Projektmanagement

Führungsaufgaben (Planen, Steuern, Kontrollieren) vom Projektstart- bis Abschluss

Umsetzungsaufgaben (Erheben, Analysieren, Konzipieren, Realisieren etc.) vom Projektstart- bis Abschluss 

Initialisierung (was wollen wir tun)

Konzeption (wie wollen wir es tun)

Realisierung (wollen wir das umgesetzte so einführen)

Einführung (hat das projekt den leistungsauftrag erfüllt)

Eine Projektphase ist ein zeitlicher Abschnitt in einem Projektablauf, der sachlich von anderen Abschnitten getrennt abläuft. Die Projektphase wird durch eine Vernehmlassung (Stellungnahme) offiziell abgeschlossen.

Ein Phasenmodell ist ein Modell, das den Projektablauf in eine sequentielle Reihenfolge von Phasen und Entscheidungen einteilt, welche die Führungs- und Entscheidungsprozesse synchronisieren.

Hosensack-Modell (Intransparentes Vorgehen)

Sequenzielles Modell (Konstruktives Vorgehen)

Inkrementelles Modell (Etappenweises Vorgehen)

Evolutionäres Modell (Zielanpassendes und etappenweises Vorgehen)

Wir machen es so, wie wir Lust haben. Dieses Modell ist nicht zu empfehlen, führt zum Absturz. 

Erarbeitung einer Lösung vom Groben ins Detail linear. Man analysiert, strukturiert und definiert Lösung auf oberster Ebene. Entscheidet man sich für 

Weiteres Vorgehen, so auf nächsttieferen Ebene und wiederholt bis vollständige Realisierung. Vorteil, dass gezielt zur Lösung hingearbeitet wird. Nachteil, dass 

Spätere auf einer tieferen Ebene gewonnenen Erkentnisse nicht ohne grösseren Aufwand berücksichtigt werden können. Es wird nicht in Etappen gearbeitet. Arbeitgeber bekommt gesamte Lösung in einem Projektdurchlauf. Z.B. Überbauungsprojekt wird alles bis ins Detail geplant, alle Häuser gebaut und alles miteinander freigegeben.

Bei umfangreichen Vorhaben muss Arbeitgeber Jahre warten, bis konkretes Ergebnis zusehen ist. In unsere schnelllebigen Zeit ist aufgrund des Marktdrucks zum Teil gar nicht 

Machbar. Z.B. Grossüberbauung detailliertes Gesamtkonzept erstellen, erste Haus wird gebaut, wenn fertig, wird eingezogen, das erste Haus muss aber nicht vollständig gebaut sein um zweites zu bauen. Dieses Vorgehen hat Vorteil, dass die gewonnenen Erkenntnisse einer Etappe gewinnbringend einfliessen kann. 

Anfang wird Gesamtkonzept gemacht, mit Ziel möglichst schnell eine Etappe des Gesamten zu realisieren. Nach ersten Etappe werden Ziele auf die veränderten Bedürfnissen angepasst. Gesamtkonzept wird also modifiziert. Z.B. Überbauungsprojekt zuerst Gesamtkonzept erstellen, das erste Haus bauen und freigeben. Erkenntisse welche beim ersten Bau gemacht wurden inkl. Neue Anforderungen oder neue Technologien werden bei der Detailplanung des zweiten Hauses einfliessen. Gegenüber inkrementielles Modell wird bewusst laufende innere und äussere Evolution Rechnung getragen. 

Die Projektziele sind die Gesamtheit von Einzelzielen, die durch das Projekt erreicht werden sollen, bezogen auf Projektgegenstand (Ergebnis) und Projektablauf (Abwicklung).  

Das Projektziel muss eindeutig und verständlich formuliert sein. 

Es muss realistisch und mit den vorgegebenen Rahmenbedingungen erreichbar sein. 

Es schreibt den Lösungsweg nicht vor. 

• Ungenaue Zieldefinition ist einer der Hauptgründe für das Scheitern von Projekten  

• Ein klar definiertes Projektziel ist Grundlage für alle weiteren Planungsschritte  

• Ziele sind die einzige Möglichkeit, den Erfolg eines Projektes zu messen  

• Ziele sind Motivator für das Projektteam und helfen, dieses zu fokussieren  

• Sie zeigen, was „erledigt“ effektiv bedeutet  

• Ziele definieren ist aktiv zu betreibende Arbeit 

Projektziele, Projektnutzen und Auswirkungen des Projekts

Kosten und Finanzierung der Initialisierungsphase sowie eine grobe Vorstellung des Gesamtvorhabens

Erster Versuch der Projektklassifizierung

Anvisierte Termine aller Phasen

Wir angewendet um von Impuls zu Projektidee zu gelangen.

Neue Projektidee 1: zufällig oder zusammengefügt von interen/externen Quellen

Neue Projektidee 2: methodisch entwickeln (Anwendung von Kreativitätstechniken)

Quantität vor Qualität

Ungewöhnliche Ideen

Auch spinnen ist erlaubt

Höchstens eine Stunde

Projektidee hat Akzeptanz gefunden. Jetzt fndet klare Problemabgrenzung (Scope) und Zielsetzung (Systemziele) statt, resp. werden definiert. Zuerst IST-Zustand eruieren und dann SOLL-Zustand. Diskreptanz zwischen IST und SOLL ergibt Projekt.

Ergebnisse dieser zwei Prozesse werden auf Seite Projektdurchführung in Dokumenten wie "Business Case" und/oder "Anforderdungskatalog" festgehalten und bei Projektführung -> Grundlage um Projektplan und daraus Projektauftrag zu erstellen.

Wo ist Projektgrenze?

Was soll erreicht werden?

Welche Eigenschaften soll End Zustand haben?

Wie wird der Projekterfolg garantiert?

Grenze der Veränderung, Hauptwerte innerhalb Grenze definieren. Für das gibt es die Technik "Systemdenken" klare Abgrenzung, Unter-Teilsysteme definiert.

Systemdenken bedeutet, sich Methoden des Denkens bewusst machen. Ermöglicht Sachverhalt vom Groben ins Detail (Top-Down Prinzip)

• Systemgrenze bilden: was ist innerhalb/ausserhalb des Systems. Ausserhalb nennt man Umsysteme (Arbeitgeber, Verwandte...). Innerhalb der Grenze, darf oder muss verändert werden.
• Einflussgrössen ermitteln: Unter-Teilsysteme abgrenzen
• Schnittsysteme definieren: Analyse der Unter-Teilsysteme, Gemeinsamkeit ermitteln

Systemziele werden systematisch strukuriert, auf Vollständigkeit und Widersprüche geprüft, bereinigt und festgehalten. Ein Ziel ist ein Ort, Punkt oder Zustand, den man erreichen will. Wird in der Initialisierungsphase festgehalten.

1. Zielideensuche

2. Zielstrukturaufbau

3. Zielbeziehungsanalyse

4. Zieloperationalisierung

5. Zielgewichtung

6. Zielentscheidung

7. Zieldokumentation

8. Zielanpassung

Merke: ISBOGEDA!

Achtung mit Dokumentation noch näher auf die Punkte eingehen!

Voraussetzung ist unterschriebener Projektauftrag, Ziel ist Erstellung detaillierter, realisierbarer Lösung. Wie wird Projektauftrag später in Realisierungsphase umgesetzt.

Problemlösungsprozess (6 Punkte):

1. Zieldefinition

2. Erhebung und Analyse

3. Würdigung

4. Lösungsentwürfe

5. Bewerten der Lösungsentwürfe

6. Auswahl der Lösung

Achtung evtl. noch näher auf Punkte eingehen!

Abwicklungsziele (Projektführung) werden bei Projektplanung und Start bestimmt

Systemziele (Projektdurchführung) werden in Initialisierungsphase über den Zielfindungsprozess so detailliert wie möglich erstellt.

• Führungsmittel, um nach Vorgaben arbeiten zu können
• Kontrollgrössen, um eine Beurteilung der Lösung vornehmen zu können
• Kommunikationsmittel, damit sich alle Beteiligten im Hinblick auf den SOLL-Zustand auf dem gleichen Wissenstand befinden.

• Überblick zu behalten und Zusammenhänge im Projekt sicherzustellen
• Risiko von Produktfehlentwicklung wird kleiner, da nach jeder Phase eine Vernehmlassung (Stellungnahme) stattfindet.
• Zwingt Projektteam btw. Projektleiter zu periodischer Stellungnahme
• Ende einer Phase und deren Lieferobjekte sind bekannt bzw. oft als Meilensteine definiert.
• Zwischenziele motivieren alle

Projektantrag

Initialauftrag

Projektplan

Projektstatusbericht

Projektauftrag

Realisierungsantrag

Einführungsantrag

Projektabschlussbericht

Andere Lieferobjekte: Protokolle der Sitzungen, Pendenzlisten, Kontrollberichte usw..

Achtung Lieferobjekte variieren stark von Projekten.

• Business Case (z.B. bei Initialisierungsphase)
• Pflichtenheft (bei Konzeptionsphase)
• Anforderungskatalog (bei intialiserungsphase) 

• Entwicklungsbezogene
• Firmenbezogene
• Personalbezogene
• Projektbezogene
• Produktbezogene

Merke: EFPPP

Firmenbezogene

Umweltbezogene

Risikobezogene

Systembezogene

Merke: FURS

• Projektorganisationen
• Rollen und Gremien
• Informationssystem
• Dokumentationssystem
• Sachmittelsystem

• Erstellen einer Projektorganisation, die sich auch an veränderliche Einflussgrössen optimal anpassen kann
• Festlegen und Abgrenzen der Aufgaben, Kompetenzen und Verantwortungen zu versch. Rollen und Gremien
• Festlegen des Informationssystem, damit alle Beteiligten alle relevanten Informationen erhalten
• Form der Projektdokumentation bestimmen, um Know-How schriftlich festzuhalten oder um gute Basis für sachliche Entscheide zu legen
• Zuordnung der notwendigen Sachmittel zu den einzelnen Rollen und Gremien, um effiziente Leistungserbringung gewährleisten zu können.

• Linien-Projektorganisation
• Stab-Linien-Projektorganisation
• Matrix-Projektorganisation

Projektleiter besitzt gesamte fachliche Kompetenz über Projektaufgaben. Wird auch reine Projektorganisation genannt.

Projektmitarbeiter werden zu 100% für Projektarbeit eingesetzt und sind von ihren üblichen Tätigkeiten entbunden.

Diese Projektorganisation ist bei komplexen, wichtigen Projekten empfehlenswert, bei denen die Aufgaben während längerer Zeitspanne mit begrenzter Anzahl Mitartbeiter umgesetzt werden muss.

Vorteile:

• Uneingeschränkte Konzentration der Mitarbeiter auf Projekt
• Konfliktarm dank klarer Verantwortlichkeits- und Kompetenzuteilung
• Hohe Flexibilität, hoher Effizienzgrad verkürzen Projektdauer
• Vollständige Führungs- und Leitungskompetenz des Projektleiters.

Nachteile:

Aus-/ Widereingliederung der Mitarbeiter aus Firmenhierarchie

Neue Institutionalsierung verursacht Umstellungskosten

Struktur des Unternehmens wird nicht verändert. Mitarbeiter bleiben ihren Linien-Vorgesetzten unterstellt. Leiter hat Führung in Form von Koordinationsaufgaben, ohne Weisungsrechte. Er kann nicht alleine für Erreichung-Nichterreichung der Projektziele verantwortlich gemacht werden. Leiter muss zuerst über Linienvorgesetzten der Mitarbeiter gehen, wenn er Entscheidung oder direkte Anordnung machen will. Wir auch Einflussprojektorganisation gennant. Wird bei kleineren Projekten eingesetzt oder bei Projekten mit denen neue Norm, Verfahren eingeführt wird.

Vorteile:

• Geringe organisatorische Umstellungen -> Kostengünstig
• Grosse EInsatzflexibilität der Mitarbeiter
• Keine Wiedereingliederung der Mitarbeiter

Nachteile:

• Kompetenzschwierigkeiten und langwierige Entscheidungsfindungen
• Geringe Identifikation der Mitarbeiter mit Projekt
• Allgemein haben Linienaufgaben immer Vorrang gegenüber Projektaufgaben

Leiter hat projektbezogene Fachkompetenzen. Mitarbeiter bleiben Linienvorgesetzten unterstellt und arbeiten anteilsmässig am Projekt (zu x%). Wird in Praxis am häufigsten angewendet.

Vorteile:

• Optimale Kapazitätsauslastung infolge Ressourcenverteilung
• Geringe Umstellungskosten -> unveränderte Grundstruktur
• Mitarbeiter verlieren aktuelles Fachwissen nicht

Nachteile:

• Konfliktgefahr durch Kompetenzschwierigkeiten (Linie/Projekt)
• Höhere Anforderungen an Kommunikations- und Informationsbereitschaft durch Projektleiter und Linieninstanzen.
• Doppelunterstellung erfordert erhöhte Selbständigkeit für Mitarbeiter.