektkostenplan beinhaltet die Berechnung und Zuordnung der voraussichtlichen Kosten für die Arbeitspakete unter Berücksichtigung der vorhandenen Einflussgrössen und der vorgegebenen Ziele.
Ziele des Projektkostenplans:
- ist Grundlage für die Wirtschaftlichkeitsrechnung
- definiert messbare Kontrollwerte
- Optimiert die Zeit- und Kostenwerte
Was sind Projektkosten?
▶ Sachmittel und interne Personalkosten
▶ Externe Dienstleistungen
▶Infrastrukturkosten (z.B. Ausbildungsräume)
Voraussetzungen:
- Aufwand geplant
- Sachmittel geplant
Kosten für die Arbeitspakete schätzen:
- Personalkosten (Aufwand * Stunden- / Tagesansatz)
- Sachmittelkosten (Anzahl * Preis)
Was ist das Ziel und die Basis für die Erstellung vom Terminplan (7.), was sind die Einflussfaktoren?
Ziel:
• Festlegung der wichtigsten Termine (Meilensteine, Start- und Endtermine)
Basis für den Terminplan:
• Aufwandschätzung pro Arbeitspaket
• Ablaufplanung(3)
• Kapazität und Verfügbarkeit von Mitarbeitenden
• Kostenplan(6)
Die wichtigsten Einflussfaktoren, die zu berücksichtigen sind:
▶ Quantität: Das Aufgabenvolumen
▶ Qualität: Die Güte der Ergebnisse
▶ Projektdauer: Die verfügbare Zeit
▶ Produktivität: Die Produktivität der Mitarbeiter
Geben Sie eine Definition für den Projektbudgetplan (8) und anhand von was wird er erstellt?
Definition Projektbudget: Summe der einem Projekt zur Verfügung gestellten finanziellen Mittel.
- in der Regel auf Jahresziele ausgerichtet
Erstellung Projektbudgetplan:
- anhand von Zeit-, Kosten- und Arbeitspaketvorgaben auf Zeitachse übertragen
▶ Zusammen mit Terminplan ein wichtiges Kontroll- und Steuerungsinstrument des Auftraggebers
Was ist das Ziel vom Informationsplan (9), die Basis und die wichtigsten Parameter die zu berücksichtigen sind?
Ziel:
• Plan und Koordination der formalen Versorgung der Projektbeteiligen mit wichtigen Informationen
• Von wem erhalten die Betroffenen und Involvierten wie und zu welchem Zeitpunkt Informationen (bzw. können diese dort einholen)?
• Erfolgsfaktor für Projekt
Basis für den Informationsplan:
• Projektorganigramm
Die wichtigsten Parameter, die zu berücksichtigen sind:
▶ Informationsempfänger: Bedürfnis? Wer erhält was?
▶ Informationszeitpunkt
• ereignisorientiert (z.B. bei Phasenende) oder
• zeitorientiert (z.B. einmal pro Monat)
▶ Kommunikationskanäle
• schriftlich oder
• mündlich
In welchem Schritt wird der Projektplan erstmals erstellt?
Initialisierungsphase
Was ist ein Meilenstein?
beschreibt Zustand einer Leistung bzw. ein oder mehrere Lieferobjekte, die bis zu bestimmten Zeitpunkt erstellt werden müssen in definierter Qualität zu entsprechenden Kosten.
Was sind Arbeitspakete?
eine in sich geschlossene Aufgabenstellung innerhalb eines Projekts.
Was sind Einsatzmittel (Ressourcen) ?
Personalmittel (interne Mitarbeiterleistungen und Dienstleistungen von externen Firmen)
Sachmittel (alle nicht personalbezogenen Sachmittel wie Arbeitsplatz, Schulungsräume, Büromaterial usw)
Was sind Projektkosten?
Was gehört nicht zu Projektkosten?
Projektkosten setzen sich aus Summer aller Tätigkeiten der Projektabwicklung und den Anschaffungskosten (Investitionen) zusammen. Allfällige Betriebskosten sind keine Projektkosten.
Typische Kosten sind:
Personalkosten, ext. Dienstleistungen, Materialkosten, Maschinenkosten, Infrastrukturkosten
Welches ist das wichtigste Element im Projektberichtswesen?
Projektstatusbericht
Was ist ein Projektstatusbericht? Welche Inhalte hat er?
basiert auf versch. Datenquellen, die dauernd aktuell gehalten werden müssen.
Inhalte:
Erzielte Erfolge
Drohende Risiken / Probleme
Vergleich von SOLL/IST Zustand des Projekts
