Projektmanagement

Mit morphologischem Kasten

1. Projektimpuls (Ergebnis ist Projektantrag)

2. Antragsprüfung (Vollständig, richtig, auftraggeber/projektleiter bestimmen)

3. Initialisierungsphase 

4. Projektfreigabe

Projektführung:

Projektziele definieren

Machbarkeitsanalyse

Projektantrag

Projektdurchführung:

Situationsanalyse (was wird gewünscht, was gibts schon auf Markt, was haben wir im unter. schon

Umfeldanalyse (Analyse der Randbedingungen und der Interessensgruppen)

Projektträgerschaft:

Auftraggeber

Projektsteuerungsgremium

Projektteam:

Projektleiter

Projekt-Mitarbeiter

Projekt-Office

Fachgremium

Zusammenstellung und Analyse der wichtigen Einflussfaktoren und der Wechselwirkungen zwischen dem Projekt und seinem Umfeld.

Projektumfeld: Umfeld, in dem das Projekt durchgeführt wird, welches das Projekt beeinflusst und vom Projekt beeinflusst wird.

Interessengruppen (Stakeholder): Betroffene und/oder Beteiligte, Personen und Gruppen die Interessen am Projekt haben oder entwickeln

Wichtigste Anspruchsgruppen sowie deren Hauptanliegen und Einflussmöglichkeiten identifizieren

Dazu stellen wir die folgenden Fragen:

•  Welche Anspruchsgruppen gibt es (d.h. wer ist vom Projekt betroffen, und wer kann es beeinflussen)

Schritte einer Stakeholderanalyse

▶ Stakeholder bzw. –gruppe identifizieren

▶ Auftrag oder Bezug zum Projekt

▶ Ziele des Stakeholders

▶ Anforderungen & Erwartungen an das Projekt / Projektteam

▶ Einfluss

▶ Interessen

▶ Handlungsbedarf festlegen

- Organisatorische Machbarkeit

- Terminliche Machbarkeit

- Technische und fachliche Machbarkeit

- Wirtschaftliche Machbarkeit => Wirtschaftlichkeitsanalyse

- Weitere wie: kulturelle, politische, religiöse, infrastrukturelle, juristische, ethische, etc.

Entscheidungsunterstützung, bevor viel Zeit und Geld investiert wird

Ziel: Sie finden eine logische Struktur für das Projekt

Grund:

 ▶ Geeignete hierarchische Struktur finden, um das Projekt zu strukturieren

▶ Die wichtigste Aufgabe der Planungsphase

▶ Zeigt, welche Arbeit erledigt werden muss, um die Ziele zu erreichen

▶ Schafft für alle Beteiligten Überblick

▶ Zerlegt die Gesamtaufgabe in kleinere, delegierbare Teile

Wege zur Erarbeitung eines PSP

1.Komponenten in einem Workshop sammeln und gruppieren

2.Ergebnisorientierte Struktur entwerfen

- Alle Ergebnisse notieren

- Aktivitäten und Aufgabengebiete zu den einzelnen Ergebnissen

3.Wegorientierte Struktur

- Von den Phasen des Projekts ausgehen

- Aktivitäten der einzelnen Phasen

4.Den PSP erstellen und überprüfen

Aufwandschätzung machen

(Analogieverfahren, 3 Punkt Schätzung)

1. Abwicklungszielplan

2. Projektstrukturplan

3. Ablaufplan

4. Ressourcenplan

5. Organisationsplan

6. Projektkostenplan

7. Terminplan

8. Projektbudgetplan

9. Informationsplan

Zweck: dem Projekt eine bestimmte Richtung geben

2 Genauigkeitsstufen:

1. Richtwerte (Zielbojen)

2. Zu erreichende Eckwerte (Meilensteine)

→ prüfen, ob Resultate den gewünschten Werten entsprechen

Vorgehen zur Definition der Meilensteine:

Brainstorming: Lieferobjekte → Umformulierung in Abwicklungsziele → Bündelung

Dokumentation der logischen und zeitlichen Planung des Projektablaufes

Graphische Darstellung der Arbeitspakete, Abhängigkeiten 

Voraussetzung, um den Einsatz der Mitarbeitenden und die Termine planen und ein Budget erstellen zu können

Die Ablaufplanung wird aus dem Projektstrukturplan in zwei Schritten entwickelt

1. Vorgangsliste erstellen

2. logische Verknüpfung der Arbeitspakete (AP) grafisch darstellen

• Ziele

- ausreichende Ressourcen bereitstellen

- optimale Nutzung der Ressourcen

• SOLL-Kapazitäten werden ermittelt und den IST-Kapazitäten gegenübergestellt.

• Einsatzmittel werden pro Arbeitspaket disponiert

- Personalmittel (intern, extern)

- Sachmittel (Infrastruktur, Hilfsmittel, Werkzeuge)

- Budget für die Einsatzmittel

Der Projektkostenplan beinhaltet die Berechnung und Zuordnung der voraussichtlichen Kosten für die Arbeitspakete unter Berücksichtigung der vorhandenen Einflussgrössen und der vorgegebenen Ziele.

Ziele des Projektkostenplans:

- ist Grundlage für die Wirtschaftlichkeitsrechnung

- definiert messbare Kontrollwerte

- Optimiert die Zeit- und Kostenwerte

Was sind Projektkosten?

▶ Sachmittel und interne Personalkosten

▶ Externe Dienstleistungen

▶Infrastrukturkosten (z.B. Ausbildungsräume)

Voraussetzungen:

- Aufwand geplant

- Sachmittel geplant

Kosten für die Arbeitspakete schätzen:

- Personalkosten (Aufwand * Stunden- / Tagesansatz)

- Sachmittelkosten (Anzahl * Preis)

Ziel:

• Festlegung der wichtigsten Termine (Meilensteine, Start- und Endtermine)

Basis für den Terminplan:

• Aufwandschätzung pro Arbeitspaket

• Ablaufplanung(3)

• Kapazität und Verfügbarkeit von Mitarbeitenden

• Kostenplan(6)

Die wichtigsten Einflussfaktoren, die zu berücksichtigen sind:

▶ Quantität: Das Aufgabenvolumen

▶ Qualität: Die Güte der Ergebnisse

▶ Projektdauer: Die verfügbare Zeit

▶ Produktivität: Die Produktivität der Mitarbeiter

Definition Projektbudget: Summe der einem Projekt zur Verfügung gestellten finanziellen Mittel.

- in der Regel auf Jahresziele ausgerichtet

Erstellung Projektbudgetplan:

- anhand von Zeit-, Kosten- und Arbeitspaketvorgaben auf Zeitachse übertragen

▶ Zusammen mit Terminplan ein wichtiges Kontroll- und Steuerungsinstrument des Auftraggebers

Ziel:

• Plan und Koordination der formalen Versorgung der Projektbeteiligen mit wichtigen Informationen

• Von wem erhalten die Betroffenen und Involvierten wie und zu welchem Zeitpunkt Informationen (bzw. können diese dort einholen)?

• Erfolgsfaktor für Projekt

Basis für den Informationsplan:

• Projektorganigramm

Die wichtigsten Parameter, die zu berücksichtigen sind:

▶ Informationsempfänger: Bedürfnis? Wer erhält was?

▶ Informationszeitpunkt

• ereignisorientiert (z.B. bei Phasenende) oder

• zeitorientiert (z.B. einmal pro Monat)

▶ Kommunikationskanäle

• schriftlich oder

• mündlich

Initialisierungsphase

beschreibt Zustand einer Leistung bzw. ein oder mehrere Lieferobjekte, die bis zu bestimmten Zeitpunkt erstellt werden müssen in definierter Qualität zu entsprechenden Kosten.

eine in sich geschlossene Aufgabenstellung innerhalb eines Projekts.

Personalmittel (interne Mitarbeiterleistungen und Dienstleistungen von externen Firmen)

Sachmittel (alle nicht personalbezogenen Sachmittel wie Arbeitsplatz, Schulungsräume, Büromaterial usw)

Projektkosten setzen sich aus Summer aller Tätigkeiten der Projektabwicklung und den Anschaffungskosten (Investitionen) zusammen. Allfällige Betriebskosten sind keine Projektkosten.

Typische Kosten sind:

Personalkosten, ext. Dienstleistungen, Materialkosten, Maschinenkosten, Infrastrukturkosten

Projektstatusbericht

basiert auf versch. Datenquellen, die dauernd aktuell gehalten werden müssen.

Inhalte:

Erzielte Erfolge

Drohende Risiken / Probleme

Vergleich von SOLL/IST Zustand des Projekts