Projektmanagement

1. Abwicklungszielplan

2. Projektstrukturplan

3. Ablaufplan

4. Ressourcenplan

5. Organisationsplan

6. Projektkostenplan

7. Terminplan

8. Projektbudgetplan

9. Informationsplan

Zweck: dem Projekt eine bestimmte Richtung geben

2 Genauigkeitsstufen:

1. Richtwerte (Zielbojen)

2. Zu erreichende Eckwerte (Meilensteine)

→ prüfen, ob Resultate den gewünschten Werten entsprechen

Vorgehen zur Definition der Meilensteine:

Brainstorming: Lieferobjekte → Umformulierung in Abwicklungsziele → Bündelung

Dokumentation der logischen und zeitlichen Planung des Projektablaufes

Graphische Darstellung der Arbeitspakete, Abhängigkeiten 

Voraussetzung, um den Einsatz der Mitarbeitenden und die Termine planen und ein Budget erstellen zu können

Die Ablaufplanung wird aus dem Projektstrukturplan in zwei Schritten entwickelt

1. Vorgangsliste erstellen

2. logische Verknüpfung der Arbeitspakete (AP) grafisch darstellen

• Ziele

- ausreichende Ressourcen bereitstellen

- optimale Nutzung der Ressourcen

• SOLL-Kapazitäten werden ermittelt und den IST-Kapazitäten gegenübergestellt.

• Einsatzmittel werden pro Arbeitspaket disponiert

- Personalmittel (intern, extern)

- Sachmittel (Infrastruktur, Hilfsmittel, Werkzeuge)

- Budget für die Einsatzmittel

Der Projektkostenplan beinhaltet die Berechnung und Zuordnung der voraussichtlichen Kosten für die Arbeitspakete unter Berücksichtigung der vorhandenen Einflussgrössen und der vorgegebenen Ziele.

Ziele des Projektkostenplans:

- ist Grundlage für die Wirtschaftlichkeitsrechnung

- definiert messbare Kontrollwerte

- Optimiert die Zeit- und Kostenwerte

Was sind Projektkosten?

▶ Sachmittel und interne Personalkosten

▶ Externe Dienstleistungen

▶Infrastrukturkosten (z.B. Ausbildungsräume)

Voraussetzungen:

- Aufwand geplant

- Sachmittel geplant

Kosten für die Arbeitspakete schätzen:

- Personalkosten (Aufwand * Stunden- / Tagesansatz)

- Sachmittelkosten (Anzahl * Preis)

Ziel:

• Festlegung der wichtigsten Termine (Meilensteine, Start- und Endtermine)

Basis für den Terminplan:

• Aufwandschätzung pro Arbeitspaket

• Ablaufplanung(3)

• Kapazität und Verfügbarkeit von Mitarbeitenden

• Kostenplan(6)

Die wichtigsten Einflussfaktoren, die zu berücksichtigen sind:

▶ Quantität: Das Aufgabenvolumen

▶ Qualität: Die Güte der Ergebnisse

▶ Projektdauer: Die verfügbare Zeit

▶ Produktivität: Die Produktivität der Mitarbeiter

Definition Projektbudget: Summe der einem Projekt zur Verfügung gestellten finanziellen Mittel.

- in der Regel auf Jahresziele ausgerichtet

Erstellung Projektbudgetplan:

- anhand von Zeit-, Kosten- und Arbeitspaketvorgaben auf Zeitachse übertragen

▶ Zusammen mit Terminplan ein wichtiges Kontroll- und Steuerungsinstrument des Auftraggebers

Ziel:

• Plan und Koordination der formalen Versorgung der Projektbeteiligen mit wichtigen Informationen

• Von wem erhalten die Betroffenen und Involvierten wie und zu welchem Zeitpunkt Informationen (bzw. können diese dort einholen)?

• Erfolgsfaktor für Projekt

Basis für den Informationsplan:

• Projektorganigramm

Die wichtigsten Parameter, die zu berücksichtigen sind:

▶ Informationsempfänger: Bedürfnis? Wer erhält was?

▶ Informationszeitpunkt

• ereignisorientiert (z.B. bei Phasenende) oder

• zeitorientiert (z.B. einmal pro Monat)

▶ Kommunikationskanäle

• schriftlich oder

• mündlich

Initialisierungsphase

beschreibt Zustand einer Leistung bzw. ein oder mehrere Lieferobjekte, die bis zu bestimmten Zeitpunkt erstellt werden müssen in definierter Qualität zu entsprechenden Kosten.

eine in sich geschlossene Aufgabenstellung innerhalb eines Projekts.

Personalmittel (interne Mitarbeiterleistungen und Dienstleistungen von externen Firmen)

Sachmittel (alle nicht personalbezogenen Sachmittel wie Arbeitsplatz, Schulungsräume, Büromaterial usw)

Projektkosten setzen sich aus Summer aller Tätigkeiten der Projektabwicklung und den Anschaffungskosten (Investitionen) zusammen. Allfällige Betriebskosten sind keine Projektkosten.

Typische Kosten sind:

Personalkosten, ext. Dienstleistungen, Materialkosten, Maschinenkosten, Infrastrukturkosten

Projektstatusbericht

basiert auf versch. Datenquellen, die dauernd aktuell gehalten werden müssen.

Inhalte:

Erzielte Erfolge

Drohende Risiken / Probleme

Vergleich von SOLL/IST Zustand des Projekts

• Erfüllungsgrad der definierten Projektergebnisse unter Einhaltung der definierten Rahmenbedingungen (Zeit, Budget, Ergebnisse & Qualität)  

• Das Kundenproblem wurde gelöst  

• Auftraggeber ist zufrieden  

• Anerkennung der Projektergebnisse durch die massgebenden Interessengruppen (Projekt-Stakeholder)  

• Erfüllung der Erwartungen auch während der Abwicklung des Projekts  

• Achtung: Projekterfolg <> Projektmanagementerfolg 

Projektmanagement ist keine tiefschürfende Wissenschaft  

Projektmanagement ist eine Menge von Methoden und Instrumenten,  
die als “Best Practices” gesammelt worden sind  

Die Anwendung dieser Methoden und Instrumente garantiert keinen Projekterfolg  
Aber: die Chance, das Projekt erfolgreich abschliessen zu können, erhöht sich, wenn Sie sich an diesem gesammelten Erfahrungswissen orientieren  

Um ein Projekt handelt es sich, wenn das Vorhaben:

einmalig ist

von einem Auftraggeber zugeteilt wurde

ein klar definiertes Projektergebnis hat/haben wird

einen bestimmten Endtermin

ein bestimmtes Budget

Kein Projekt ist folgendes:

Routinearbeit

Arbeit hat kein Endtermin

involvierte Betrag sehr bescheiden ist

Ist der Überbegriff der Kernelemente Projektführung- durchführung und enthaltet wichtige Grundwerte dieser Elemente.

Es muss gemanagt werden und eine Lösung konkret erarbeitet werden.

Für eine optimale Projektabwicklung müssen Projektführung bzw. Durchführung als harmonische, dynamische Zusammenspieler gesehen werden. 

Führungsaufgaben (Planen, Steuern, Kontrollieren) vom Projektstart- bis Abschluss

Umsetzungsaufgaben (Erheben, Analysieren, Konzipieren, Realisieren etc.) vom Projektstart- bis Abschluss 

Initialisierung (was wollen wir tun)

Konzeption (wie wollen wir es tun)

Realisierung (wollen wir das umgesetzte so einführen)

Einführung (hat das projekt den leistungsauftrag erfüllt)

Eine Projektphase ist ein zeitlicher Abschnitt in einem Projektablauf, der sachlich von anderen Abschnitten getrennt abläuft. Die Projektphase wird durch eine Vernehmlassung (Stellungnahme) offiziell abgeschlossen.

Ein Phasenmodell ist ein Modell, das den Projektablauf in eine sequentielle Reihenfolge von Phasen und Entscheidungen einteilt, welche die Führungs- und Entscheidungsprozesse synchronisieren.

Hosensack-Modell (Intransparentes Vorgehen)

Sequenzielles Modell (Konstruktives Vorgehen)

Inkrementelles Modell (Etappenweises Vorgehen)

Evolutionäres Modell (Zielanpassendes und etappenweises Vorgehen)

Wir machen es so, wie wir Lust haben. Dieses Modell ist nicht zu empfehlen, führt zum Absturz. 

Erarbeitung einer Lösung vom Groben ins Detail linear. Man analysiert, strukturiert und definiert Lösung auf oberster Ebene. Entscheidet man sich für 

Weiteres Vorgehen, so auf nächsttieferen Ebene und wiederholt bis vollständige Realisierung. Vorteil, dass gezielt zur Lösung hingearbeitet wird. Nachteil, dass 

Spätere auf einer tieferen Ebene gewonnenen Erkentnisse nicht ohne grösseren Aufwand berücksichtigt werden können. Es wird nicht in Etappen gearbeitet. Arbeitgeber bekommt gesamte Lösung in einem Projektdurchlauf. Z.B. Überbauungsprojekt wird alles bis ins Detail geplant, alle Häuser gebaut und alles miteinander freigegeben.

Bei umfangreichen Vorhaben muss Arbeitgeber Jahre warten, bis konkretes Ergebnis zusehen ist. In unsere schnelllebigen Zeit ist aufgrund des Marktdrucks zum Teil gar nicht 

Machbar. Z.B. Grossüberbauung detailliertes Gesamtkonzept erstellen, erste Haus wird gebaut, wenn fertig, wird eingezogen, das erste Haus muss aber nicht vollständig gebaut sein um zweites zu bauen. Dieses Vorgehen hat Vorteil, dass die gewonnenen Erkenntnisse einer Etappe gewinnbringend einfliessen kann.